Ce este un sponsor de proiect? Definirea acestui rol de PM

Personalul de proiect, cum ar fi un sponsor de proiect, are titluri și responsabilități specifice și există într-o structură birocratică. Proiectele ar scăpa rapid de sub control fără o structură birocratică care să organizeze acțiunile și să autorizeze schimbarea. O birocrație creează ordine și oferă eficiență prin reprezentarea acțiunilor și împărtășirea cunoștințelor.

În acest spirit, ne vom uita la un rol critic, unul care se află aproape de vârful polului totem: sponsorul proiectului. Această poziție ar putea fi cea mai importantă, deoarece proiectul a fost creat pentru sponsorul proiectului și, prin urmare, aprobarea sau dezaprobarea finală a acestora va marca fie o afacere de succes, fie eșuată.

Ce este un sponsor de proiect?

Un sponsor de proiect este o persoană sau un grup care deține proiectul și oferă resurse și sprijin pentru proiect, program sau portofoliu pentru a permite succesul acestuia.

Fiecare proiect are cel puțin un sponsor de proiect. Ele sunt motivul proiectului. Deși nu gestionează operațiunile de zi cu zi ale unui proiect, ei sunt deasupra managerului de proiect în ceea ce privește ierarhia proiectului. Cel mai probabil, sponsorul proiectului a fost implicat în proiect încă de la început. Ei au fost cei care au ajutat la conceperea acesteia și au susținut-o.

Sponsorul proiectului poate varia în funcție de proiect. De exemplu, un proiect guvernamental va avea ca sponsor de proiect un oficial de stat care va lucra cu managerul de proiect al companiei de construcții. Cu toate acestea, într-un proiect IT, sponsorul proiectului poate fi directorul de informații.

Responsabilitățile sponsorului de proiect

Sponsorul proiectului este responsabil pentru multe aspecte ale proiectului, de la inițierea și asigurarea succesului până la aprobarea și stabilirea părților proiectului. Rolul poate fi împărțit în trei părți: viziune, guvernare și realizarea valorii sau a beneficiilor.

Viziune

• Se asigură că cazul de afaceri este valid și în concordanță cu propunerea de afaceri
• Aliniază proiectul cu strategia, scopurile și obiectivele de afaceri
• Rămâne informat despre evenimentele proiectului pentru a menține proiectul viabil
• Definește criteriile pentru succesul proiectului și modul în care acesta se potrivește cu afacerea generală

Guvernare

• Se asigură că proiectul este lansat și inițiat corespunzător
• Menține prioritățile organizaționale pe tot parcursul proiectului
• Oferă suport pentru organizarea proiectelor
• Definește rolurile proiectului și structura de raportare
• Acționează ca un punct de escaladare pentru probleme atunci când ceva este în afara controlului managerului de proiect
• Obține resurse financiare
• Factorul de decizie pentru progresul și fazele proiectului

Valori și beneficii

• Se asigură că riscurile și schimbările sunt gestionate
• Ajută la asigurarea controlului și revizuirii proceselor
• Supraveghează livrarea valorii proiectului
• Evaluați starea și progresul
• Aproba livrabile
• Ajută la luarea deciziilor
• Responsabil pentru calitatea proiectului pe parcursul etapelor proiectului

Ce face un sponsor de proiect în fiecare fază

În timp ce uneori un sponsor de proiect este în mod clar implicat de la început, iar alteori nu se vede nicăieri, cel mai bun sponsor de proiect este pe deplin implicat în fiecare fază a proiectului.

Obligații de inițiere

Sponsorii de proiect sunt esențiali în selectarea managerului de proiect în timpul fazei de inițiere, iar apoi îi oferă managerului de proiect un mandat clar, context pentru proiect și stabilesc nivelul de autoritate.

De asemenea, în timpul inițierii proiectului, sponsorul proiectului se asigură că proiectul este adecvat pentru organizație, oferind contribuții cu privire la carta proiectului și participând la întâlnirea de lansare. Sponsorul ajută la luarea deciziilor în această fază.

Sarcini de planificare

Pentru faza de planificare, sponsorul proiectului verifică pentru a se asigura că planul proiectului este realist și fezabil. Acest lucru ține seama de restricțiile de timp și de faptul că echipa este sau nu însărcinată cu așteptări pe care nu le pot îndeplini.

Sponsorul proiectului poate ajuta și la rezolvarea problemelor, dacă acestea depășesc domeniul de aplicare al managerului de proiect. Dacă există alte proiecte în joc, sponsorul proiectului se asigură că toți lucrează împreună și nu unul împotriva celuilalt.

Obligații de implementare

Pentru fazele de implementare și control, sponsorul proiectului ar trebui să lucreze cu managerul de proiect, dar să nu depășească limitele. Sponsorul proiectului evaluează progresul real al proiectului în raport cu ceea ce a fost planificat și oferă feedback managerului de proiect, dacă este necesar.

De asemenea, sponsorii îl ajută pe managerul de proiect și să lucreze în echipă mai autonom pentru a rezolva problemele pe măsură ce apar, asigurându-se în același timp că procesele sunt urmate. Ei identifică factorii de bază care ar putea cauza probleme și sărbătoresc finalizarea etapelor de referință.

Atribuții de închidere

În faza de închidere, sponsorul proiectului face parte din evaluarea post-mortem a performanței și a altor aspecte ale proiectului. Ei se asigură că transferurile și semnările sunt efectuate corect. Sponsorii de proiect ajută la facilitarea discuției care decide dacă un proiect a fost un succes sau un eșec.

În general, un sponsor de proiect ajută la eficientizarea comunicării. Ele creează încredere și colaborare și împiedică escaladarea problemelor. În ceea ce privește problemele, au creat instrumentul pentru a identifica problemele cu programul, costul și calitatea. În acest sens, ei sunt, de asemenea, responsabili să se asigure că managementul riscului are succes. În cele din urmă, ele încurajează, de asemenea, păstrarea înregistrărilor pentru stocarea datelor istorice.

Diferențele dintre un sponsor de proiect și alte roluri

Un sponsor de proiect este diferit de un proprietar de proiect prin faptul că este o persoană, în timp ce proprietarul este o organizație. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, sponsorul proiectului este angajat de proprietarul proiectului.

Părțile interesate ale proiectului pot fi confundate cu sponsorul proiectului din cauza titlurilor similare. Cu toate acestea, o parte interesată în proiect este orice persoană care este afectată de proiect. Acestea pot fi agenții guvernamentale de reglementare, proprietari de terenuri etc. Sponsorul proiectului face de obicei parte din organizația care deține proiectul.

ProjectManager are instrumente pentru a interacționa cu sponsorii proiectului

Sponsorii proiectului au nevoie de actualizări regulate de stare. ProjectManager are o serie de instrumente care vă ajută să vă îndepliniți sarcinile la timp și sub buget și apoi să comunicați acel succes sponsorului dvs. de proiect.

De exemplu, cu diagrama Gantt online, atunci când membrii echipei se conectează și finalizează sarcinile care le sunt atribuite, progresul proiectului se actualizează în timp real. Acest lucru vă ajută să respectați programul și vă oferă o modalitate vizuală de a vă actualiza programul sponsorului proiectului.

ProjectManager are, de asemenea, un tablou de bord în timp real care afișează date live ale proiectului. Aceste diagrame pot fi filtrate pentru a afișa doar datele pe care le dorește sponsorul proiectului și apoi partajate digital sau tipărite pentru o prezentare. Dacă vă întâlniți cu sponsorul proiectului, luați software-ul cu dvs. Îl puteți accesa cu ușurință dacă apar întrebări care necesită o scufundare mai profundă a datelor.

Sponsorii de proiect au nevoie de acest tip de transparență: se simt parte din proces și pot oferi îndrumarea pe care au sarcina de a le oferi pentru a menține proiectul aliniat cu obiectivele de afaceri ale organizației.

Sponsorii de proiect sunt unul dintre multele angrenaje care conduc un proiect la un final de succes. Ele sunt deosebit de importante deoarece au puterea de a aproba sau de a dezaproba modificări pentru a menține proiectele aliniate cu strategia de afaceri. Prin urmare, doriți să-i țineți bine informați. Dacă doriți să integrați mai bine sponsorul proiectului, încercați gratuit ProjectManager cu această perioadă de încercare de 30 de zile.