ما هو راعي المشروع؟ تحديد دور PM

يُمنح موظفو المشروع ، مثل راعي المشروع ، عناوين ومسؤوليات محددة ويوجدون في هيكل بيروقراطي. ستخرج المشاريع بسرعة عن السيطرة بدون هيكل بيروقراطي لتنظيم العمل والإذن بالتغيير. البيروقراطية تخلق النظام وتوفر الكفاءة من خلال تخطيط العمل ومشاركة المعرفة.

بهذه الروح ، سننظر إلى دور حاسم ، دور يقع بالقرب من قمة عمود الطوطم: راعي المشروع. قد يكون هذا المنصب هو الأكثر أهمية لأن المشروع تم إنشاؤه لراعي المشروع ، وبالتالي فإن موافقتهم النهائية أو رفضهم ستشير إما إلى مشروع ناجح أو فاشل.

ما هو راعي المشروع؟

راعي المشروع هو شخص أو مجموعة تمتلك المشروع وتوفر الموارد والدعم للمشروع أو البرنامج أو المحفظة من أجل تمكين نجاحه.

لكل مشروع راعي مشروع واحد على الأقل. هم سبب المشروع. على الرغم من أنهم لا يديرون العمليات اليومية للمشروع ، إلا أنهم أعلى من مدير المشروع من حيث التسلسل الهرمي للمشروع. على الأرجح ، شارك راعي المشروع في المشروع منذ البداية. كانوا هم الذين ساعدوا في تصور ذلك ودعوا إليه.

يمكن أن يختلف راعي المشروع حسب المشروع. على سبيل المثال ، سيكون لمشروع حكومي مسؤول حكومي كراعٍ للمشروع سيعمل مع مدير مشروع شركة البناء. ومع ذلك ، في مشروع تكنولوجيا المعلومات ، قد يكون راعي المشروع هو المسؤول الرئيسي للمعلومات.

مسؤوليات راعي المشروع

راعي المشروع مسؤول عن العديد من جوانب المشروع ، من بدء وضمان النجاح إلى الموافقة على أجزاء المشروع وتأسيسها. يمكن تقسيم الدور إلى ثلاثة أجزاء: الرؤية والحوكمة والقيمة أو تحقيق الفوائد.

رؤية

• تأكد من أن دراسة الجدوى صالحة ومتوافقة مع عرض العمل
• يوفق المشروع مع استراتيجية العمل والأهداف والغايات
• يبقى على اطلاع بأحداث المشروع للحفاظ على المشروع قابلا للتطبيق
• يحدد معايير نجاح المشروع وكيف يتناسب مع العمل العام

الحكم

• يضمن إطلاق المشروع وبدء تشغيله بشكل صحيح
• يحافظ على الأولويات التنظيمية في جميع أنحاء المشروع
• يقدم الدعم لتنظيم المشروع
• يحدد أدوار المشروع وهيكل التقارير
• يعمل كنقطة تصعيد للمشكلات عندما يكون هناك شيء خارج عن سيطرة مدير المشروع
• يحصل على الموارد المالية
• صانع القرار للتقدم ومراحل المشروع

القيم والفوائد

• يتأكد من إدارة المخاطر والتغييرات
• يساعد على ضمان مراقبة ومراجعة العمليات
• يشرف على تسليم قيمة المشروع
• تقييم الوضع والتقدم
• يوافق على المخرجات
• يساعد في اتخاذ القرار
• مسؤول عن جودة المشروع طوال مراحل المشروع

ماذا يفعل راعي المشروع في كل مرحلة

في حين أنه في بعض الأحيان يتم إشراك راعي المشروع بشكل واضح من البداية وفي أحيان أخرى لا يمكن رؤيتهم في أي مكان ، فإن أفضل راعي للمشروع يشارك بشكل كامل في كل مرحلة من مراحل المشروع.

واجبات البدء

يلعب رعاة المشروع دورًا أساسيًا في اختيار مدير المشروع أثناء مرحلة البدء ، ومن ثم يمنحون مدير المشروع هذا تفويضًا واضحًا وسياقًا للمشروع ويحدّدون مستوى سلطتهم.

أيضًا ، أثناء بدء المشروع ، يتأكد راعي المشروع من أن المشروع مناسب للمؤسسة ، ويقدم مدخلات في ميثاق المشروع والمشاركة في الاجتماع الافتتاحي. يساعد الراعي في اتخاذ القرار خلال هذه المرحلة.

واجبات التخطيط

بالنسبة لمرحلة التخطيط ، يقوم راعي المشروع بالتحقق للتأكد من أن خطة المشروع واقعية وممكنة. هذا يراعي قيود الوقت وما إذا كان الفريق مكلفًا بتوقعات لا يمكنهم الوفاء بها أم لا.

يمكن لراعي المشروع المساعدة في حل المشكلات أيضًا ، إذا كانت خارج نطاق مدير المشروع. إذا كانت هناك مشاريع أخرى قيد التنفيذ ، فإن راعي المشروع يتأكد من أنهم جميعًا يعملون معًا وليس ضد بعضهم البعض.

واجبات التنفيذ

بالنسبة لمراحل التنفيذ والتحكم ، يجب أن يعمل راعي المشروع مع مدير المشروع ، ولكن لا يتجاوز الحدود. يقوم راعي المشروع بتقييم التقدم الفعلي للمشروع مقابل ما تم التخطيط له ويقدم ملاحظات إلى مدير المشروع حسب الضرورة.

يساعد الرعاة أيضًا مدير المشروع والعمل الجماعي بشكل أكثر استقلالية لحل المشكلات عند ظهورها ، مع التأكد من اتباع العمليات. يحددون العوامل الأساسية التي قد تسبب المشاكل ويحتفلون باستكمال المعالم.

الواجبات الختامية

خلال مرحلة الإغلاق ، يكون راعي المشروع جزءًا من تقييم ما بعد الوفاة للأداء والجوانب الأخرى للمشروع. يتأكدون من أن عمليات التسليم والتوقيع تتم بشكل صحيح. يساعد رعاة المشروع في تسهيل المناقشة التي تقرر ما إذا كان المشروع ناجحًا أم فشلًا.

بشكل عام ، يساعد راعي المشروع في تبسيط الاتصالات. إنهم يخلقون الثقة والتعاون ويمنعون المشاكل من التصعيد. فيما يتعلق بالقضايا ، قاموا بإعداد الأداة لتحديد المشكلات المتعلقة بالجدول الزمني والتكلفة والجودة. بهذا المعنى ، فهم مسؤولون أيضًا عن التأكد من نجاح إدارة المخاطر. أخيرًا ، يشجعون أيضًا حفظ السجلات لتخزين البيانات التاريخية.

الاختلافات بين راعي المشروع والأدوار الأخرى

يختلف راعي المشروع عن صاحب المشروع من حيث أنهما شخص ، بينما المالك هو مؤسسة. ومع ذلك ، في معظم الحالات ، يتم تعيين راعي المشروع من قبل صاحب المشروع.

يمكن الخلط بين أصحاب المصلحة في المشروع وراعي المشروع بسبب عناوين مماثلة. ومع ذلك ، فإن صاحب المصلحة في المشروع هو أي شخص يتأثر بالمشروع. يمكن أن تكون وكالات تنظيمية حكومية ، وملاك أراضي ، وما إلى ذلك. وعادة ما يكون راعي المشروع جزءًا من المنظمة التي تمتلك المشروع.

ProjectManager لديه أدوات للتفاعل مع رعاة المشروع

يحتاج رعاة المشروع إلى تحديثات الحالة المنتظمة. يحتوي ProjectManager على عدد من الأدوات التي تساعدك على إنجاز مهامك في الوقت المحدد وفي ظل الميزانية ، ومن ثم توصيل هذا النجاح إلى راعي مشروعك.

على سبيل المثال ، باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت ، عندما يقوم أعضاء الفريق بتسجيل الدخول وإكمال المهام المعينة لهم ، يتم تحديث تقدم المشروع في الوقت الفعلي. يساعدك هذا على الالتزام بالجدول الزمني ويوفر طريقة مرئية لتحديث راعي مشروعك وفقًا للجدول الزمني.

يحتوي ProjectManager أيضًا على لوحة معلومات في الوقت الفعلي تعرض بيانات المشروع الحية. يمكن تصفية هذه المخططات لعرض البيانات التي يريدها راعي المشروع فقط ، ثم مشاركتها رقميًا أو طباعتها لعرض تقديمي. إذا كنت تقابل راعي المشروع ، خذ برنامجك معك. يمكنك الوصول إليه بسهولة إذا ظهرت أي أسئلة تتطلب تعمقًا في البيانات.

يحتاج رعاة المشروع إلى هذا النوع من الشفافية: فهم يشعرون بأنهم جزء من العملية ويمكنهم تقديم التوجيه المنوط بهم لتقديمه للحفاظ على توافق المشروع مع أهداف أعمال المنظمة.

رعاة المشروع هم أحد التروس العديدة التي تقود المشروع إلى نهاية ناجحة. إنها مهمة بشكل خاص لأن لديهم القدرة على الموافقة على التغييرات أو رفضها من أجل الحفاظ على توافق المشاريع مع استراتيجية العمل. لذلك ، تريد أن تبقيهم على اطلاع جيد. إذا كنت ترغب في دمج راعي المشروع بشكل أفضل ، فجرّب ProjectManager مجانًا مع هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.