什麼是項目發起人？ 定義這個 PM 角色

項目人員，例如項目發起人，被賦予特定的頭銜和職責，並存在於官僚結構中。 如果沒有官僚機構來組織行動和授權變革，項目將很快失控。 官僚機構通過制定行動和分享知識來創造秩序並提高效率。

本著這種精神，我們將著眼於一個關鍵角色，一個接近圖騰柱頂端的角色：項目發起人。 這個職位可能是最重要的，因為該項目是為項目發起人創建的，因此他們的最終批准或不批准將標誌著成功或失敗的冒險。

什麼是項目發起人？

項目發起人是擁有項目並為項目、項目群或項目組合提供資源和支持以使其成功的個人或團體。

每個項目至少有一個項目發起人。 他們是這個項目的原因。 雖然他們不管理項目的日常運營，但就項目層次結構而言，他們高於項目經理。 最有可能的是，項目發起人從一開始就參與了項目。 他們是幫助構思並倡導它的人。

項目發起人可以根據項目而有所不同。 例如，一個政府項目將有一名州官員作為項目發起人，他​​將與建築公司的項目經理一起工作。 但是，在 IT 項目中，項目發起人可能是首席信息官。

項目發起人責任

項目發起人負責項目的許多方面，從啟動和確保成功到批准和建立項目的各個部分。 該角色可分為三個部分：願景、治理和價值或利益實現。

想像

• 確保業務案例有效並與業務主張保持一致
• 使項目與業務戰略、目標和目的保持一致
• 隨時了解項目事件以保持項目的可行性
• 定義項目成功的標準以及它如何適應整體業務

治理

• 確保項目正確啟動和啟動
• 在整個項目中保持組織優先級
• 為項目組織提供支持
• 定義項目角色和報告結構
• 當某些事情超出項目經理的控制範圍時，充當問題的升級點
• 獲得財政資源
• 項目進度和階段的決策者

價值觀與利益

• 確保風險和變更得到管理
• 有助於確保控制和審查流程
• 監督項目價值的交付
• 評估狀態和進度
• 批准可交付成果
• 有助於決策
• 負責整個項目階段的項目質量

項目發起人在每個階段做什麼

雖然有時項目發起人從一開始就明確參與，有時他們無處可見，但最好的項目發起人會充分參與項目的每個階段。

啟動職責

項目發起人在啟動階段有助於選擇項目經理，然後他們為項目經理提供明確的任務、項目背景並設置其權限級別。

此外，在項目啟動期間，項目發起人確保項目適合組織，提供對項目章程的意見並參加啟動會議。 贊助商在此階段幫助決策。

規劃職責

在規劃階段，項目發起人正在檢查以確保項目計劃是現實可行的。 這說明了時間限制以及團隊是否承擔了他們無法滿足的期望。

如果問題超出了項目經理的範圍，項目發起人也可以幫助解決問題。 如果還有其他項目在進行中，項目發起人會確保他們都在一起工作，而不是相互對抗。

實施職責

對於實施和控制階段，項目發起人應與項目經理合作，但不能越界。 項目發起人根據計劃評估項目的實際進度，並在必要時向項目經理提供反饋。

發起人還幫助項目經理和團隊更自主地解決出現的問題，同時確保遵循流程。 他們確定可能導致問題的潛在因素並慶祝里程碑的完成。

結束職責

在收尾階段，項目發起人參與對項目績效和其他方面的事後評估。 他們確保正確完成交接和簽核。 項目發起人幫助促進決定項目是成功還是失敗的討論。

總體而言，項目發起人有助於簡化溝通。 他們建立信任和協作，並防止問題升級。 在問題方面，他們設置了工具來識別進度、成本和質量方面的問題。 從這個意義上說，他們還負責確保風險管理成功。 最後，他們還鼓勵記錄保存歷史數據的存儲。

項目發起人與其他角色之間的差異

項目發起人與項目所有者的不同之處在於他們是一個人，而所有者是一個組織。 但是，在大多數情況下，項目發起人受僱於項目所有者。

由於名稱相似，項目利益相關者可能會與項目發起人混淆。 但是，項目利益相關者是受項目影響的任何人。 他們可以是政府監管機構、土地所有者等。項目發起人通常是擁有該項目的組織的一部分。

ProjectManager 擁有與項目發起人互動的工具

項目發起人需要定期更新狀態。 ProjectManager 有許多工具可以幫助您在預算內按時完成任務，然後將成功傳達給您的項目發起人。

例如，通過我們的在線甘特圖，當團隊成員登錄並完成分配給他們的任務時，項目進度會實時更新。 這可以幫助您按計劃進行，並提供一種直觀的方式來按計劃更新您的項目發起人。

ProjectManager 還具有顯示實時項目數據的實時儀表板。 可以過濾這些圖表以僅顯示項目發起人想要的數據，然後以數字方式共享或打印出來進行演示。 如果您要與項目發起人會面，請隨身攜帶您的軟件。 如果出現任何需要深入研究數據的問題，您可以輕鬆訪問它。

項目發起人需要這種透明度：他們感覺自己是流程的一部分，並且可以提供他們負責交付的指導，以使項目與組織的業務目標保持一致。

項目發起人是推動項目走向成功的眾多工具之一。 它們尤其重要，因為它們有權批准或不批准變更，以使項目與業務戰略保持一致。 因此，您希望讓他們了解情況。 如果您想更好地集成項目發起人，請通過此 30 天試用版免費試用 ProjectManager。