Template Undangan Email: Cara Membuat dan Menggunakannya

Jadi, Anda memiliki acara dan ingin mengirim undangan email, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana atau harus berkata apa.

Jangan khawatir. Aku punya banyak ide untuk membantumu.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan beberapa template undangan email favorit saya, menjelaskan mengapa saya menyukainya, dan memberi Anda beberapa saran bermanfaat tentang apa yang harus disertakan di dalamnya.

Dari pesta Tahun Baru hingga perayaan Teman-mas (dan bahkan undangan pernikahan), kita akan menjelajahi template undangan email selama setahun penuh bersama-sama!

Dan pada saat kami selesai, Anda akan dapat dengan percaya diri membuat, dan mengedit, template undangan email Anda sendiri.

Tetapi sebelum kita membahas semua itu, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya:

Apa yang harus disertakan dalam undangan email?

Setiap undangan, apa pun acaranya, harus menyertakan informasi tertentu — siapa, apa, di mana, kapan, bagaimana:

• Siapa yang menyelenggarakan acara
• Apa acaranya?
• Dimana acaranya
• Saat acara berlangsung
• Bagaimana orang yang diundang merespons

Selain dasar-dasar tersebut, undangan yang baik juga menggambarkan acara dengan cara yang menarik para undangan untuk menjadi peserta — melalui citra dan teks; apa yang kami sebut sebagai "konten".

Salah satu keuntungan utama mengirimkan undangan pesta melalui email adalah undangan Anda dapat langsung merespons, langsung dari undangan email, melalui tautan yang Anda masukkan ke template undangan email Anda.

Jika Anda berpikir untuk mengirimkan pengumuman alih-alih undangan, lihat Panduan 1-2-3 untuk Email Pengumuman kami.

Apa itu template undangan acara?

Template undangan acara pada dasarnya hanyalah jenis lain dari template email. Paling sering, penyedia email seperti Kontak Konstan memiliki banyak template email undangan untuk dipilih. Sementara saya akan membagikan beberapa template tersebut di artikel ini, apa yang saya bagikan hanyalah puncak gunung es, begitulah.

Selain memiliki template acara yang telah dibuat sebelumnya untuk dipilih, Anda juga dapat membuat undangan dari template email biasa, atau membuat sendiri dari awal, atau membuatnya untuk Anda. Jangan khawatir, saya berjanji akan memberi tahu Anda caranya, sebelum kita selesai.

Tidak memiliki akun Kontak Konstan? Cobalah template email kami dengan uji coba gratis selama 60 hari.

Sekarang setelah kita mendapatkan beberapa informasi dasar, mari kita lihat beberapa template email undangan yang bagus.

Contoh template email undangan

Januari – Selamat Tahun Baru!

Malam Tahun Baru adalah saat kita mengucapkan selamat tinggal pada masa lalu kita dan menatap masa depan kita. Kami berpikir untuk membuat resolusi (yang jarang kami pertahankan), tetapi yang terpenting kami berkumpul dengan teman dan keluarga yang ingin kami habiskan tahun depan bersama.

Berlalunya satu tahun ke tahun berikutnya bisa sangat sarat dengan sentimen (dan subteks), tetapi undangan Anda harus diisi dengan antisipasi, kegembiraan, dan kegembiraan — sama seperti pesta Anda.

Dan itulah kunci undangan:

Undangan harus menjadi pratinjau dari acara yang digembar-gemborkannya. (Tweet ini)

Template ini adalah favorit saya untuk soiree Tahun Baru.

Sekarang, sebelum Anda mulai mempertanyakan kewarasan saya, izinkan saya menjelaskan alasannya.

Dasar dari template email ini adalah klasik. Gambar di atas memiliki tulisan yang indah dan melingkar (namun sangat jelas). Perbatasan eksterior memiliki pola zig-zag berkilau emas yang menarik perhatian, yang menghadirkan keanggunan dan kesenangan. Dan tata letak (konfigurasi blok penyusun yang membentuk email) template sesuai dengan praktik terbaik — dengan satu gambar, kurang dari 20 baris teks, dan logo perusahaan ditampilkan dengan jelas (tanpa menutupi fokus konten).

Apa? Ini bukan undangan?

Dengan sedikit imajinasi, memang begitu.

Dengan beberapa perubahan warna, beberapa teks berbeda (yang oleh penulis disebut "salin") dan ajakan bertindak, template email ini sekarang menjadi undangan ke acara penggalangan dana untuk organisasi nirlaba, yang diselenggarakan oleh perusahaan real estat. Ya, Anda dapat memasukkan semua itu ke dalam undangan dengan salinan kurang dari 20 baris juga!

Februari – Hari Valentine

Sebuah acara tidak harus berupa pesta. "Acara" pada dasarnya identik dengan "kesempatan." Ini bisa berupa apa saja yang baru atau istimewa dengan bisnis Anda.

Jadi, untuk Hari Valentine, acara Anda bisa menjadi penggalangan dana untuk penampungan hewan, acara penjualan online, atau apa pun yang Anda pikirkan.

Maret – Hari St. Patrick

Ah! Keberuntungan orang Irlandia!

Liburan ini sangat beruntung, ia memiliki template undangan yang sempurna untuk panggangan, pub, restoran — tempat mana pun yang menyajikan bir hijau pada hari besar.

Apa yang membuat template undangan ini sangat bagus adalah karena semua bagian sudah ada di tempatnya: logo perusahaan di bagian atas — sehingga pembaca dapat langsung mengonfirmasi dari siapa email itu berasal; gambar untuk menarik perhatian; diikuti oleh undangan yang sebenarnya; gambar dan deskripsi yang menarik tentang apa yang akan terjadi di acara tersebut; diakhiri dengan gambar orang-orang yang menghadiri pesta (tahun lalu). Templat undangan acara ini juga memiliki ruang di bagian akhir untuk informasi tambahan yang akan ditambahkan. Dalam hal ini, informasi sumbangan amal.

Dan bagian favorit saya dari template ini? Ini terlihat brilian di ponsel!

Dengan semua itu sudah diatur, yang harus Anda lakukan adalah mengetikkan salinan Anda di atas teks placeholder di template.

April – Paskah

Saya suka template ini karena hidup, sederhana, dan langsung ke intinya. Tidak ada pemukulan dengan yang satu ini. Dan sangat sedikit salinan yang perlu ditulis oleh Anda.

Untuk menggunakan template ini apa adanya, cukup perbarui tanggal dan waktu, ubah alamat, perbarui tautan, dan “voila!” - selesai!

Dengan demikian, setiap komponen template dapat disesuaikan.

Tidak ingin ikon gereja? Letakkan logo Anda di tempatnya.

Tidak yakin tentang warna? Ubah mereka.

Punya gambar Paskah Anda sendiri untuk digunakan? Hapus yang ini dan tambahkan milik Anda.

Jika semua yang Anda inginkan dari template ini adalah latar belakang luar kelinci yang menggemaskan (yang tidak bisa Anda dapatkan di tempat lain), maka Anda dapat mengupas sisanya hingga ke intinya dan membangunnya kembali sesuka Anda.

Terserah kamu.

Sekarang, saya tahu bahwa tidak semua orang merayakan Paskah, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat merayakan musim semi atau Hari Bumi.

Mei – Cinco de Mayo

Di Amerika Serikat, Cinco de Mayo membawa serta pesta, margarita, dan taco. Dan sementara templat undangan Cinco de Mayo Kontak Konstan ditujukan untuk restoran Meksiko yang menyelenggarakan pesta, sangat mudah untuk menyesuaikannya dengan perusahaan atau organisasi Anda sendiri.

Juni – Undangan Pernikahan

Aku tahu ini adalah salah satu yang Anda tidak sabar untuk melihat. Bagaimanapun, mengirimkan undangan pernikahan melalui email masih dianggap tidak konvensional, tetapi itu bisa dilakukan — dan indah.

Karena sangat tidak konvensional, Anda tidak akan menemukan template siap pakai di bawah pencarian "pernikahan". Namun, Anda akan menemukan beberapa templat yang bagus untuk digunakan dengan mencari di bawah kategori lain.

Contohnya:

Yang ini muncul di bawah "Undangan," "Acara," dan "Simpan Tanggalnya" —

Yang ini ditandai untuk "Hari Ibu." Tetapi, tergantung pada warna Anda, ini juga merupakan pilihan yang bagus:

Ini adalah template lain yang saya suka untuk undangan pernikahan musim panas:

Saya suka yang ini karena bunganya yang lembut dan bersahaja yang memangkas bagian atas dan bawah template. Saya tidak bisa mendapatkannya di template lain. Dan meskipun tidak terlihat seperti undangan pernikahan, tidak butuh waktu lama untuk mengubahnya.

Juli – Empat Juli

Oke, di sinilah saya mengaku. Template ini mungkin favorit saya karena saya suka gambar utamanya.

Ada templat Empat Juli lain yang lebih mencolok di luar sana, dan saya tahu templat undangan email khusus ini tidak cocok untuk semua orang. Sebagai orang yang rajin berkemah, template email ini membangkitkan respons emosional dalam diri saya — setiap kali saya melihatnya.

Undangan Anda harus membangkitkan respons emosional jika memungkinkan , dan sesuai.

Jika Anda mengabaikan gambar utama, undangan lainnya cukup jelas. Namun, saya ingin menunjukkan bahwa ini adalah contoh undangan yang sangat informal. Dengan demikian, meskipun "apa" jelas, "di mana" tersirat. Selama pembaca Anda mengetahui bisnis, lokasi, dan fasilitas Anda, tidak apa-apa untuk tidak mencantumkan alamat di badan undangan. Juga, "kapan" tidak jelas — templat undangan khusus ini lolos hanya karena mereka mengundang peserta untuk "datang lebih awal" untuk berkemah di properti.

Agustus – Kembali ke Sekolah

Bagi kita di Amerika Serikat, anak-anak biasanya mulai kembali ke sekolah pada akhir Agustus. Dan meskipun sepertinya bukan waktu yang tepat untuk merayakannya, penggalangan dana sekolah tampaknya dimulai lebih awal dan lebih awal di tahun ini.

Dengan mengingat hal itu, meskipun salinan placeholder dalam contoh berikut ini mengatakan September dan Oktober, menggunakannya pada bulan Agustus tidak terlalu jauh.

Jika Anda bukan sekolah yang perlu segera memulai penggalangan dana, pikirkan untuk mengadakan acara khusus bagi orang tua untuk merayakan pengiriman anak-anak mereka kembali ke sekolah. Atau adakan acara penjualan bagi pembaca Anda untuk merapikan lemari pakaian mereka untuk menghadapi perubahan cuaca yang akan datang. Atau buat acara pertemuan PTA pertama tahun ini.

Lihat undangan bergaya kartu pos ini untuk Pembukaan Besar sebuah gedung:

Kemungkinan untuk sebuah acara tidak terbatas — buatlah!

September – Hari Buruh

Ide-ide yang saya daftarkan untuk bulan Agustus dapat bekerja untuk bulan September juga, tetapi jika Anda ingin menjadi tuan rumah sesuatu yang istimewa untuk Hari Buruh, izinkan saya menyarankan template ini:

Saya suka template khusus ini karena mengingatkan pada bbq halaman belakang. Ini juga menyenangkan, cerah (tetapi tidak berlebihan), dan memiliki semua bagian penting yang dipetakan untuk Anda. Mudah-peasy.

Oktober – Halloween

Saya memiliki beberapa template email Halloween favorit.

Yang pertama ini disiapkan untuk acara penjualan, tapi saya suka tata letak dan fakta bahwa seluruh template terlihat seperti satu gambar lengkap, dengan teks ditempatkan di dalam lapisan tanah. Terlalu menyenangkan!

Yang kedua ini berisi .gif, dan meskipun disiapkan untuk kupon, tidak perlu banyak untuk mengubahnya menjadi undangan.

November – Thanksgiving, BlackFriday, Small Business Saturday, Cyber ​​Monday, & Giving Tuesday

Bulan November memiliki banyak hal yang terjadi! Dan saya tidak takut untuk mengakui bahwa itu bisa sedikit berlebihan.

Tip: Buat dan jadwalkan undangan musim liburan Anda lebih awal. Dengan begitu Anda tidak perlu khawatir tentang mereka ketika keadaan menjadi sibuk.

Ada begitu banyak template bagus untuk dipilih untuk setiap hari istimewa ini, sehingga saya merasa tidak mungkin menemukan hanya satu atau dua untuk dibagikan. Jadi, inilah lima:

Desember – Natal, Hanukkah, Kwanzaa, Chrismukkah, Teman-mas…

Apa pun acara yang Anda rayakan, ada templat untuk itu. Yah, Anda mungkin harus membuat sendiri untuk Christmukkah atau Teman-mas, tetapi sekarang Anda tahu persis bagaimana melakukannya. Tapi, untuk berjaga-jaga, berikut adalah beberapa template yang perlu dipertimbangkan:

Saya suka template ini untuk Chrismukkah karena memiliki latar belakang Hanukkah yang bagus, serta aksen, dan sangat mudah untuk menambahkan elemen Natal ke dalamnya.

Bagaimana dengan Teman-mas?

Template ini sangat menyenangkan! Dan dengan beberapa perubahan konten, ini adalah undangan Teman-mas!

Cara membuat undangan email yang sepenuhnya disesuaikan

Jadi, mungkin Anda telah menggunakan semua template, atau Anda tidak menemukan apa pun yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Tidak masalah. Anda dapat membuat undangan email dari awal, atau membuatnya untuk Anda.

Buat undangan email sendiri

Membuat template Anda sendiri dari awal jauh lebih mudah daripada kedengarannya. Jika Anda sudah memiliki beberapa gambar yang ingin Anda gunakan dan memiliki beberapa warna (seperti warna merek Anda), Anda siap untuk pergi!

Mulailah dengan template kosong.

Atur latar belakang dalam dan luar Anda di tab desain dan gunakan blok seret dan lepas untuk membuat template Anda.

Setelah Anda memiliki tata letak yang sesuai untuk Anda, Anda dapat mulai memasukkan gambar dan menulis salinan Anda.

Untuk informasi lebih lanjut tentang membuat template email Anda sendiri, lihat artikel kami: Cara Membuat Template HTML.

Buat template undangan email untuk Anda

Jika Anda tidak memiliki waktu atau keinginan untuk membuat undangan email dari awal, tetapi Anda menginginkan sesuatu yang berbeda dan unik untuk acara Anda, hubungi tim layanan profesional Kontak Konstan. Tim desain dapat membuat template undangan email unik untuk Anda, di mana Anda kemudian dapat menyisipkan gambar dan menulis salinannya sendiri. Atau, Anda dapat meminta anggota tim layanan lengkap membuat desain dan menulis salinannya untuk Anda.

Apa yang harus dicari dalam template undangan email

Baik Anda menginginkan sesuatu yang sangat sederhana dan mudah disatukan, atau Anda menginginkan undangan acara yang sangat disesuaikan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mencari template yang tepat untuk acara Anda:

• Pola latar belakang luar . Tidak semua pola latar belakang tersedia untuk setiap templat, jadi jika Anda jatuh cinta dengan latar belakang tertentu, temukan cara untuk membuat templat itu cocok untuk Anda.
• Gambar jatuhkan kembali . Inilah yang saya sebut gambar yang memiliki lapisan blok teks (gambar utama dari template Paskah adalah contoh utama dari jenis gambar ini). Gambar-gambar ini hanya tersedia di template tempat mereka ditampilkan, dan tidak dapat diganti, hanya dihapus — dengan menghapus blok tempat mereka menjadi bagian.
• Aksen . Ini adalah hal-hal kecil yang membuat setiap template yang dibuat sebelumnya unik. Dari hati pada templat Hari Valentine hingga pembatas kecil keriting di templat Hari St. Patrick, ada banyak hal kecil seperti itu yang tidak dapat ditemukan di templat lain.
• Citra eksklusif . Ini adalah gambar di dalam template yang diberikan. Setiap gambar khusus untuk template tersebut, dan meskipun dapat dengan mudah diganti, diubah ukurannya, dan dihapus, gambar tersebut tidak dapat dipindahkan dari satu template ke template lainnya. Kumis, janggut, dan ikat pinggang "Santa" dalam contoh terakhir saya adalah semua gambar eksklusif.

Acara dan Konsistensi Tahunan

Jika Anda merencanakan acara tahunan, gunakan template yang sama setiap tahun (kecuali jika Anda memiliki perubahan tema). Dengan begitu, setiap orang yang menerima undangan tahun lalu, akan langsung mengenali undangan itu lagi tahun depan, dan itu saja bisa membuat orang mengklik tombol “Daftar Sekarang”.

Dan ini adalah sesuatu yang saya tidak bisa cukup menekankan:

Dalam hal pemasaran online, konsistensi adalah kuncinya . (Tweet ini)

Jadi, jika Anda memiliki template bermerek yang Anda gunakan sekarang untuk buletin Anda. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat menyimpan beberapa komponen utama (misalnya penempatan logo, dan warna merek), tetapi percantiklah untuk menjadikannya sebuah undangan.

Anda dapat membuat undangan email unik untuk acara Anda

Dengan sedikit kreativitas, template email apa pun bisa dibuat menjadi undangan.

Dan sekarang Anda telah melihat berbagai template email, dan saya telah menunjukkan kepada Anda bagaimana mereka dapat dibuat menjadi undangan hanya dengan beberapa perubahan, Anda juga dapat membuat template undangan email Anda sendiri. Jadi, keluarlah dan mulailah membuat pelanggan Anda bersemangat untuk acara yang luar biasa!