Proje Sponsoru Nedir? Bu PM Rolünü Tanımlamak

Proje sponsoru gibi proje personeline belirli unvanlar ve sorumluluklar verilir ve bürokratik bir yapıda bulunurlar. Eylemleri organize edecek ve değişime izin verecek bürokratik bir yapı olmadan projeler hızla kontrolden çıkacaktır. Bürokrasi, eylem planı ve bilgi paylaşımı yoluyla düzen yaratır ve verimlilik sağlar.

Bu ruhla, totem direğinin tepesine yakın olan kritik bir role bakacağız: proje sponsoru. Proje, proje sponsoru için yaratıldığı için bu pozisyon en önemli olabilir ve bu nedenle nihai onayları veya onaylanmamaları, başarılı veya başarısız bir girişime işaret edecektir.

Proje Sponsoru Nedir?

Proje sponsoru, projenin sahibi olan ve başarısını sağlamak için proje, program veya portföy için kaynak ve destek sağlayan kişi veya gruptur.

Her projenin en az bir proje sponsoru vardır. Projenin nedeni onlar. Bir projenin günlük operasyonlarını yönetmeseler de proje hiyerarşisi açısından proje yöneticisinin üzerindedirler. Büyük olasılıkla, proje sponsoru en başından beri projeye dahil olmuştur. Onu tasarlamaya yardım eden ve savunan onlardı.

Proje sponsoru projeye göre değişiklik gösterebilir. Örneğin bir devlet projesinde, proje sponsoru olarak inşaat şirketinin proje yöneticisi ile birlikte çalışacak bir devlet yetkilisi olacaktır. Ancak, bir BT projesinde, proje sponsoru enformasyon şefi olabilir.

Proje Sponsoru Sorumlulukları

Proje sponsoru, projenin başlatılmasından ve başarının sağlanmasından projenin onaylanması ve bölümlerinin oluşturulmasına kadar projenin birçok yönünden sorumludur. Rol üç bölüme ayrılabilir: vizyon, yönetişim ve değer veya faydaların gerçekleştirilmesi.

Görüş

• İş gerekçesinin geçerli olduğundan ve iş teklifiyle uyumlu olduğundan emin olur
• Projeyi iş stratejisi, amaçları ve hedefleri ile uyumlu hale getirir
• Projeyi uygulanabilir kılmak için proje olaylarından haberdar olur
• Proje başarısı için kriterleri ve işin geneline nasıl uyduğunu tanımlar.

Yönetim

• Projenin uygun şekilde başlatılmasını ve başlatılmasını sağlar
• Proje boyunca organizasyonel öncelikleri korur
• Proje organizasyonu için destek sunar
• Proje rollerini ve raporlama yapısını tanımlar
• Proje yöneticisinin kontrolünün ötesinde bir şey olduğunda sorunlar için bir yükseltme noktası görevi görür
• Finansal kaynakları alır
• Projenin ilerlemesi ve aşamaları için karar verici

Değerler ve Faydalar

• Risklerin ve değişikliklerin yönetilmesini sağlar
• Süreçlerin kontrolünü ve gözden geçirilmesini sağlamaya yardımcı olur
• Proje değerinin teslimini denetler
• Durumu ve ilerlemeyi değerlendirin
• Teslimatları onaylar
• Karar vermede yardımcı olur
• Proje aşamaları boyunca proje kalitesinden sorumlu

Bir Proje Sponsorunun Her Aşamada Yaptıkları

Bazen bir proje sponsoru başlangıçtan itibaren açıkça dahil olurken, diğer zamanlarda ise hiçbir yerde görülmezken, en iyi proje sponsoru projenin her aşamasıyla tam olarak ilgilenir.

Başlatma Görevleri

Proje sponsorları, başlangıç ​​aşamasında proje yöneticisinin seçilmesinde etkilidir ve daha sonra proje yöneticisine net bir yetki, proje bağlamı verir ve yetkilerinin seviyesini belirler.

Ayrıca, proje başlatma sırasında proje sponsoru, proje başlatma belgesine girdi sunarak ve başlangıç ​​toplantısına katılarak projenin kuruluş için uygun olduğundan emin olur. Sponsor bu aşamada karar vermede yardımcı olur.

Planlama Görevleri

Planlama aşaması için proje sponsoru, proje planının gerçekçi ve uygulanabilir olduğundan emin olmak için kontrol eder. Bu, zaman kısıtlamalarını ve ekibin karşılayamayacakları beklentilerle görevlendirilip görevlendirilmediğini açıklar.

Proje sponsoru, proje yöneticisinin kapsamı dışındaysa sorunların çözülmesine de yardımcı olabilir. Oyunda başka projeler varsa, proje sponsoru hepsinin birbirine karşı değil, birlikte çalıştığından emin oluyor.

Uygulama Görevleri

Uygulama ve kontrol aşamaları için proje sponsoru proje yöneticisiyle birlikte çalışmalı ancak sınırları aşmamalıdır. Proje sponsoru, projenin fiili ilerlemesini planlananlara göre değerlendirir ve gerektiğinde proje yöneticisine geri bildirim sağlar.

Sponsorlar ayrıca, süreçlerin takip edildiğinden emin olurken, sorunları ortaya çıktıkça çözmek için proje yöneticisine ve ekip çalışmasına yardımcı olur. Sorunlara neden olabilecek altta yatan faktörleri belirler ve kilometre taşlarının tamamlanmasını kutlarlar.

Kapanış Görevleri

Kapanış aşamasında, proje sponsoru, performans ve projenin diğer yönleriyle ilgili ölüm sonrası değerlendirmenin bir parçasıdır. Devir teslimlerin ve imzaların düzgün bir şekilde yapıldığından emin olurlar. Proje sponsorları, bir projenin başarılı mı yoksa başarısız mı olduğuna karar veren tartışmayı kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Genel olarak, bir proje sponsoru iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olur. Güven ve işbirliği yaratırlar ve sorunların tırmanmasını engellerler. Sorunlar açısından, zamanlama, maliyet ve kalite ile ilgili sorunları belirlemek için aracı kurdular. Bu anlamda, risk yönetiminin başarılı olmasını sağlamaktan da sorumludurlar. Son olarak, geçmiş veri depolama için kayıt tutmayı da teşvik ederler.

Proje Sponsoru ile Diğer Roller Arasındaki Farklar

Bir proje sponsoru, proje sahibinden bir kişi olduğu için farklıdır, ancak sahibi bir kuruluştur. Ancak çoğu durumda proje sponsoru proje sahibi tarafından istihdam edilmektedir.

Proje paydaşı, benzer unvanlar nedeniyle proje sponsoru ile karıştırılabilir. Ancak proje paydaşı, projeden etkilenen herkestir. Devlet düzenleyici kurumları, arazi sahipleri vb. olabilirler. Proje sponsoru genellikle projenin sahibi olan organizasyonun bir parçasıdır.

ProjectManager, Proje Sponsorlarıyla Etkileşim İçin Araçlara Sahiptir

Proje sponsorlarının düzenli durum güncellemelerine ihtiyacı vardır. ProjectManager, görevlerinizi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamanıza ve ardından bu başarıyı proje sponsorunuza iletmenize yardımcı olan bir dizi araca sahiptir.

Örneğin, çevrimiçi Gantt grafiğimizle, ekip üyeleri oturum açıp kendilerine atanan görevleri tamamladıklarında, proje ilerleme durumu gerçek zamanlı olarak güncellenir. Bu, programa uymanıza yardımcı olur ve proje sponsorunuzu programda güncellemek için görsel bir yol sağlar.

ProjectManager ayrıca canlı proje verilerini görüntüleyen gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahiptir. Bu çizelgeler, yalnızca proje sponsorunun istediği verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir ve ardından bir sunum için dijital olarak paylaşılabilir veya çıktısı alınabilir. Proje sponsoruyla görüşüyorsanız, yazılımınızı yanınıza alın. Verilere daha derin bir dalış gerektiren herhangi bir soru ortaya çıkarsa, ona kolayca erişebilirsiniz.

Proje sponsorlarının bu tür bir şeffaflığa ihtiyaçları vardır: sürecin bir parçası olduklarını hissederler ve projeyi kuruluşun iş hedefleriyle uyumlu tutmak için sunmaları gereken rehberliği sağlayabilirler.

Proje sponsorları, bir projeyi başarılı bir sonuca götüren birçok araçtan biridir. Projeleri iş stratejisiyle uyumlu tutmak için değişiklikleri onaylama veya onaylamama gücüne sahip oldukları için özellikle önemlidirler. Bu nedenle, onları iyi bilgilendirmek istersiniz. Proje sponsorunu daha iyi entegre etmek istiyorsanız, bu 30 günlük deneme sürümüyle ProjectManager'ı ücretsiz deneyin.