Superare una mancanza di risorse di progetto

Le risorse sono limitate, ma la tua capacità di gestirle per soddisfare le esigenze del tuo progetto non lo è. Una delle tante sfide che i project manager devono affrontare è come guidare il loro progetto verso una conclusione positiva senza risorse sufficienti. La buona notizia: ci sono modi in cui puoi prendere le risorse che hai e farle funzionare nel tuo progetto. La notizia migliore: ti diremo come farlo.

Sfide PM: mancanza di risorse di progetto

La prima cosa da fare quando noti che le tue risorse non coprono ciò che avevi pianificato nel tuo progetto è identificare il contesto. Le risorse possono essere qualsiasi cosa, dai materiali al personale, e la situazione che ti ha portato a portare le tue risorse al punto di rottura può avere molte cause.

• Nuova tecnologia : potresti lavorare su un programma software più avanzato della tua capacità di supporto o il tuo team non ha ancora sviluppato le competenze per usarlo correttamente.
• Progetti a priorità più alta: potrebbe esserci un altro progetto che finisce per essere combinato con il tuo e alcune delle tue risorse vengono spostate dal tuo lavoro a un altro.
• Eventi imprevisti: puoi prepararti ai rischi e pianificare l'incertezza, ma le persone si ammalano, si prendono ferie non pianificate e le risorse non umane possono improvvisamente avere problemi di approvvigionamento.
• Scarsa pianificazione: a volte è semplice come una mancanza di pianificazione, motivo per cui pianificare accuratamente prima di eseguire un progetto è così importante.

Quando il problema è minore, puoi applicare una soluzione rapida esaminando il piano del progetto e gli elenchi delle attività e verificando se ci sono spostamenti che apriranno più tempo. Ma qui stiamo parlando di maggiori carenze di risorse.

Cosa fai per superare la mancanza di risorse del progetto? Suggeriamo un processo in due fasi per aiutare la gestione delle risorse.

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1. Identificare la situazione e il suo impatto

Alcune delle possibili cause della mancanza di risorse. Una volta determinato il motivo, la parte successiva consiste nel capire quale sia l'impatto sul progetto. Senza questa conoscenza, è impossibile risolvere il problema.

2. Sfrutta la tua scheda di controllo delle modifiche

Anche se potrebbe sembrare che questo sia un problema che dovresti affrontare da solo, non lo è. Si desidera utilizzare l'aiuto della scheda di controllo delle modifiche. In primo luogo, riferisci la situazione e l'impatto al tuo costo, tempo, portata e qualità. Quindi fornisci diverse opzioni per risolverlo e ascolta i loro consigli. Dopo aver deciso una linea d'azione, aiuta a facilitare quella decisione e, nel corso della sua risoluzione, adattala secondo necessità.

Anche con l'aiuto della scheda di controllo delle modifiche, potresti non essere in grado di adattarti per soddisfare la necessità di ulteriori risorse. A quel punto, è la loro decisione di allocare più risorse e permetterti di riformulare il progetto.

Monitoraggio delle risorse del progetto

Per evitare una carenza di risorse, è essenziale monitorare le risorse del progetto durante tutto il progetto. Esistono diversi modi per farlo nel tuo software di gestione dei progetti o di monitoraggio delle risorse. Puoi:

• Tieni traccia della disponibilità delle risorse
• Gestisci l'allocazione del carico di lavoro per tenere traccia della disponibilità ora per ora
• Visualizza le pianificazioni dei progetti per monitorare l'avanzamento delle attività
• Monitora la produttività delle risorse sui dashboard dei tuoi progetti.

Starai meglio se il tuo software di gestione dei progetti ha tutte queste capacità di monitoraggio delle risorse. In questo modo, non sei gravato dai trasferimenti di dati tra due sistemi e puoi monitorare la disponibilità e le prestazioni in tempo reale.

ProjectManager, ad esempio, dispone di dashboard in tempo reale che mostrano esattamente come stanno andando le tue risorse ad alto livello. Inoltre, puoi tenere traccia di altre metriche chiave contemporaneamente. Vuoi scavare più a fondo? Crea report sul carico di lavoro con un clic o controlla il nostro grafico del carico di lavoro. Nessun software di gestione dei progetti fa di più per la gestione delle risorse di ProjectManager. Provalo gratuitamente oggi.

Crea un buon piano delle risorse

Il modo migliore per ridurre il rischio di non disporre di risorse sufficienti per completare il progetto è assicurarsi che la pianificazione delle risorse sia il più completa possibile. Per iniziare, vuoi elencare accuratamente le risorse di cui avrai bisogno, stimare quante di ciascuna ti serviranno e programmarle per rispettare la tua scadenza. Ciò significa tutte le persone, le attrezzature e i materiali necessari per completare il progetto.

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Seguendo quell'elenco c'è un programma. Questo è il lasso di tempo in cui le risorse sono necessarie per portare a termine il progetto. Ti consigliamo di capire la durata di cui avrai bisogno per ciascuna delle tue risorse per comprendere il loro impatto sulla pianificazione.

Il tuo bisogno di una particolare risorsa può cambiare drasticamente di giorno in giorno; pertanto, si desidera affrontare il problema della quantità. Ad esempio, quante volte al giorno o alla settimana o al mese hai bisogno di quella risorsa? Questo ti aiuterà a spremere ogni bit di utilizzo da quelle risorse limitate.

Infine, è necessario identificare i presupposti e i vincoli relativi alle proprie risorse. Un presupposto se ciò che ritieni sia vero, e i vincoli sono la pianificazione, il costo e il costo del progetto. Un solido piano di gestione delle risorse non cambierà la quantità delle tue risorse, ma ne estenderà l'utilizzo per soddisfare i requisiti del progetto.

Come ProjectManager aiuta con la gestione delle risorse

Avere un piano di gestione delle risorse è importante, ma lo è anche avere un software di gestione dei progetti che abbia tutte le funzionalità necessarie per implementarlo. La tua pianificazione è buona quanto la tua capacità di seguirla. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che ti fornisce i dati in tempo reale per monitorare accuratamente l'avanzamento del tuo progetto e l'utilizzo delle risorse.

Per le risorse del tuo team, puoi monitorare la loro disponibilità oraria e giornaliera. Vengono anche annotati i giorni festivi e le ferie, locali o internazionali, che è un'ottima caratteristica per i progetti con team distribuiti. Puoi utilizzare il nostro strumento di gestione delle risorse anche per monitorare e gestire il carico di lavoro del tuo team.

In questo modo, se uno dei tuoi team è sovraccaricato e altri non stanno lavorando, puoi regolare rapidamente il carico di lavoro. Questo non solo è giusto e previene il burnout, ma è un modo più efficiente ed efficace per gestire le tue risorse.

Ulteriori informazioni su come superare la mancanza di risorse di progetto

Non puoi mai sapere abbastanza sulla gestione delle tue risorse. I bravi project manager non si lasciano cadere nell'autocompiacimento. Guarda Jennifer Bridges, PMP, che sfrutta la sua esperienza nella gestione dei progetti per guidarti attraverso un breve video di formazione che ti aiuta ad ampliare le tue risorse e soddisfare le aspettative del progetto.

Ecco uno scatto della lavagna per riferimento!

Trascrizione:

Benvenuto nella serie di sfide PM. Oggi parliamo in particolare di superare la mancanza di risorse del progetto. Ma prima di tutto, alcune persone chiedono, o si chiedono come ho fatto ad arrivare qui? In che situazione mi trovo che ho anche una mancanza di risorse?

Bene, penso che sia davvero importante identificare la situazione in cui ti trovi, perché ci sono diverse ragioni per come ci sei arrivato e approcci su come superarla in base alla situazione.

Quindi, prima di tutto, consideriamo che con le nuove tecnologie, in particolare emergenti, a volte è difficile trovare risorse che sappiano come programmare o supportare quella tecnologia. Quindi a volte è difficile trovarli e, anche se lo fai, hanno un costo aggiuntivo.

Un'altra situazione potrebbe essere che nella tua organizzazione venga inserito un progetto con priorità più alta e poi, all'improvviso, alcune delle tue risorse chiave vengono estratte dal progetto.

Inoltre, imprevisti. Quindi a volte pensiamo a forse disastri naturali. A volte le persone hanno progetti in cui magari hanno un lavoro sindacale, quindi se c'è uno sciopero può avere un impatto sulle risorse.

Inoltre, conosco un caso che ho avuto una volta, c'era un ragazzo nella mia squadra che era un donatore di organi per sua sorella. Quindi hanno aspettato anni che ciò accadesse, e poi all'improvviso, nel momento centrale e critico di un progetto, è stato chiamato per il processo del donatore. Quindi è stato ritirato per una notevole quantità di tempo, quindi abbiamo dovuto ricoprire la sua posizione.

E poi c'è anche solo il povero per mancanza di pianificazione. Quindi, quando si verificano queste situazioni, ovviamente, c'è un impatto sul progetto. Quindi sai, i progetti sono, le componenti del progetto sono il costo, il tempo, la portata e la qualità. Quindi devi valutare l'impatto di questa situazione sul tuo progetto. Quindi diamo un'occhiata ad alcuni modi in cui puoi superare queste situazioni.

Quindi, prima di tutto, se si tratta di una piccola mancanza di risorse, puoi guardare il tuo piano di progetto e il tuo compito e vedere che c'è qualcuno forse che ha un po' di tempo che forse potrebbe sostituirne un altro? O forse, sai, c'è qualcosa che puoi riorganizzare che è minore. Ma queste, credo, siano una mancanza più specifica di risorse di cui stiamo parlando qui in questa sessione di lavagna.

Quindi, prima di tutto, identifica la situazione in cui ti trovi e l'impatto. E poi, sfrutta la tua scheda di controllo delle modifiche. A volte, alcuni project manager cercano di risolvere questo problema da soli, ed è davvero una decisione del comitato di controllo delle modifiche su come gestirlo. Allora come lo facciamo? Tu presenti il ​​tuo caso.

Quindi, una volta trovata questa situazione e l'impatto, vuoi identificare in modo specifico la situazione e il modo in cui influisce sui costi, sul tempo, sull'ambito e sulla qualità del tuo progetto. E quindi identificare la nostra posizione diverse opzioni che il comitato di controllo delle modifiche deve considerare.

E poi fare la tua raccomandazione, non significa che debbano prenderla, ma fa loro sapere che hai fatto i compiti e la tua ricerca della situazione in modo che tu possa dare loro un'idea di quale strada quella tu raccomandi.

E poi facilitare la decisione con il change control board. E quando ricevono una guida, potrebbero averti, ad esempio se si tratta di una tecnologia emergente, potrebbero farti procurare o trovare risorse aggiuntive per il team che potrebbero aggiungere più costi in modo che possano approvarla.

In caso contrario, potrebbero decidere "Beh, sai, stiamo avendo difficoltà a trovare quelle risorse", quindi saranno loro ad approvare forse un'estensione o un ritardo nella tua sequenza temporale. O forse potrebbero decidere, beh, potrebbero eliminare parte dell'ambito del progetto.

Quindi sono loro che alla fine possono prendere quelle decisioni e darti le approvazioni in modo che tu possa ridefinire il tuo progetto. E poi, così torni indietro, e una volta presa la decisione, ti aggiusti di conseguenza.

Quindi, di sicuro, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti a superare la tua mancanza di risorse, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.

(Questo post è stato aggiornato a dicembre 2019)