Pengantar Manajemen Tenaga Kerja

Menjaga karyawan Anda tetap terlibat dan pada tugas, yah, bukan tugas yang mudah. Mereka mengatakan satu apel yang buruk benar-benar dapat merusak keseluruhannya—dan itu benar. Perekrutan yang buruk dapat membuat bisnis Anda kehilangan produktivitas tempat kerja yang berharga, belum lagi hampir 20 persen dari gaji mereka rata-rata. Dan itu hanya beberapa alasan mengapa manajemen tenaga kerja sangat penting.

Baik Anda di bidang TI, konstruksi, atau ritel, menguasai dasar-dasar manajemen tenaga kerja dapat sangat bermanfaat bagi Anda.

Apa itu Manajemen Tenaga Kerja?

Manajemen tenaga kerja adalah proses penjadwalan staf Anda dengan cara terbaik untuk memastikan tenaga kerja Anda berfungsi pada tingkat yang paling produktif. Ini bukan gaya manajemen tunggal dan lebih merupakan proses di seluruh perusahaan atau solusi perangkat lunak manajemen tim yang diterapkan dari atas ke bawah.

Tahu anggota staf tertentu yang merupakan orang pagi? Jadwalkan mereka untuk berinteraksi dengan pelanggan untuk shift yang merupakan hal pertama di pagi hari? Punya karyawan kreatif tertentu yang paling produktif pada shift sore atau malam hari? Jadwalkan mereka selama jam-jam produktif mereka yang lebih optimal.

Terkait: Template Jadwal Kerja Mingguan Gratis

Tidak semua orang bekerja dengan cara yang sama: manajemen tenaga kerja bertujuan untuk memanfaatkan fakta itu, dan dengan demikian membuat karyawan Anda lebih efisien dan terlibat. Ini mengurangi pemborosan dan menjaga output perusahaan Anda seimbang dengan biaya overhead

Selain mengoptimalkan jadwal staf dan rencana manajemen waktu, sistem manajemen tenaga kerja yang hebat juga mencakup peramalan, pemantauan, dan analisis tenaga kerja. Mempertimbangkan pasokan (tenaga kerja Anda) versus permintaan (jadwal), tenaga kerja Anda dapat dijadwalkan dan diberi tugas yang sesuai. Dari sana, mereka dapat dianalisis untuk efisiensi dan kompensasi untuk pekerjaan mereka dengan tepat.

Apa Manfaat Manajemen Tenaga Kerja?

Manajemen tenaga kerja adalah salah satu proses yang tidak hanya bertujuan untuk membuat karyawan Anda lebih efisien, tetapi juga bertujuan untuk memberi manfaat bagi karyawan dengan membuat mereka mengerjakan proses yang paling sesuai untuk mereka. Pada gilirannya, ini berfungsi untuk membantu layanan pelanggan dengan lebih baik, meningkatkan output dan keuntungan secara keseluruhan. Sebut saja win-win-win.

Proses ini mulai mendapatkan popularitas pada 1980-an dan 1990-an dengan munculnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP), melihat manfaat besar dari penggunaannya dalam industri seperti perawatan kesehatan, manufaktur, ritel dan banyak lagi.

Tetapi ada manfaat baru bagi manajemen tenaga kerja: saat kita memasuki era ekonomi pertunjukan, banyak pekerja paruh waktu mengalami tekanan keuangan karena mereka tidak dapat menemukan pekerjaan penuh waktu atau jam kerja mereka dipotong. Dalam ekonomi pertunjukan, pekerja dipekerjakan sebagai kontraktor independen, dibayar oleh proyek, bukan berdasarkan jam atau gaji.

Banyak pekerja di gig economy seringkali memiliki banyak pekerjaan berbeda untuk diseimbangkan pada satu waktu, yang dapat memberikan banyak tekanan pada kepastian finansial mereka. Ketika pekerja berada di bawah tekanan keuangan, produktivitas juga menderita. Untuk perusahaan yang menggunakan manajemen tenaga kerja, ini dapat membantu meringankan beban pekerja yang mencoba menyeimbangkan banyak beban kerja dengan membantu mereka merencanakan jadwal mereka sebelumnya seperti yang Anda rencanakan. Semakin Anda dapat membantu mereka merencanakan ke depan dan mengurangi ketidakpastian keuangan itu, semakin produktif pekerja Anda.

Jenis Sistem Manajemen Tenaga Kerja

Solusi perangkat lunak manajemen tenaga kerja dapat diinstal di lokasi, dihosting di cloud, atau melalui Software-as-a-Service (SaaS).

Sebagian besar waktu, manajemen tenaga kerja ditangani menggunakan spreadsheet. Namun, ada semakin banyak solusi yang disesuaikan dengan industri mereka, seperti alat Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), sistem ERP, dan alat manajemen proyek.

Selain itu, banyak manajer proyek akan mengintegrasikan manajemen tenaga kerja dan manajemen proyek melalui aplikasi yang akan membantu menjadwalkan tugas untuk masing-masing penerima tugas, memantau sumber daya, melacak waktu karyawan, menganalisis biaya proyek, dan melaporkan pembaruan status. Ini disebut Manajemen Tenaga Kerja Proyek. Dan lebih dari sekadar membantu mengalokasikan waktu tenaga kerja Anda untuk proyek, ini juga menggabungkan elemen tambahan yang tercantum di atas, menjadikannya pembangkit tenaga dari sebuah proses.

Alat Manajemen Tenaga Kerja

Sama seperti manajemen proyek yang hebat mengarah pada keberhasilan sebuah proyek, perangkat lunak manajemen tenaga kerja yang hebat mengarah pada keberhasilan semua tenaga kerja.

Pilar yang menjadi landasan manajemen tenaga kerja adalah penjadwalan yang tepat. Algoritme asli, yang ditemukan oleh Agner Krarup Erland, telah berkembang untuk mencakup manajemen negara bagian yang lebih kaya, seperti ketersediaan, anggaran, pembatasan undang-undang negara bagian dan federal, upah, keterampilan, waktu istirahat, dan hari libur. Alat manajemen tenaga kerja yang mencakup semua ini adalah investasi yang baik untuk perusahaan Anda.

Pelacakan Waktu

Metode apa pun di mana Anda harus mengandalkan spreadsheet untuk melacak tenaga kerja Anda adalah metode yang melibatkan terlalu banyak risiko kesalahan manusia. Itulah mengapa penting untuk memastikan bahwa alat manajemen tenaga kerja mana pun yang Anda investasikan menyertakan elemen pelacakan waktu. Perangkat lunak pelacakan waktu yang baik akan memungkinkan Anda untuk melihat waktu yang dilacak sesuai dengan status proyek, mengunduh laporan, mengirimkan lembar waktu secara online, dan memantau kemajuan secara real time.

Merencanakan & Berkolaborasi Dengan Tenaga Kerja Anda

Karena tidak ada dua tenaga kerja yang sama, perangkat lunak Anda harus menyertakan elemen perencanaan tenaga kerja. Ini berarti rencana khusus tim untuk TI & Perangkat Lunak, Konstruksi, Pemasaran. Alat perencanaan tenaga kerja yang sepadan dengan garamnya akan memungkinkan Anda merencanakan proyek, melacak masalah, berkolaborasi dengan tim, dan memantau risiko.

Penjadwalan

Dengan alat penjadwalan proyek yang tepat, Anda bisa mendapatkan visibilitas ke proyek Anda secara online, jadi di mana pun tim Anda berada, mereka dapat melihat perubahan jadwal mereka secara real-time. Hal ini juga harus memungkinkan tenaga kerja Anda untuk mendapatkan visibilitas yang lebih baik tentang hasil yang dibutuhkan dan kapan tepatnya—membantu mereka memprioritaskan tugas mereka terlebih dahulu.

Pemantauan & Pelaporan

Selain pelacakan waktu, salah satu elemen terbesar dari manajemen tenaga kerja melibatkan pemantauan dan pelaporan kemajuan tenaga kerja Anda. Tanpa elemen tambahan untuk menganalisis kinerja tenaga kerja Anda, Anda tidak akan tahu bagaimana atau kapan harus beralih ke jadwal yang paling optimal. Untuk alat manajemen tenaga kerja apa pun, pastikan itu menyertakan elemen pemantauan dan pelaporan sehingga Anda dapat melihat apakah Anda terlambat atau tepat waktu.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Anda Mengelola Tenaga Kerja

Tenaga kerja Anda adalah elemen kunci keberhasilan proyek apa pun. Mengelola mereka adalah tugas yang tidak hanya membutuhkan perhatian terhadap detail, tetapi juga membutuhkan tingkat diplomasi dan kemahiran tertentu. Dengan ProjectManager, bagan Gantt online kami memungkinkan Anda menjadwalkan seluruh tenaga kerja dan tugas mereka. Tambahkan tugas baru dan tanggal jatuh tempo, atau tautkan tugas bersama untuk mengoptimalkan waktu karyawan Anda dengan lebih baik.

Staf Anda juga dapat melampirkan komentar atau file ke tugas proyek secara langsung sehingga Anda dapat berkolaborasi dalam keadaan apa pun.

ProjectManager juga dilengkapi alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda menyeimbangkan jam kerja di seluruh tim Anda. Ini membantu Anda memastikan bahwa tidak ada orang yang kelebihan atau kekurangan alokasi pada suatu proyek.

Anda juga dapat mengkategorikan persediaan dan peralatan—dan melacak semuanya—untuk memastikan tim Anda adalah yang paling efisien.

Saat mencoba merencanakan tenaga kerja Anda, jangan biarkan penjadwalan dan manajemen sumber daya secara kebetulan. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membantu Anda melacak dengan lebih baik karyawan mana yang ditugaskan untuk tugas mana dan merencanakan sumber daya ke depan untuk proyek masa depan sehingga Anda tidak akan pernah ketinggalan. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membantu Anda mengelola tenaga kerja dengan lebih baik dengan memulai uji coba gratis selama 30 hari ini.