Un'introduzione alla gestione della forza lavoro

Mantenere i dipendenti impegnati e in attività non è un compito facile. Dicono che una mela marcia possa davvero rovinare l'intero mazzo, ed è vero. Una cattiva assunzione può costare alla tua azienda una preziosa produttività sul posto di lavoro, per non parlare in media di quasi il 20% del loro stipendio. E questi sono solo un paio di motivi per cui la gestione della forza lavoro è così importante.

Che tu sia nel settore IT, edilizia o vendita al dettaglio, padroneggiare le basi della gestione della forza lavoro può avvantaggiarti enormemente.

Che cos'è la gestione della forza lavoro?

La gestione della forza lavoro è il processo di pianificazione del personale nel miglior modo possibile per garantire che la forza lavoro funzioni ai livelli più produttivi. È meno uno stile di gestione singolare e più una soluzione software per la gestione di processi o team a livello aziendale che viene implementata dall'alto verso il basso.

Conosci alcuni membri del personale che sono persone mattiniere? Pianificarli per interfacciarsi con i clienti per i turni che sono la prima cosa al mattino? Alcuni dipendenti creativi sono i più produttivi nei turni pomeridiani o serali? Pianificali durante le loro ore produttive in modo più ottimale.

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Non tutti funzionano allo stesso modo: la gestione della forza lavoro mira a trarre vantaggio da questo fatto, rendendo così i dipendenti più efficienti e coinvolti. Ciò riduce gli sprechi e mantiene la produzione della tua azienda bilanciata rispetto ai costi generali

Oltre a ottimizzare i programmi del personale e il piano di gestione del tempo, un ottimo sistema di gestione della forza lavoro include anche previsioni, monitoraggio e analisi della forza lavoro. Considerando l'offerta (la tua forza lavoro) rispetto alla domanda (la pianificazione), la tua forza lavoro può essere pianificata e assegnata alle attività appropriate. Da lì, possono essere analizzati per l'efficienza e compensati per il loro lavoro in modo appropriato.

Quali sono i vantaggi della gestione della forza lavoro?

La gestione della forza lavoro è uno di quei processi che non mira solo a rendere i dipendenti più efficienti, ma mira anche a avvantaggiarli facendoli lavorare sui processi per i quali sono più adatti. A sua volta, questo serve ad aiutare meglio il servizio clienti, aumentando la produzione e i profitti su tutta la linea. Chiamalo vantaggioso per tutti.

Il processo ha iniziato a guadagnare popolarità negli anni '80 e '90 con l'ascesa dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), vedendo grandi vantaggi dal suo utilizzo in settori come l'assistenza sanitaria, la produzione, la vendita al dettaglio e altro ancora.

Ma c'è un nuovo vantaggio nella gestione della forza lavoro: mentre entriamo nell'era della gig economy, molti lavoratori part-time stanno soffrendo di stress finanziario perché non riescono a trovare un lavoro a tempo pieno o stanno ottenendo una riduzione dell'orario di lavoro. Nella gig economy, i lavoratori sono assunti come appaltatori indipendenti, pagati in base al progetto, piuttosto che in base all'ora o allo stipendio.

Molti lavoratori della gig economy avranno spesso molti lavori diversi da bilanciare contemporaneamente, il che può mettere a dura prova la loro certezza finanziaria. Quando i lavoratori sono sotto stress finanziario, anche la produttività ne risente. Per le aziende che utilizzano la gestione della forza lavoro, questo può aiutare ad alleviare il carico dei lavoratori che stanno cercando di bilanciare più carichi di lavoro aiutandoli a pianificare i loro programmi in anticipo proprio come tu pianifichi i tuoi. Più puoi aiutarli a pianificare in anticipo e alleviare l'incertezza finanziaria, più produttivi saranno i tuoi lavoratori.

Tipi di sistemi di gestione della forza lavoro

Le soluzioni software per la gestione della forza lavoro possono essere installate in loco, ospitate nel cloud o tramite Software-as-a-Service (SaaS).

La maggior parte delle volte, la gestione della forza lavoro viene gestita tramite fogli di calcolo. Tuttavia, esiste un numero crescente di soluzioni su misura per i loro settori, come gli strumenti di Customer Relationship Management (CRM), i sistemi ERP e gli strumenti di gestione dei progetti.

Inoltre, molti project manager integreranno la gestione della forza lavoro e la gestione dei progetti attraverso un'applicazione che aiuterà a pianificare le attività per i rispettivi assegnatari, monitorare le risorse, tenere traccia del tempo dei dipendenti, analizzare i costi del progetto e riferire sugli aggiornamenti di stato. Questo si chiama Project Workforce Management. E oltre ad aiutare a allocare il tempo della tua forza lavoro per i progetti, combina anche gli elementi aggiuntivi sopra elencati, rendendolo una centrale elettrica di un processo.

Strumenti di gestione della forza lavoro

Proprio come un'ottima gestione dei progetti porta al successo di un progetto, un ottimo software di gestione della forza lavoro porta al successo di tutta la forza lavoro.

Il pilastro su cui si basa la gestione della forza lavoro è una corretta programmazione. L'algoritmo originale, inventato da Agner Krarup Erland, si è evoluto per comprendere una gestione statale più ricca, come disponibilità, budget, restrizioni di legge statali e federali, salari, competenze, permessi e ferie. Uno strumento di gestione della forza lavoro che includa tutti questi elementi è un buon investimento per la tua azienda.

Monitoraggio del tempo

Qualsiasi metodo in cui devi fare affidamento su fogli di calcolo per tenere traccia della tua forza lavoro è un metodo che comporta troppi rischi di errore umano. Ecco perché è importante assicurarsi che qualsiasi strumento di gestione della forza lavoro in cui stai investendo includa un elemento di monitoraggio del tempo. Un buon software di monitoraggio del tempo ti consentirà di visualizzare il tempo monitorato in base allo stato del progetto, scaricare report, inviare schede attività online e monitorare i progressi in tempo reale.

Pianificazione e collaborazione con la forza lavoro

Poiché non esistono due forze lavoro uguali, è importante che il software includa un elemento di pianificazione della forza lavoro. Ciò significa piani specifici del team per IT e software, edilizia, marketing. Uno strumento di pianificazione della forza lavoro che vale la pena ti consentirà di pianificare progetti, tenere traccia dei problemi, collaborare con i team e monitorare i rischi.

Programmazione

Con un adeguato strumento di pianificazione dei progetti, puoi ottenere visibilità sui tuoi progetti totalmente online, quindi indipendentemente da dove si trovi il tuo team, possono vedere le modifiche ai loro programmi in tempo reale. Ciò dovrebbe anche consentire alla tua forza lavoro di ottenere una migliore visibilità su esattamente quali prodotti da consegnare sono necessari e quando, aiutandoli meglio a stabilire le priorità delle loro attività in anticipo.

Monitoraggio e reportistica

A parte il monitoraggio del tempo, uno degli elementi più importanti della gestione della forza lavoro riguarda il monitoraggio e la rendicontazione dei progressi della tua forza lavoro. Senza l'elemento aggiuntivo dell'analisi delle prestazioni della tua forza lavoro, non saprai come o quando passare alla pianificazione più ottimale. Per qualsiasi strumento di gestione della forza lavoro, assicurati che includa elementi di monitoraggio e reporting in modo da poter vedere se sei in ritardo o se sei puntuale.

Come ProjectManager può aiutarti a gestire la forza lavoro

La tua forza lavoro è un elemento chiave per il successo di qualsiasi progetto. Gestirli è un compito che non richiede solo attenzione ai dettagli, ma richiede anche un certo livello di diplomazia e finezza. Con ProjectManager, i nostri diagrammi di Gantt online ti consentono di pianificare l'intera forza lavoro e le loro attività. Aggiungi nuove attività e scadenze o collega le attività tra loro per ottimizzare al meglio il tempo del tuo dipendente.

Il tuo staff può anche allegare commenti o file alle attività del progetto direttamente in modo da poter collaborare indipendentemente dallo stato in cui ti trovi.

ProjectManager offre anche strumenti di gestione delle risorse che ti consentono di bilanciare le ore lavorate nel tuo team. Questo ti aiuta ad assicurarti che nessuno sia sovra o sotto-allocato su un progetto.

Puoi anche classificare forniture e attrezzature e tenerne traccia per assicurarti che il tuo team sia il più efficiente possibile.

Quando cerchi di pianificare la tua forza lavoro, non lasciare la pianificazione e la gestione delle risorse al caso. ProjectManager è un software basato su cloud che ti aiuta a monitorare meglio quale dipendente è assegnato a quale attività e pianificare le risorse in anticipo per progetti futuri in modo da non perdere mai un colpo. Scopri come ProjectManager può aiutarti a gestire meglio la tua forza lavoro iniziando questa prova gratuita di 30 giorni.