Beranda
Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pelaksanaan dan penyelesaian proyek. Manajer proyek mencapai ini dengan menggunakan seperangkat metodologi, proses, dan alat untuk memandu tim mereka dan mengelola sumber daya.
Saat ini, sebagian besar profesional manajemen proyek menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan proyek. ProjectManager, misalnya, memungkinkan Anda mengelola rencana, sumber daya, biaya, dan tim dalam satu alat online.
Gunakan bagan Gantt, papan kanban, dan kalender kami untuk membuat jadwal proyek dan menetapkan pekerjaan dengan ketersediaan sumber daya waktu nyata.
Untuk lebih memahami apa itu manajemen proyek, disiplin ini dapat dipecah menjadi 10 bidang utama, yang dikenal sebagai bidang pengetahuan manajemen proyek.
Istilah area pengetahuan manajemen proyek digunakan untuk menggambarkan semua aspek berbeda dari sebuah proyek yang perlu dikelola. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengawasi area ini, sehingga mereka menggunakan semua alat, metode, dan sumber daya yang tersedia untuk mereka.
Berikut adalah daftar 10 bidang pengetahuan manajemen proyek, seperti yang dijelaskan oleh Project Management Institute (PMI) dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Klik tautan untuk penjelasan mendalam masing-masing.
Area pengetahuan manajemen proyek ini perlu dikelola dari awal hingga akhir proyek Anda. Semua proyek melewati fase yang sama, yang dikenal sebagai siklus hidup manajemen proyek.
Siklus hidup manajemen proyek terdiri dari lima fase, yang dikenal sebagai kelompok proses manajemen proyek: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian dan penutupan.
Istilah kelompok proses manajemen proyek diciptakan oleh Project Management Institute (PMI), dan digunakan secara luas dalam industri manajemen proyek. Beberapa penulis menggunakan sinonim seperti siklus hidup proyek atau siklus hidup proyek, proses manajemen proyek atau fase manajemen proyek.
Kendala rangkap tiga, juga dikenal sebagai segitiga manajemen proyek, atau segitiga besi, mengacu pada batas waktu, ruang lingkup, dan biaya yang berlaku untuk setiap proyek. Berikut cara kerjanya.
Ini harus dilakukan selama fase inisiasi dan perencanaan siklus hidup proyek untuk mengembangkan jadwal yang mencakup durasi semua kegiatan.
Jika ruang lingkup tidak ditentukan dalam rencana proyek, hal itu dapat menyebabkan proyek gagal, yang dikenal sebagai scope creep.
.
Manajer proyek menyeimbangkan ketiga kendala ini dengan membuat trade off di antara mereka. Misalnya, Anda dapat meningkatkan jumlah aktivitas dalam lingkup proyek Anda, tetapi ini berarti akan ada lebih sedikit waktu dan biaya akan lebih tinggi untuk setiap tugas proyek.
Sekarang kita telah membahas konsep manajemen proyek yang paling penting, saatnya untuk melihat alat dan teknik yang dapat digunakan manajer proyek untuk merencanakan, memantau, dan mengontrol.
Di atas, kami mengidentifikasi lima tahap siklus hidup manajemen proyek. Sekarang saatnya untuk menggunakan informasi itu secara praktis.
Di bagian panduan ini, kita akan memecah setiap tahap dengan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang menguraikan cara mengelola proyek.
Ini adalah tahap awal dimana manajer proyek harus membuktikan bahwa proyek memiliki nilai dan layak melalui serangkaian dokumen manajemen proyek. Inilah yang paling penting:
Tujuan dari fase perencanaan proyek adalah pembuatan rencana proyek, yang mencakup bagaimana setiap area manajemen proyek akan dikelola selama fase pelaksanaan proyek.
Berikut adalah ikhtisar singkat tentang komponen terpenting dari rencana proyek. Seperti yang Anda lihat, beberapa di antaranya adalah rencana aksi yang lebih kecil untuk mengelola area tertentu.
Manajer proyek sering menyusun rencana proyek mereka menggunakan perangkat lunak bagan Gantt, yang menyediakan representasi visual dari seluruh jadwal proyek dan ruang lingkup proyek. Beberapa bagan Gantt secara otomatis mengidentifikasi aktivitas jalur kritis.
Tahap manajemen proyek ketiga adalah pelaksanaan proyek, yaitu ketika tugas dan tonggak yang diuraikan dalam rencana proyek ditangani untuk memenuhi tujuan dan sasaran proyek.
Fase pelaksanaan proyek adalah ketika manajer proyek perlu mengawasi semua bidang pengetahuan manajemen proyek seiring kemajuan proyek mereka menuju fase pemantauan dan pengendalian.
Sepanjang jalan, manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya atau menyesuaikan waktu dan ruang lingkup yang diperlukan untuk menjaga tim tetap bekerja. Selain itu, mereka akan mengidentifikasi dan mengurangi risiko, menangani masalah dan memasukkan perubahan apa pun.
Tahap manajemen proyek keempat, pemantauan dan pengendalian proyek, berlangsung bersamaan dengan tahap pelaksanaan proyek. Ini melibatkan pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikannya tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Prosedur pengendalian mutu diterapkan untuk menjamin jaminan mutu.
Pelaporan juga merupakan bagian penting dari fase manajemen proyek ini. Pertama, memungkinkan manajer proyek untuk melacak kemajuan, dan kedua, menyediakan data untuk pemangku kepentingan selama presentasi agar mereka tetap dalam lingkaran. Ada banyak laporan manajemen proyek seperti status proyek, timesheets, beban kerja, alokasi dan laporan pengeluaran.
Fase manajemen proyek kelima adalah penutupan proyek, di mana hasil akhir proyek dipresentasikan kepada para pemangku kepentingan. Setelah disetujui, sumber daya dilepaskan, dokumentasi selesai dan semuanya ditandatangani.
Berikut adalah beberapa langkah utama dari fase manajemen proyek ini.
Sekarang setelah kita mempelajari tentang siklus hidup manajemen proyek, mari kita lihat beberapa pendekatan manajemen proyek.
Selama bertahun-tahun, banyak metodologi manajemen proyek telah dikembangkan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan industri yang berbeda. Beberapa jenis atau pendekatan manajemen proyek ini juga bekerja paling baik untuk proyek dengan ukuran dan tingkat kerumitan tertentu.
Berikut daftar metodologi manajemen proyek utama. Klik tautan untuk penjelasan mendalam masing-masing.
Ada berbagai macam alat manajemen proyek, baik online maupun seluler, tersedia untuk mengelola proyek. Ini adalah alat yang paling penting untuk manajer proyek:
Dasbor proyek adalah alat pelacak proyek yang memungkinkan Anda memantau biaya, tugas, dan kemajuan Anda. Ini adalah alat yang sangat berguna selama pelaksanaan proyek karena membantu manajer proyek dengan cepat menentukan apakah proyek mereka berjalan sesuai rencana atau tidak.
Bagan Gantt adalah representasi visual dari garis waktu proyek yang menunjukkan semua tugas proyek dalam satu grafik. Bagan Gantt digunakan untuk perencanaan proyek, penjadwalan proyek, manajemen tugas, dan manajemen sumber daya. Mereka bekerja paling baik pada proyek air terjun.
Bagan Gantt adalah metode pilihan yang digunakan oleh manajer proyek untuk menjadwalkan proyek mereka. Beberapa tugas bergantung pada yang lain sebelum mereka dapat memulai atau mengakhiri, dan dependensi tugas ini dapat membuat kemacetan di kemudian hari dalam proyek.
Dengan menautkannya pada bagan Gantt, peringatan dibuat untuk menghindari memperlambat jadwal. Proyek dapat dibagi dengan tonggak, simbol berlian, yang menunjukkan akhir dari satu fase dan awal dari yang berikutnya.
Papan kanban adalah alat manajemen tugas yang memungkinkan manajer proyek dan anggota tim untuk memvisualisasikan tugas. Papan Kanban digunakan oleh tim tangkas dan scrum yang bekerja dalam sprint berulang. Mereka mudah digunakan dan mendorong kolaborasi tim.
Ada banyak bagan dan diagram manajemen proyek yang digunakan manajer proyek untuk merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek mereka. Berikut adalah beberapa yang paling umum digunakan.
Ini hanya beberapa contoh bagan manajemen proyek. Kami memiliki perpustakaan template manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk mengelola setiap fase proyek.
Namun, meskipun template ini bisa sangat berguna, namun tetap merupakan dokumen statis yang tidak dapat menandingi fitur yang akan Anda dapatkan dari perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager.
Perangkat lunak manajemen proyek adalah platform bagi manajer untuk merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek; itu memungkinkan tim mengelola pekerjaan mereka dan juga berkolaborasi. Tonton video di bawah ini untuk melihat perangkat lunak manajemen proyek beraksi:
Memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk organisasi Anda bukanlah tugas yang mudah. Itu terutama karena ada banyak alternatif untuk dipilih. Tetapi tidak semua perangkat lunak manajemen proyek memiliki fitur yang sama dan, sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memutuskan alat mana yang paling cocok untuk organisasi Anda.
ProjectManager menawarkan rangkaian semua alat manajemen proyek yang Anda perlukan untuk menjalankan proyek Anda di setiap langkah—mulai dari inisiasi hingga penutupan. Kami memiliki fitur perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan proyek terbaik.
Sebuah proyek bekerja paling baik ketika peran manajemen proyek didefinisikan dengan baik. Meskipun ada metode manajemen proyek yang memerlukan berbagai jenis tim proyek, ini adalah peran manajemen proyek utama:
Siap menjadi profesional manajemen proyek? Anda harus melatih keterampilan manajemen proyek Anda dan program sertifikasi untuk menjadi manajer proyek profesional.
Ada beberapa organisasi di dunia yang menyediakan sertifikasi dan pelatihan manajemen proyek. Berikut adalah yang paling populer.
Setiap proses manajemen proyek memiliki tujuan tertentu melalui siklus hidup proyek dan bila dilakukan dengan benar, mereka menjamin keberhasilan penyelesaian proyek.
Ruang lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang ditentukan oleh struktur rincian pekerjaan selama fase perencanaan. Secara sederhana, manajemen ruang lingkup terdiri dari memasukkan semua kegiatan, dan mengklarifikasi apa yang tidak akan dilakukan. Ini adalah dasar untuk penjadwalan, penganggaran, dan manajemen tugas.
Proses ini dimulai dengan perencanaan yang matang. Setelah struktur rincian kerja dibangun, seseorang dapat mengetahui setiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Kemudian, tugas dapat diberikan kepada anggota tim. Penting untuk memahami dependensi tugas sehingga tugas-tugas ditata dalam urutan di mana mereka harus diselesaikan.
Proses ini terdiri dari secara efektif mengidentifikasi, memperoleh dan mengalokasikan sumber daya seperti orang, modal, peralatan dan bahan untuk menyelesaikan tugas dan menghasilkan kiriman. Setelah ruang lingkup proyek ditentukan, sumber daya yang akan dibutuhkan untuk setiap aktivitas dapat ditentukan. Sebagai proyek berlangsung, penggunaan sumber daya harus dikendalikan.
Proses manajemen jadwal dapat dibagi dalam 3 sub proses: memperkirakan, penjadwalan dan pengendalian. Pertama, perkirakan waktu untuk setiap aktivitas, milestone, dan deliverable. Kemudian kembangkan jadwal berdasarkan perkiraan waktu tersebut. Setelah fase eksekusi dimulai, pantau jadwal proyek secara teratur.
Proses manajemen risiko mengidentifikasi apa yang mungkin terjadi untuk membuat proyek keluar jalur dan kemudian menentukan respons sehingga ada rencana darurat.
Ini biasanya dilakukan pada proyek yang lebih besar, bukan yang lebih kecil. Meskipun bahkan untuk tim kecil, sinkronisasi singkat dengan tim untuk mengidentifikasi potensi masalah dalam rencana akan berguna untuk menjaga dari hal yang tidak terduga dan memiliki rencana tindakan jika terjadi. Ada beberapa jenis risiko, tetapi yang paling penting adalah risiko yang mempengaruhi triple constraint.
Selama fase inisiasi, para pemangku kepentingan mengungkapkan persyaratan kualitas mereka untuk hasil proyek. Berdasarkan itu, manajer proyek mengembangkan kebijakan mutu yang mendefinisikan prosedur pengendalian kualitas yang akan menjamin jaminan kualitas.
Stakeholder adalah jiwa dari sebuah proyek. Dengan memahami kebutuhan mereka dan sering berkomunikasi dengan mereka sepanjang siklus hidup proyek, persyaratan mereka dapat lebih mudah dipenuhi.
Proses ini diterapkan pada setiap tahap siklus hidup proyek. Ini melibatkan estimasi biaya, menetapkan anggaran dan pengendalian biaya. Mulailah dengan memperkirakan biaya yang terkait dengan setiap tugas, dan kemudian buat anggaran untuk menutupi biaya tersebut. Setelah fase eksekusi dimulai, pantau biaya proyek saat berjalan.
Risiko adalah masalah yang mempengaruhi proyek. Manajemen masalah adalah bagaimana masalah ditangani ketika mereka muncul di proyek dan ada baiknya mencari tahu seperti apa bentuknya karena pasti ada yang salah.
Prosesnya akan mencakup siapa yang perlu diberi tahu, bagaimana membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil tindakan.
Setiap proyek memiliki perubahan. Terkadang itu karena tujuannya tidak didefinisikan dengan baik di awal. Atau karena strategi bisnis telah berubah dan proyek perlu diperbarui. Rencana manajemen perubahan harus dibuat, yang akan mencakup prosedur dan formulir manajemen perubahan proyek.
Banyak proyek melibatkan kerja sama dengan pemasok dan biasanya ada proses seputar bagaimana melibatkan dan membuat kontrak dengan mereka sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan apa yang mereka dapatkan dari uang mereka.
Ya, komunikasi adalah sebuah proses! Identifikasi siapa yang perlu mendapatkan pesan mana dan kapan dan metode komunikasi mana yang paling tepat. Sebuah rencana komunikasi melakukan ini.
Ini adalah proses manajemen proyek yang paling umum, tetapi tim dapat membuat proses khusus yang dibuat sendiri untuk menangani kebiasaan organisasi mereka. Kuncinya adalah menghindari memulai dari awal setiap saat, dan ada tingkat standarisasi tentang bagaimana proyek dikelola sebanyak mungkin.
Tergantung pada industri, tujuan dan persyaratan pemangku kepentingan, manajer proyek dapat menggunakan metodologi manajemen proyek yang berbeda untuk mengelola lima tahap dan mencapai hasil yang sukses. Ini adalah beberapa yang paling populer:
Agile sering digunakan dalam proyek perangkat lunak tetapi menjadi lebih umum pada jenis proyek lain, seperti pemasaran. Ini melibatkan kerja berulang dalam semburan pendek yang disebut "sprint." Pekerjaan dibatasi waktu dan tim menyelesaikan sebanyak mungkin secara realistis sebelum pindah ke rangkaian persyaratan berikutnya.
Prinsip Agile telah digunakan untuk mengembangkan metode seperti scrum, pemrograman ekstrim, kristal, antara lain.
Scrum adalah pendekatan “sprint” singkat untuk mengelola proyek. Ini ideal untuk tim manajemen proyek yang terdiri dari tidak lebih dari 10 orang, dan sering kali digabungkan dengan siklus dua minggu dengan rapat harian pendek, yang dikenal sebagai rapat scrum harian. Ini dipimpin oleh apa yang disebut master Scrum. Scrum bekerja dalam kerangka kerja yang gesit dan terdiri dari kotak waktu, interaksi tim kolaboratif, backlog produk, dan siklus umpan balik.
Model air terjun adalah pendekatan linier untuk memberikan pekerjaan. Manajer proyek datang dengan persyaratan pemangku kepentingan, menyatukan desain, membangun solusi, menguji dan mengimplementasikannya dan kemudian memindahkannya ke tahap pemeliharaan.
Lean telah menjadi berarti beberapa hal baru-baru ini, sejak munculnya gerakan Lean Startup, yang menyukai pendekatan berulang untuk pengembangan produk dan melibatkan membawa pengguna akhir lebih awal dan sering untuk umpan balik pada pengiriman proyek.
Secara tradisional dalam manajemen proyek, Lean PM adalah cara menghilangkan pemborosan dalam proses dan memastikan orang-orang yang terlibat bekerja sama secara efektif. Ini merampingkan handoff antar tim, menghilangkan waktu henti. Fitur umum dari lean working adalah hanya mengerjakan satu proyek pada satu waktu.
Kanban adalah pendekatan visual untuk manajemen proyek. Ini mengelola alur kerja dengan menempatkan tugas di papan Kanban di mana alur kerja dan kemajuan jelas bagi semua peserta. Kanban meningkatkan inefisiensi, dan telah digunakan untuk menjadwalkan lean manufacturing dalam proyek Agile.
Dengan munculnya papan perencanaan visual dalam perangkat lunak di era kita, seperti Trello, sekarang ada kegunaan baru untuk alat Kanban dan metode Kanban. Tim tangkas menggunakan papan Kanban untuk cerita pengguna storyboard dan untuk perencanaan simpanan dalam pengembangan perangkat lunak.
Six Sigma bekerja untuk meningkatkan kualitas dengan mengidentifikasi apa yang tidak bekerja dalam proyek. Ini menerapkan manajemen mutu, termasuk statistik empiris, dan mempekerjakan personel yang ahli dalam disiplin ini. Ada Lean Six Sigma yang menambahkan metodologi lean untuk menghilangkan pemborosan.
Sebagai sebuah doktrin, dikatakan bahwa upaya terus menerus untuk mencapai hasil yang stabil dan diharapkan adalah yang paling penting untuk sukses. Proses dapat didefinisikan dan ditingkatkan. Dibutuhkan seluruh organisasi, dari atas ke bawah, untuk mempertahankan kualitas dalam sebuah proyek.
Metode jalur kritis terdiri dari membangun model yang mencakup semua aktivitas yang tercantum dalam struktur rincian kerja untuk mengidentifikasi urutan tugas proyek dan durasinya. Dengan informasi ini, aktivitas kritis yang harus diselesaikan tepat waktu agar tidak mempengaruhi jadwal proyek dapat diidentifikasi.
Di CCPM, manajer proyek fokus pada sumber daya yang akan mereka gunakan untuk menyelesaikan proyek, seperti tim, peralatan, ruang kantor, dll. Ini adalah metode manajemen proyek yang kurang teknis yang tidak terlalu menekankan urutan tugas atau penjadwalan, tetapi lebih pada menyeimbangkan sumber daya dan menjaganya agar tetap fleksibel.
CCPM dapat diterapkan baik untuk perusahaan besar maupun kecil, dan untuk proyek di industri seperti konstruksi, pengembangan perangkat lunak, serta penelitian dan pengembangan teknologi.
Manajer proyek adalah pemimpin. Mereka perlu memotivasi tim mereka serta merencanakan, memantau, dan melaporkan kemajuan mereka. Ini adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak topi. Mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang kuat dan dapat terhubung dengan jelas dengan pemangku kepentingan dan tim proyek.
Manajer proyek formal biasanya disertifikasi melalui lembaga seperti Institut Manajemen Proyek (PMI) di AS atau PRINCE2 di Inggris Setelah sertifikasi, mereka diharuskan untuk mempertahankan sertifikasi mereka dengan memperoleh pelatihan manajemen proyek tambahan untuk mengumpulkan sejumlah Unit Pengembangan Profesional yang ditargetkan ( PDU).
Seperti disebutkan sebelumnya, standar kualifikasi untuk manajer proyek bersertifikat baru-baru ini diperluas untuk mencakup lebih banyak keterampilan kepemimpinan dan bisnis. Sertifikasi PMI dan standar PDU dapat ditemukan di A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Edisi Keenam, atau di situs web mereka. Tetapi mungkin sulit untuk memahami aspek teknis manajemen proyek tanpa pelatihan sertifikasi formal.
Tetapi sertifikasi tidak selalu merupakan persyaratan, itu bisa menjadi sesuatu yang diperoleh di kemudian hari dalam karir seseorang. Kebanyakan manajer proyek biasanya memulai dengan gelar administrasi bisnis, tetapi tidak selalu. Seringkali pengalaman berbicara lebih keras daripada derajat. Misalnya, jika Anda memimpin proyek kreatif, gelar yang berhubungan dengan seni kemungkinan akan lebih sesuai.
Dalam hal gaji, seorang manajer proyek dapat memperoleh penghasilan mulai dari di bawah $100.000 hingga mendekati $200.000 per tahun. Ini tergantung pada sejumlah faktor, termasuk lokasi, pendidikan, pengalaman bertahun-tahun, kinerja, dan lainnya.