Apa itu Sponsor Proyek? Mendefinisikan Peran PM Ini

Personil proyek, seperti sponsor proyek, diberi judul dan tanggung jawab khusus dan berada dalam struktur birokrasi. Proyek akan dengan cepat lepas kendali tanpa struktur birokrasi untuk mengatur tindakan dan mengizinkan perubahan. Birokrasi menciptakan ketertiban dan memberikan efisiensi melalui tindakan memetakan dan berbagi pengetahuan.

Dalam semangat itu, kita akan melihat peran penting, yang berada di dekat puncak tiang totem: sponsor proyek. Posisi ini mungkin yang paling penting karena proyek dibuat untuk sponsor proyek, dan oleh karena itu persetujuan atau ketidaksetujuan akhir mereka akan menandai usaha yang berhasil atau gagal.

Apa itu Sponsor Proyek?

Sponsor proyek adalah orang atau kelompok yang memiliki proyek dan menyediakan sumber daya dan dukungan untuk proyek, program, atau portofolio untuk memungkinkan keberhasilannya.

Setiap proyek memiliki setidaknya satu sponsor proyek. Mereka adalah alasan untuk proyek tersebut. Meskipun mereka tidak mengelola operasi proyek sehari-hari, mereka berada di atas manajer proyek dalam hal hierarki proyek. Kemungkinan besar, sponsor proyek telah terlibat dengan proyek sejak awal. Mereka adalah orang-orang yang membantu memahaminya dan menganjurkannya.

Sponsor proyek dapat bervariasi sesuai dengan proyek. Misalnya, proyek pemerintah akan memiliki pejabat negara sebagai sponsor proyek yang akan bekerja dengan manajer proyek perusahaan konstruksi. Namun, dalam proyek TI, sponsor proyek mungkin adalah chief information officer.

Tanggung Jawab Sponsor Proyek

Sponsor proyek bertanggung jawab atas banyak aspek proyek, mulai dari memulai dan memastikan keberhasilan hingga menyetujui dan menetapkan bagian-bagian proyek. Peran tersebut dapat dipecah menjadi tiga bagian: visi, tata kelola dan realisasi nilai atau manfaat.

Penglihatan

• Pastikan kasus bisnis valid dan sesuai dengan proposisi bisnis
• Menyelaraskan proyek dengan strategi, sasaran, dan tujuan bisnis
• Tetap terinformasi tentang acara proyek untuk menjaga proyek tetap layak
• Mendefinisikan kriteria keberhasilan proyek dan bagaimana hal itu sesuai dengan bisnis secara keseluruhan

Pemerintahan

• Memastikan proyek diluncurkan dan dimulai dengan benar
• Mempertahankan prioritas organisasi di seluruh proyek
• Menawarkan dukungan untuk organisasi proyek
• Mendefinisikan peran proyek dan struktur pelaporan
• Bertindak sebagai titik eskalasi untuk masalah ketika ada sesuatu yang berada di luar kendali manajer proyek
• Mendapatkan sumber keuangan
• Pengambil keputusan untuk kemajuan dan fase proyek

Nilai & Manfaat

• Memastikan bahwa risiko dan perubahan dikelola
• Membantu memastikan kontrol dan peninjauan proses
• Mengawasi pengiriman nilai proyek
• Evaluasi status dan kemajuan
• Menyetujui kiriman
• Membantu pengambilan keputusan
• Bertanggung jawab atas kualitas proyek di seluruh fase proyek

Apa yang Dilakukan Sponsor Proyek di Setiap Fase

Walaupun terkadang sponsor proyek jelas terlibat sejak awal dan terkadang mereka tidak terlihat, sponsor proyek terbaik terlibat penuh dengan setiap fase proyek.

Tugas Inisiasi

Sponsor proyek berperan penting dalam memilih manajer proyek selama fase inisiasi, dan kemudian mereka memberikan mandat yang jelas kepada manajer proyek, konteks untuk proyek, dan menetapkan tingkat otoritas mereka.

Juga, selama inisiasi proyek, sponsor proyek memastikan proyek tersebut sesuai untuk organisasi, menawarkan masukan pada piagam proyek dan berpartisipasi dalam pertemuan awal. Sponsor membantu pengambilan keputusan selama fase ini.

Tugas Perencanaan

Untuk tahap perencanaan, sponsor proyek memeriksa untuk memastikan rencana proyek realistis dan layak. Ini menjelaskan batasan waktu dan apakah tim ditugaskan dengan harapan yang tidak dapat mereka penuhi atau tidak.

Sponsor proyek juga dapat membantu menyelesaikan masalah, jika masalah tersebut berada di luar jangkauan manajer proyek. Jika ada proyek lain yang sedang dimainkan, sponsor proyek memastikan mereka semua bekerja sama dan tidak saling bertentangan.

Tugas Implementasi

Untuk fase implementasi dan kontrol, sponsor proyek harus bekerja dengan manajer proyek, tetapi tidak melampaui batas. Sponsor proyek mengevaluasi kemajuan aktual proyek terhadap apa yang direncanakan dan memberikan umpan balik kepada manajer proyek jika diperlukan.

Sponsor juga membantu manajer proyek dan kerja tim secara lebih mandiri untuk memecahkan masalah yang muncul, sambil memastikan bahwa proses sedang diikuti. Mereka mengidentifikasi faktor-faktor mendasar yang mungkin menyebabkan masalah dan merayakan selesainya pencapaian.

Tugas Penutup

Selama fase penutupan, sponsor proyek adalah bagian dari evaluasi post-mortem pada kinerja dan aspek lain dari proyek. Mereka memastikan bahwa penyerahan dan penyerahan dilakukan dengan benar. Sponsor proyek membantu memfasilitasi diskusi yang memutuskan apakah suatu proyek berhasil atau gagal.

Secara keseluruhan, sponsor proyek membantu merampingkan komunikasi. Mereka menciptakan kepercayaan dan kolaborasi dan mencegah masalah meningkat. Dalam hal masalah, mereka menyiapkan instrumen untuk mengidentifikasi masalah dengan jadwal, biaya dan kualitas. Dalam hal itu, mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan manajemen risiko berhasil. Akhirnya, mereka juga mendorong pencatatan untuk penyimpanan data historis.

Perbedaan Antara Sponsor Proyek dan Peran Lainnya

Sponsor proyek berbeda dari pemilik proyek karena mereka adalah seseorang, sedangkan pemiliknya adalah sebuah organisasi. Namun, dalam kebanyakan kasus, sponsor proyek dipekerjakan oleh pemilik proyek.

Pemangku kepentingan proyek dapat dikacaukan dengan sponsor proyek karena judul yang serupa. Namun, pemangku kepentingan proyek adalah siapa saja yang terpengaruh oleh proyek. Mereka dapat berupa badan pengatur pemerintah, pemilik tanah, dll. Sponsor proyek biasanya merupakan bagian dari organisasi yang memiliki proyek.

ProjectManager Memiliki Alat untuk Berinteraksi dengan Sponsor Proyek

Sponsor proyek membutuhkan pembaruan status secara teratur. ProjectManager memiliki sejumlah alat yang membantu Anda menyelesaikan tugas tepat waktu dan sesuai anggaran, dan kemudian mengomunikasikan keberhasilan itu kepada sponsor proyek Anda.

Misalnya, dengan bagan Gantt online kami, ketika anggota tim masuk dan menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka, kemajuan proyek diperbarui secara real time. Ini membantu Anda tetap sesuai jadwal dan menyediakan cara visual untuk memperbarui sponsor proyek Anda sesuai jadwal.

ProjectManager juga memiliki dasbor waktu nyata yang menampilkan data proyek langsung. Bagan ini dapat difilter untuk menampilkan hanya data yang diinginkan oleh sponsor proyek, dan kemudian dibagikan secara digital atau dicetak untuk presentasi. Jika Anda bertemu dengan sponsor proyek, bawa perangkat lunak Anda. Anda dapat dengan mudah mengaksesnya jika ada pertanyaan yang menuntut pendalaman data lebih dalam.

Sponsor proyek membutuhkan transparansi semacam ini: mereka merasa menjadi bagian dari proses dan dapat memberikan panduan yang ditugaskan untuk mereka berikan agar proyek tetap selaras dengan tujuan bisnis organisasi.

Sponsor proyek adalah salah satu dari banyak roda gigi yang mendorong proyek ke akhir yang sukses. Mereka sangat penting karena mereka memiliki kekuatan untuk menyetujui atau menolak perubahan agar proyek tetap selaras dengan strategi bisnis. Karena itu, Anda ingin memberi mereka informasi yang baik. Jika Anda ingin mengintegrasikan sponsor proyek dengan lebih baik, coba ProjectManager gratis dengan uji coba 30 hari ini.