Che cos'è uno sponsor di progetto? Definizione di questo ruolo PM

Il personale del progetto, come uno sponsor del progetto, riceve titoli e responsabilità specifici ed esiste in una struttura burocratica. I progetti andrebbero rapidamente fuori controllo senza una struttura burocratica per organizzare l'azione e autorizzare il cambiamento. Una burocrazia crea ordine e fornisce efficienza attraverso la creazione di grafici e la condivisione delle conoscenze.

In questo spirito, esamineremo un ruolo fondamentale, vicino alla cima del totem: lo sponsor del progetto. Questa posizione potrebbe essere la più importante perché il progetto è stato creato per lo sponsor del progetto e quindi la loro approvazione o disapprovazione definitiva segnerà un'impresa di successo o fallita.

Che cos'è uno sponsor di progetto?

Uno sponsor del progetto è una persona o un gruppo che possiede il progetto e fornisce risorse e supporto per il progetto, programma o portfolio al fine di consentirne il successo.

Ogni progetto ha almeno uno sponsor del progetto. Sono la ragione del progetto. Sebbene non gestiscano le operazioni quotidiane di un progetto, sono al di sopra del project manager in termini di gerarchia del progetto. Molto probabilmente, lo sponsor del progetto è stato coinvolto nel progetto sin dall'inizio. Furono loro che aiutarono a concepirlo e lo sostenevano.

Lo sponsor del progetto può variare a seconda del progetto. Ad esempio, un progetto governativo avrà un funzionario statale come sponsor del progetto che lavorerà con il project manager dell'impresa di costruzioni. Tuttavia, in un progetto IT, lo sponsor del progetto potrebbe essere il responsabile delle informazioni.

Responsabilità dello sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto è responsabile di molti aspetti del progetto, dall'avvio e garantire il successo all'approvazione e alla definizione di parti del progetto. Il ruolo può essere suddiviso in tre parti: visione, governance e realizzazione del valore o dei benefici.

Visione

• Si assicura che il business case sia valido e in linea con la proposta commerciale
• Allinea il progetto con la strategia, gli obiettivi e gli obiettivi aziendali
• Rimane informato sugli eventi del progetto per mantenere il progetto fattibile
• Definisce i criteri per il successo del progetto e come si adatta al business in generale

Governo

• Garantisce che il progetto sia avviato e avviato correttamente
• Mantiene le priorità organizzative durante tutto il progetto
• Offre supporto per l'organizzazione del progetto
• Definisce i ruoli del progetto e la struttura di reporting
• Agisce come punto di escalation per problemi quando qualcosa è al di fuori del controllo del project manager
• Ottiene risorse finanziarie
• Decisore per lo stato di avanzamento e le fasi del progetto

Valori e vantaggi

• Assicura che i rischi e le modifiche siano gestiti
• Aiuta a garantire il controllo e la revisione dei processi
• Supervisiona la consegna del valore del progetto
• Valuta lo stato e il progresso
• Approva i risultati finali
• Aiuta con il processo decisionale
• Responsabile della qualità del progetto durante tutte le fasi del progetto

Cosa fa uno sponsor di progetto in ogni fase

Mentre a volte uno sponsor del progetto è chiaramente coinvolto dall'inizio e altre volte non si vede da nessuna parte, il miglior sponsor del progetto è pienamente coinvolto in ogni fase del progetto.

Doveri di iniziazione

Gli sponsor del progetto sono determinanti nella selezione del project manager durante la fase di avvio, quindi danno a quel project manager un mandato chiaro, il contesto per il progetto e stabiliscono il livello della loro autorità.

Inoltre, durante l'avvio del progetto, lo sponsor del progetto si assicura che il progetto sia appropriato per l'organizzazione, offrendo input sulla carta del progetto e partecipando al kick-off meeting. Lo sponsor aiuta con il processo decisionale durante questa fase.

Doveri di pianificazione

Per la fase di pianificazione, lo sponsor del progetto sta verificando che il piano del progetto sia realistico e fattibile. Ciò tiene conto dei limiti di tempo e del fatto che il team sia incaricato o meno di aspettative che non possono soddisfare.

Lo sponsor del progetto può anche aiutare a risolvere i problemi, se esulano dall'ambito del project manager. Se ci sono altri progetti in gioco, lo sponsor del progetto si assicura che lavorino tutti insieme e non l'uno contro l'altro.

Compiti di attuazione

Per le fasi di implementazione e controllo, lo sponsor del progetto dovrebbe collaborare con il project manager, ma non oltrepassare i confini. Lo sponsor del progetto valuta l'effettivo progresso del progetto rispetto a quanto pianificato e fornisce un feedback al project manager, se necessario.

Gli sponsor aiutano anche il project manager e il team a lavorare in modo più autonomo per risolvere i problemi man mano che si presentano, assicurandosi che i processi vengano seguiti. Identificano i fattori sottostanti che potrebbero causare problemi e celebrano il completamento delle pietre miliari.

Doveri di chiusura

Durante la fase conclusiva, lo sponsor del progetto partecipa alla valutazione post mortem sulle prestazioni e su altri aspetti del progetto. Si assicurano che le consegne e le approvazioni vengano eseguite correttamente. Gli sponsor del progetto aiutano a facilitare la discussione che decide se un progetto è stato un successo o un fallimento.

Nel complesso, uno sponsor del progetto aiuta a semplificare le comunicazioni. Creano fiducia e collaborazione e impediscono l'escalation dei problemi. In termini di problemi, hanno impostato lo strumento per identificare i problemi con la pianificazione, i costi e la qualità. In questo senso, hanno anche il compito di assicurarsi che la gestione del rischio abbia successo. Infine, incoraggiano anche la conservazione dei registri per l'archiviazione dei dati storici.

Differenze tra uno sponsor del progetto e altri ruoli

Uno sponsor di progetto è diverso da un proprietario di progetto in quanto è una persona, mentre il proprietario è un'organizzazione. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, lo sponsor del progetto è alle dipendenze del proprietario del progetto.

Lo stakeholder del progetto può essere confuso con lo sponsor del progetto a causa dei titoli simili. Tuttavia, uno stakeholder del progetto è chiunque sia interessato dal progetto. Possono essere agenzie governative di regolamentazione, proprietari terrieri, ecc. Lo sponsor del progetto è solitamente parte dell'organizzazione proprietaria del progetto.

ProjectManager dispone di strumenti per interagire con gli sponsor del progetto

Gli sponsor del progetto hanno bisogno di aggiornamenti di stato regolari. ProjectManager ha una serie di strumenti che ti aiutano a portare a termine le tue attività in tempo e sotto budget, e quindi a comunicare il successo allo sponsor del tuo progetto.

Ad esempio, con il nostro diagramma di Gantt online, quando i membri del team accedono e completano le attività loro assegnate, lo stato di avanzamento del progetto si aggiorna in tempo reale. Questo ti aiuta a rispettare la pianificazione e fornisce un modo visivo per aggiornare lo sponsor del tuo progetto sulla pianificazione.

ProjectManager ha anche un dashboard in tempo reale che mostra i dati del progetto in tempo reale. Questi grafici possono essere filtrati per visualizzare solo i dati desiderati dallo sponsor del progetto e quindi condivisi digitalmente o stampati per una presentazione. Se stai incontrando lo sponsor del progetto, porta con te il tuo software. Puoi accedervi facilmente in caso di domande che richiedono un'analisi più approfondita dei dati.

Gli sponsor del progetto hanno bisogno di questo tipo di trasparenza: si sentono parte del processo e possono fornire la guida che hanno il compito di fornire per mantenere il progetto allineato con gli obiettivi di business dell'organizzazione.

Gli sponsor del progetto sono uno dei tanti ingranaggi che portano un progetto a una conclusione positiva. Sono particolarmente importanti in quanto hanno il potere di approvare o disapprovare le modifiche al fine di mantenere i progetti allineati con la strategia aziendale. Pertanto, vuoi tenerli ben informati. Se vuoi integrare meglio lo sponsor del progetto, prova ProjectManager gratuitamente con questa prova di 30 giorni.