¿Qué es un patrocinador de proyecto? Definición de este rol de PM

El personal del proyecto, como el patrocinador del proyecto, recibe títulos y responsabilidades específicos y existe en una estructura burocrática. Los proyectos se descontrolarían rápidamente sin una estructura burocrática para organizar la acción y autorizar el cambio. Una burocracia crea orden y brinda eficiencia a través de la acción de gráficos y el intercambio de conocimientos.

Con ese espíritu, veremos un rol crítico, uno que está cerca de la cima del tótem: el patrocinador del proyecto. Esta posición puede ser la más importante porque el proyecto fue creado para el patrocinador del proyecto y, por lo tanto, su aprobación o desaprobación final marcará una empresa exitosa o fallida.

¿Qué es un patrocinador de proyecto?

Un patrocinador de proyecto es una persona o grupo que posee el proyecto y proporciona recursos y apoyo para el proyecto, programa o cartera para permitir su éxito.

Cada proyecto tiene al menos un patrocinador de proyecto. Ellos son la razón del proyecto. Si bien no administran las operaciones diarias de un proyecto, están por encima del gerente del proyecto en términos de la jerarquía del proyecto. Lo más probable es que el patrocinador del proyecto haya estado involucrado con el proyecto desde el principio. Ellos fueron los que ayudaron a concebirlo y abogaron por él.

El patrocinador del proyecto puede variar según el proyecto. Por ejemplo, un proyecto del gobierno va a tener un funcionario estatal como patrocinador del proyecto que trabajará con el director del proyecto de la empresa constructora. Sin embargo, en un proyecto de TI, el patrocinador del proyecto puede ser el director de información.

Responsabilidades del patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto es responsable de muchos aspectos del proyecto, desde iniciar y asegurar el éxito hasta aprobar y establecer partes del proyecto. El rol se puede dividir en tres partes: visión, gobernanza y valor o realización de beneficios.

Visión

• Se asegura de que el caso comercial sea válido y esté en sintonía con la propuesta comercial.
• Alinea el proyecto con la estrategia comercial, metas y objetivos
• Se mantiene informado de los eventos del proyecto para mantener el proyecto viable
• Define los criterios para el éxito del proyecto y cómo encaja con el negocio en general

Gobernancia

• Garantiza que el proyecto se lance e inicie correctamente
• Mantiene las prioridades de la organización a lo largo del proyecto.
• Ofrece apoyo para la organización de proyectos.
• Define los roles del proyecto y la estructura de informes
• Actúa como un punto de escalamiento para problemas cuando algo está fuera del control del gerente del proyecto.
• Obtiene recursos económicos
• Tomador de decisiones para el progreso y las fases del proyecto

Valores y Beneficios

• Se asegura de que se gestionen los riesgos y los cambios.
• Ayuda a asegurar el control y revisión de los procesos
• Supervisa la entrega del valor del proyecto.
• Evaluar el estado y el progreso
• Aprueba los entregables
• Ayuda en la toma de decisiones
• Responsable de la calidad del proyecto a lo largo de las fases del proyecto.

Lo que hace un patrocinador de proyecto en cada fase

Mientras que a veces un patrocinador del proyecto está claramente comprometido desde el principio y otras veces no se lo ve por ningún lado, el mejor patrocinador del proyecto está totalmente comprometido con cada fase del proyecto.

Deberes de iniciación

Los patrocinadores del proyecto son fundamentales para seleccionar al director del proyecto durante la fase de inicio, y luego le dan a ese director del proyecto un mandato claro, un contexto para el proyecto y establecen el nivel de su autoridad.

Además, durante el inicio del proyecto, el patrocinador del proyecto se asegura de que el proyecto sea apropiado para la organización, ofreciendo información sobre el acta de constitución del proyecto y participando en la reunión inicial. El patrocinador ayuda con la toma de decisiones durante esta fase.

deberes de planificación

Para la fase de planificación, el patrocinador del proyecto verifica que el plan del proyecto sea realista y factible. Esto explica las restricciones de tiempo y si el equipo tiene o no expectativas que no pueden cumplir.

El patrocinador del proyecto también puede ayudar a resolver problemas, si están más allá del alcance del gerente del proyecto. Si hay otros proyectos en juego, el patrocinador del proyecto se asegura de que todos trabajen juntos y no unos contra otros.

Deberes de implementación

Para las fases de implementación y control, el patrocinador del proyecto debe trabajar con el gerente del proyecto, pero sin traspasar los límites. El patrocinador del proyecto evalúa el progreso real del proyecto en comparación con lo planificado y proporciona retroalimentación al gerente del proyecto según sea necesario.

Los patrocinadores también ayudan al gerente del proyecto y al trabajo en equipo de manera más autónoma para resolver los problemas a medida que surgen, mientras se aseguran de que se sigan los procesos. Identifican los factores subyacentes que podrían causar problemas y celebran la finalización de los hitos.

deberes de cierre

Durante la fase de cierre, el patrocinador del proyecto es parte de la evaluación post mortem del desempeño y otros aspectos del proyecto. Se aseguran de que las transferencias y las firmas se realicen correctamente. Los patrocinadores de proyectos ayudan a facilitar la discusión que decide si un proyecto fue un éxito o un fracaso.

En general, un patrocinador del proyecto ayuda a agilizar las comunicaciones. Crean confianza y colaboración y evitan que los problemas se intensifiquen. En cuanto a los problemas, pusieron en marcha el instrumento para identificar problemas con el cronograma, el costo y la calidad. En ese sentido, también están a cargo de asegurarse de que la gestión de riesgos sea exitosa. Finalmente, también fomentan el mantenimiento de registros para el almacenamiento de datos históricos.

Diferencias entre un patrocinador de proyecto y otros roles

El patrocinador de un proyecto se diferencia del propietario del proyecto en que es una persona, mientras que el propietario es una organización. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el patrocinador del proyecto es empleado del propietario del proyecto.

La parte interesada del proyecto puede confundirse con el patrocinador del proyecto debido a los títulos similares. Sin embargo, una parte interesada del proyecto es cualquier persona afectada por el proyecto. Pueden ser agencias reguladoras gubernamentales, propietarios de tierras, etc. El patrocinador del proyecto suele ser parte de la organización propietaria del proyecto.

ProjectManager tiene herramientas para interactuar con patrocinadores de proyectos

Los patrocinadores de proyectos necesitan actualizaciones de estado periódicas. ProjectManager tiene una serie de herramientas que lo ayudan a realizar sus tareas a tiempo y dentro del presupuesto, y luego comunicar ese éxito al patrocinador de su proyecto.

Por ejemplo, con nuestro diagrama de Gantt en línea, cuando los miembros del equipo inician sesión y completan las tareas que se les asignan, el progreso del proyecto se actualiza en tiempo real. Esto lo ayuda a cumplir con el cronograma y proporciona una forma visual de actualizar el patrocinador de su proyecto en el cronograma.

ProjectManager también tiene un tablero en tiempo real que muestra datos de proyectos en vivo. Estos gráficos se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea el patrocinador del proyecto y luego compartirlos digitalmente o imprimirlos para una presentación. Si se va a reunir con el patrocinador del proyecto, lleve su software con usted. Puede acceder fácilmente si surge alguna pregunta que requiera una inmersión más profunda en los datos.

Los patrocinadores de proyectos necesitan este tipo de transparencia: se sienten parte del proceso y pueden brindar la orientación que deben brindar para mantener el proyecto alineado con los objetivos comerciales de la organización.

Los patrocinadores de proyectos son uno de los muchos engranajes que impulsan un proyecto a un final exitoso. Son especialmente importantes ya que tienen el poder de aprobar o desaprobar cambios para mantener los proyectos alineados con la estrategia comercial. Por lo tanto, desea mantenerlos bien informados. Si desea integrar mejor al patrocinador del proyecto, pruebe ProjectManager gratis con esta prueba de 30 días.