Mengatasi Kekurangan Sumber Daya Proyek

Sumber daya terbatas, tetapi kemampuan Anda untuk mengelolanya untuk memenuhi kebutuhan proyek Anda tidak. Salah satu dari banyak tantangan yang dihadapi manajer proyek adalah bagaimana memandu proyek mereka ke akhir yang sukses tanpa sumber daya yang cukup. Kabar baiknya: ada beberapa cara Anda dapat mengambil sumber daya yang Anda miliki dan membuatnya bekerja dalam proyek Anda. Berita yang lebih baik: kami akan memberi tahu Anda cara melakukannya.

Tantangan PM: Kurangnya Sumber Daya Proyek

Hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda melihat sumber daya Anda tidak mencakup apa yang Anda rencanakan dalam proyek Anda adalah mengidentifikasi konteksnya. Sumber daya dapat berupa apa saja mulai dari bahan hingga personel, dan situasi yang membuat Anda meregangkan sumber daya hingga titik puncaknya dapat memiliki banyak penyebab.

• Teknologi Baru : Anda mungkin sedang mengerjakan program perangkat lunak yang lebih maju daripada kemampuan Anda untuk mendukung atau tim Anda belum mengembangkan keahlian untuk menggunakannya dengan benar.
• Proyek Prioritas Tinggi: Mungkin ada proyek lain yang akhirnya digabungkan dengan proyek Anda dan beberapa sumber daya Anda ditarik dari pekerjaan Anda ke pekerjaan lain.
• Peristiwa Tak Terduga: Anda dapat bersiap menghadapi risiko dan merencanakan ketidakpastian, tetapi orang-orang jatuh sakit, mengambil cuti yang tidak direncanakan, dan sumber daya non-manusia tiba-tiba dapat mengalami masalah pasokan.
• Perencanaan yang Buruk: Kadang-kadang sesederhana kurangnya perencanaan, itulah sebabnya perencanaan secara menyeluruh sebelum melaksanakan proyek sangat penting.

Ketika masalahnya kecil, Anda dapat menerapkan perbaikan cepat dengan melihat rencana proyek dan daftar tugas Anda dan melihat apakah ada perpindahan yang akan membuka lebih banyak waktu. Tapi di sini kita berbicara tentang kekurangan sumber daya yang lebih besar.

Apa yang Anda lakukan untuk mengatasi kekurangan sumber daya proyek? Kami menyarankan proses dua langkah untuk membantu pengelolaan sumber daya Anda.

Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

1. Identifikasi Situasi dan Dampaknya

Beberapa kemungkinan penyebab kurangnya sumber daya. Setelah Anda menentukan alasannya, maka bagian selanjutnya adalah mencari tahu apa dampaknya terhadap proyek tersebut. Tanpa pengetahuan itu, tidak mungkin menyelesaikan masalah.

2. Manfaatkan Papan Kontrol Perubahan Anda

Meskipun sepertinya ini adalah masalah yang harus Anda atasi sendiri, sebenarnya tidak. Anda ingin menggunakan bantuan papan kontrol perubahan. Pertama, sampaikan situasi dan dampaknya terhadap biaya, waktu, ruang lingkup, dan kualitas Anda. Kemudian berikan beberapa opsi yang Anda miliki untuk mengatasinya, dan dengarkan rekomendasi mereka. Setelah suatu tindakan telah diputuskan, bantulah memfasilitasi keputusan itu, dan selama penyelesaiannya, sesuaikan sesuai kebutuhan.

Bahkan dengan bantuan papan kontrol perubahan, Anda mungkin tidak dapat menyesuaikan untuk memenuhi kebutuhan akan lebih banyak sumber daya. Pada saat itu, keputusan mereka untuk mengalokasikan lebih banyak sumber daya dan memungkinkan Anda untuk membuat dasar ulang proyek.

Memantau Sumber Daya Proyek

Untuk menghindari kekurangan sumber daya, penting bagi Anda untuk memantau sumber daya proyek Anda di seluruh proyek. Ada beberapa cara untuk melakukan ini dalam manajemen proyek atau perangkat lunak pelacakan sumber daya Anda. Kamu bisa:

• Lacak ketersediaan sumber daya
• Kelola alokasi beban kerja untuk melacak ketersediaan jam demi jam
• Lihat jadwal proyek untuk memantau kemajuan tugas
• Pantau produktivitas sumber daya di dasbor proyek Anda.

Anda akan lebih baik jika perangkat lunak manajemen proyek Anda memiliki semua kemampuan pemantauan sumber daya ini. Dengan begitu, Anda tidak terbebani oleh transfer data antara dua sistem, dan Anda dapat melacak ketersediaan dan kinerja secara real time.

ProjectManager, misalnya, memiliki dasbor waktu nyata yang menunjukkan dengan tepat bagaimana kinerja sumber daya Anda di tingkat tinggi. Plus, Anda dapat melacak metrik utama lainnya secara bersamaan. Ingin menggali lebih dalam? Buat laporan beban kerja sekali klik atau periksa bagan beban kerja kami. Tidak ada perangkat lunak manajemen proyek yang melakukan lebih banyak untuk manajemen sumber daya daripada ProjectManager. Cobalah gratis hari ini.

Buat Rencana Sumber Daya yang Baik

Cara terbaik untuk mengurangi risiko tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek adalah dengan memastikan perencanaan sumber daya Anda selengkap mungkin. Untuk memulai, Anda ingin benar-benar membuat daftar sumber daya yang Anda perlukan, memperkirakan berapa banyak dari masing-masing yang Anda perlukan dan menjadwalkannya untuk memenuhi tenggat waktu Anda. Itu berarti semua orang, peralatan dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Terkait: Template Perencanaan Sumber Daya

Mengikuti daftar itu adalah jadwal. Ini adalah kerangka waktu di mana sumber daya diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Anda akan ingin mengetahui durasi yang Anda perlukan untuk setiap sumber daya Anda untuk memahami dampaknya terhadap jadwal.

Kebutuhan Anda akan sumber daya tertentu dapat berubah secara dramatis dari hari ke hari; Oleh karena itu, Anda ingin mengatasi masalah kuantitas. Misalnya, berapa kali sehari atau seminggu atau sebulan Anda membutuhkan sumber daya itu? Ini akan membantu Anda memeras setiap penggunaan dari sumber daya yang terbatas itu.

Terakhir, Anda perlu mengidentifikasi asumsi dan kendala yang terkait dengan sumber daya Anda. Asumsi jika apa yang Anda yakini benar, dan kendalanya adalah jadwal, biaya, dan biaya proyek. Rencana pengelolaan sumber daya yang kuat tidak akan mengubah jumlah sumber daya Anda, tetapi akan memperluas penggunaannya untuk memenuhi persyaratan proyek.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Sumber Daya

Memiliki rencana manajemen sumber daya itu penting, tetapi begitu juga memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk mengimplementasikannya. Anda menjadwalkan hanya sebaik kemampuan Anda untuk melacaknya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi Anda data waktu nyata untuk melacak kemajuan proyek dan penggunaan sumber daya Anda secara akurat.

Untuk sumber daya tim Anda, Anda dapat melacak ketersediaan mereka per jam dan harian. Hari libur dan hari libur juga dicatat, baik lokal maupun internasional, yang merupakan fitur hebat untuk proyek dengan tim terdistribusi. Anda juga dapat menggunakan alat manajemen sumber daya kami untuk memantau dan mengelola beban kerja tim Anda.

Dengan cara ini jika salah satu tim Anda kelebihan tugas dan yang lain tidak bekerja, Anda dapat dengan cepat menyesuaikan beban kerja. Ini tidak hanya adil dan mencegah kelelahan, tetapi juga cara yang lebih efisien dan efektif untuk mengelola sumber daya Anda.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Mengatasi Kekurangan Sumber Daya Proyek

Anda tidak akan pernah cukup tahu tentang mengelola sumber daya Anda. Manajer proyek yang baik tidak membiarkan diri mereka terlena. Tonton Jennifer Bridges, PMP, yang memanfaatkan keahliannya dalam manajemen proyek untuk memandu Anda melalui video pelatihan singkat yang membantu Anda memperluas sumber daya dan memenuhi harapan proyek.

Berikut adalah bidikan papan tulis untuk referensi Anda!

Transkripsi:

Selamat datang di Seri Tantangan PM. Hari ini, kami secara khusus berbicara tentang mengatasi kekurangan sumber daya proyek. Tapi pertama-tama, beberapa orang bertanya, atau mereka bertanya-tanya bagaimana saya bisa sampai di sini? Dalam situasi apa saya bahkan kekurangan sumber daya?

Yah, saya pikir sangat penting untuk mengidentifikasi situasi yang Anda hadapi, karena ada alasan berbeda tentang bagaimana Anda sampai di sana, dan pendekatan bagaimana Anda mengatasinya berdasarkan situasi tersebut.

Jadi pertama-tama, mari kita pertimbangkan bahwa dengan teknologi baru, khususnya, yang muncul, terkadang sulit untuk menemukan sumber daya yang tahu cara memprogram, atau mendukung teknologi itu. Jadi terkadang sulit untuk menemukannya, dan bahkan jika Anda menemukannya, harganya mahal.

Situasi lain bisa jadi dalam organisasi Anda, proyek dengan prioritas lebih tinggi muncul, dan kemudian tiba-tiba, beberapa sumber daya utama Anda ditarik dari proyek tersebut.

Juga, kejadian tak terduga. Jadi terkadang, kita berpikir tentang mungkin bencana alam. Terkadang orang memiliki proyek di mana mungkin mereka memiliki serikat pekerja, jadi jika ada pemogokan yang dapat berdampak pada sumber daya.

Juga, saya tahu satu contoh yang pernah saya alami, ada seorang pria di tim saya yang menjadi donor organ untuk saudara perempuannya. Jadi mereka telah menunggu bertahun-tahun untuk hal ini terjadi, dan kemudian tiba-tiba di tengah dan saat kritis sebuah proyek, dia dipanggil untuk proses donor. Jadi dia ditarik keluar untuk waktu yang cukup lama, jadi kami harus mengisi posisinya.

Dan kemudian juga, hanya ada orang miskin karena kurangnya perencanaan. Jadi ketika situasi ini terjadi, tentu saja ada dampak pada proyek. Jadi tahukah Anda, proyek adalah, komponen proyek adalah biaya, waktu, ruang lingkup, dan kualitas. Jadi, Anda harus menilai bagaimana situasi ini memengaruhi proyek Anda. Jadi mari kita lihat beberapa cara untuk mengatasi situasi ini.

Jadi pertama-tama, jika kekurangan sumber daya, Anda dapat melihat rencana proyek Anda, dan tugas Anda dan melihat apakah ada seseorang yang mungkin memiliki sedikit waktu yang mungkin dapat mengisi untuk yang lain? Atau mungkin, Anda tahu, ada sesuatu yang kecil yang bisa Anda atur ulang. Tapi ini, saya yakin, adalah kekurangan sumber daya yang lebih spesifik yang sedang kita bicarakan di sesi papan tulis ini.

Jadi pertama-tama, kenali situasi yang Anda hadapi, dan dampaknya. Dan kemudian, manfaatkan papan kontrol perubahan Anda. Terkadang, beberapa manajer proyek mencoba memperbaiki masalah ini sendiri, dan itu benar-benar keputusan dewan kontrol perubahan tentang cara menanganinya. Jadi bagaimana kita melakukan ini? Anda mempresentasikan kasus Anda.

Jadi, begitu Anda menemukan situasi ini dan dampaknya, Anda ingin secara spesifik mengidentifikasi situasi dan bagaimana hal itu memengaruhi biaya, waktu, ruang lingkup, dan kualitas proyek Anda. Dan kemudian mengidentifikasi posisi kami beberapa opsi untuk papan kontrol perubahan untuk dipertimbangkan.

Dan kemudian membuat rekomendasi Anda sendiri, tidak berarti bahwa mereka harus mengambilnya, tetapi itu membuat mereka tahu bahwa Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda, dan penelitian Anda tentang situasinya sehingga Anda dapat memberi mereka gambaran tentang jalan mana yang Anda merekomendasikan.

Dan kemudian memfasilitasi keputusan dengan papan kontrol perubahan. Dan ketika mereka mendapatkan panduan, mereka mungkin memiliki Anda, misalnya jika itu adalah teknologi yang sedang berkembang, mereka mungkin meminta Anda untuk membeli atau mencari sumber daya tambahan untuk tim yang mungkin menambah biaya sehingga mereka dapat menyetujuinya.

Jika tidak , mereka mungkin memutuskan, "Yah, Anda tahu, kami kesulitan menemukan sumber daya tersebut," jadi merekalah yang mungkin menyetujui perpanjangan atau penundaan linimasa Anda. Atau mungkin mereka memutuskan, mereka mungkin mengambil beberapa ruang lingkup proyek.

Jadi mereka adalah orang-orang yang pada akhirnya dapat membuat keputusan tersebut dan memberi Anda persetujuan sehingga Anda dapat menyusun ulang proyek Anda. Dan kemudian, jadi Anda kembali, dan setelah keputusan dibuat, Anda menyesuaikannya.

Jadi pasti, jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda mengatasi kekurangan sumber daya, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.

(Posting ini diperbarui Desember 2019)