ผู้สนับสนุนโครงการคืออะไร? การกำหนดบทบาท PM นี้

บุคลากรของโครงการ เช่น ผู้สนับสนุนโครงการ ได้รับตำแหน่งและความรับผิดชอบเฉพาะและมีอยู่ในโครงสร้างระบบราชการ โครงการต่างๆ จะหมุนออกจากการควบคุมอย่างรวดเร็วโดยไม่มีโครงสร้างระบบราชการเพื่อจัดระเบียบการดำเนินการและให้อำนาจการเปลี่ยนแปลง ระบบราชการสร้างระเบียบและส่งมอบประสิทธิภาพผ่านการดำเนินการสร้างแผนภูมิและแบ่งปันความรู้

ในจิตวิญญาณนั้น เราจะพิจารณาบทบาทที่สำคัญ ซึ่งอยู่ใกล้กับเสาโทเท็ม นั่นคือ ผู้สนับสนุนโครงการ ตำแหน่งนี้อาจมีความสำคัญที่สุดเนื่องจากโครงการถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้สนับสนุนโครงการ ดังนั้นการอนุมัติหรือไม่อนุมัติขั้นสุดท้ายจะทำเครื่องหมายว่าการลงทุนที่ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

ผู้สนับสนุนโครงการคืออะไร?

ผู้สนับสนุนโครงการคือบุคคลหรือกลุ่มที่เป็นเจ้าของโครงการและจัดหาทรัพยากรและการสนับสนุนสำหรับโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโฟลิโอเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

ทุกโครงการมีผู้สนับสนุนโครงการอย่างน้อยหนึ่งราย พวกเขาเป็นสาเหตุของโครงการ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้จัดการการดำเนินงานในแต่ละวันของโครงการ แต่ก็อยู่เหนือผู้จัดการโครงการในแง่ของลำดับชั้นของโครงการ เป็นไปได้มากว่าผู้สนับสนุนโครงการมีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการตั้งแต่เริ่มต้น พวกเขาเป็นคนที่ช่วยตั้งครรภ์และสนับสนุน

ผู้สนับสนุนโครงการอาจแตกต่างกันไปตามโครงการ ตัวอย่างเช่น โครงการของรัฐบาลจะมีเจ้าหน้าที่ของรัฐเป็นผู้สนับสนุนโครงการซึ่งจะทำงานร่วมกับผู้จัดการโครงการของบริษัทรับเหมาก่อสร้าง อย่างไรก็ตาม ในโครงการไอที ผู้สนับสนุนโครงการอาจเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่สารสนเทศ

ความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในหลายๆ ด้านของโครงการ ตั้งแต่การริเริ่มและรับรองความสำเร็จ ไปจนถึงการอนุมัติและการกำหนดส่วนต่างๆ ของโครงการ บทบาทสามารถแบ่งออกเป็นสามส่วน: วิสัยทัศน์ ธรรมาภิบาล และคุณค่า หรือประโยชน์ที่ได้รับ

วิสัยทัศน์

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรณีธุรกิจถูกต้องและสอดคล้องกับข้อเสนอทางธุรกิจ
• จัดโครงการให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์
• รับทราบข้อมูลกิจกรรมของโครงการเพื่อให้โครงการดำเนินไปได้
• กำหนดเกณฑ์สำหรับความสำเร็จของโครงการและวิธีการที่เข้ากับธุรกิจโดยรวม

ธรรมาภิบาล

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการเปิดตัวและเริ่มต้นอย่างถูกต้อง
• รักษาลำดับความสำคัญขององค์กรตลอดโครงการ
• ให้การสนับสนุนการจัดโครงการ
• กำหนดบทบาทของโครงการและโครงสร้างการรายงาน
• ทำหน้าที่เป็นจุดยกระดับสำหรับปัญหาเมื่อมีบางสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของผู้จัดการโครงการ
• รับทรัพยากรทางการเงิน
• ผู้มีอำนาจตัดสินใจสำหรับความคืบหน้าและขั้นตอนของโครงการ

คุณค่าและประโยชน์

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลง
• ช่วยให้มั่นใจในการควบคุมและทบทวนกระบวนการ
• กำกับดูแลการส่งมอบมูลค่าโครงการ
• ประเมินสถานะและความคืบหน้า
• อนุมัติการส่งมอบ
• ช่วยในการตัดสินใจ
• รับผิดชอบคุณภาพโครงการตลอดระยะโครงการ

สิ่งที่ผู้สนับสนุนโครงการทำในแต่ละระยะ

แม้ว่าบางครั้งผู้สนับสนุนโครงการจะมีส่วนร่วมอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นและในบางครั้งพวกเขาไม่มีให้เห็น ผู้สนับสนุนโครงการที่ดีที่สุดจะมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่กับทุกขั้นตอนของโครงการ

หน้าที่การเริ่มต้น

ผู้สนับสนุนโครงการมีส่วนสำคัญในการเลือกผู้จัดการโครงการในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้น และจากนั้นจะมอบอำนาจหน้าที่ที่ชัดเจน บริบทสำหรับโครงการ และกำหนดระดับอำนาจหน้าที่ให้กับผู้จัดการโครงการนั้น

นอกจากนี้ ในระหว่างการเริ่มต้นโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการนั้นเหมาะสมสำหรับองค์กร โดยเสนอข้อมูลในกฎบัตรของโครงการ และเข้าร่วมในการประชุมเปิดตัว ผู้สนับสนุนจะช่วยในการตัดสินใจในช่วงนี้

หน้าที่การวางแผน

สำหรับขั้นตอนการวางแผน ผู้สนับสนุนโครงการกำลังตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าแผนโครงการเป็นจริงและเป็นไปได้ บัญชีนี้มีข้อจำกัดด้านเวลาและทีมงานได้รับมอบหมายตามความคาดหวังที่พวกเขาไม่สามารถบรรลุได้หรือไม่

ผู้สนับสนุนโครงการสามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้เช่นกัน หากอยู่นอกเหนือขอบเขตของผู้จัดการโครงการ หากมีโปรเจ็กต์อื่นๆ ที่กำลังเล่นอยู่ ผู้สนับสนุนโปรเจ็กต์จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทั้งหมดทำงานร่วมกันและไม่ขัดแย้งกันเอง

หน้าที่ดำเนินการ

สำหรับขั้นตอนการดำเนินการและการควบคุม ผู้สนับสนุนโครงการควรทำงานร่วมกับผู้จัดการโครงการ แต่ไม่เกินขอบเขต ผู้สนับสนุนโครงการประเมินความคืบหน้าที่แท้จริงของโครงการเทียบกับสิ่งที่วางแผนไว้ และให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้จัดการโครงการตามความจำเป็น

ผู้สนับสนุนยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการและการทำงานเป็นทีมมีอิสระมากขึ้นในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ในขณะที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการ พวกเขาระบุปัจจัยพื้นฐานที่อาจทำให้เกิดปัญหาและเฉลิมฉลองความสำเร็จของเหตุการณ์สำคัญ

ปิดภาษี

ในระหว่างช่วงปิดโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลชันสูตรพลิกศพด้านประสิทธิภาพและด้านอื่นๆ ของโครงการ พวกเขาทำให้แน่ใจว่าแฮนด์ออฟและ signoffs จะทำอย่างถูกต้อง ผู้สนับสนุนโครงการช่วยอำนวยความสะดวกในการอภิปรายเพื่อตัดสินว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

โดยรวมแล้ว ผู้สนับสนุนโครงการช่วยปรับปรุงการสื่อสาร พวกเขาสร้างความไว้วางใจและการทำงานร่วมกันและป้องกันไม่ให้ปัญหาบานปลาย ในแง่ของปัญหา พวกเขาตั้งค่าเครื่องมือเพื่อระบุปัญหาเกี่ยวกับกำหนดการ ต้นทุน และคุณภาพ ในแง่นั้น พวกเขายังมีหน้าที่ดูแลให้การจัดการความเสี่ยงประสบความสำเร็จด้วย สุดท้ายนี้ ยังสนับสนุนให้มีการเก็บบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูลในอดีตอีกด้วย

ความแตกต่างระหว่างผู้สนับสนุนโครงการและบทบาทอื่นๆ

ผู้สนับสนุนโครงการแตกต่างจากเจ้าของโครงการตรงที่พวกเขาเป็นบุคคล ในขณะที่เจ้าของเป็นองค์กร อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของโครงการเป็นผู้ว่าจ้างผู้สนับสนุนโครงการ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการอาจสับสนกับผู้สนับสนุนโครงการเนื่องจากชื่อที่คล้ายคลึงกัน อย่างไรก็ตาม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ พวกเขาสามารถเป็นหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาล เจ้าของที่ดิน ฯลฯ ผู้สนับสนุนโครงการมักจะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ

ProjectManager มีเครื่องมือสำหรับการโต้ตอบกับผู้สนับสนุนโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการต้องการการอัปเดตสถานะเป็นประจำ ProjectManager มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จทันเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ จากนั้นจึงสื่อสารความสำเร็จนั้นกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณ

ตัวอย่างเช่น ด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา เมื่อสมาชิกในทีมเข้าสู่ระบบและทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น ความคืบหน้าของโครงการจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ วิธีนี้ช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาและแสดงวิธีอัปเดตผู้สนับสนุนโครงการตามกำหนดเวลาด้วยภาพ

ProjectManager ยังมีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงข้อมูลโครงการสด แผนภูมิเหล่านี้สามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ผู้สนับสนุนโครงการต้องการ แล้วแชร์แบบดิจิทัลหรือพิมพ์ออกมาเพื่อนำเสนอ หากคุณกำลังพบกับผู้สนับสนุนโครงการ ให้นำซอฟต์แวร์ติดตัวไปด้วย คุณสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายหากมีคำถามใด ๆ ที่ต้องการการดำน้ำลึกเข้าไปในข้อมูล

ผู้สนับสนุนโครงการต้องการความโปร่งใสประเภทนี้: พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการและสามารถให้คำแนะนำที่พวกเขาได้รับมอบหมายให้ส่งมอบเพื่อให้โครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กร

ผู้สนับสนุนโครงการเป็นหนึ่งในหลาย ๆ เกียร์ที่ขับเคลื่อนโครงการให้สำเร็จลุล่วง สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญเป็นพิเศษเนื่องจากมีอำนาจในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้โครงการสอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ ดังนั้น คุณต้องการให้พวกเขาทราบดี หากคุณต้องการรวมผู้สนับสนุนโครงการให้ดียิ่งขึ้น ลองใช้ ProjectManager ได้ฟรีด้วยการทดลองใช้ 30 วันนี้