Perekrutan Chatbots: Pekerjakan Satu dan Pekerjakan Lebih Cepat

Ada banyak hype seputar chatbots di industri kepegawaian selama dua atau tiga tahun terakhir. Profesional SDM yang selalu berusaha untuk membuat pengalaman kandidat mereka lebih baik, melihat chatbots sebagai teknologi pengganggu status quo yang dapat secara dramatis meningkatkan efisiensi perekrutan untuk bisnis apa pun.

Tetapi apakah chatbot perekrutan adalah pengubah permainan yang nyata? Dalam posting blog ini, kami akan mengeksplorasi semua keuntungan dari alat otomatisasi ini dan memandu Anda melalui kemungkinan kasus penggunaan untuk chatbot HR. Anda akan mendapatkan banyak contoh dan tip, dan mempelajari cara membuat chatbot dengan SendPulse.

Tekan /mulai untuk melanjutkan.

Mengapa menggunakan chatbot HR?

Chatbot adalah layanan otomatis yang membantu Anda melakukan percakapan online melalui pesan teks atau suara. Bisnis mengintegrasikan mereka ke dalam situs web, media sosial, dan pengirim pesan mereka untuk tetap terhubung dengan prospek, prospek, dan pelanggan mereka 24/7.

Chatbots dapat berbasis aturan atau didukung oleh AI. Bot berbasis aturan menggunakan kata kunci dan lebih cepat diterapkan dan dilatih. Mereka bekerja seperti menu pohon yang dapat Anda sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Bot bertenaga AI menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) dan pembelajaran mesin. Mereka membawa nilai lebih dalam jangka panjang, karena mereka belajar dari setiap orang yang berinteraksi dengan mereka. Namun, mereka lebih sulit untuk dibangun dan membutuhkan keterampilan pengkodean serta pengalaman dengan desain UI/UX.

Baik chatbot berbasis aturan dan AI membantu profesional SDM berkomunikasi dengan pencari kerja, karyawan, dan menyelesaikan banyak tugas yang menghabiskan waktu dan energi.

Berikut adalah beberapa tugas yang dapat dilakukan chatbot untuk membantu profesional HR:

Mempekerjakan bakat baru bisa mahal dan menantang untuk bisnis apa pun. Perusahaan besar seperti Google dan Apple menghabiskan banyak waktu untuk memilah-milah ribuan aplikasi, sementara perusahaan tanpa nama berjuang untuk diperhatikan dan menarik banyak kandidat untuk dipilih.

Keajaiban chatbot perekrutan adalah fakta bahwa mereka membantu dalam kedua kasus. Tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda, mereka dapat digunakan pada berbagai tahap saluran perekrutan untuk membuat perekrutan Anda lebih efisien.

Chatbots mengurangi waktu untuk menyewa dan semua biaya terkait

Waktu untuk merekrut adalah metrik SDM yang menjawab pertanyaan tentang berapa lama proses perekrutan berlangsung dari memposting pekerjaan hingga seseorang bergabung. Diukur dalam hari, waktu untuk merekrut biasanya tergantung pada jumlah pelamar di bagian atas corong dan kecepatan mereka melewatinya.

Chatbot perekrutan memastikan jangkauan yang lebih luas dan mendorong proses perekrutan dengan berinteraksi dengan calon potensial 24/7 di berbagai saluran dan platform. Selain itu, mereka meningkatkan konversi dari tahap ke tahap, memfasilitasi aplikasi dan proses wawancara.

Berikut adalah beberapa statistik dari Phenom Chatbots untuk Laporan Perekrutan Benchmark. Ternyata pengunjung halaman karir meninggalkan detail kontak mereka dan mengonversi menjadi prospek dua kali lebih sering jika ada chatbot daripada formulir statis.

Mari kita lihat studi kasus untuk menggambarkan hal ini: Deutsche Telekom merancang chatbot rekrutmen untuk meningkatkan pengalaman kandidat mereka. Hasilnya, mereka mencapai 15% pengunjung ke tingkat konversi pelamar, yang di atas rata-rata. 65% dari semua pertanyaan yang dijawab bot ditanyakan di luar jam kerja. Deutsche Telekom menunjukkan kepada kita bahwa chatbots memberi Anda fleksibilitas untuk mengumpulkan lebih banyak pelamar, lebih sering.

Chatbots membuat merek perusahaan Anda lebih kuat

Menggunakan chatbot HR dapat berdampak positif pada merek perusahaan: lebih sedikit pelamar yang dibiarkan tanpa balasan. Pengalaman kandidat positif mereka dapat meningkatkan rekomendasi dari mulut ke mulut. Selain itu, chatbots adalah alat yang sempurna untuk menyuarakan nilai merek Anda dan menggoda beberapa keuntungan bekerja di perusahaan Anda.

Menggunakan chatbot untuk merekrut, Anda mendapatkan kesempatan untuk mengalahkan pesaing dan memenangkan bakat terbaik tidak hanya dalam tugas Anda saat ini tetapi juga dalam jangka panjang. Jadi, jangan takut untuk mendelegasikan dan biarkan chatbot melakukan tugasnya.

Lima tugas yang dapat dihindari oleh chatbot rekrutmen

Ada beberapa tugas rekrutmen yang berulang dan memakan waktu yang dapat dengan mudah dilakukan oleh chatbot HR. Lihat masing-masing dari mereka dan ambil beberapa praktik terbaik yang mudah diterapkan.

Mengumpulkan aplikasi

Salah satu rintangan terbesar untuk menciptakan pengalaman kandidat yang baik adalah harus melengkapi formulir aplikasi. Ini membuat stres bukan hanya karena formulirnya panjang, tetapi terutama karena ada banyak formulir yang harus diisi saat aktif mencari pekerjaan. Pencari kerja melakukannya berulang kali, melamar melalui antarmuka yang berbeda.

Jadi, ada banyak ruang untuk membuat perbedaan: chatbot untuk perekrutan dapat menggantikan prosedur yang melelahkan ini dengan percakapan menarik yang berlangsung di lingkungan yang nyaman dan biasa.

Beginilah cara Shamrock Foods Company mengumpulkan aplikasi di situs web kariernya. Saat pertama kali masuk, Anda melihat undangan untuk berbicara dengan asisten perekrutan di sudut halaman. Asisten memiliki nama dan foto ramah. Selain mengumpulkan data kontak, bot ini juga memverifikasi nomor telepon.

Pada contoh di bawah ini, chatbot menginformasikan pelamar potensial tentang status pembekuan proses rekrutmen dan mengumpulkan informasi kontak sehingga SDM dan perekrut dapat menghubungi kandidat nanti.

Selain mengganti formulir, chatbot perekrutan mendigitalkan dan menyederhanakan aplikasi yang biasanya Anda dapatkan secara offline.

Bayangkan Anda memiliki toko offline atau kantor. Untuk mempercepat perekrutan, Anda mungkin akan mengiklankan lowongan Anda secara online dan offline dengan menempatkan iklan pekerjaan cetak atau formulir lamaran di lokasi fisik Anda. Tapi berapa banyak orang yang siap bereaksi dan mengisi formulir secara tertulis?

Untuk memudahkan pelamar potensial, Anda dapat membuat kode QR yang ditautkan ke chatbot rekrutmen Anda atau menggunakan tablet dan kios perekrutan yang memungkinkan orang berinteraksi dengan bot langsung di lokasi.

Jangan lupa bahwa bot rekrutmen Anda akan membuat kesan pertama, jadi rancang sesuai dengan budaya dan nilai tim Anda. Jika Anda mempekerjakan profesional perhotelan — tunjukkan bahwa Anda peduli. Jika Anda mencari seseorang untuk bekerja di firma hukum Anda, tunjukkan reputasi dan keahlian Anda. Jika Anda mencari magang, ceria dan menyenangkan.

Kiat pro: Beri nama bot Anda, gunakan GIF dan emoji jika perlu. Jika Anda membuat orang tersenyum, itu akan membangun hubungan positif dengan merek Anda dan mendorong pengguna bot untuk menyelesaikan prosesnya.

Sebelum penyaringan

Jika ada banyak orang yang melamar pekerjaan dan Anda tidak memiliki kapasitas untuk melihat semua lamaran, Anda mungkin kehilangan beberapa pelamar tingkat emas. Chatbot untuk rekrutmen akan menyaring kandidat terlebih dahulu sehingga Anda tidak ketinggalan dan dapat menghubungi langsung pelamar yang sesuai dengan tagihan.

Saat membuat chatbot pra-penyaringan, buat skenario yang disesuaikan untuk berbagai jenis pelamar. Misalnya, Anda dapat meminta calon karyawan Anda untuk merekam video dengan pidato motivasi atau menyelesaikan tes masuk. Dan ketika datang ke profesional TI dengan permintaan tinggi: bukankah masuk akal untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjelaskan manfaat Anda daripada mengajukan pertanyaan? Buat beberapa alur yang sesuai untuk semua profil kandidat yang ingin Anda dengar.

Dalam contoh berikut, chatbot rekrutmen untuk perusahaan IT menyegmentasikan pelamar menurut profil pekerjaan dan lokasi mereka:

Kiat pro: Jangan memprogram chatbot Anda untuk langsung menolak kandidat. Bahkan jika seseorang tidak memenuhi beberapa persyaratan Anda, pertimbangkan untuk menyelesaikan dialog dengan ramah dan menawarkan untuk tetap berhubungan. Orang tidak berharap ditolak oleh robot.

Beberapa chatbot HR dapat diintegrasikan dengan Applicant Tracking System (ATS). ATS adalah keuntungan yang menghemat banyak waktu Anda karena aplikasi langsung masuk ke database kandidat Anda, mendapatkan skor, dan didistribusikan melalui tahap perekrutan.

Misalnya, pencari kerja yang tidak memenuhi syarat bisa langsung ke tahap “Penolakan” dan yang cocok dengan pekerjaan itu bisa langsung ke tahap “Wawancara”. Anda selanjutnya dapat mengotomatiskan proses dan meluncurkan pemberitahuan email pemicu untuk melanjutkan melalui tahapan.

Siap untuk mengotomatisasi pemasaran email Anda?

Buat alur email otomatis yang akan dipicu oleh tindakan pengguna tertentu: kunjungan halaman dan pembelian, kueri penelusuran, pencapaian individual, dan sebagainya. Gunakan Automation 360 untuk memperkuat aliran email Anda dengan pemberitahuan push web dan SMS.

Siapkan aliran otomatis pertama Anda

Navigasi

Bahkan jika Anda belum siap untuk mendelegasikan pra-penyaringan ke chatbot, Anda masih dapat menggunakannya untuk mengarahkan pencari kerja Anda ke tempat atau sumber daya yang tepat. Beginilah cara Microsoft menggunakan chatbot rekrutmen Facebook Messenger untuk mengarahkan lalu lintas ke halaman karier mereka:

Menjawab FAQ 24/7

Kandidat memiliki segala macam pertanyaan dan ingin tahu tentang merek dan budaya, gaji dan tunjangan, lokasi dan struktur, aturan berpakaian, dan kebijakan. Chatbot rekrutmen dapat menjawab pertanyaan yang paling berulang dan membantu memangkas waktu untuk pertanyaan.

Misalnya, Angkatan Darat AS membuat chatbot FAQ SGT STAR untuk menjawab pertanyaan dari orang yang direkrut: bagaimana cara mendaftar, berapa gajinya, cara mendaftar dan bergabung dengan tentara cadangan. Bot ini dibuat pada tahun 2006 karena lalu lintas perekrutan yang meningkat setelah 9/11. Awalnya diterapkan sebagai tindakan pemotongan biaya, itu masih berjalan dan berjalan.

Berikut adalah contoh lain dari bot FAQ yang digunakan untuk pencarian eksekutif. Ini menjawab semua pertanyaan tentang perusahaan dan memungkinkan pengguna meminta panggilan balik.

Penjadwalan dan pengingat wawancara

Sesuai Survei Penjadwalan Wawancara Cronofy, 56% perekrut menghabiskan lebih dari satu hari kerja penuh untuk menjadwalkan wawancara untuk lowongan. Lebih dari 60% perekrut mengatakan bahwa wawancara berbenturan dengan komitmen lain.

Chatbot yang terhubung ke kalender perekrut menawarkan slot janji temu sehingga pencari kerja dapat menjadwalkan wawancara dengan cepat. Ini menghemat banyak waktu yang biasanya dihabiskan untuk:

• mencari tanggal dan waktu terbaik;
• menyelesaikan bentrokan komitmen dan penjadwalan ulang;
• menghindari konflik zona waktu.

Chatbots juga dapat memecahkan masalah wawancara tidak hadir. Pelamar yang tidak muncul untuk wawancara adalah orang-orang yang paling sering membuat perekrut “menangis”. Dengan semua energi yang diinvestasikan, ketidakhadiran adalah yang paling mengecewakan. Chatbots dapat mengirim pengingat otomatis dan menavigasi pencari kerja ke kantor Anda, membantu Anda menghindari ketidakhadiran.

Georgia State University menggunakan chatbot rekrutmen untuk mengelola proses pendaftaran siswa: untuk mengirim pengingat tepat waktu dan informasi yang relevan tentang proses pendaftaran, mengumpulkan data survei utama, dan menjawab pertanyaan sepanjang waktu. Hasilnya, mereka mendapat peningkatan 3,3% dalam pendaftaran dan penurunan 21,4% dalam pencairan musim panas.

Berikut adalah contoh chatbot HR yang terintegrasi ke dalam Google Kalender. Selain membuat janji temu, ia menawarkan undangan dan pemberitahuan kalender.

Cara membuat chatbot rekrutmen dengan SendPulse

Dengan SendPulse, Anda dapat membuat chatbot Facebook dan Telegram untuk sebagian besar skenario. Jangan khawatir, Anda tidak perlu orang IT untuk membantu Anda: pembuat chatbot mudah digunakan.

Tip: Sebelum Anda pergi ke pembuat chatbot SendPulse, petakan proses yang ingin Anda otomatisasi — jika tidak, Anda berisiko kehilangan banyak waktu bermain dengan elemen visual. Gambarlah skema di selembar kertas atau gunakan alat pemetaan pikiran, dengan mempertimbangkan semua persyaratan pekerjaan dan info kontak yang perlu Anda kumpulkan.

Bayangkan Anda memiliki perusahaan pengembangan perangkat lunak butik yang selalu mencari profesional dan magang TI yang keren. Ambisi terbesar Anda adalah membangun basis data kandidat yang solid untuk dapat memeliharanya dan merekrut lebih cepat. Jadi, Anda memerlukan chatbot untuk merekrut dan mengumpulkan aplikasi secara online.

Mari kita bangun chatbot perekrutan Telegram bersama karena di situlah audiens target Anda menghabiskan waktu. Berikut tampilan keseluruhan aliran di SendPulse:

Chatbot sederhana ini menawarkan dua aliran utama: magang dan pekerjaan. Alur pekerjaan dibagi menjadi kategori Pengembangan dan Desain. Mari kita lihat aliran ini lebih dekat.

Aliran chatbot rekrutmen magang

Dalam alur ini, Anda dapat mengumpulkan informasi kontak dan mengklarifikasi motivasi calon pekerja magang. Pertanyaan kualifikasi adalah:

• Siapa namamu?
• Dimana kamu belajar?
• Apa yang ingin Anda pelajari dari kami?

Tip: Pastikan Anda memenuhi persyaratan pengumpulan data pribadi dan tambahkan langkah ini ke dalam alur bahkan sebelum menanyakan nama pengunjung Anda.

Beginilah tampilan alur chatbot rekrutmen magang di pembuat chatbot:

Di sini Anda dapat menggunakan pertanyaan ya-tidak dengan tombol dan pertanyaan masukan langsung untuk menanyakan pelamar tentang tempat studi, motivasi, dan minat mereka. Anda juga dapat meminta mereka untuk memberikan tautan ke CV mereka dan memberikan alamat email untuk digunakan sebagai metode kontak utama.

Untuk membuat interaksi lebih menarik, gunakan emoji dan gambar, atau lelucon jika perlu.

Jangan lupa bahwa pengunjung Anda mungkin tidak bersedia memberikan informasi mereka atau kehilangan minat pada chatbot perekrutan meskipun Anda telah berusaha, itulah sebabnya alur Anda harus menyertakan tombol "Kembali ke menu utama" atau "Berhenti berlangganan".

Beginilah cara kerja aliran ini di Telegram:

Aliran chatbot rekrutmen pekerjaan penuh waktu

Kami membagi alur menjadi dua karena tujuan kami adalah mengumpulkan aplikasi untuk posisi desainer dan pengembang:

Kami memiliki dua sub-alur dengan pertanyaan kualifikasi khusus masing-masing.

Pertanyaan aliran Desainer adalah:

• nama;
• apakah boleh jika posisinya jauh;
• apakah pelamar berpengalaman di UX, UI, atau keduanya;
• Tahun-Tahun Pengalaman;
• CV dan/atau portofolio;
• alamat email.

Pertanyaan alur Pengembang adalah:

• nama;
• peran pengembangan: Full Stack, Back End, atau Front End;
• bahasa atau kerangka kerja komputer mana yang mereka gunakan;
• Tahun-Tahun Pengalaman;
• CV dan/atau portofolio;
• alamat email.

Beginilah tampilan alur Pengembang:

Dalam alur Pengembang, Anda dapat menggunakan pertanyaan masukan langsung dengan jawaban cepat sehingga pelamar dapat dengan mudah memahami pertanyaan Anda dan menjawabnya dengan mudah.

Jika pekerjaan yang Anda tawarkan jauh, sementara, atau memiliki spesifikasi penting lainnya, jelaskan kepada pelamar sejak awal. Jika tidak, prospek Anda berisiko mengobrol dengan bot dengan sia-sia dan kecewa.

Tip: Tempatkan bidang informasi kontak sebelum pertanyaan lain untuk bereksperimen dengan konversi. Anda mungkin akan memiliki lebih banyak prospek, tetapi kualitasnya tidak dapat dijamin.

Berikut cara kerja alur Desainer di Telegram:

Alur yang kami tunjukkan cukup sederhana, Anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk berbagai skenario komunikasi dengan pelamar kerja dan peserta pelatihan dan menikmati keterlibatan dan konversi.

Singkatnya

Chatbots di industri kepegawaian adalah apa yang diperintahkan dokter: mereka dapat mengotomatiskan banyak tugas rutin, mengurangi waktu untuk merekrut, dan berkontribusi pada merek perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa tugas yang dapat dibantu oleh chatbot rekrutmen:

1. Chatbots dapat menggantikan formulir aplikasi dan membuat proses aplikasi lebih menarik dan bahkan menyenangkan.
2. Chatbot pra-penyaringan dapat memungkinkan spesialis SDM untuk menyaring kandidat sehingga perekrut benar-benar masuk hanya dengan kandidat yang paling memenuhi syarat.
3. Chatbots dapat memandu pelamar Anda dan menjawab FAQ 24/7.
4. Dengan chatbots, proses penjadwalan wawancara dan pengingat tidak lagi menjadi mimpi buruk.

Daftar dengan SendPulse dan buat chatbot perekrutan Telegram dan Facebook secara gratis dengan cara yang sederhana dan menghibur.