Chatbots de recrutement : employez un seul et embauchez plus rapidement

Il y a eu beaucoup de battage autour des chatbots dans le secteur du recrutement au cours des deux ou trois dernières années. Les professionnels des RH qui s'efforcent toujours d'améliorer l'expérience de leurs candidats, considèrent les chatbots comme une technologie perturbatrice du statu quo qui peut considérablement améliorer l'efficacité du recrutement pour toute entreprise.

Mais les chatbots de recrutement changent-ils vraiment la donne ? Dans cet article de blog, nous explorerons tous les avantages de cet outil d'automatisation et vous expliquerons les cas d'utilisation possibles des chatbots RH. Vous obtiendrez un tas d'exemples et de conseils, et apprendrez à créer un chatbot avec SendPulse.

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Pourquoi utiliser les chatbots RH ?

Un chatbot est un service automatisé qui vous aide à mener des conversations en ligne via des messages texte ou vocaux. Les entreprises les intègrent dans leurs sites Web, leurs réseaux sociaux et leurs messageries pour rester en contact avec leurs prospects, leurs prospects et leurs clients 24h/24 et 7j/7.

Les chatbots peuvent être basés sur des règles ou alimentés par l'IA. Les robots basés sur des règles utilisent des mots-clés et sont plus rapides à mettre en œuvre et à entraîner. Ils fonctionnent comme des menus arborescents que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

Les robots alimentés par l'IA utilisent le traitement du langage naturel (NLP) et l'apprentissage automatique. Ils apportent plus de valeur à long terme, car ils apprennent de chaque personne avec qui ils interagissent. Cependant, ils sont plus difficiles à construire et nécessitent des compétences en codage ainsi qu'une expérience de la conception UI/UX.

Les chatbots basés sur des règles et l'IA aident les professionnels des RH à communiquer avec les demandeurs d'emploi, les employés et à accomplir de nombreuses tâches chronophages et consommatrices d'énergie.

Voici quelques-unes des tâches qu'un chatbot peut aider les professionnels des RH :

L'embauche de nouveaux talents peut être coûteuse et difficile pour toute entreprise. De grandes entreprises comme Google et Apple passent beaucoup de temps à passer au crible des milliers de candidatures, tandis que les employeurs anonymes ont du mal à se faire remarquer et à attirer un bassin suffisant de candidats parmi lesquels choisir.

La magie des chatbots de recrutement réside dans le fait qu'ils aident dans les deux cas. Quelle que soit la taille de votre entreprise, ils peuvent être utilisés à différentes étapes de l'entonnoir de recrutement pour rendre votre recrutement plus efficace.

Les chatbots réduisent le temps d'embauche et tous les coûts associés

Le temps d'embauche est une mesure des ressources humaines qui répond à la question de savoir combien de temps prend le processus d'embauche entre la publication d'un poste et l'embauche d'une personne. Mesuré en jours, le temps d'embauche dépend généralement du nombre de candidats au sommet de l'entonnoir et de la vitesse à laquelle ils le traversent.

Les chatbots de recrutement assurent une portée plus large et alimentent le processus de recrutement en interagissant avec des candidats potentiels 24h/24 et 7j/7 sur différents canaux et plateformes. En dehors de cela, ils augmentent les conversions d'une étape à l'autre, facilitant le processus de candidature et d'entretien.

Voici quelques statistiques du rapport Phenom Chatbots for Recruiting Benchmarks Report. Il s'avère que les visiteurs de la page carrière laissent leurs coordonnées et se convertissent en prospects deux fois plus souvent s'il y a un chatbot au lieu d'un formulaire statique.

Regardons une étude de cas pour illustrer cela : Deutsche Telekom a conçu un chatbot de recrutement pour améliorer leur expérience candidat. En conséquence, ils ont atteint un taux de conversion de 15% de visiteurs en candidats, ce qui est supérieur à la moyenne. 65% de toutes les questions auxquelles le bot a répondu ont été posées en dehors des heures de bureau. Deutsche Telekom nous montre que les chatbots vous offrent la possibilité de rassembler plus de candidats, plus souvent.

Les chatbots renforcent votre marque employeur

L'utilisation de chatbots RH peut avoir un impact positif sur la marque employeur : moins de candidats restent sans réponse. Leur expérience de candidat positive peut stimuler les recommandations de bouche-à-oreille. En outre, les chatbots sont un outil parfait pour exprimer les valeurs de votre marque et dévoiler certains des avantages de travailler dans votre entreprise.

En utilisant un chatbot pour le recrutement, vous avez la possibilité de battre vos concurrents et de gagner les meilleurs talents non seulement dans vos tâches actuelles mais aussi à long terme. Alors, n'ayez pas peur de déléguer et laissez un chatbot faire le travail.

Cinq tâches dont un chatbot de recrutement peut vous épargner

Il existe plusieurs tâches de recrutement répétitives et chronophages qui peuvent être facilement effectuées par les chatbots RH. Jetez un œil à chacun d'entre eux et récupérez quelques bonnes pratiques faciles à mettre en œuvre.

Collecte des candidatures

L'un des plus grands obstacles à la création d'une bonne expérience candidat est de devoir remplir un formulaire de candidature. C'est stressant non seulement parce que les formulaires sont longs, mais surtout parce qu'il y a beaucoup de formulaires à remplir lorsqu'on cherche activement un emploi. Les demandeurs d'emploi le font encore et encore, postulant via différentes interfaces.

Ainsi, il y a beaucoup d'espace pour faire la différence : un chatbot pour le recrutement peut remplacer cette procédure épuisante par une conversation engageante qui se déroule dans un environnement confortable et habituel.

C'est ainsi que Shamrock Foods Company collecte les candidatures sur son site carrières. Lorsque vous entrez pour la première fois, vous voyez une invitation à parler à un assistant de recrutement dans le coin de la page. L'assistant a un nom et une photo sympathique. En plus de collecter les données de contact, ce bot vérifie également les numéros de téléphone.

Dans l'exemple ci-dessous, un chatbot informe les candidats potentiels de l'état du gel du processus de recrutement et collecte les informations de contact afin que les RH et les recruteurs puissent entrer en contact avec les candidats plus tard.

En plus de remplacer les formulaires, les chatbots de recrutement numérisent et rationalisent les applications que vous recevez normalement hors ligne.

Imaginez que vous ayez un magasin ou un bureau hors ligne. Pour accélérer le recrutement, vous publieriez probablement votre offre d'emploi en ligne et hors ligne en plaçant des offres d'emploi imprimées ou des formulaires de candidature dans votre emplacement physique. Mais combien de personnes sont prêtes à réagir et à remplir le formulaire par écrit ?

Pour faciliter la tâche des candidats potentiels, vous pouvez créer des codes QR liés à votre chatbot de recrutement ou utiliser des tablettes et des kiosques d'embauche qui permettent aux gens d'interagir avec le bot immédiatement sur place.

N'oubliez pas que votre bot de recrutement fera la première impression, alors concevez-le en fonction de la culture et des valeurs de votre équipe. Si vous embauchez des professionnels de l'hôtellerie, montrez que vous vous souciez de vous. Si vous cherchez quelqu'un pour travailler dans votre cabinet d'avocats, démontrez votre réputation et votre expertise. Si vous cherchez des stagiaires, soyez joyeux et amusant.

Conseil de pro : donnez un nom à votre bot, utilisez des GIF et des emoji le cas échéant. Si vous faites sourire les gens, cela créera une association positive avec votre marque et encouragera les utilisateurs de bots à terminer le processus.

Présélection

S'il y a un grand nombre de personnes postulant pour un emploi et que vous n'avez pas la capacité de parcourir toutes les candidatures, il se peut que vous manquiez des candidats de niveau or. Un chatbot pour le recrutement pré-sélectionnera les candidats afin que vous ne manquiez rien et que vous puissiez entrer en contact en personne avec les candidats qui correspondent à la facture.

Lors de la création d'un chatbot de présélection, créez des scénarios sur mesure pour différents types de candidats. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés potentiels d'enregistrer une vidéo avec un discours de motivation ou de passer un test d'entrée. Et lorsqu'il s'agit de professionnels de l'informatique très sollicités : ne serait-il pas raisonnable de passer plus de temps à décrire vos avantages plutôt que de poser des questions ? Créez plusieurs flux adaptés à tous les profils de candidats que vous attendez.

Dans l'exemple suivant, un chatbot de recrutement pour la société informatique segmente les candidats en fonction de leur profil de poste et de leur localisation :

Astuce de pro : ne programmez pas votre chatbot pour qu'il refuse tout de suite un candidat. Même si une personne ne répond pas à certaines de vos exigences, envisagez de terminer le dialogue de manière amicale et proposez de rester en contact. Les gens ne s'attendent pas à être rejetés par un robot.

Certains chatbots RH peuvent être intégrés aux systèmes de suivi des candidats (ATS). ATS est un avantage qui vous fait gagner beaucoup de temps, car les candidatures sont directement transférées dans votre base de données de candidats, notées et distribuées tout au long des étapes de recrutement.

Par exemple, les demandeurs d'emploi qui ne se qualifient pas peuvent passer directement à l'étape « Refuser » et ceux qui conviennent à l'emploi, passer à l'étape « Entretien ». Vous pouvez automatiser davantage le processus et lancer des notifications par e-mail de déclenchement pour passer à travers les étapes.

Prêt à automatiser votre marketing par e-mail ?

Créez des flux d'e-mails automatisés qui seront déclenchés par certaines actions de l'utilisateur : visites et achats de pages, requêtes de recherche, jalons individuels, etc. Utilisez Automation 360 pour renforcer vos flux de messagerie avec des notifications Web push et des SMS.

Configurez votre premier flux automatisé

La navigation

Même si vous n'êtes pas prêt à déléguer la présélection à un chatbot, vous pouvez toujours l'utiliser pour diriger vos demandeurs d'emploi vers le bon endroit ou la bonne ressource. Voici comment Microsoft utilise un chatbot de recrutement Facebook Messenger pour acheminer le trafic vers sa page carrière :

Répondre aux FAQ 24h/24 et 7j/7

Les candidats ont toutes sortes de questions et veulent en savoir plus sur la marque et la culture, le salaire et les avantages, l'emplacement et la structure, le code vestimentaire et les politiques. Un chatbot de recrutement peut répondre aux questions les plus répétitives et aider à réduire le temps des requêtes.

Par exemple, l'US Army a créé le chatbot SGT STAR FAQ pour répondre aux questions des recrues : comment s'enrôler, quel est le salaire, comment s'enrôler et rejoindre la réserve de l'armée. Ce bot a été créé en 2006 en raison de l'augmentation du trafic de recrutement après le 11 septembre. Initialement mis en œuvre comme mesure de réduction des coûts, il est toujours opérationnel.

Voici un autre exemple de bot FAQ utilisé pour la recherche de cadres. Il répond à toutes les questions sur l'entreprise et permet aux utilisateurs de demander un rappel.

Planification des entretiens et rappels

Selon Cronofy Interview Scheduling Survey, 56% des recruteurs passent plus d'une journée de travail à planifier des entretiens pour les postes vacants. Plus de 60% des recruteurs déclarent que les entretiens entrent en conflit avec d'autres engagements.

Les chatbots connectés au calendrier d'un recruteur proposent des plages de rendez-vous afin que les demandeurs d'emploi puissent planifier des entretiens à la volée. Cela économise beaucoup de temps qui est habituellement consacré à :

• rechercher la meilleure date et heure ;
• la résolution des conflits d'engagement et le rééchelonnement ;
• éviter les conflits de fuseau horaire.

Les chatbots peuvent également résoudre le problème des entretiens sans rendez-vous. Les candidats qui ne se sont pas présentés à l'entretien sont ceux qui font « pleurer » les recruteurs la plupart du temps. Avec toute l'énergie investie, les no-shows sont les plus décevants. Les chatbots peuvent envoyer des rappels automatisés et diriger les demandeurs d'emploi jusqu'à votre bureau, vous aidant ainsi à éviter les absences.

La Georgia State University utilise un chatbot de recrutement pour gérer le processus d'inscription des étudiants : pour envoyer des rappels en temps opportun et des informations pertinentes sur le processus d'inscription, collecter des données d'enquête clés et répondre aux questions 24 heures sur 24. En conséquence, ils ont obtenu une augmentation de 3,3 % des inscriptions et une réduction de 21,4 % de la fonte estivale.

Voici un exemple de chatbot RH intégré à Google Agenda. Outre la prise de rendez-vous, il propose des invitations et des notifications de calendrier.

Comment créer un chatbot de recrutement avec SendPulse

Avec SendPulse, vous pouvez créer des chatbots Facebook et Telegram pour la plupart des scénarios. Ne vous inquiétez pas, vous n'aurez pas besoin d'informaticiens pour vous aider : le générateur de chatbot est facile à utiliser.

Astuce : avant d'accéder au générateur de chatbot SendPulse, planifiez le processus que vous souhaitez automatiser, sinon vous risquez de perdre beaucoup de temps à jouer avec des éléments visuels. Dessinez un schéma sur une feuille de papier ou utilisez un outil de cartographie conceptuelle, en tenant compte de toutes les exigences du poste et des coordonnées que vous devez collecter.

Imaginez que vous ayez une entreprise de développement de logiciels boutique qui est toujours à la recherche de professionnels et de stagiaires informatiques sympas. Votre plus grande ambition est de constituer une base de données de candidats solide pour pouvoir la nourrir et embaucher plus rapidement. Il vous faut donc un chatbot pour recruter et collecter des candidatures en ligne.

Construisons ensemble un chatbot de recrutement Telegram car c'est là que votre public cible passe du temps. Voici à quoi peut ressembler un flux global dans SendPulse :

Ce chatbot simple propose deux flux principaux : les stages et les emplois. Le flux de travaux est divisé en catégories Développement et Conception. Regardons ces flux de plus près.

Flux de chatbot de recrutement de stagiaires

Dans ce flux, vous pouvez collecter des informations de contact et clarifier la motivation des stagiaires potentiels. Les questions de qualification sont :

• Quel est ton nom?
• Ou étudies-tu?
• Que voulez-vous apprendre de nous ?

Astuce : assurez-vous de répondre aux exigences de collecte de données personnelles et ajoutez cette étape dans le flux avant même de demander le nom de votre visiteur.

Voici à quoi ressemble le flux de chatbot de recrutement de stagiaires dans le générateur de chatbot :

Ici, vous pouvez utiliser des questions oui-non avec des boutons et des questions de saisie directe pour demander aux candidats leur lieu d'études, leurs motivations et leurs intérêts. Vous pouvez également leur demander de fournir un lien vers leur CV et de fournir une adresse e-mail à utiliser comme principale méthode de contact.

Pour rendre l'interaction plus attrayante, utilisez des emoji et des images, ou des blagues, le cas échéant.

N'oubliez pas que vos visiteurs peuvent ne pas être disposés à fournir leurs informations ou se désintéresser du chatbot de recrutement malgré vos efforts, c'est pourquoi votre flux doit inclure un bouton « Retour au menu principal » ou « Se désinscrire ».

Voici comment fonctionne ce flux dans Telegram :

Flux de chatbot de recrutement d'emplois à temps plein

Nous divisons le flux en deux car notre objectif est de collecter les candidatures pour les postes de concepteur et développeur :

Nous avons deux sous-flux avec des questions de qualification spécifiques chacun.

Les questions de flux du concepteur sont :

• Nom;
• est-il correct que les positions soient éloignées ;
• si le candidat est expérimenté en UX, UI ou les deux ;
• des années d'expérience;
• CV et/ou portfolio;
• adresse e-mail.

Les questions de flux du développeur sont :

• Nom;
• rôle de développement : Full Stack, Back End ou Front End ;
• quels langages ou frameworks informatiques ils utilisent ;
• des années d'expérience;
• CV et/ou portfolio;
• adresse e-mail.

Voici à quoi ressemble le flux du développeur :

Dans le flux du développeur, vous pouvez utiliser des questions de saisie directe avec des réponses rapides afin que les candidats puissent facilement comprendre votre question et y répondre facilement.

Si l'emploi que vous proposez est éloigné, temporaire ou présente d'autres spécificités cruciales, indiquez-le clairement au candidat dès le début. Sinon, votre prospect risque de discuter en vain avec le bot et d'être déçu.

Conseil : placez les champs d'informations de contact avant toute autre question pour expérimenter les conversions. Vous aurez probablement plus de prospects, mais leur qualité ne peut être garantie.

Voici comment fonctionne le flux du concepteur dans Telegram :

Le flux que nous avons montré est assez simple, vous pouvez l'utiliser comme base pour divers scénarios de communication avec les demandeurs d'emploi et les stagiaires et profiter de l'engagement et des conversions.

Résumer

Les chatbots dans le secteur du recrutement sont exactement ce que le médecin a commandé : ils peuvent automatiser de nombreuses tâches de routine, réduire le temps d'embauche et contribuer à votre marque employeur.

Voici quelques tâches pour lesquelles un chatbot de recrutement peut vous aider :

1. Les chatbots peuvent remplacer les formulaires de candidature et rendre le processus de candidature plus attrayant et même plus amusant.
2. Les chatbots de présélection peuvent permettre aux spécialistes RH de filtrer les candidats afin qu'un recruteur n'intervienne réellement qu'avec les candidats les plus qualifiés.
3. Les chatbots peuvent guider vos candidats et répondre aux FAQ 24h/24 et 7j/7.
4. Avec les chatbots, le processus de planification des entretiens et les rappels ne sont plus un cauchemar.

Inscrivez-vous avec SendPulse et créez gratuitement des chatbots de recrutement Telegram et Facebook de manière simple et divertissante.