Seri transformasi digital: Langkah pertama adalah membangun konsensus
Diterbitkan: 2018-01-18Banyak yang telah dikatakan tentang dampak transformasi digital di pasar, dan tidak diragukan lagi bahwa transformasi ini adalah kunci kesuksesan berkelanjutan dan umur panjang bagi banyak bisnis. Ini adalah yang pertama dari serangkaian posting yang dibuat untuk membahas aspek-aspek penting dalam melakukan transformasi digital yang sukses.
Dinamika pelanggan dan pasar berubah dengan kecepatan yang belum pernah terlihat sebelumnya, dan dampak pasar semacam ini akan membuat perubahan dalam organisasi yang tidak selalu terlihat. Perusahaan perlu bersiap untuk serangan baru ini terhadap cara tradisional dalam melakukan sesuatu, tim yang terlibat, dan struktur organisasi.
Teknologi hanyalah salah satu aspek dari perjalanan menuju transformasi—dalam beberapa kasus teknologi akan membantu mendorong transformasi tersebut, dalam kasus lain teknologi memungkinkan untuk rencana yang sudah ada. Di hampir setiap kasus, akan ada dampak organisasi sebagai akibat dari transformasi. Merangkul perubahan organisasi yang menyertai proses transformasi digital dapat membuat perbedaan antara tepat waktu dan sesuai anggaran, dan berharap Anda melakukannya.
Membangun konsensus dalam transformasi digital sangat penting
Salah satu tantangan terbesar dari transformasi ERP yang terjadi di tahun 90-an masih berlaku sampai sekarang: Ruang rapat tidak hanya harus mendukung perubahan, tetapi juga menerimanya. Apa pun yang kurang dari pembelian penuh sangat meningkatkan risiko tidak melakukannya dengan benar pada umpan pertama. Transformasi digital kantor depan kemungkinan besar akan berdampak pada sebagian besar, jika tidak semua, bidang bisnis.
Saya baru-baru ini bekerja dengan sebuah perusahaan di tengah transformasi digital kantor depan mereka. Selama menit-menit awal pertemuan pertama kami, saya bertanya siapa sponsor eksekutifnya (itu adalah CIO), dan seberapa terlibatnya dia dalam perencanaan transformasi dan pos pemeriksaan dengan bisnis. Dengan cepat menjadi jelas bahwa ini adalah proyek yang dijalankan oleh timnya—hampir secara eksklusif oleh organisasi TI. Mereka memandang bisnis ini sebagai 'pelanggan' mereka yang terlalu menuntut. Lebih buruk lagi, tidak ada seorang pun di tim inti yang tahu apakah dewan sadar atau terlibat dalam proyek yang berarti.
Skenario ini menyoroti dua tantangan mendasar yang dihadapi perusahaan dalam upaya transformasi digital:
Dukungan dewan sangat penting: Pada awal proyek transformasi digital, harus ada panduan yang jelas dari dewan bahwa proyek tersebut cukup penting untuk menjadi mandat. Dewan dapat mengeluarkan beberapa prinsip panduan mengenai sifat kritis dari transformasi, dan dukungan yang diharapkan dari seluruh organisasi.
Pembelian kepemimpinan bisnis: Harus ada dukungan penuh dari kepemimpinan bisnis. Idealnya kepala bisnis dan kepemimpinan TI diselaraskan lebih awal dan mendukung proyek dari atas ke bawah. Pernyataan bersama tentang misi, tujuan, dan tanggung jawab akan sangat membantu dalam menetapkan sikap yang benar mengenai upaya tersebut.
Menginvestasikan waktu di awal untuk memprioritaskan fokus dapat menghemat waktu berharga di kemudian hari. Ketika CEO bisnis Euro multi-miliar dolar bekerja secara langsung dengan tim inti untuk mendukung pengembangan pernyataan misi dan dukungan di seluruh organisasi, pertengkaran internal jauh lebih sedikit saat proyek berjalan. Sponsor CEO dari proses transformasi digital sangat penting untuk keberhasilan proyek, dan keberhasilan jangka panjang organisasi.
Katakan dengan jelas: Menyusun pernyataan misi
Transformasi digital kantor depan menjalankan keseluruhan dampak organisasi – mulai dari peningkatan teknologi langsung, hingga penyetelan ulang teknologi, proses, dan perubahan organisasi secara menyeluruh – menjadikannya sedikit tantangan untuk menggeneralisasi pernyataan misi. Jelas bahwa dalam setiap kasus, mengidentifikasi tujuan dari upaya mencapai persetujuan di awal di seluruh organisasi.
Meskipun masih terjadi, ada sedikit ruang untuk pendekatan 'Jika kita membangunnya, mereka akan datang' di dalam organisasi. Diskusi terberat yang pernah saya lakukan terkait transformasi adalah hasil dari proyek yang tidak dipresentasikan dengan baik ke seluruh organisasi. Ketidaksesuaian harapan hanya menyebabkan masalah.
Beberapa mungkin menantang gagasan bahwa Anda harus membuat pernyataan misi untuk setiap proyek. Saya berpendapat bahwa bahkan peningkatan teknologi harus memiliki pernyataan misi, karena akan mengatur nada dan ruang lingkup untuk proyek tersebut. Semua orang takut akan scope creep (lebih lanjut tentang itu nanti), dan ini adalah titik awal termudah untuk meminimalkan perluasan proyek yang tidak direncanakan.
Saat Anda menyusun pernyataan misi, penting untuk mengevaluasi kemampuan organisasi Anda untuk menerima perubahan. Dalam organisasi yang matang, masuk akal untuk memiliki pernyataan terperinci yang menggarisbawahi visi jangka panjang. Untuk organisasi yang kurang matang yang masih menemukan jalan mereka secara strategis, pernyataan misi harus terlihat lebih umum untuk mengurangi dorongan balik dari elemen dalam perusahaan yang tidak selaras dengan perubahan.
Mulailah pernyataan Anda dengan motivasi yang mendorong upaya tersebut. Ini akan membantu menyempurnakan misi Anda secara langsung. Apa yang dilakukan pesaing Anda? Apakah mereka di depan Anda? Apakah ada pendatang baru dalam bisnis Anda? Tren apa di industri Anda yang relevan? Bagaimana interaksi bisnis dengan pelanggan Anda berubah? Apakah ada segmen pelanggan baru yang akan Anda jangkau?
Meskipun ada sejumlah pertanyaan yang perlu dipertimbangkan, rangkaian pertanyaan yang relevan dengan transformasi Anda akan bervariasi berdasarkan ukuran upaya dan tujuan Anda.
Pernyataan misi harus cukup ringkas sehingga tim yang selaras dapat menginternalisasikannya, dan kepemimpinan eksekutif serta dewan dapat mengomunikasikannya secara efektif. Meskipun ini tampak jelas, kami sering menemukan bahwa pelanggan yang berjuang dengan transformasi digital memiliki pernyataan misi yang memiliki sedikit hubungan dengan proyek yang berubah menjadi apa.
Selain gagal memilikinya, dua masalah terbesar dalam menetapkan pernyataan misi Anda adalah:
1. Tidak mendapatkan dukungan di seluruh organisasi
2. Memasukkan terlalu banyak ke dalam pernyataan misi
Semua orang di tim, termasuk mitra dan vendor teknologi harus diberi tahu, dan mampu mengartikulasikan misi proyek. Ini akan membentuk dasar untuk proyek Anda dan memberikan landasan yang Anda butuhkan untuk menyampaikan—dan berkomunikasi—dengan sukses.
Pernyataan misi untuk organisasi harus berfungsi sebagai panduan menyeluruh untuk transformasi.
Berikut adalah beberapa tampilan gambar besar:
Amazon.com: Visi kami adalah menjadi perusahaan yang paling berpusat pada pelanggan; untuk membangun tempat di mana orang dapat datang untuk menemukan dan menemukan apa pun yang mungkin ingin mereka beli secara online .
Ebay: Misi kami adalah menyediakan pasar online global di mana hampir semua orang dapat berdagang secara praktis apa saja, memungkinkan peluang ekonomi di seluruh dunia.
Zappos: Tujuan kami adalah memposisikan Zappos sebagai pemimpin layanan online. Jika kami dapat membuat pelanggan mengasosiasikan merek Zappos dengan layanan terbaik, maka kami dapat memperluas ke kategori produk lain di luar sepatu.
Jack Di Lillo, Manajer eCommerce B2B untuk Clarks membagikan misi yang lebih spesifik untuk proyek yang merupakan bagian dari misi keseluruhan:
Clarks Wholesale eCommerce: Mengirimkan sepatu yang tepat secara digital, kepada pelanggan yang tepat, pada waktu yang tepat; sekaligus menjadi sumber penghasil keuntungan terbesar di Clarks, selalu selaras dengan strategi grosir global Clarks.
Pikiran terakhir
Teknologi adalah pendorong dalam transformasi, dan merupakan bagian penting dari persamaan, tetapi bukanlah ide yang baik untuk memulai dengan teknologi—organisasi pertama-tama perlu merangkul kebutuhan akan perubahan jauh sebelum penerapan teknologi tertentu. Mendefinisikan perubahan yang diperlukan akan membantu menentukan alat yang tepat untuk menyediakan pemberdayaan itu.
Pada postingan berikutnya dari seri ini pada tanggal 1 Februari, saya akan membahas bagaimana mendefinisikan ruang lingkup, dan yang lebih penting pagar pengaman, dari proyek transformasi digital Anda.
Transformasi digital itu sulit, tetapi alternatif bagi sebagian besar perusahaan lebih buruk. Jika Anda belum memulai percakapan tentang transformasi, tidak ada waktu yang lebih baik daripada saat ini.