Chatbot di reclutamento: impiegane uno e assumi più velocemente

C'è stato molto clamore intorno ai chatbot nel settore del personale negli ultimi due o tre anni. I professionisti delle risorse umane che si sforzano sempre di migliorare l'esperienza dei loro candidati, vedono i chatbot come una tecnologia rivoluzionaria dello status quo che può migliorare notevolmente l'efficienza delle assunzioni per qualsiasi azienda.

Ma i chatbot di reclutamento sono un vero punto di svolta? In questo post del blog, esploreremo tutti i vantaggi di questo strumento di automazione e ti guideremo attraverso i possibili casi d'uso per i chatbot delle risorse umane. Riceverai una serie di esempi e suggerimenti e imparerai come costruire un chatbot con SendPulse.

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Perché utilizzare i chatbot per le risorse umane?

Un chatbot è un servizio automatizzato che ti aiuta a condurre conversazioni online tramite messaggi di testo o vocali. Le aziende li integrano nei loro siti Web, social media e messenger per rimanere in contatto con i loro potenziali clienti, lead e clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

I chatbot possono essere basati su regole o basati sull'intelligenza artificiale. I bot basati su regole utilizzano parole chiave e sono più veloci da implementare e addestrare. Funzionano come menu ad albero che puoi personalizzare per soddisfare le tue esigenze.

I bot basati sull'intelligenza artificiale utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'apprendimento automatico. Portano più valore a lungo termine, poiché imparano da ogni persona con cui interagiscono. Tuttavia, sono più difficili da costruire e richiedono capacità di codifica nonché esperienza con la progettazione di UI/UX.

Sia i chatbot basati su regole che quelli basati sull'intelligenza artificiale aiutano i professionisti delle risorse umane a comunicare con persone in cerca di lavoro, dipendenti e a svolgere molte attività che richiedono tempo ed energia.

Ecco alcune delle attività con cui un chatbot può aiutare i professionisti delle risorse umane:

Assumere nuovi talenti può essere costoso e impegnativo per qualsiasi azienda. Grandi aziende come Google e Apple passano molto tempo a vagliare migliaia di candidature, mentre i datori di lavoro senza nome fanno fatica a farsi notare e ad attirare un numero sufficiente di candidati tra cui scegliere.

La magia dei chatbot di reclutamento è il fatto che aiutano in entrambi i casi. Non importa quanto grande o piccola sia la tua attività, possono essere utilizzati in diverse fasi del funnel di assunzione per rendere più efficiente il tuo reclutamento.

I chatbot riducono i tempi di assunzione e tutti i relativi costi

Il tempo di assunzione è una metrica delle risorse umane che risponde alla domanda su quanto tempo impiega il processo di assunzione dalla pubblicazione di un lavoro fino all'assunzione di una persona. Misurato in giorni, il tempo per assumere di solito dipende dal numero di candidati nella parte superiore della canalizzazione e dalla velocità con cui lo attraversano.

I chatbot di reclutamento garantiscono una portata più ampia e alimentano il processo di assunzione interagendo con potenziali candidati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 su diversi canali e piattaforme. Oltre a ciò, aumentano le conversioni da una fase all'altra, facilitando il processo di candidatura e colloquio.

Ecco alcune statistiche del rapporto Phenom Chatbots for Recruiting Benchmarks. Si scopre che i visitatori della pagina carriera lasciano i loro dettagli di contatto e si convertono in lead due volte più spesso se c'è un chatbot invece di un modulo statico.

Diamo un'occhiata a un caso di studio per illustrare questo: Deutsche Telekom ha progettato un chatbot di reclutamento per migliorare l'esperienza dei candidati. Di conseguenza, hanno raggiunto un tasso di conversione del 15% da visitatori a candidati, che è superiore alla media. Il 65% di tutte le domande a cui ha risposto il bot è stato posto al di fuori dell'orario di lavoro. Deutsche Telekom ci mostra che i chatbot ti danno la flessibilità di raccogliere più candidati, più spesso.

I chatbot rafforzano il brand del tuo datore di lavoro

L'utilizzo dei chatbot per le risorse umane può avere un impatto positivo sul marchio del datore di lavoro: meno candidati rimangono senza risposta. La loro esperienza positiva del candidato può aumentare le raccomandazioni del passaparola. Inoltre, i chatbot sono uno strumento perfetto per esprimere i valori del tuo marchio e stuzzicare alcuni dei vantaggi di lavorare nella tua azienda.

Utilizzando un chatbot per il reclutamento, hai la possibilità di battere i concorrenti e vincere i migliori talenti non solo nelle tue attività attuali ma anche a lungo termine. Quindi, non aver paura di delegare e lascia che un chatbot faccia il lavoro.

Cinque compiti da cui un chatbot di reclutamento può risparmiarti

Esistono diverse attività di reclutamento ripetitive e dispendiose in termini di tempo che possono essere facilmente eseguite dai chatbot delle risorse umane. Dai un'occhiata a ciascuno di essi e prendi alcune best practice facili da implementare.

Raccolta di applicazioni

Uno dei maggiori ostacoli alla creazione di una buona esperienza per i candidati è dover completare un modulo di domanda. È stressante non solo perché i moduli sono lunghi, ma soprattutto perché ci sono molti moduli da compilare quando si cerca attivamente un lavoro. Le persone in cerca di lavoro lo fanno più e più volte, applicando attraverso diverse interfacce.

Quindi, c'è molto spazio per fare la differenza: un chatbot per il reclutamento può sostituire questa estenuante procedura con una conversazione coinvolgente che si svolge in un ambiente accogliente e abituale.

È così che Shamrock Foods Company raccoglie le candidature sul suo sito Web delle carriere. Quando entri per la prima volta, vedi un invito a parlare con un assistente di reclutamento nell'angolo della pagina. L'assistente ha un nome e una foto amichevole. Oltre a raccogliere i dati di contatto, questo bot verifica anche i numeri di telefono.

Nell'esempio seguente, un chatbot informa i potenziali candidati sullo stato del processo di assunzione bloccato e raccoglie le informazioni di contatto in modo che le risorse umane e i reclutatori possano entrare in contatto con i candidati in un secondo momento.

Oltre a sostituire i moduli, i chatbot di reclutamento digitalizzano e semplificano le applicazioni normalmente offline.

Immagina di avere un negozio o un ufficio offline. Per accelerare le assunzioni, probabilmente pubblicizzeresti la tua offerta di lavoro online e offline pubblicando annunci di lavoro stampati o moduli di domanda nella tua posizione fisica. Ma quante persone sono pronte a reagire e a compilare il form per iscritto?

Per facilitare i potenziali candidati, puoi creare codici QR collegati al tuo chatbot di reclutamento o utilizzare tablet e chioschi di assunzione che consentono alle persone di interagire con il bot immediatamente sul posto.

Non dimenticare che il tuo bot di reclutamento farà la prima impressione, quindi progettalo in linea con la cultura e i valori del tuo team. Se assumi professionisti dell'ospitalità, dimostra che ci tieni. Se stai cercando qualcuno che lavori nel tuo studio legale, dimostra la tua reputazione e competenza. Se stai cercando stagisti, sii allegro e divertente.

Suggerimento per professionisti: dai un nome al tuo bot, usa GIF ed emoji quando appropriato. Se fai sorridere le persone, creerai un'associazione positiva con il tuo marchio e incoraggerai gli utenti dei bot a completare il processo.

Pre-screening

Se c'è un gran numero di persone che si candidano per un lavoro e non hai la capacità di esaminare tutte le domande, potresti perdere alcuni candidati di livello Gold. Un chatbot per il reclutamento esaminerà preventivamente i candidati in modo da non perdere l'occasione e da poter entrare in contatto di persona con i candidati che si adattano al conto.

Quando crei un chatbot di pre-selezione, crea scenari su misura per diversi tipi di candidati. Ad esempio, puoi chiedere ai tuoi potenziali dipendenti di registrare un video con un discorso motivazionale o completare un test di ingresso. E quando si tratta di professionisti IT altamente richiesti: non sarebbe ragionevole dedicare più tempo a descrivere i vantaggi piuttosto che a porre domande? Crea diversi flussi adatti a tutti i profili dei candidati che ti aspetti di ricevere.

Nell'esempio seguente, un chatbot di reclutamento per l'azienda IT segmenta i candidati in base al profilo lavorativo e alla posizione:

Suggerimento per professionisti: non programmare il tuo chatbot per rifiutare subito un candidato. Anche se una persona non soddisfa alcune delle tue esigenze, considera di concludere il dialogo in modo amichevole e offri di restare in contatto. Le persone non si aspettano di essere rifiutate da un robot.

Alcuni chatbot HR possono essere integrati con Applicant Tracking Systems (ATS). ATS è un vantaggio che ti fa risparmiare molto tempo perché le candidature vanno direttamente al database dei candidati, vengono valutate e distribuite durante le fasi di assunzione.

Ad esempio, le persone in cerca di lavoro che non si qualificano possono passare direttamente alla fase "Rifiuto" e coloro che sono idonei per il lavoro, passare alla fase "Intervista". È possibile automatizzare ulteriormente il processo e avviare le notifiche e-mail di attivazione per procedere attraverso le fasi.

Pronto ad automatizzare il tuo email marketing?

Crea flussi di posta elettronica automatizzati che verranno attivati ​​da determinate azioni dell'utente: visite e acquisti di pagine, query di ricerca, pietre miliari individuali e così via. Usa Automation 360 per rafforzare i tuoi flussi di posta elettronica con notifiche push web e SMS.

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Navigazione

Anche se non sei pronto a delegare il pre-screening a un chatbot, puoi comunque usarlo per indirizzare le persone in cerca di lavoro al posto o alla risorsa giusta. Ecco come Microsoft utilizza un chatbot di reclutamento di Facebook Messenger per indirizzare il traffico alla propria pagina di carriera:

Rispondere alle domande frequenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

I candidati hanno tutti i tipi di domande e vogliono conoscere il marchio e la cultura, lo stipendio e i vantaggi, l'ubicazione e la struttura, il codice di abbigliamento e le politiche. Un chatbot di reclutamento può rispondere alle domande più ripetitive e aiutare a ridurre il tempo per le domande.

Ad esempio, l'esercito degli Stati Uniti ha creato il chatbot SGT STAR FAQ per rispondere alle domande dei reclutati: come iscriversi, qual è lo stipendio, come arruolarsi e unirsi alla riserva dell'esercito. Questo bot è stato creato nel 2006 a causa dell'aumento del traffico di reclutamento dopo l'11 settembre. Inizialmente implementato come misura di riduzione dei costi, è ancora attivo e funzionante.

Ecco un altro esempio di bot FAQ utilizzato per la ricerca esecutiva. Risponde a tutte le domande sull'azienda e consente agli utenti di richiedere una richiamata.

Programmazione del colloquio e promemoria

Secondo il sondaggio sulla pianificazione delle interviste di Cronofy, il 56% dei reclutatori trascorre più di un'intera giornata lavorativa a pianificare le interviste per i posti vacanti. Oltre il 60% dei recruiter afferma che i colloqui si scontrano con altri impegni.

I chatbot collegati al calendario di un reclutatore offrono spazi per appuntamenti in modo che le persone in cerca di lavoro possano programmare colloqui al volo. Ciò consente di risparmiare molto tempo che di solito viene dedicato a:

• ricerca della data e dell'ora migliori;
• risoluzione dei conflitti di impegno e riprogrammazione;
• evitare conflitti di fuso orario.

I chatbot possono anche risolvere il problema delle interviste senza presentazione. I candidati che non si sono presentati al colloquio sono quelli che fanno "piangere" i reclutatori per la maggior parte del tempo. Con tutta l'energia investita, i no-show sono i più deludenti. I chatbot possono inviare promemoria automatici e indirizzare le persone in cerca di lavoro al tuo ufficio, aiutandoti a evitare la mancata presentazione.

La Georgia State University utilizza un chatbot di reclutamento per gestire il processo di iscrizione degli studenti: per inviare promemoria tempestivi e informazioni rilevanti sul processo di iscrizione, raccogliere dati chiave del sondaggio e rispondere alle domande 24 ore su 24. Di conseguenza, hanno ottenuto un aumento del 3,3% delle iscrizioni e una riduzione del 21,4% dello scioglimento estivo.

Ecco un esempio di chatbot HR integrato in Google Calendar. Oltre alla prenotazione degli appuntamenti, offre inviti e notifiche del calendario.

Come costruire un chatbot di reclutamento con SendPulse

Con SendPulse, puoi creare chatbot di Facebook e Telegram per la maggior parte degli scenari. Non preoccuparti, non avrai bisogno di tecnici informatici per aiutarti: il generatore di chatbot è facile da usare.

Suggerimento: prima di accedere al generatore di chatbot di SendPulse, traccia il processo che desideri automatizzare, altrimenti rischi di perdere molto tempo a giocare con gli elementi visivi. Disegna uno schema su un pezzo di carta o usa uno strumento di mappatura mentale, tenendo conto di tutti i requisiti di lavoro e le informazioni di contatto che devi raccogliere.

Immagina di avere una società di sviluppo software boutique che è sempre alla ricerca di professionisti e stagisti IT fantastici. La tua più grande ambizione è costruire un solido database di candidati per poterlo coltivare e assumere più velocemente. Quindi, hai bisogno di un chatbot per reclutare e raccogliere applicazioni online.

Costruiamo insieme un chatbot di reclutamento di Telegram perché è lì che il tuo pubblico di destinazione trascorre il tempo. Ecco come potrebbe apparire un flusso complessivo in SendPulse:

Questo semplice chatbot offre due flussi principali: stage e lavoro. Il flusso dei lavori è suddiviso nelle categorie Sviluppo e Progettazione. Diamo un'occhiata a questi flussi più da vicino.

Flusso di chatbot di reclutamento per stage

In questo flusso, puoi raccogliere informazioni di contatto e chiarire la motivazione dei potenziali stagisti. Le domande di qualificazione sono:

• Come ti chiami?
• Dove Studi?
• Cosa vuoi imparare da noi?

Suggerimento: assicurati di soddisfare i requisiti per la raccolta dei dati personali e aggiungi questo passaggio al flusso anche prima di chiedere il nome del visitatore.

Ecco come appare il flusso di chatbot per il reclutamento di stage nel generatore di chatbot:

Qui puoi utilizzare le domande sì-no con pulsanti e domande a input diretto per chiedere ai candidati il ​​loro luogo di studio, motivazioni e interessi. Puoi anche chiedere loro di fornire un link al loro CV e fornire un indirizzo email da utilizzare come metodo di contatto principale.

Per rendere l'interazione più coinvolgente, usa emoji e immagini o battute quando appropriato.

Non dimenticare che i tuoi visitatori potrebbero non essere disposti a fornire le loro informazioni o perdere interesse per il chatbot di reclutamento nonostante i tuoi sforzi, ecco perché il tuo flusso dovrebbe includere un pulsante "Torna al menu principale" o "Annulla iscrizione".

Ecco come funziona questo flusso in Telegram:

Flusso chatbot di reclutamento di lavoro a tempo pieno

Dividiamo il flusso in due perché il nostro obiettivo è raccogliere le candidature per le posizioni di designer e sviluppatore:

Abbiamo due sottoflussi con domande di qualificazione specifiche ciascuno.

Le domande sul flusso del Designer sono:

• nome;
• va bene che le posizioni siano remote;
• se il richiedente ha esperienza in UX, UI o entrambi;
• Anni di esperienza;
• CV e/o portfolio;
• indirizzo email.

Le domande sul flusso dello sviluppatore sono:

• nome;
• ruolo di sviluppo: Full Stack, Back End o Front End;
• quali linguaggi o framework informatici utilizzano;
• Anni di esperienza;
• CV e/o portfolio;
• indirizzo email.

Ecco come appare il flusso dello sviluppatore:

Nel flusso dello sviluppatore, puoi utilizzare domande a input diretto con risposte rapide in modo che i candidati possano facilmente comprendere la tua domanda e rispondere facilmente.

Se il lavoro che offri è remoto, temporaneo o ha altre specifiche cruciali, chiariscilo fin dall'inizio al candidato. Altrimenti, il tuo potenziale cliente rischia di chattare invano con il bot e rimanere deluso.

Suggerimento: posiziona i campi delle informazioni di contatto prima di qualsiasi altra domanda per sperimentare le conversioni. Probabilmente avrai più contatti, ma la loro qualità non può essere garantita.

Ecco come funziona il flusso del Designer in Telegram:

Il flusso che abbiamo mostrato è abbastanza semplice, puoi usarlo come base per vari scenari di comunicazione con candidati e tirocinanti e goderti il ​​coinvolgimento e le conversioni.

Riassumendo

I chatbot nel settore del personale sono proprio ciò che il medico ha ordinato: possono automatizzare molte attività di routine, ridurre i tempi di assunzione e contribuire al marchio del tuo datore di lavoro.

Ecco alcune attività in cui un chatbot di reclutamento può aiutarti:

1. I chatbot possono sostituire i moduli di domanda e rendere il processo di candidatura più coinvolgente e persino divertente.
2. I chatbot di pre-screening possono consentire agli specialisti delle risorse umane di filtrare i candidati in modo che un reclutatore intervenga effettivamente solo con i candidati più qualificati.
3. I chatbot possono guidare i tuoi candidati e rispondere alle domande frequenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
4. Con i chatbot, il processo di pianificazione delle interviste e i promemoria non sono più un incubo.

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