Qu'est-ce qu'un parrain de projet ? Définir ce rôle PM

Le personnel du projet, tel qu'un parrain de projet, reçoit des titres et des responsabilités spécifiques et existe dans une structure bureaucratique. Les projets deviendraient rapidement incontrôlables sans une structure bureaucratique pour organiser l'action et autoriser le changement. Une bureaucratie crée de l'ordre et assure l'efficacité en traçant les actions et en partageant les connaissances.

Dans cet esprit, nous allons nous intéresser à un rôle critique, celui qui se situe près du sommet du totem : le parrain du projet. Cette position pourrait être la plus importante car le projet a été créé pour le sponsor du projet, et donc son approbation ou sa désapprobation finale marquera soit une entreprise réussie, soit un échec.

Qu'est-ce qu'un parrain de projet ?

Un parrain de projet est une personne ou un groupe qui possède le projet et fournit des ressources et un soutien pour le projet, le programme ou le portefeuille afin de permettre sa réussite.

Chaque projet a au moins un parrain de projet. Ils sont la raison d'être du projet. Bien qu'ils ne gèrent pas les opérations quotidiennes d'un projet, ils sont au-dessus du chef de projet en termes de hiérarchie de projet. Très probablement, le parrain du projet a été impliqué dans le projet dès le début. Ce sont eux qui ont contribué à sa conception et qui l'ont défendu.

Le parrain du projet peut varier selon le projet. Par exemple, un projet gouvernemental va avoir un fonctionnaire de l'État en tant que parrain du projet qui travaillera avec le chef de projet de l'entreprise de construction. Cependant, dans un projet informatique, le parrain du projet peut être le directeur de l'information.

Responsabilités du commanditaire du projet

Le parrain du projet est responsable de nombreux aspects du projet, depuis le lancement et la garantie du succès jusqu'à l'approbation et la mise en place de parties du projet. Le rôle peut être divisé en trois parties : vision, gouvernance et réalisation de la valeur ou des avantages.

Vision

• S'assure que l'analyse de rentabilisation est valide et en phase avec la proposition commerciale
• Aligne le projet sur la stratégie, les buts et les objectifs de l'entreprise
• Reste informé des événements du projet pour maintenir le projet viable
• Définit les critères de réussite du projet et son adéquation avec l'ensemble de l'entreprise

Gouvernance

• S'assure que le projet est correctement lancé et initié
• Maintient les priorités organisationnelles tout au long du projet
• Offre un soutien à l'organisation du projet
• Définit les rôles du projet et la structure hiérarchique
• Agit comme un point d'escalade pour les problèmes lorsque quelque chose échappe au contrôle du chef de projet
• Obtient des ressources financières
• Décideur de l'avancement et des phases du projet

Valeurs et avantages

• S'assure que les risques et les changements sont gérés
• Aide à assurer le contrôle et la révision des processus
• Supervise la livraison de la valeur du projet
• Évaluer le statut et les progrès
• Approuve les livrables
• Aide à la prise de décision
• Responsable de la qualité du projet tout au long des phases du projet

Ce que fait un sponsor de projet à chaque phase

Alors que parfois un sponsor de projet est clairement engagé dès le début et d'autres fois, il est introuvable, le meilleur sponsor de projet est pleinement engagé dans chaque phase du projet.

Devoirs d'initiation

Les sponsors du projet jouent un rôle déterminant dans la sélection du chef de projet pendant la phase de lancement, puis ils donnent à ce chef de projet un mandat clair, un contexte pour le projet et définissent le niveau de leur autorité.

De plus, lors du lancement du projet, le parrain du projet s'assure que le projet est approprié pour l'organisation, en offrant des commentaires sur la charte du projet et en participant à la réunion de lancement. Le parrain aide à la prise de décision durant cette phase.

Fonctions de planification

Pour la phase de planification, le promoteur du projet vérifie que le plan du projet est réaliste et réalisable. Cela tient compte des contraintes de temps et du fait que l'équipe soit ou non chargée d'attentes qu'elle ne peut pas satisfaire.

Le parrain du projet peut également aider à résoudre les problèmes s'ils dépassent le cadre du chef de projet. S'il y a d'autres projets en jeu, le sponsor du projet s'assure qu'ils travaillent tous ensemble et non les uns contre les autres.

Fonctions de mise en œuvre

Pour les phases de mise en œuvre et de contrôle, le porteur de projet doit travailler avec le chef de projet, mais sans dépasser les limites. Le parrain du projet évalue les progrès réels du projet par rapport à ce qui était prévu et fournit des commentaires au chef de projet si nécessaire.

Les sponsors aident également le chef de projet et le travail d'équipe de manière plus autonome pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, tout en s'assurant que les processus sont suivis. Ils identifient les facteurs sous-jacents qui pourraient causer des problèmes et célèbrent l'achèvement des jalons.

Fonctions de clôture

Pendant la phase de clôture, le parrain du projet fait partie de l'évaluation post-mortem sur la performance et d'autres aspects du projet. Ils s'assurent que les transferts et les approbations sont effectués correctement. Les sponsors du projet aident à faciliter la discussion qui décide si un projet a été un succès ou un échec.

Dans l'ensemble, un parrain de projet aide à rationaliser les communications. Ils créent la confiance et la collaboration et empêchent les problèmes de s'aggraver. En termes de problèmes, ils ont mis en place l'instrument pour identifier les problèmes de délai, de coût et de qualité. En ce sens, ils sont également chargés de s'assurer que la gestion des risques est réussie. Enfin, ils encouragent également la tenue de registres pour le stockage des données historiques.

Différences entre un sponsor de projet et d'autres rôles

Un sponsor de projet est différent d'un propriétaire de projet en ce sens qu'il s'agit d'une personne, tandis que le propriétaire est une organisation. Cependant, dans la plupart des cas, le porteur de projet est employé par le maître d'ouvrage.

La partie prenante du projet peut être confondue avec le commanditaire du projet en raison des titres similaires. Cependant, une partie prenante du projet est toute personne affectée par le projet. Il peut s'agir d'organismes de réglementation gouvernementaux, de propriétaires fonciers, etc. Le promoteur du projet fait généralement partie de l'organisation propriétaire du projet.

ProjectManager dispose d'outils pour interagir avec les sponsors du projet

Les sponsors de projet ont besoin de mises à jour régulières de leur statut. ProjectManager dispose d'un certain nombre d'outils qui vous aident à accomplir vos tâches dans les délais et dans les limites du budget, puis à communiquer ce succès à votre sponsor de projet.

Par exemple, avec notre diagramme de Gantt en ligne, lorsque les membres de l'équipe se connectent et terminent les tâches qui leur sont assignées, l'avancement du projet est mis à jour en temps réel. Cela vous aide à respecter le calendrier et fournit un moyen visuel de mettre à jour votre sponsor de projet sur le calendrier.

ProjectManager dispose également d'un tableau de bord en temps réel qui affiche les données du projet en direct. Ces graphiques peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données souhaitées par le sponsor du projet, puis partagés numériquement ou imprimés pour une présentation. Si vous rencontrez le parrain du projet, emportez votre logiciel avec vous. Vous pouvez facilement y accéder en cas de questions nécessitant une analyse plus approfondie des données.

Les sponsors de projet ont besoin de ce type de transparence : ils ont le sentiment de faire partie du processus et peuvent fournir les conseils qu'ils sont chargés de fournir pour que le projet reste aligné sur les objectifs commerciaux de l'organisation.

Les sponsors de projet sont l'un des nombreux engrenages qui conduisent un projet à une fin réussie. Ils sont particulièrement importants car ils ont le pouvoir d'approuver ou de désapprouver les changements afin de maintenir les projets alignés sur la stratégie de l'entreprise. Par conséquent, vous voulez les tenir bien informés. Si vous souhaitez mieux intégrer le sponsor du projet, essayez gratuitement ProjectManager avec cet essai de 30 jours.