Comment développer un plan de marketing événementiel réussi

Imaginez que vous planifiez le dîner de Thanksgiving parfait, mais que vous oubliez d'en parler à vos amis et à votre famille - comment pensez-vous que cela se passe ?

Tout comme un dîner, un événement d'entreprise n'a de succès que si le nombre de participants qui assistent, voient et font passer le mot sur la valeur qu'ils ont reçue.

C'est là qu'intervient le marketing événementiel.

L'organisation d'un événement, personnel ou professionnel, nécessite une planification immense, une attention aux détails et une réflexion cohérente. Lorsque vous organisez un événement, en ligne ou hors ligne, assurez-vous d'avoir un objectif précis. Cet objectif peut aller de la promotion de votre entreprise à la vente de produits, au réseautage, à des idées de magasinage de travail ou à un plaisir et à une excitation simples et précieux. L'idée principale derrière le marketing événementiel est de faire connaître votre entreprise.

Mais rappelez-vous, tout commence par un plan.

Vous devriez commencer à créer un plan de marketing événementiel dès que l'idée de l'événement est née. Cette idée est ensuite suivie d'un brainstorming, d'une organisation, d'une attention à chaque détail et enfin d'une exécution. Cela peut sembler beaucoup, mais avec le bon plan, vous l'avez. Vous devriez commencer à créer un plan, en utilisant un guide de marketing événementiel, dès que l'idée de l'événement est née.

8 étapes pour créer un puissant plan de marketing événementiel

Tout d'abord, gérer un événement et le commercialiser sont deux tâches complètement différentes. Alors que la gestion d'événements vient beaucoup plus tard, le marketing événementiel commence dès le départ.

Commençons à créer le plan marketing de l'événement :

1. Objectif

Pourquoi organisez-vous l'événement ? Quelle est votre motivation et votre objectif ? Quel est le but de l'événement ? Ce sont les premières questions auxquelles il faut répondre, car tout ce qui suit est basé sur leurs réponses.

Un événement peut avoir un ou plusieurs objectifs, mais ce qui compte, c'est que vous en nommiez un et que vous aligniez toutes les tactiques marketing pour y parvenir. Par exemple, si votre objectif est la vente, le contenu que vous créez pour commercialiser l'événement doit être orienté vers les ventes. De même, la façon dont vous attirez les gens doit se concentrer sur les ventes.

2. Budget

Il est normal de tout vouloir et de vouloir le meilleur de tout, mais cela mène souvent à un trou dans votre poche. Établissez un budget pour votre événement et respectez-le. Il est facile de trop dépenser, mais il est extrêmement difficile de compenser l'argent supplémentaire dépensé. Vous travaillez dur pour chaque centime, alors faites un budget et dépensez-le judicieusement.

3. Commercialisation

Il y a deux choses auxquelles vous devez penser lors de la commercialisation de l'événement : le support (ou les plateformes) et le contenu. Il existe de nombreuses façons de commercialiser un événement. 40 % des entreprises utilisent les médias sociaux pour commercialiser un événement, cependant, le marketing par e-mail, à 76 %, est le plus populaire.

Lorsque vous planifiez vos stratégies de marketing de contenu, gardez l'objectif de l'événement comme base. Vous pouvez commencer par créer un site Web percutant pour l'événement, ou ajouter une fenêtre contextuelle ou une page de destination à votre site existant. Organisez du texte et du contenu vidéo, comme une bande-annonce d'événement, des images des coulisses ou un aperçu.

Tout le contenu doit inciter le spectateur à assister à l'événement. Le plan de marketing de contenu doit créer un buzz autour de l'événement, incitant les gens à s'inscrire ou à confirmer leur présence. Vos efforts d'inscription au marketing événementiel devraient faire passer le mot et augmenter votre participation.

4. Gestion & délégation

Vous ne pouvez pas le faire seul. Si vous n'avez personne qui puisse partager le contenu que vous avez créé conformément à votre plan de gestion de contenu, vous pouvez utiliser l'automatisation des e-mails. Cela vous permet de partager et de gérer du contenu par vous-même, mais avec l'efficacité d'avoir une ressource déléguée. Assurez-vous que le contenu sort à temps pour voir de meilleurs résultats.

5. Promotions

Maintenant que vous avez votre contenu en place et les supports pour promouvoir l'événement, il est temps d'appuyer sur envoyer. Ici, vous devez sensibiliser, toucher autant de clients potentiels que possible et vous assurer que vos clients existants sont également invités.

6. Fiançailles

Lorsque les futurs participants sont enthousiastes et voient la valeur de votre événement, vous créez un buzz qui attire davantage l'attention. Promouvoir le partage social, les commentaires sociaux, les interactions avec le public et d'autres discussions.

Vous pouvez créer un hashtag sympa et inciter les gens à en parler ; offrez aux gens une plate-forme ouverte pour interagir avec votre entreprise et les autres participants, ou créez un sentiment d'urgence qui oblige les gens à assister à l'événement. Par exemple, un tweet qui dit "Ne manquez pas les gadgets les plus cool de cette année lors de l'événement XYZ" attirera probablement plus d'attention qu'un tweet qui dit "Venez à l'événement gadget XYZ".

7. Collaborations & partenariats

Que vous ayez collaboré avec des sponsors ou que vous vous soyez associé à d'autres entreprises pour organiser l'événement, il est important que vous travailliez sur le même objectif. Lorsque plusieurs entreprises et sponsors travaillent ensemble, ils peuvent créer plus de valeur et d'excitation pour les participants à l'événement. Esquissez vos plans de marketing événementiel, en synchronisation avec toutes les personnes impliquées, pour créer un plan plus percutant et sans erreur.

8. Évaluer

Vous envoyez des e-mails pour promouvoir votre événement ? Mesurez et évaluez leurs performances par rapport aux buts et objectifs prédéfinis. Utiliser les réseaux sociaux pour attirer des inscrits ? Mesurer et évaluer les données. Promouvoir l'événement hors ligne ? Mesurer et évaluer les résultats. Le fait est qu'il est nécessaire d'évaluer les résultats de votre stratégie de marketing événementiel pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela peut vous aider à élaborer des plans plus solides et à peaufiner la stratégie en cours de route pour tirer le meilleur parti de vos efforts.

Augmentez la fréquentation grâce à des activités de marketing événementiel efficaces

Lors de la création de votre campagne de marketing événementiel, mettez-vous toujours à la place du public potentiel. Posez les questions : « Qu'est-ce que cela m'apporte ? Quelle valeur vais-je recevoir de cet événement ? »

Une stratégie marketing puissante transmet les réponses à ces questions. Vous savez que l'événement que vous organisez sera fantastique, mais votre public doit également le voir. Pour boucler la boucle, cela n'est possible que lorsque vous avez un objectif défini pour votre événement. C'est l'objectif qui vous aide à présenter la valeur aux participants à l'événement, et c'est le fondement de l'ensemble de votre plan de marketing événementiel.

Prenons un exemple pour voir à quoi ressemble une bonne planification d'événements. Voici un e-mail que j'ai reçu d'un restaurant organisant un événement sur le thème d'Halloween :

Cet e-mail de marketing événementiel fonctionne car il utilise un thème de conception Halloween fort pour attirer instantanément mon attention. Il me dit tout ce que je dois savoir, mais retient certains détails pour piquer ma curiosité, par exemple, le menu spécial. L'e-mail m'indique également les coûts approximatifs, ce qui est souvent un grand décideur.

Il y a aussi plus à l'événement que de la nourriture et des boissons. Montrer qu'il y a des jeux amusants et de la peinture faciale me fait savoir que c'est un grand événement pour toute la famille.

Envoyer ceci quelques jours avant Halloween, c'est juste assez de temps pour que je prenne une décision. Étant donné que l'envoi d'e-mails aux abonnés n'est qu'un moyen de commercialiser un événement, le restaurant a inclus des hashtags, ainsi que des boutons de médias sociaux, que les lecteurs peuvent partager et interagir avec eux en ligne. Ils ont également fait la promotion agressive de cet événement sur leurs pages de médias sociaux.

L'objectif de l'e-mail utilisé ici est clair : le restaurant souhaite augmenter ses ventes à l'aide d'un événement sur le thème d'Halloween. L'objectif aurait pu être d'inciter davantage de personnes à s'inscrire pour recevoir des mises à jour sur les événements futurs ou pour faire connaître le restaurant, mais l'e-mail de l'événement reste axé sur la promotion de l'événement, ce qui, à son tour, augmentera la notoriété du restaurant sur son posséder.

Créer un plan de marketing événementiel qui attire les clients

Oubliez le stress lié à la promotion d'événements avec le bon plan. Croyez-moi, ce n'est pas un problème difficile à résoudre une fois que vous avez passé suffisamment de temps à réfléchir à votre plan de marketing événementiel. La meilleure partie est que cela devient de plus en plus facile à mesure que vous organisez de plus en plus d'événements.

Vous souvenez-vous de la première fois où vous avez organisé une soirée cinéma chez vous ? Il a fallu un certain effort pour trouver le film parfait, organiser les sièges et fournir une excellente cuisine, mais maintenant tout le monde parle encore du bon moment qu'ils ont passé.

Vous avez déjà les compétences pour être un excellent hôte - vous l'avez déjà fait. Il est temps de commencer à planifier.