Rekrutierungs-Chatbots: Stellen Sie einen ein und stellen Sie schneller ein

In den letzten zwei oder drei Jahren hat es in der Personalbranche einen großen Hype um Chatbots gegeben. HR-Experten, die stets bestrebt sind, ihre Bewerbererfahrung zu verbessern, betrachten Chatbots als eine den Status Quo verändernde Technologie, die die Einstellungseffizienz für jedes Unternehmen dramatisch verbessern kann.

Aber sind Recruitment-Chatbots ein echter Game-Changer? In diesem Blogbeitrag werden wir alle Vorteile dieses Automatisierungstools erkunden und Sie durch mögliche Anwendungsfälle für HR-Chatbots führen. Sie erhalten eine Reihe von Beispielen und Tipps und erfahren, wie Sie mit SendPulse einen Chatbot erstellen.

Drücken Sie /start, um fortzufahren.

Warum HR-Chatbots verwenden?

Ein Chatbot ist ein automatisierter Dienst, der Ihnen hilft, Online-Gespräche über Text- oder Sprachnachrichten zu führen. Unternehmen integrieren sie in ihre Websites, sozialen Medien und Messenger, um rund um die Uhr mit ihren Interessenten, Leads und Kunden in Verbindung zu bleiben.

Chatbots können regelbasiert oder KI-basiert sein. Regelbasierte Bots verwenden Schlüsselwörter und sind schneller zu implementieren und zu trainieren. Sie funktionieren wie Baummenüs, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

KI-gestützte Bots verwenden Natural Language Processing (NLP) und maschinelles Lernen. Sie bringen langfristig mehr Wert, da sie von jeder Person lernen, mit der sie interagieren. Sie sind jedoch schwieriger zu erstellen und erfordern Programmierkenntnisse sowie Erfahrung mit UI/UX-Design.

Sowohl regelbasierte als auch KI-Chatbots helfen HR-Experten, mit Arbeitssuchenden und Mitarbeitern zu kommunizieren und viele zeit- und energieaufwändige Aufgaben zu erledigen.

Hier sind einige der Aufgaben, bei denen ein Chatbot HR-Experten helfen kann:

Die Einstellung neuer Talente kann für jedes Unternehmen kostspielig und eine Herausforderung sein. Große Unternehmen wie Google und Apple verbringen viel Zeit damit, Tausende von Bewerbungen zu sichten, während No-Name-Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, wahrgenommen zu werden und einen ausreichenden Pool an Kandidaten anzuziehen.

Die Magie von Recruitment-Chatbots besteht darin, dass sie in beiden Fällen helfen. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, können sie in verschiedenen Phasen des Einstellungstrichters verwendet werden, um Ihre Rekrutierung effizienter zu gestalten.

Chatbots reduzieren die Zeit für die Einstellung und alle damit verbundenen Kosten

Time to Hire ist eine HR-Kennzahl, die die Frage beantwortet, wie lange der Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zum Einstieg einer Person dauert. Gemessen in Tagen hängt die Zeit für die Einstellung normalerweise von der Anzahl der Bewerber an der Spitze des Trichters und der Geschwindigkeit ab, die sie durchlaufen.

Recruitment-Chatbots sorgen für eine größere Reichweite und fördern den Einstellungsprozess, indem sie rund um die Uhr mit potenziellen Kandidaten auf verschiedenen Kanälen und Plattformen interagieren. Darüber hinaus steigern sie die Conversions von Phase zu Phase und erleichtern den Bewerbungs- und Interviewprozess.

Hier sind einige Statistiken aus dem Phenom Chatbots for Recruiting Benchmarks Report. Es stellt sich heraus, dass Besucher der Karriereseite ihre Kontaktdaten hinterlassen und doppelt so oft in Leads umgewandelt werden, wenn es einen Chatbot anstelle eines statischen Formulars gibt.

Lassen Sie uns dies anhand einer Fallstudie verdeutlichen: Die Deutsche Telekom hat einen Recruitment-Chatbot entwickelt, um ihre Candidate Experience zu verbessern. Infolgedessen erreichten sie eine überdurchschnittliche Conversion-Rate von 15 % der Besucher zu den Bewerbern. 65 % aller Fragen, die der Bot beantwortete, wurden außerhalb der Geschäftszeiten gestellt. Die Deutsche Telekom zeigt uns, dass Chatbots Ihnen die Flexibilität geben, mehr Bewerber häufiger zu gewinnen.

Chatbots stärken Ihre Arbeitgebermarke

Der Einsatz von HR-Chatbots kann sich positiv auf die Arbeitgebermarke auswirken: Es bleiben weniger Bewerber ohne Antwort. Ihre positive Kandidatenerfahrung kann Mund-zu-Mund-Empfehlungen fördern. Außerdem sind Chatbots ein perfektes Werkzeug, um die Werte Ihrer Marke zum Ausdruck zu bringen und einige der Vorteile der Arbeit in Ihrem Unternehmen aufzuzeigen.

Mit einem Chatbot für das Recruiting haben Sie die Chance, die Konkurrenz zu schlagen und die besten Talente nicht nur in Ihren aktuellen Aufgaben, sondern auch langfristig zu gewinnen. Scheuen Sie sich also nicht zu delegieren und lassen Sie einen Chatbot die Arbeit erledigen.

Fünf Aufgaben, die Ihnen ein Recruiting-Chatbot ersparen kann

Es gibt mehrere sich wiederholende und zeitaufwändige Rekrutierungsaufgaben, die von HR-Chatbots leicht durchgeführt werden können. Sehen Sie sich jeden von ihnen an und holen Sie sich einige einfach zu implementierende Best Practices.

Sammeln von Bewerbungen

Eine der größten Hürden für eine gute Candidate Experience ist das Ausfüllen eines Bewerbungsformulars. Es ist nicht nur stressig, weil die Formulare lang sind, sondern vor allem, weil bei der aktiven Jobsuche viele Formulare ausgefüllt werden müssen. Jobsuchende tun dies immer wieder und bewerben sich über verschiedene Schnittstellen.

Es gibt also viel Raum, um etwas zu bewegen: Ein Chatbot für das Recruiting kann diese anstrengende Prozedur durch ein spannendes Gespräch ersetzen, das in einer gemütlichen und gewohnten Umgebung stattfindet.

Auf diese Weise sammelt die Shamrock Foods Company Bewerbungen auf ihrer Karriere-Website. Wenn Sie zum ersten Mal eintreten, sehen Sie in der Ecke der Seite eine Einladung, mit einem Recruiting-Assistenten zu sprechen. Der Assistent hat einen Namen und ein freundliches Foto. Neben dem Sammeln der Kontaktdaten überprüft dieser Bot auch Telefonnummern.

Im folgenden Beispiel informiert ein Chatbot potenzielle Bewerber über den Status des Freeze-Recruiting-Prozesses und sammelt Kontaktinformationen, damit HR und Recruiter später mit den Kandidaten in Kontakt treten können.

Abgesehen davon, dass sie die Formulare ersetzen, digitalisieren und rationalisieren Recruitment-Chatbots Bewerbungen, die Sie normalerweise offline erhalten.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Offline-Shop oder ein Büro. Um die Einstellung zu beschleunigen, würden Sie Ihre Stelle wahrscheinlich online und offline ausschreiben, indem Sie gedruckte Stellenanzeigen oder Bewerbungsformulare an Ihrem Standort platzieren. Aber wie viele Leute sind bereit zu reagieren und das Formular schriftlich auszufüllen?

Um es potenziellen Bewerbern zu erleichtern, können Sie QR-Codes mit Ihrem Recruitment-Chatbot verknüpfen oder Tablets und Einstellungskioske verwenden, die es Menschen ermöglichen, direkt vor Ort mit dem Bot zu interagieren.

Vergessen Sie nicht, dass Ihr Recruitment-Bot den ersten Eindruck hinterlässt. Gestalten Sie ihn also im Einklang mit der Kultur und den Werten Ihres Teams. Wenn Sie Hotelfachleute einstellen – zeigen Sie, dass Sie sich darum kümmern. Wenn Sie jemanden für Ihre Anwaltskanzlei suchen, beweisen Sie Ihren Ruf und Ihr Fachwissen. Wenn Sie Praktikanten suchen, seien Sie fröhlich und lustig.

Profi-Tipp: Geben Sie Ihrem Bot einen Namen, verwenden Sie gegebenenfalls GIFs und Emojis. Wenn Sie die Leute zum Lächeln bringen, wird eine positive Assoziation mit Ihrer Marke aufgebaut und Bot-Benutzer ermutigt, den Prozess abzuschließen.

Vorprüfung

Wenn sich viele Personen um eine Stelle bewerben und Sie nicht alle Bewerbungen durchsehen können, fehlen Ihnen möglicherweise einige Bewerber mit Gold-Status. Ein Chatbot für die Rekrutierung prüft Kandidaten vorab, damit Sie nichts verpassen und persönlich mit geeigneten Bewerbern in Kontakt treten können.

Erstellen Sie beim Erstellen eines Pre-Screening-Chatbots maßgeschneiderte Szenarien für verschiedene Arten von Bewerbern. Sie können beispielsweise Ihre potenziellen Mitarbeiter bitten, ein Video mit einer Motivationsrede aufzunehmen oder einen Aufnahmetest zu absolvieren. Und wenn es um stark nachgefragte IT-Profis geht: Wäre es nicht sinnvoll, mehr Zeit damit zu verbringen, Ihre Vorteile zu beschreiben, anstatt Fragen zu stellen? Erstellen Sie mehrere Flows, die für alle Kandidatenprofile geeignet sind, von denen Sie erwarten, dass sie von ihnen hören.

Im folgenden Beispiel segmentiert ein Recruiting-Chatbot für das IT-Unternehmen die Bewerber nach Stellenprofil und Standort:

Profi-Tipp: Programmieren Sie Ihren Chatbot nicht so, dass er einen Kandidaten sofort ablehnt. Auch wenn eine Person einige Ihrer Anforderungen nicht erfüllt, ziehen Sie in Erwägung, den Dialog freundlich zu beenden und bieten Sie an, in Kontakt zu bleiben. Die Leute erwarten nicht, von einem Roboter abgewiesen zu werden.

Einige HR-Chatbots können in Bewerberverfolgungssysteme (ATS) integriert werden. ATS ist ein Vorteil, der Ihnen viel Zeit spart, da Bewerbungen direkt in Ihre Bewerberdatenbank eingehen, bewertet und über die Einstellungsphasen verteilt werden.

Nicht qualifizierte Stellensuchende können beispielsweise direkt zur Phase „Ablehnen“ gehen und diejenigen, die für die Stelle geeignet sind, zur Phase „Interview“. Sie können den Prozess weiter automatisieren und Trigger-E-Mail-Benachrichtigungen starten, um durch die Phasen zu gelangen.

Sind Sie bereit, Ihr E-Mail-Marketing zu automatisieren?

Erstellen Sie automatisierte E-Mail-Flüsse, die durch bestimmte Benutzeraktionen ausgelöst werden: Seitenbesuche und -käufe, Suchanfragen, einzelne Meilensteine ​​usw. Verwenden Sie Automation 360, um Ihre E-Mail-Flüsse mit Web-Push-Benachrichtigungen und SMS zu verstärken.

Richten Sie Ihren ersten automatisierten Ablauf ein

Navigation

Auch wenn Sie nicht bereit sind, die Vorabprüfung an einen Chatbot zu delegieren, können Sie damit Ihre Arbeitssuchenden an die richtige Stelle oder Ressource weiterleiten. So verwendet Microsoft einen Facebook Messenger-Rekrutierungs-Chatbot, um den Verkehr auf seine Karriereseite zu leiten:

Beantwortung von FAQs rund um die Uhr

Kandidaten haben alle möglichen Fragen und möchten mehr über Marke und Kultur, Gehalt und Zusatzleistungen, Standort und Struktur, Kleiderordnung und Richtlinien erfahren. Ein Recruitment-Chatbot kann die sich am häufigsten wiederholenden Fragen beantworten und dazu beitragen, die Zeit für Anfragen zu verkürzen.

Zum Beispiel hat die US-Armee den SGT STAR FAQ-Chatbot entwickelt, um die Fragen der Rekruten zu beantworten: wie man sich einschreibt, wie hoch das Gehalt ist, wie man sich in die Armeereserve einschreibt und beitritt. Dieser Bot wurde bereits 2006 aufgrund des erhöhten Rekrutierungsverkehrs nach 9/11 erstellt. Ursprünglich als Kostensenkungsmaßnahme umgesetzt, ist sie noch immer in Betrieb.

Hier ist ein weiteres Beispiel für einen FAQ-Bot, der für die Personalsuche verwendet wird. Es beantwortet alle Fragen rund um das Unternehmen und ermöglicht es den Nutzern, einen Rückruf anzufordern.

Terminplanung und Erinnerungen für Vorstellungsgespräche

Laut Cronofy Interview Scheduling Survey verbringen 56 % der Recruiter mehr als einen ganzen Arbeitstag damit, Vorstellungsgespräche für offene Stellen zu planen. Mehr als 60 % der Recruiter sagen, dass Vorstellungsgespräche mit anderen Verpflichtungen kollidieren.

Chatbots, die mit dem Kalender eines Personalvermittlers verbunden sind, bieten Terminfenster, damit Jobsuchende im Handumdrehen Vorstellungsgespräche planen können. Dies spart viel Zeit, die normalerweise aufgewendet wird für:

• Suche nach dem besten Datum und der besten Uhrzeit;
• Auflösung von Verpflichtungskollisionen und Neuterminierung;
• Zeitzonenkonflikte vermeiden.

Chatbots können auch das Problem der No-Show-Interviews lösen. Bewerber, die nicht zum Vorstellungsgespräch erschienen sind, sind diejenigen, die Personalvermittler die meiste Zeit zum „weinen“ bringen. Bei all der investierten Energie sind No-Shows die enttäuschendsten. Chatbots können automatisierte Erinnerungen senden und Arbeitssuchende zu Ihrem Büro navigieren, um Nichterscheinen zu vermeiden.

Die Georgia State University verwendet einen Rekrutierungs-Chatbot, um den Prozess der Einschreibung von Studenten zu verwalten: um zeitnahe Erinnerungen und relevante Informationen über den Einschreibungsprozess zu senden, wichtige Umfragedaten zu sammeln und Fragen rund um die Uhr zu beantworten. Als Ergebnis erzielten sie einen Anstieg der Einschreibungen um 3,3% und eine Reduzierung der Sommerschmelze um 21,4%.

Hier ist ein Beispiel für einen HR-Chatbot, der in Google Kalender integriert ist. Neben der Terminbuchung bietet es Kalendereinladungen und Benachrichtigungen.

So erstellen Sie einen Recruitment-Chatbot mit SendPulse

Mit SendPulse können Sie für die meisten Szenarien Facebook- und Telegram-Chatbots erstellen. Keine Sorge, Sie brauchen keine IT-Leute, die Ihnen helfen: Der Chatbot-Builder ist einfach zu bedienen.

Tipp: Bevor Sie zum SendPulse-Chatbot-Builder gehen, planen Sie den Prozess, den Sie automatisieren möchten – andernfalls laufen Sie Gefahr, viel Zeit beim Spielen mit visuellen Elementen zu verlieren. Zeichnen Sie ein Schema auf ein Blatt Papier oder verwenden Sie ein Mind-Mapping-Tool, wobei Sie alle Stellenanforderungen und Kontaktinformationen berücksichtigen, die Sie sammeln müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Boutique-Softwareentwicklungsfirma, die immer auf der Suche nach coolen IT-Profis und Praktikanten ist. Ihr größtes Ziel ist es, eine solide Kandidatendatenbank aufzubauen, um diese zu pflegen und schneller einzustellen. Sie benötigen also einen Chatbot, um online Bewerbungen zu rekrutieren und zu sammeln.

Lassen Sie uns gemeinsam einen Telegram-Recruitment-Chatbot erstellen, denn dort verbringt Ihre Zielgruppe ihre Zeit. So kann ein Gesamtfluss in SendPulse aussehen:

Dieser einfache Chatbot bietet zwei Hauptflüsse: Praktika und Jobs. Der Jobfluss ist in die Kategorien Entwicklung und Design unterteilt. Schauen wir uns diese Flüsse genauer an.

Chatbot-Fluss zur Einstellung von Praktika

In diesem Flow können Sie Kontaktdaten sammeln und die Motivation potenzieller Praktikanten klären. Die qualifizierenden Fragen lauten:

• Wie heißen Sie?
• Wo studierst du?
• Was möchtest du von uns lernen?

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen an die Erfassung personenbezogener Daten erfüllen, und fügen Sie diesen Schritt in den Ablauf ein, noch bevor Sie nach dem Namen Ihres Besuchers fragen.

So sieht der Chatbot-Flow für die Praktikumsrekrutierung im Chatbot-Builder aus:

Hier können Sie über Ja-Nein-Fragen mit Buttons und Direkteingabefragen Bewerber zu Studienort, Motivation und Interessen befragen. Sie können sie auch bitten, einen Link zu ihrem Lebenslauf anzugeben und eine E-Mail-Adresse anzugeben, die als Hauptkontaktmethode verwendet wird.

Um die Interaktion ansprechender zu gestalten, verwenden Sie gegebenenfalls Emojis und Bilder oder Witze.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Besucher trotz Ihrer Bemühungen möglicherweise nicht bereit sind, ihre Informationen bereitzustellen oder das Interesse am Rekrutierungs-Chatbot verlieren. Aus diesem Grund sollte Ihr Flow eine Schaltfläche „Zurück zum Hauptmenü“ oder „Abmelden“ enthalten.

So funktioniert dieser Ablauf in Telegram:

Chatbot-Flow bei der Personalbeschaffung in Vollzeit

Wir teilen den Flow in zwei Teile, da unser Ziel darin besteht, die Bewerbungen für Designer- und Entwicklerpositionen zu sammeln:

Wir haben zwei Subflows mit jeweils spezifischen Qualifikationsfragen.

Die Flow-Fragen des Designers lauten:

• Name;
• ist es in Ordnung, dass die Positionen entfernt sind;
• ob der Bewerber Erfahrung mit UX, UI oder beidem hat;
• langjährige Erfahrung;
• Lebenslauf und/oder Portfolio;
• E-Mail-Addresse.

Die Flow-Fragen des Entwicklers lauten:

• Name;
• Entwicklungsrolle: Full Stack, Back-End oder Front-End;
• welche Computersprachen oder Frameworks sie verwenden;
• langjährige Erfahrung;
• Lebenslauf und/oder Portfolio;
• E-Mail-Addresse.

So sieht der Flow des Entwicklers aus:

Im Flow des Entwicklers können Sie Direct-Input-Fragen mit schnellen Antworten verwenden, damit Bewerber Ihre Frage leicht verstehen und leicht beantworten können.

Wenn es sich bei der von Ihnen angebotenen Stelle um eine Remote-Stelle, eine befristete oder andere wichtige Besonderheiten handelt, machen Sie dies dem Bewerber gleich zu Beginn klar. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihr Interessent vergeblich mit dem Bot chattet und enttäuscht wird.

Tipp: Platzieren Sie die Kontaktinformationsfelder vor allen anderen Fragen, um mit Conversions zu experimentieren. Sie werden wahrscheinlich mehr Leads haben, aber ihre Qualität kann nicht garantiert werden.

So funktioniert der Ablauf des Designers in Telegram:

Der von uns gezeigte Ablauf ist recht einfach, man kann ihn als Grundlage für verschiedene Kommunikationsszenarien mit Bewerbern und Auszubildenden nutzen und Freude an Engagement und Konversion haben.

Etwas zusammenfassen

Chatbots in der Personalbranche sind genau das, was der Arzt verordnet hat: Sie können viele Routineaufgaben automatisieren, die Zeit für die Einstellung verkürzen und zu Ihrer Arbeitgebermarke beitragen.

Hier sind einige Aufgaben, bei denen ein Recruitment-Chatbot Ihnen helfen kann:

1. Chatbots können Bewerbungsformulare ersetzen und den Bewerbungsprozess ansprechender und sogar unterhaltsamer gestalten.
2. Vorab-Screening-Chatbots können es HR-Spezialisten ermöglichen, Kandidaten zu filtern, sodass ein Recruiter tatsächlich nur mit den am besten qualifizierten Kandidaten eingreift.
3. Chatbots können Ihre Bewerber rund um die Uhr anleiten und FAQs beantworten.
4. Mit Chatbots sind der Planungsprozess für Vorstellungsgespräche und Erinnerungen kein Albtraum mehr.

Melden Sie sich bei SendPulse an und erstellen Sie auf einfache und unterhaltsame Weise kostenlos Telegramm- und Facebook-Recruitment-Chatbots.