Что такое спонсор проекта? Определение этой роли PM

Персоналу проекта, такому как спонсор проекта, присваиваются определенные должности и обязанности, и он существует в бюрократической структуре. Проекты быстро выйдут из-под контроля без бюрократической структуры, которая организует действия и санкционирует изменения. Бюрократия создает порядок и обеспечивает эффективность за счет планирования действий и обмена знаниями.

В этом духе мы рассмотрим важнейшую роль, находящуюся на вершине тотемного столба: спонсора проекта. Эта позиция может быть самой важной, потому что проект был создан для спонсора проекта, и поэтому их окончательное одобрение или неодобрение будет означать либо успешное, либо неудачное предприятие.

Что такое спонсор проекта?

Спонсор проекта — это лицо или группа, которые владеют проектом и предоставляют ресурсы и поддержку для проекта, программы или портфеля, чтобы обеспечить его успех.

У каждого проекта есть как минимум один спонсор проекта. Они являются причиной проекта. Хотя они не управляют повседневными операциями проекта, они стоят выше менеджера проекта с точки зрения иерархии проекта. Скорее всего, спонсор проекта был вовлечен в проект с самого начала. Они были теми, кто помог задумать это и выступил за это.

Спонсор проекта может варьироваться в зависимости от проекта. Например, в государственном проекте спонсором проекта будет государственный чиновник, который будет работать с менеджером проекта строительной компании. Однако в ИТ-проекте спонсором проекта может быть директор по информационным технологиям.

Обязанности спонсора проекта

Спонсор проекта несет ответственность за многие аспекты проекта, от инициирования и обеспечения успеха до утверждения и создания частей проекта. Роль можно разбить на три части: видение, управление и реализация ценности или выгоды.

Зрение

• Убедиться, что бизнес-кейс действителен и соответствует бизнес-предложению
• Согласовывает проект с бизнес-стратегией, целями и задачами
• Получает информацию о событиях проекта, чтобы поддерживать жизнеспособность проекта
• Определяет критерии успеха проекта и его соответствие общему бизнесу.

Управление

• Гарантирует, что проект правильно запущен и инициирован
• Поддерживает организационные приоритеты на протяжении всего проекта
• Предлагает помощь в организации проекта
• Определяет роли проекта и структуру отчетности
• Выступает в качестве точки эскалации для проблем, когда что-то находится вне контроля менеджера проекта.
• Получает финансовые ресурсы
• Лицо, принимающее решение о ходе и этапах проекта

Ценности и преимущества

• Обеспечивает управление рисками и изменениями
• Помогает обеспечить контроль и обзор процессов
• Контролирует достижение ценности проекта
• Оценивайте статус и прогресс
• Утверждает результаты
• Помогает в принятии решений
• Ответственность за качество проекта на всех этапах проекта

Что делает спонсор проекта на каждом этапе

В то время как иногда спонсор проекта явно вовлечен с самого начала, а иногда его нигде не видно, лучший спонсор проекта полностью вовлечен в каждую фазу проекта.

Обязанности посвящения

Спонсоры проекта играют важную роль в выборе менеджера проекта на этапе инициации, а затем они дают этому менеджеру проекта четкие полномочия, контекст для проекта и устанавливают уровень своих полномочий.

Кроме того, во время инициации проекта спонсор проекта убеждается в том, что проект подходит для организации, предлагая свой вклад в устав проекта и участвуя в стартовом совещании. Спонсор помогает с принятием решений на этом этапе.

Обязанности по планированию

На этапе планирования спонсор проекта проверяет реалистичность и выполнимость плана проекта. Это объясняет ограничения по времени и то, возложены ли на команду ожидания, которые они не могут оправдать.

Спонсор проекта также может помочь решить проблемы, если они выходят за рамки компетенции менеджера проекта. Если в игре есть другие проекты, спонсор проекта следит за тем, чтобы все они работали вместе, а не друг против друга.

Обязанности по реализации

На этапах реализации и контроля спонсор проекта должен работать с менеджером проекта, но не переступать границы. Спонсор проекта оценивает фактический прогресс проекта по сравнению с запланированным и при необходимости предоставляет обратную связь менеджеру проекта.

Спонсоры также помогают руководителю проекта и командной работе более автономно решать проблемы по мере их возникновения, обеспечивая при этом соблюдение процессов. Они выявляют основные факторы, которые могут вызвать проблемы, и отмечают достижение вех.

Заключительные обязанности

На заключительном этапе спонсор проекта участвует в пост-мортемной оценке производительности и других аспектов проекта. Они следят за тем, чтобы передачи и подписания выполнялись должным образом. Спонсоры проекта помогают организовать обсуждение, которое решает, был ли проект успешным или неудачным.

В целом, спонсор проекта помогает оптимизировать коммуникации. Они создают доверие и сотрудничество и предотвращают эскалацию проблем. Что касается проблем, они настроили инструмент для выявления проблем со сроками, стоимостью и качеством. В этом смысле они также несут ответственность за обеспечение успешного управления рисками. Наконец, они также поощряют ведение записей для хранения исторических данных.

Различия между спонсором проекта и другими ролями

Спонсор проекта отличается от владельца проекта тем, что он человек, а владелец — организация. Однако в большинстве случаев спонсором проекта является владелец проекта.

Заинтересованную сторону проекта можно спутать со спонсором проекта из-за схожих названий. Тем не менее, заинтересованная сторона проекта — это любой человек, которого затрагивает проект. Ими могут быть государственные регулирующие органы, землевладельцы и т. д. Спонсором проекта обычно является часть организации, которой принадлежит проект.

ProjectManager имеет инструменты для взаимодействия со спонсорами проекта

Спонсоры проекта нуждаются в регулярных обновлениях статуса. В ProjectManager есть ряд инструментов, которые помогут вам выполнять задачи вовремя и в рамках бюджета, а затем сообщать об этом спонсору вашего проекта.

Например, с нашей онлайн-диаграммой Ганта, когда члены команды входят в систему и выполняют поставленные перед ними задачи, ход выполнения проекта обновляется в режиме реального времени. Это поможет вам оставаться в графике и предоставляет визуальный способ обновления вашего спонсора проекта в расписании.

ProjectManager также имеет панель мониторинга в реальном времени, которая отображает данные проекта в реальном времени. Эти диаграммы можно фильтровать, чтобы отображать только те данные, которые нужны спонсору проекта, а затем делиться ими в цифровом виде или распечатывать для презентации. Если вы встречаетесь со спонсором проекта, возьмите с собой свое программное обеспечение. Вы можете легко получить к нему доступ, если возникнут вопросы, требующие более глубокого изучения данных.

Спонсоры проекта нуждаются в такой прозрачности: они чувствуют себя частью процесса и могут дать рекомендации, которые им поручено предоставить, чтобы проект соответствовал бизнес-целям организации.

Спонсоры проекта — одна из многих движущих сил, которые ведут проект к успешному завершению. Они особенно важны, поскольку имеют право одобрять или отклонять изменения, чтобы проекты соответствовали бизнес-стратегии. Поэтому вы хотите держать их в курсе. Если вы хотите лучше интегрировать спонсора проекта, попробуйте ProjectManager бесплатно в рамках 30-дневной пробной версии.