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La gestione dei progetti è la disciplina di pianificazione, esecuzione e completamento dei progetti. I project manager ottengono questo risultato utilizzando una serie di metodologie, processi e strumenti per guidare i loro team e gestire le risorse.
Oggi, la maggior parte dei professionisti della gestione dei progetti utilizza software di gestione dei progetti per pianificare, eseguire e controllare i progetti. ProjectManager, ad esempio, ti consente di gestire piani, risorse, costi e team in un unico strumento online.
Usa i nostri diagrammi di Gantt, le bacheche kanban e i calendari per creare programmi di progetto e assegnare il lavoro con disponibilità delle risorse in tempo reale.
Per capire meglio cos'è la gestione dei progetti, la disciplina può essere suddivisa in 10 aree chiave, note come aree di conoscenza della gestione dei progetti.
Il termine aree di conoscenza della gestione del progetto viene utilizzato per descrivere tutti i diversi aspetti di un progetto che devono essere gestiti. I project manager sono responsabili della supervisione di queste aree, quindi utilizzano tutti gli strumenti, i metodi e le risorse a loro disposizione.
Ecco un elenco di tutte le 10 aree di conoscenza della gestione dei progetti, come descritto dal Project Management Institute (PMI) nel suo Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Fare clic sui collegamenti per una spiegazione approfondita di ciascuno.
Queste aree di conoscenza della gestione dei progetti devono essere gestite dall'inizio alla fine dei tuoi progetti. Tutti i progetti attraversano le stesse fasi, note come ciclo di vita del project management.
Il ciclo di vita della gestione del progetto è composto da cinque fasi, note come gruppi di processi di gestione del progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura.
Il termine gruppi di processi di gestione dei progetti è stato coniato dal Project Management Institute (PMI) ed è ampiamente utilizzato nel settore della gestione dei progetti. Alcuni autori utilizzano sinonimi come ciclo di vita del progetto o ciclo di vita del progetto, processo di gestione del progetto o fasi di gestione del progetto.
Il triplo vincolo, noto anche come triangolo di gestione del progetto, o triangolo di ferro, si riferisce ai limiti di tempo, portata e costo che si applicano a ogni progetto. Ecco come funziona.
Questo deve essere fatto durante le fasi di avvio e pianificazione del ciclo di vita del progetto per sviluppare un programma che copra la durata di tutte le attività.
Se l'ambito non è definito nel piano di progetto, può causare il fallimento del progetto, noto come scorrimento dell'ambito.
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I project manager bilanciano questi tre vincoli facendo dei compromessi tra di loro. Ad esempio, puoi aumentare il numero di attività nell'ambito del tuo progetto, ma ciò significa che ci sarà meno tempo e i costi saranno maggiori per ogni attività del progetto.
Ora che abbiamo trattato i concetti più essenziali di gestione dei progetti, è tempo di dare un'occhiata agli strumenti e alle tecniche che i project manager possono utilizzare per pianificare, monitorare e controllare.
Sopra, abbiamo identificato le cinque fasi del ciclo di vita della gestione del progetto. Ora è il momento di mettere in pratica queste informazioni.
In questa sezione della guida, analizzeremo ogni fase con passaggi attuabili che descrivono come gestire un progetto.
Questa è la fase iniziale in cui il project manager deve dimostrare che il progetto ha valore ed è fattibile attraverso una serie di documenti di project management. Ecco i più importanti:
L'obiettivo della fase di pianificazione del progetto è la creazione del piano di progetto, che copre come verrà gestita ogni area di gestione del progetto durante la fase di esecuzione del progetto.
Ecco una rapida panoramica dei componenti più importanti di un piano di progetto. Come puoi vedere, alcuni di essi sono piani d'azione più piccoli per gestire aree specifiche.
I project manager spesso espongono il loro piano di progetto utilizzando un software per diagrammi di Gantt, che fornisce una rappresentazione visiva dell'intero programma del progetto e dell'ambito del progetto. Alcuni diagrammi di Gantt identificano automaticamente le attività del percorso critico.
La terza fase di gestione del progetto è l'esecuzione del progetto, ovvero quando i compiti e le pietre miliari delineati nel piano del progetto vengono affrontati per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.
La fase di esecuzione del progetto è quando i project manager devono supervisionare tutte le aree di conoscenza della gestione del progetto mentre il loro progetto avanza verso la fase di monitoraggio e controllo.
Lungo il percorso, il project manager ridistribuirà le risorse o adeguerà il tempo e l'ambito in base alle esigenze per mantenere il team al lavoro. Inoltre, identificheranno e mitigheranno i rischi, affronteranno i problemi e incorporeranno eventuali modifiche.
La quarta fase di gestione del progetto, monitoraggio e controllo del progetto, si svolge in concomitanza con la fase di esecuzione del progetto. Implica il monitoraggio dello stato di avanzamento e delle prestazioni del progetto per garantire che rimanga nei tempi previsti e nel budget. Le procedure di controllo della qualità sono applicate per garantire la garanzia della qualità.
Anche la rendicontazione è una parte fondamentale di questa fase di gestione del progetto. In primo luogo, consente ai project manager di tenere traccia dei progressi e, in secondo luogo, fornisce dati agli stakeholder durante le presentazioni per tenerli aggiornati. Ci sono molti rapporti di gestione del progetto come lo stato del progetto, schede attività, carico di lavoro, allocazione e note spese.
La quinta fase di gestione del progetto è la chiusura del progetto, in cui i risultati finali del progetto vengono presentati alle parti interessate. Una volta approvate, le risorse vengono rilasciate, la documentazione viene completata e tutto viene firmato.
Ecco alcuni dei passaggi principali di questa fase di gestione del progetto.
Ora che abbiamo appreso il ciclo di vita della gestione dei progetti, diamo un'occhiata ad alcuni approcci di gestione dei progetti.
Nel corso degli anni, sono state sviluppate molte metodologie di gestione dei progetti per adattarsi alle esigenze di diversi settori. Alcuni di questi tipi o approcci di gestione dei progetti funzionano meglio anche per progetti di determinate dimensioni e livelli di complessità.
Ecco un elenco delle principali metodologie di gestione dei progetti. Fare clic sui collegamenti per una spiegazione approfondita di ciascuno.
È disponibile un'ampia gamma di strumenti di gestione dei progetti, sia online che mobili, disponibili per gestire i progetti. Questi sono gli strumenti più essenziali per un project manager:
Un dashboard di progetto è uno strumento di monitoraggio del progetto che ti consente di monitorare i costi, le attività e i progressi. È uno strumento molto utile durante l'esecuzione del progetto perché aiuta i project manager a determinare rapidamente se i loro progetti sono sulla buona strada o meno.
Un diagramma di Gantt è una rappresentazione visiva di una sequenza temporale del progetto che mostra tutte le attività del progetto in un grafico. I diagrammi di Gantt vengono utilizzati per la pianificazione dei progetti, la pianificazione dei progetti, la gestione delle attività e la gestione delle risorse. Funzionano meglio sui progetti a cascata.
Il diagramma di Gantt è il metodo preferito utilizzato dai project manager per pianificare i loro progetti. Alcune attività dipendono da altre prima di poter iniziare o terminare e queste dipendenze di attività possono creare colli di bottiglia più avanti nel progetto.
Collegandoli su un diagramma di Gantt, viene creato un avviso per evitare di rallentare il programma. I progetti possono essere suddivisi per pietre miliari, simboli di diamante, che indicano la fine di una fase e l'inizio di quella successiva.
Una bacheca kanban è uno strumento di gestione delle attività che consente ai project manager e ai membri del team di visualizzare le attività. Le bacheche Kanban sono utilizzate dai team Agile e Scrum che lavorano in sprint iterativi. Sono facili da usare e favoriscono la collaborazione in team.
Esistono molti grafici e diagrammi di gestione dei progetti che i project manager utilizzano per pianificare, programmare e tenere traccia dei loro progetti. Ecco alcuni di quelli più comunemente usati.
Questi sono solo alcuni esempi di grafici di gestione dei progetti. Abbiamo una libreria di modelli di gestione dei progetti che puoi utilizzare per gestire ogni fase del progetto.
Tuttavia, sebbene questi modelli possano essere molto utili, sono comunque documenti statici che non possono corrispondere alle funzionalità che otterresti da un software di gestione dei progetti come ProjectManager.
Il software di gestione dei progetti è una piattaforma per i manager per pianificare, monitorare e riferire sui progetti; consente ai team di gestire il proprio lavoro e anche di collaborare. Guarda il video qui sotto per vedere il software di gestione dei progetti in azione:
Scegliere il miglior software di gestione dei progetti per la tua organizzazione non è un compito facile. Questo è principalmente perché ci sono molte alternative tra cui scegliere. Ma non tutti i software di gestione dei progetti hanno le stesse caratteristiche e, in qualità di project manager, è tua responsabilità decidere quale strumento funziona meglio per la tua organizzazione.
ProjectManager offre una suite di tutti gli strumenti di gestione dei progetti di cui hai bisogno per portare avanti il tuo progetto in ogni fase, dall'inizio alla chiusura. Abbiamo le migliori funzionalità di pianificazione, programmazione e monitoraggio dei progetti.
Un progetto funziona meglio quando i ruoli di gestione del progetto sono ben definiti. Sebbene esistano metodi di gestione del progetto che richiedono diversi tipi di team di progetto, questi sono i principali ruoli di gestione del progetto:
Pronto a diventare un professionista della gestione dei progetti? Dovrai lavorare sulle tue capacità di gestione dei progetti e su un programma di certificazione per diventare un project manager professionista.
Ci sono diverse organizzazioni in tutto il mondo che forniscono certificazioni e formazione per la gestione dei progetti. Ecco i più popolari.
Ciascuno dei processi di gestione del progetto ha uno scopo specifico durante il ciclo di vita del progetto e, se eseguito correttamente, garantisce il completamento con successo dei progetti.
Lo scopo si riferisce a tutto il lavoro necessario per completare un progetto che è definito da una struttura di scomposizione del lavoro durante la fase di pianificazione. In parole povere, la gestione dell'ambito consiste nell'includere tutte le attività e nel chiarire cosa non verrà fatto. Questa è la base per la pianificazione, il budgeting e la gestione delle attività.
Questo processo inizia con un'attenta pianificazione. Una volta costruita la struttura di scomposizione del lavoro, è possibile conoscere ogni attività necessaria per completare il progetto. Quindi, le attività possono essere assegnate ai membri del team. È importante comprendere le dipendenze delle attività in modo che le attività siano disposte nell'ordine in cui devono essere completate.
Questo processo consiste nell'identificare, acquisire e allocare efficacemente risorse come persone, capitale, attrezzature e materiali per completare le attività e produrre risultati. Una volta definito l'ambito del progetto, è possibile determinare le risorse necessarie per ciascuna attività. Man mano che il progetto va avanti, l'uso delle risorse deve essere controllato.
Il processo di gestione della schedulazione può essere suddiviso in 3 sottoprocessi: stima, programmazione e controllo. Innanzitutto, stima il tempo per ogni attività, traguardo e risultato finale. Quindi sviluppare programmi basati su tali stime di tempo. Una volta iniziata la fase di esecuzione, monitorare regolarmente la pianificazione del progetto.
Il processo di gestione del rischio identifica cosa potrebbe accadere per portare fuori strada il progetto e quindi definire una risposta in modo che siano in atto piani di emergenza.
Questo di solito viene fatto su progetti più grandi, piuttosto che più piccoli. Sebbene anche per i piccoli team, una breve sincronizzazione con il team per identificare potenziali problemi nel piano sarebbe utile per proteggersi dagli imprevisti e avere piani d'azione nel caso in cui lo faccia. Esistono diversi tipi di rischi, ma i più importanti sono quelli che incidono sul triplo vincolo.
Durante la fase di avvio, le parti interessate esprimono i propri requisiti di qualità per i risultati del progetto. Sulla base di ciò, i project manager sviluppano una politica della qualità che definisce le procedure di controllo della qualità che garantiranno la garanzia della qualità.
Gli stakeholder sono l'anima di un progetto. Comprendendo le loro esigenze e comunicando frequentemente con loro durante tutto il ciclo di vita del progetto, le loro esigenze possono essere soddisfatte più facilmente.
Questo processo viene applicato a ogni fase del ciclo di vita del progetto. Implica la stima dei costi, la definizione di budget e il controllo dei costi. Inizia stimando il costo associato a ciascuna attività, quindi crea un budget per coprire tali spese. Una volta iniziata la fase di esecuzione, monitorare il costo del progetto mentre procede.
Un rischio è un problema che interessa il progetto. La gestione dei problemi è il modo in cui i problemi vengono affrontati quando si presentano al progetto e vale la pena capire come sarà perché qualcosa è destinato ad andare storto.
Il processo riguarderà chi deve essere informato, come prendere decisioni su cosa fare dopo e chi ha l'autorità per agire.
Ogni progetto ha dei cambiamenti. A volte è perché l'obiettivo non è stato definito particolarmente bene all'inizio. Oppure perché la strategia aziendale è cambiata e il progetto deve essere aggiornato di conseguenza. È necessario elaborare un piano di gestione del cambiamento, che includa le procedure e i moduli di gestione del cambiamento del progetto.
Molti progetti implicano la collaborazione con i fornitori e normalmente esiste un processo su come impegnarsi e stipulare contratti con loro in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e cosa ottengono per i loro soldi.
Sì, la comunicazione è un processo! Identificare chi deve ricevere quale messaggio quando e quale metodo di comunicazione è più appropriato. Un piano di comunicazione fa questo.
Questi sono i processi di gestione dei progetti più comuni, ma i team possono creare processi interni su misura per affrontare le stranezze della loro organizzazione. La cosa fondamentale è evitare di ricominciare ogni volta da zero e che ci sia un livello di standardizzazione nel modo in cui i progetti vengono gestiti il più possibile.
A seconda del settore, degli obiettivi e dei requisiti delle parti interessate, i project manager possono utilizzare diverse metodologie di gestione del progetto per gestire le cinque fasi e ottenere un risultato positivo. Questi sono alcuni dei più popolari:
Agile viene spesso utilizzato nei progetti software, ma sta diventando più comune su altri tipi di progetti, come il marketing. Implica un lavoro iterativo in brevi raffiche chiamate "sprint". Il lavoro è scaduto e il team ottiene quanto più realisticamente possibile prima di passare alla serie successiva di requisiti.
I principi Agile sono stati usati per sviluppare metodi come Scrum, Extreme Programming, Crystal, tra gli altri.
Scrum è un breve approccio "sprint" alla gestione dei progetti. È l'ideale per i team di project management di non più di 10 persone e spesso è abbinato a cicli di due settimane con brevi riunioni giornaliere, note come daily scrum meeting. È guidato da quello che viene chiamato uno Scrum master. Scrum funziona all'interno di un framework agile ed è costituito da time box, interazioni di team collaborativi, un product backlog e cicli di feedback.
Il modello a cascata è un approccio lineare alla consegna del lavoro. Il project manager presenta i requisiti degli stakeholder, mette insieme il progetto, costruisce la soluzione, la testa e la implementa e poi la sposta in una fase di manutenzione.
Lean ha iniziato a significare un paio di cose di recente, dall'avvento del movimento Lean Startup, che favorisce un approccio iterativo allo sviluppo del prodotto e coinvolge gli utenti finali in anticipo e spesso per un feedback sulla consegna del progetto.
Tradizionalmente nella gestione dei progetti, Lean PM è un modo per eliminare gli sprechi nei processi e assicurarsi che le persone coinvolte lavorino insieme in modo efficace. Semplifica i passaggi di consegne tra le squadre, eliminando i tempi di fermo. Una caratteristica comune del lean working è lavorare solo su un progetto alla volta.
Kanban è un approccio visivo alla gestione dei progetti. Gestisce il flusso di lavoro posizionando le attività su una bacheca Kanban in cui il flusso di lavoro e l'avanzamento sono chiari a tutti i partecipanti. Kanban migliora le inefficienze ed è stato utilizzato per programmare la produzione snella nei progetti Agile.
Con l'alba delle schede di pianificazione visiva nei software della nostra era, come Trello, ora ci sono nuovi usi per gli strumenti Kanban e i metodi Kanban. I team Agile utilizzano le schede Kanban per lo storyboard delle storie degli utenti e per la pianificazione del backlog nello sviluppo del software.
Six Sigma lavora per migliorare la qualità identificando ciò che non funziona nel progetto. Applica la gestione della qualità, comprese le statistiche empiriche, e impiega personale esperto in queste discipline. C'è un Lean Six Sigma che aggiunge una metodologia snella per eliminare gli sprechi.
Come dottrina, afferma che gli sforzi continui per ottenere risultati stabili e attesi sono i più importanti per il successo. I processi possono essere definiti e migliorati. Ci vuole l'intera organizzazione, dall'alto verso il basso, per mantenere la qualità in un progetto.
Il metodo del percorso critico consiste nella costruzione di un modello che includa tutte le attività elencate nella struttura di ripartizione del lavoro per identificare le sequenze di attività del progetto e la loro durata. Con queste informazioni è possibile identificare le attività critiche che devono essere completate in tempo per evitare di influenzare la pianificazione del progetto.
In CCPM, i project manager si concentrano sulle risorse che utilizzeranno per completare il progetto, come team, attrezzature, uffici, ecc. È un metodo meno tecnico di gestione del progetto che non pone molta enfasi sull'ordine delle attività o pianificazione, ma piuttosto sul bilanciamento delle risorse e sulla loro flessibilità.
Il CCPM può essere applicato a grandi e piccole aziende e a progetti in settori quali l'edilizia, lo sviluppo di software e la ricerca e sviluppo tecnologico.
I project manager sono leader. Devono motivare i loro team, nonché pianificare, monitorare e riferire sui loro progressi. È un lavoro che richiede molti cappelli. Devono avere forti capacità di comunicazione ed essere in grado di connettersi chiaramente sia con le parti interessate che con il team di progetto.
I project manager formali sono in genere certificati attraverso agenzie come il Project Management Institute (PMI) negli Stati Uniti o PRINCE2 nel Regno Unito. Dopo la certificazione, sono tenuti a mantenere le loro certificazioni acquisendo una formazione aggiuntiva sulla gestione dei progetti per raccogliere un numero mirato di unità di sviluppo professionale ( PDU).
Come accennato in precedenza, gli standard di qualificazione per i project manager certificati si sono recentemente ampliati per includere più capacità di leadership e di business. La certificazione e gli standard PDU di PMI possono essere trovati in A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Sixth Edition, o sul loro sito web. Ma può essere difficile fare i conti con gli aspetti tecnici della gestione dei progetti senza la formazione formale per la certificazione.
Ma la certificazione non è sempre un requisito, può essere qualcosa che si acquisisce più avanti nella propria carriera. La maggior parte dei project manager di solito inizia con una laurea in economia aziendale, ma non sempre. Spesso l'esperienza parla più forte dei gradi. Ad esempio, se stai conducendo un progetto creativo, una laurea in materie artistiche sarebbe probabilmente più appropriata.
In termini di stipendio, un project manager può guadagnare da meno di $ 100.000 a quasi $ 200.000 all'anno. Ciò dipende da una serie di fattori, tra cui posizione, istruzione, anni di esperienza, prestazioni e altro ancora.