O que é um patrocinador de projeto? Definindo esta função de PM

O pessoal do projeto, como o patrocinador do projeto, recebe títulos e responsabilidades específicos e existe em uma estrutura burocrática. Os projetos sairiam rapidamente do controle sem uma estrutura burocrática para organizar a ação e autorizar a mudança. A burocracia cria ordem e entrega eficiência por meio de ações de gráficos e compartilhamento de conhecimento.

Nesse espírito, vamos olhar para um papel crítico, que está perto do topo do totem: o patrocinador do projeto. Essa posição pode ser a mais importante porque o projeto foi criado para o patrocinador do projeto e, portanto, sua aprovação ou reprovação final marcará um empreendimento bem-sucedido ou fracassado.

O que é um patrocinador de projeto?

Um patrocinador de projeto é uma pessoa ou grupo que possui o projeto e fornece recursos e suporte para o projeto, programa ou portfólio para possibilitar seu sucesso.

Cada projeto tem pelo menos um patrocinador de projeto. Eles são a razão do projeto. Embora não gerenciem as operações do dia-a-dia de um projeto, estão acima do gerente de projeto em termos de hierarquia do projeto. Muito provavelmente, o patrocinador do projeto esteve envolvido com o projeto desde o início. Foram eles que ajudaram a concebê-la e a defenderam.

O patrocinador do projeto pode variar de acordo com o projeto. Por exemplo, um projeto do governo terá um funcionário do estado como patrocinador do projeto que trabalhará com o gerente de projeto da construtora. No entanto, em um projeto de TI, o patrocinador do projeto pode ser o diretor de informações.

Responsabilidades do patrocinador do projeto

O patrocinador do projeto é responsável por muitos aspectos do projeto, desde iniciar e garantir o sucesso até aprovar e estabelecer partes do projeto. O papel pode ser dividido em três partes: visão, governança e realização de valor ou benefícios.

Visão

• Garante que o caso de negócios seja válido e esteja de acordo com a proposta de negócios
• Alinha o projeto com a estratégia de negócios, metas e objetivos
• Mantém-se informado sobre os eventos do projeto para manter o projeto viável
• Define os critérios para o sucesso do projeto e como ele se encaixa no negócio geral

Governança

• Garante que o projeto seja devidamente lançado e iniciado
• Mantém as prioridades organizacionais ao longo do projeto
• Oferece suporte para a organização do projeto
• Define as funções do projeto e a estrutura de relatórios
• Atua como um ponto de escalonamento para problemas quando algo está além do controle do gerente de projeto
• Obtém recursos financeiros
• Tomador de decisão para o progresso e fases do projeto

Valores e Benefícios

• Garante que riscos e mudanças sejam gerenciados
• Ajuda a garantir o controle e a revisão dos processos
• Supervisiona a entrega do valor do projeto
• Avalie o status e o progresso
• Aprova entregas
• Ajuda na tomada de decisão
• Responsável pela qualidade do projeto em todas as fases do projeto

O que um patrocinador de projeto faz em cada fase

Embora às vezes um patrocinador do projeto esteja claramente engajado desde o início e outras vezes não seja visto, o melhor patrocinador do projeto está totalmente engajado em todas as fases do projeto.

Deveres de Iniciação

Os patrocinadores do projeto são fundamentais na seleção do gerente de projeto durante a fase de iniciação e, em seguida, dão a esse gerente de projeto um mandato claro, contexto para o projeto e definem o nível de sua autoridade.

Além disso, durante o início do projeto, o patrocinador do projeto certifica-se de que o projeto é apropriado para a organização, oferecendo sugestões sobre o termo de abertura do projeto e participando da reunião de lançamento. O patrocinador ajuda na tomada de decisão durante esta fase.

Deveres de planejamento

Para a fase de planejamento, o patrocinador do projeto está verificando se o plano do projeto é realista e viável. Isso leva em conta as restrições de tempo e se a equipe está ou não encarregada de expectativas que não podem atender.

O patrocinador do projeto também pode ajudar a resolver problemas se estiverem além do escopo do gerente de projeto. Se houver outros projetos em jogo, o patrocinador do projeto está certificando-se de que todos estejam trabalhando juntos e não uns contra os outros.

Deveres de Implementação

Para as fases de implementação e controle, o patrocinador do projeto deve trabalhar com o gerente do projeto, mas não ultrapassar os limites. O patrocinador do projeto avalia o progresso real do projeto em relação ao que foi planejado e fornece feedback ao gerente do projeto conforme necessário.

Os patrocinadores também ajudam o gerente de projeto e o trabalho em equipe de forma mais autônoma para resolver problemas à medida que surgem, garantindo que os processos estejam sendo seguidos. Eles identificam os fatores subjacentes que podem causar problemas e comemoram a conclusão dos marcos.

Deveres de Fechamento

Durante a fase de encerramento, o patrocinador do projeto faz parte da avaliação post mortem sobre o desempenho e outros aspectos do projeto. Eles garantem que as transferências e as aprovações sejam feitas corretamente. Os patrocinadores do projeto ajudam a facilitar a discussão que decide se um projeto foi um sucesso ou um fracasso.

Em geral, um patrocinador de projeto ajuda a simplificar as comunicações. Eles criam confiança e colaboração e impedem que os problemas aumentem. Em termos de questões, eles montam o instrumento para identificar problemas com cronograma, custo e qualidade. Nesse sentido, eles também são responsáveis ​​por garantir que o gerenciamento de riscos seja bem-sucedido. Finalmente, eles também incentivam a manutenção de registros para armazenamento de dados históricos.

Diferenças entre um patrocinador do projeto e outras funções

Um patrocinador de projeto é diferente de um proprietário de projeto por ser uma pessoa, enquanto o proprietário é uma organização. No entanto, na maioria dos casos, o patrocinador do projeto é empregado pelo proprietário do projeto.

A parte interessada do projeto pode ser confundida com o patrocinador do projeto por causa dos títulos semelhantes. No entanto, uma parte interessada do projeto é qualquer pessoa afetada pelo projeto. Eles podem ser agências reguladoras governamentais, proprietários de terras, etc. O patrocinador do projeto geralmente faz parte da organização proprietária do projeto.

O ProjectManager tem ferramentas para interagir com os patrocinadores do projeto

Os patrocinadores do projeto precisam de atualizações de status regulares. O ProjectManager tem várias ferramentas que ajudam você a realizar suas tarefas dentro do prazo e do orçamento e, em seguida, comunicar esse sucesso ao patrocinador do projeto.

Por exemplo, com nosso gráfico de Gantt online, quando os membros da equipe fazem logon e concluem as tarefas atribuídas a eles, o andamento do projeto é atualizado em tempo real. Isso ajuda a manter o cronograma e fornece uma maneira visual de atualizar o patrocinador do projeto no cronograma.

O ProjectManager também possui um painel em tempo real que exibe dados do projeto ao vivo. Esses gráficos podem ser filtrados para exibir apenas os dados que o patrocinador do projeto deseja e, em seguida, compartilhados digitalmente ou impressos para uma apresentação. Se você estiver se reunindo com o patrocinador do projeto, leve seu software com você. Você pode acessá-lo facilmente se surgir alguma dúvida que exija um mergulho mais profundo nos dados.

Os patrocinadores do projeto precisam desse tipo de transparência: eles se sentem parte do processo e podem fornecer a orientação que devem fornecer para manter o projeto alinhado com os objetivos de negócios da organização.

Os patrocinadores do projeto são uma das muitas engrenagens que conduzem um projeto a um final bem-sucedido. Eles são especialmente importantes, pois têm o poder de aprovar ou reprovar mudanças para manter os projetos alinhados com a estratégia de negócios. Portanto, você deseja mantê-los bem informados. Se você deseja integrar melhor o patrocinador do projeto, experimente o ProjectManager gratuitamente com esta avaliação de 30 dias.