CRM frente a hojas de cálculo

En este episodio, le contamos por qué es hora de salir de sus hojas de cálculo y entrar en un CRM. Paul lo desglosa sobre las ventajas de usar un CRM sobre las hojas de cálculo y por qué su empresa se beneficiará de ello.

00:22 Andy Shore: Bienvenido de nuevo a otro episodio de Clues for the Clueless CRM Marketer. Hoy vamos a empezar a hablar sobre las hojas de cálculo y nuestro eslogan desafortunado: "¿Eres una hoja de cálculo demasiado delgada?" Qué gramática nos han dicho los nazis de todo el mundo no tiene sentido para ellos. Y supongo que a veces soy demasiado inteligente para mi propio bien, pero el concepto es que CRM es una mejor alternativa a las hojas de cálculo, ¿verdad?

00:53 Paul Rijnders: Sí, definitivamente. En ambos sentidos, las hojas de cálculo no tienen nada de malo. Quiero decir, ¿quién no ha utilizado una hoja de cálculo antes y ha tenido éxito con ella? Y es fácil poner datos ... Bueno, hablemos de lo que es correcto acerca de las hojas de cálculo. Son accesibles, todo el mundo tiene algún tipo de programa de hoja de cálculo, ya sea Excel o tal vez tenga Google Sheets, etcétera, y es realmente fácil de entender. Pones algo en una cuadrícula ... Oh, Numbers, tengo que mencionar a Apple allí también. [risas] No uso Numbers pero amo Apple. De acuerdo, de todos modos, esto no se supone que sea ...

01:25 AS: Aceptamos patrocinios.

[risita]

01:27 PR: Ahí tienes. Utilizo este programa de hoja de cálculo con notas pequeñas llamado ... Bueno, de todos modos, [risas] lo que estoy diciendo es que las hojas de cálculo son geniales porque puedes poner una fila de datos, y digamos que pueden ser tus contactos y tienes la columnas diferentes, que sería la información que desea registrar sobre ellos. Esos serían los campos sobre los que desea obtener información. Está muy estructurado y es rápido ingresar esta información, pero ¿dónde fallan? Bueno, fallan por varias razones. Número uno, no todos tienen acceso a él, a menos que se comparta en la nube. Es genial que tu hoja de cálculo esté en la nube y puedas dar acceso a ella a otras personas. Eso es genial, pero ahora, ¿qué pasa con la hoja de cálculo? Bueno, tal vez no sea dinámico, lo que significa esto, tal vez puedas estar en la hoja de cálculo actualizándola y alguien más pueda actualizar la hoja de cálculo y eso es fantástico si la hoja de cálculo no falla. Y creo que esas hojas de cálculo en línea basadas en la nube han mejorado en eso, lo cual es bueno. Pero, ¿quieres estar mirando una hoja de cálculo en lugar de hacer tu gestión de contactos, etcétera?

02:27 PR: Pero yo diría que la mayor debilidad de las hojas de cálculo es que no se relacionan entre sí. Entonces, lo que quiero decir es esto: digamos que hay una persona llamada Cindy y ella está administrando su negocio y en una hoja de cálculo, tiene todos sus contactos y la otra hoja de cálculo, tiene una lista de tareas pendientes y esos contactos están referenciados en esas tareas pendientes. Tal vez en otra hoja de cálculo, tenga una lista de oportunidades de ventas que podrían estar sucediendo. ¿Bien adivina que? Esas hojas de cálculo probablemente no estén en relación entre sí, porque esa no es una base de datos relacional. Y ahí es donde CRM es útil es porque las tablas de contactos o las tablas de actividades o las tablas de oportunidades, aunque no se ven así en el CRM para ti, solo parecen un registro al que ingresas, básicamente están relacionadas hojas de cálculo, supongo, por así decirlo. No pensarás en hojas de cálculo, el programador no pensará en hojas de cálculo. Pero lo que estoy tratando de decir es esto: si tiene un contacto, podría decir: "Está bien, quería ver qué contacto tiene una actividad abierta", y luego puede obtener un informe que cruza esas tablas y instantáneamente puede analizarlos juntos.

03:35 PR: Por ejemplo, Robert, uno de nuestros vendedores, estaba diciendo esto hoy, él dijo, estaba diciendo, “Oye, ¿sabes qué? Tengo una lista de actividades que debo hacer todos los días ". ¿Pero adivina que? A veces, esas actividades se realizan en cuentas que ya no están activas porque tal vez se hayan suspendido. ¿Y adivina qué? El correo electrónico de referencia suspenderá las cuentas si son spammers. No queremos enviar spam a personas que arruinen la reputación de todos nuestros clientes realmente buenos y honestos. No quiero ver las actividades si el contacto ya se canceló o si el contacto se suspendió. Es una pérdida de tiempo o no quiero ver oportunidades. Entonces, donde CRM es útil es que puede instantáneamente ... Bueno, con unos pocos clics, armar un informe que diga: "Está bien, muéstrame los contactos que tienen esta afección y las actividades relacionadas con ellos que tienen esta condición ”, o puede verlos todos y separarlos por grupo, o simplemente puede ver los que tienen la condición exacta que desea. En pocas palabras, la razón por la que un CRM será mejor que su hoja de cálculo podría ser porque puede hacer que todos los registros relacionados aparezcan en un solo lugar como una sola ejecución.

04:45 AS: Sí, definitivamente. Mientras dice eso, hizo clic en que hace unos años, hice que mi compañía de seguros viniera a darme un presupuesto porque un vecino mío que se mudaba de mi edificio dejó caer un sofá en el capó de mi automóvil cuando se mudaban. porque mi auto estaba en el estacionamiento y el contenedor de basura al otro lado. Y le hizo una gran abolladura al auto, y quería que salieran y me dieran una estimación para ver cuánto cubrirían, y afortunadamente, mi callejón retrocedió hasta un taller de carrocería y el tipo lo vio y él estaba como, "Oye, si me pagas en efectivo, lo arreglaré por tanto", y era más bajo que mi deducible. Así que cancelé el reclamo del seguro porque solo iban a cubrir una pequeña cantidad. Dijeron: "No somos responsables de esto o por alguna razón". O porque eran dos abolladuras separadas porque golpeó y rodó, trataron de decir que eran dos reclamos separados. Así que tendría que pagar el doble del deducible, así que terminé cancelando el reclamo del seguro y solo le di dinero en efectivo para que lo arreglara, y unas semanas después, recibí un correo electrónico de seguimiento de ellos.

05:48 AS: Fue como, "Oye, vemos que estás contento de que tu reclamo se cerró y que estás contento con tu servicio". [risas] Y yo estaba como, "No, no estaba contento con lo que tenías que decir y lo cancelé". Pero creo que debido a que me mantuvieron en una lista en lugar de trasladarme a otra diferente, o que tal vez no tenían esas bases de datos relacionales de las que estás hablando, no sabían dónde estaba yo con ellos y me dieron Me la comunicación incorrecta y me cabreó.

06:15 PR: Sí, ese es un punto excelente y es que a veces la información existe en un lugar, y luego, el otro lugar donde está esa información es completamente inconsciente de ese cambio en este lugar. Entonces, con CRM, puede lograr eso y puede obtener información y decir: “Está bien, ¿sabes qué? Solo quiero ver que esto satisfaga esto ". Entonces, a lo que también nos está conduciendo es a cómo tal vez algún tipo de automatización podría ayudar. Entonces, por ejemplo, ¿qué pasa si cuando esa persona cerró su reclamo, pudiera cerrarlo y cuando lo cierre, cancele esa tarea para que alguien haga un seguimiento? O cuando lo cerraron, hubo una razón para el cierre. Estás cerrando esto. Está bien, ¿por qué estás cerrando esto? Bueno, porque la persona dijo que el reclamo no sería adecuado para ellos, así que lo cerrarían porque no estaban contentos.

07:08 PR: Bueno, debería poder obtener algún tipo de informe que diga: "Muéstrame todas las tareas que están abiertas o cerradas y que cumplen esta condición". Entonces, cuanta más información tenga, mejor podrá actuar. Muchas veces, las máquinas se vuelven un poco locas. Y la gente solo tiene estas automatizaciones que están configuradas, pero luego las automatizaciones no están configuradas para detenerse por una condición determinada, o no está verificando que la condición original todavía sea cierta y dispara ese mensaje automatizado y eso puede crear un poco de caos. no solo para usted y su empresa, sino que, en última instancia, es el cliente el que recibe esa automatización. Y toda su automatización se escribió por dos razones: número uno, quería ahorrar tiempo y número dos, quería enviar algo personal a esa persona. Porque no quiere que la automatización diga: “Oye, ¿adivina qué? Yo soy el sistema de robot y el sistema de robot dice esto y esto y esto ". [risas] Su cliente no quiere ver eso. Quizás algunos lo hagan, me gustaría ver eso.

08:03 PR: Pero realmente, creo que su cliente quiere decir, si tiene su nombre en la parte inferior, si usted es Bill Smith y está enviando algo, será mejor que parezca personal y que la información sea correcta. y será mejor que sea de actualidad. Y ese cliente que lo hace mejor dice: "Está bien, genial, Bill me conoce". Y Bill puede seguir jugando al golf. [risas] Lo que sea que esté haciendo ese día o conociendo clientes o atendiendo asuntos importantes o lo que sea. Entonces, el sistema puede hacer todas esas cosas, por lo que Bill no se ha puesto al día haciendo eso. Pero necesita fe en el sistema, que el sistema está actuando con buena información y que está verificando que la información sea verdadera antes de realizar esa acción automatizada.

08:35 AS: Sí, todo eso tiene sentido para mí y creo que terminaremos este episodio allí. Gracias a todos por escucharnos y los veremos la próxima vez.

08:42 AS: Gracias por escuchar Clues for the Clueless CRM Marketer, presentado por Benchmark. Sintonice la próxima vez. Hasta entonces, puede recibir una pista conectándose con nosotros en las redes sociales, el blog de Benchmark o visitando benchmarkcrm.com. Adiós.