プロジェクトスポンサーとは？ この PM ロールの定義

プロジェクト スポンサーなどのプロジェクト担当者には、特定の役職と責任が与えられ、官僚的な構造の中に存在します。 行動を組織し、変更を承認するための官僚的な構造がなければ、プロジェクトはすぐに制御不能になります。 官僚主義は秩序を生み出し、行動を計画し、知識を共有することで効率を高めます。

その精神で、重要な役割、つまりトーテム ポールの頂点近くにあるプロジェクト スポンサーについて見ていきます。 プロジェクトはプロジェクト スポンサーのために作成されたものであるため、この役職は最も重要である可能性があります。

プロジェクトスポンサーとは？

プロジェクト スポンサーとは、プロジェクトを所有し、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオの成功を可能にするためのリソースとサポートを提供する個人またはグループです。

すべてのプロジェクトには、少なくとも 1 人のプロジェクト スポンサーがいます。 それらがプロジェクトの理由です。 プロジェクトの日常業務を管理するわけではありませんが、プロジェクト階層に関してはプロジェクト マネージャーより上位に位置します。 ほとんどの場合、プロジェクト スポンサーは最初からプロジェクトに関与しています。 彼らはそれを思いつき、それを支持した人たちでした.

プロジェクトのスポンサーは、プロジェクトによって異なります。 たとえば、政府のプロジェクトでは、建設会社のプロジェクト マネージャーと協力するプロジェクト スポンサーとして州の役人がいるとします。 ただし、IT プロジェクトでは、プロジェクト スポンサーが最高情報責任者である場合があります。

プロジェクトスポンサーの責任

プロジェクト スポンサーは、プロジェクトの開始と成功の確保から、プロジェクトの一部の承認と確立まで、プロジェクトの多くの側面に責任を負います。 この役割は、ビジョン、ガバナンス、価値または利益の実現という 3 つの部分に分けることができます。

ヴィジョン

• ビジネスケースが有効であり、ビジネス提案と歩調を合わせていることを確認する
• プロジェクトをビジネス戦略、目標、目的と一致させる
• プロジェクトの実行可能性を維持するために、プロジェクト イベントの情報を常に入手します。
• プロジェクトの成功の基準と、それがビジネス全体にどのように適合するかを定義します

ガバナンス

• プロジェクトが適切に開始され開始されることを保証します
• プロジェクト全体で組織の優先順位を維持します
• プロジェクト編成のサポートを提供
• プロジェクトの役割とレポート構造を定義する
• 何かがプロジェクト マネージャーの制御を超えている場合、問題のエスカレーション ポイントとして機能します。
• 財源を得る
• プロジェクトの進行状況とフェーズの意思決定者

価値と利点

• リスクと変更が確実に管理されるようにする
• プロセスの制御とレビューを確実にするのに役立ちます
• プロジェクトの価値の提供を監督する
• ステータスと進捗状況を評価する
• 成果物を承認する
• 意思決定に役立ちます
• プロジェクト フェーズ全体でプロジェクトの品質に責任を持つ

各フェーズでプロジェクト スポンサーが行うこと

プロジェクト スポンサーは、最初から明確に関与している場合もあれば、まったく見られない場合もありますが、最高のプロジェクト スポンサーは、プロジェクトのすべてのフェーズに完全に関与しています。

開始義務

プロジェクト スポンサーは、開始段階でプロジェクト マネージャーを選択する際に役立ちます。次に、プロジェクト マネージャーに明確な権限とプロジェクトのコンテキストを与え、権限のレベルを設定します。

また、プロジェクトの開始時に、プロジェクト スポンサーは、プロジェクト憲章に関する情報を提供し、キックオフ ミーティングに参加して、プロジェクトが組織にとって適切であることを確認します。 スポンサーは、このフェーズでの意思決定を支援します。

企画業務

計画フェーズでは、プロジェクト スポンサーは、プロジェクト計画が現実的で実行可能であることを確認します。 これは、時間制限と、チームが満たすことができない期待を課されているかどうかを説明します。

プロジェクト スポンサーは、問題がプロジェクト マネージャーの範囲を超えている場合、問題の解決を支援することもできます。 進行中の他のプロジェクトがある場合、プロジェクト スポンサーは、それらが互いに対立するのではなく、すべてが連携していることを確認します。

実施業務

実装および管理フェーズでは、プロジェクト スポンサーはプロジェクト マネージャーと協力する必要がありますが、境界を越えてはなりません。 プロジェクト スポンサーは、プロジェクトの実際の進捗状況を計画に対して評価し、必要に応じてプロジェクト マネージャーにフィードバックします。

また、スポンサーは、プロセスが確実に守られていることを確認しながら、問題が発生したときにプロジェクト マネージャーとチームワークがより自律的に解決できるように支援します。 問題を引き起こす可能性のある根本的な要因を特定し、マイルストーンの完了を祝います。

クロージング業務

最終フェーズでは、プロジェクト スポンサーは、プロジェクトのパフォーマンスやその他の側面に関する事後評価に参加します。 ハンドオフとサインオフが適切に行われるようにします。 プロジェクトのスポンサーは、プロジェクトが成功したか失敗したかを決定する議論を促進するのに役立ちます。

全体として、プロジェクト スポンサーはコミュニケーションの合理化に役立ちます。 彼らは信頼と協力を生み出し、問題がエスカレートするのを防ぎます。 問題に関しては、スケジュール、コスト、および品質に関する問題を特定するためのツールをセットアップしました。 その意味で、彼らはリスク管理を確実に成功させる責任も負っています。 最後に、履歴データ ストレージの記録保持も奨励します。

プロジェクト スポンサーと他の役割の違い

プロジェクト スポンサーは個人であり、所有者は組織であるという点で、プロジェクト オーナーとは異なります。 ただし、ほとんどの場合、プロジェクト スポンサーはプロジェクト オーナーに雇用されています。

プロジェクトの利害関係者は、似たような肩書きがあるため、プロジェクトのスポンサーと混同される可能性があります。 ただし、プロジェクトの利害関係者は、プロジェクトの影響を受けるすべての人です。 彼らは、政府の規制機関、土地所有者などである可能性があります。プロジェクトのスポンサーは、通常、プロジェクトを所有する組織の一部です。

ProjectManager には、プロジェクト スポンサーと対話するためのツールがあります

プロジェクト スポンサーは、定期的なステータス更新を必要としています。 ProjectManager には、予算内で予定どおりにタスクを完了し、その成功をプロジェクト スポンサーに伝えるのに役立つツールが多数用意されています。

たとえば、オンライン ガント チャートでは、チーム メンバーがログオンして割り当てられたタスクを完了すると、プロジェクトの進捗状況がリアルタイムで更新されます。 これにより、スケジュールを守ることができ、スケジュールに従ってプロジェクト スポンサーを更新する視覚的な方法が提供されます。

ProjectManager には、ライブ プロジェクト データを表示するリアルタイム ダッシュボードもあります。 これらのグラフは、プロジェクト スポンサーが必要とするデータだけを表示するようにフィルター処理してから、デジタルで共有したり、プレゼンテーション用に印刷したりできます。 プロジェクトのスポンサーと会う場合は、ソフトウェアを持参してください。 データをより深く掘り下げる必要がある質問が発生した場合は、簡単にアクセスできます。

プロジェクト スポンサーは、この種の透明性を必要としています。彼らはプロセスの一部であると感じ、組織のビジネス目標とプロジェクトを一致させ続けるために提供する任務を負っているガイダンスを提供できます。

プロジェクト スポンサーは、プロジェクトを成功に導く多くの歯車の 1 つです。 プロジェクトをビジネス戦略に沿った状態に保つために、変更を承認または不承認にする権限があるため、特に重要です。 したがって、あなたは彼らに十分な情報を提供したいと考えています。 プロジェクト スポンサーをより適切に統合したい場合は、この 30 日間の試用版で ProjectManager を無料でお試しください。