El enlace "Agregar al calendario" y cómo usarlo en sus correos electrónicos

Cuando anuncia su nuevo evento, siempre hace todo lo posible para motivar a los suscriptores a asistir. Primero, envía un correo electrónico de invitación al evento con al menos una semana de anticipación. A continuación, envía recordatorios de eventos varios días antes del evento y justo antes, pero de todos modos solo la mitad de sus inscritos aparecen.

¿Le suena familiar este escenario? Si es así, trabajemos en las tasas de participación en el evento y ayudemos a los inscritos a recordar su evento con un enlace "Agregar al calendario" en el anuncio de su evento.

En esta publicación, aprenderá cómo crear un enlace "Agregar al calendario" y agregarlo a sus correos electrónicos para permitir que sus suscriptores guarden rápidamente sus eventos en sus calendarios.

Cómo agregar eventos desde un correo electrónico a su calendario

Como sugiere el escenario anterior, le gustaría que sus futuros asistentes agreguen su evento a sus calendarios. Una vez agregado allí, el evento actuará como un recordatorio automático y los asistentes recibirán una notificación de su calendario cuando su evento esté a punto de comenzar.

Hay dos opciones para agregar invitaciones a eventos desde un correo electrónico a un calendario personal:

1. El primer método consiste en crear un enlace "Agregar al calendario" a través de un servicio dedicado.
2. La segunda opción es exportar su evento de calendario como un archivo .ics y enviarlo a sus suscriptores.

Veamos cómo se ven estos dos métodos en la bandeja de entrada una vez implementados y descubramos sus pros y contras.

Cómo agregar un evento a un calendario usando un enlace

La mayoría de las aplicaciones de calendario funcionan según el mismo principio. Creas un evento público y un servicio de calendario genera un enlace al mismo. Luego, envía este enlace de invitación de calendario a sus suscriptores por correo electrónico, chatbot o mediante cualquier otro canal. Después de hacer clic en su enlace, un suscriptor es redirigido a su cuenta en el servicio de calendario digital, es decir, a una página de configuración donde pueden guardar rápidamente el evento desde su correo electrónico en su calendario personal y cambiar la configuración de notificación de eventos.

Veamos cómo ven los suscriptores estas invitaciones de calendario en los correos electrónicos que reciben. A continuación se muestra un ejemplo de MarketingProfs, que invita a sus suscriptores a unirse a su próximo seminario web. Agregan un evento de calendario a su correo electrónico para que sus suscriptores puedan agregarlo a sus calendarios personales. Así es como se ve el correo electrónico de invitación con un enlace "Agregar al calendario".

Una vez que un usuario hace clic en el enlace del calendario en el correo electrónico, se le redirige a la página de descripción del evento con un botón "Agregar al calendario".

Finalmente, el usuario navega a su calendario para configurar permisos y notificaciones.

Este método le permite crear enlaces de eventos de calendario y recordatorios para casi todas las aplicaciones de calendario principales como Google Calendar, Outlook, Microsoft Office 365 y Yahoo! Calendario. Solo tienes que crear un evento público, copiar un enlace y enviárselo a tus suscriptores.

Ventajas de usar un enlace "Agregar al calendario":

• Es fácil generar enlaces a eventos.

Contras de usar un enlace "Agregar al calendario":

• Un enlace solo puede contener detalles sobre un evento.
• No todos los calendarios le permiten generar enlaces a eventos.
• Los enlaces son específicos para cada plataforma de calendario.

Cómo agregar un evento a un calendario usando un archivo .ics

Un archivo .ics es un archivo iCalendar de texto sin formato que contiene detalles sobre un evento del calendario, como la descripción del evento, las horas de inicio y finalización, la ubicación, etc. los detalles almacenados en el archivo .ics se transferirán al calendario.

Necesitará un archivo .ics si no puede compartir su evento de calendario como un enlace, por ejemplo, con suscriptores que prefieren las aplicaciones de calendario para escritorio sobre la web o aplicaciones móviles.

Para agregar un recordatorio de evento a una aplicación de escritorio personal, el usuario solo tiene que descargar y abrir su archivo .ics. Así es como se ve una vez transferido a un calendario de Outlook en el escritorio.

Según el tipo de calendario y la configuración que tienen sus suscriptores en sus computadoras, al hacer clic en el enlace se les puede abrir automáticamente una cita, o es posible que tengan que hacer clic en el archivo .ics manualmente para programar la cita en su calendario.

Ventajas de usar archivos .ics:

• Son compatibles con todos los servicios y aplicaciones.
• Un archivo puede contener varios eventos; los eventos se descargarán simultáneamente.

Contras de usar archivos .ics:

• No todos los usuarios confían en los archivos descargados de la web.

Ahora es el momento de compartir contigo un truco de marketing: cómo crear un enlace "Agregar al calendario" y un archivo .ics para tu evento.

Cómo crear un enlace "Agregar al calendario" para su evento

Usaremos Google Calendar para ver cómo crear un evento de calendario público y un enlace para sus suscriptores.

Primero, seleccione una fecha y haga clic en el intervalo de tiempo requerido. En la ventana, agregue un título para su evento o vaya directamente a "Más opciones".

Lo importante aquí es cambiar la configuración de privacidad de su evento (hacer público su evento) para que pueda compartirlo y otros puedan verlo. Una vez que haya cambiado la configuración de privacidad del evento, haga clic en "Guardar" en la parte superior.

Al configurar su evento, asegúrese de haber agregado toda la información sobre su evento que desea que los suscriptores conozcan; toda su configuración se transferirá junto con su enlace "Agregar al calendario" o archivo .ics, incluida la descripción del evento y la configuración recordatorios.

Continúe con el evento creado y elija la opción "Publicar evento" en el menú desplegable.

Aquí, tendrá dos opciones para permitir que los usuarios agreguen su evento a su calendario: un fragmento de código o un enlace.

Copie el enlace del evento y guárdelo en algún lugar para acceder fácilmente. Más adelante, agregaremos este enlace "Agregar al calendario" a una plantilla de correo electrónico.

Cómo crear un archivo .ics para su evento

Ahora es el momento de crear un archivo .ics. Hay varias formas de hacerlo, utilizando varias aplicaciones y servicios en línea, pero para este ejemplo, vamos a cubrir dos de ellas: usar Google Calendar como una de las aplicaciones de calendario más populares y usar una herramienta en línea gratuita, iCal Event Maker. .

Exportar un archivo .ics de Google Calendar

En primer lugar, cree y administre todas las configuraciones para su evento. Es recomendable crear su evento en un calendario separado, ya que exportará todo el calendario, no un evento específico, con todos los eventos y configuraciones a un archivo.

Encuentra el calendario que necesitas en el panel de la izquierda. Haga clic en el icono de más opciones a la derecha del nombre del calendario. En el menú desplegable, elija la opción "Configuración y uso compartido".

En la configuración del calendario abierto, haga clic en el botón "Exportar calendario". Una vez que haga clic, se guardará en su computadora un archivo ZIP con el archivo .ics requerido.

Tenga en cuenta que su calendario no tiene que ser público, ya que no comparte el acceso a su calendario, sino que les da a los suscriptores una copia de los datos de su calendario.

El proceso de exportación de un archivo .ics de otros calendarios digitales es similar: cree un nuevo calendario con su evento y descárguelo. Solo tendrás que encontrar los elementos del menú de calendario correspondientes.

Creando un archivo .ics usando iCal Event Maker

Complete la información importante: el nombre de su evento, fecha y hora, ubicación, etc. Una vez hecho esto, guarde su evento.

En la página principal, seleccione el evento requerido y haga clic en el botón "Generar iCal".

Se le redirigirá a una página con el archivo .ics que necesita. Aquí también puede agregar otras opciones a su archivo.

Cómo agregar su evento de calendario a una plantilla de correo electrónico

Hay tres formas diferentes de agregar su evento de calendario a sus campañas de correo electrónico, incluidos enlaces, botones e íconos. A continuación, describiremos cada uno de estos métodos utilizando nuestro creador de correo electrónico de arrastrar y soltar.

Comience a agregar los eventos de su calendario a sus correos electrónicos de inmediato con nuestras plantillas listas para usar. Vaya a su cuenta, navegue hasta la sección "Plantillas de correo electrónico" y elija la plantilla que desee de la biblioteca de plantillas. Haga clic en "Editar" para ir al editor y personalizar la plantilla elegida.

Enlace de texto

La forma más fácil de agregar un evento de calendario a su correo electrónico es incluir un enlace dentro de la copia del correo electrónico. No es necesario que agregue una URL sin contenido; pueden ser demasiado largas y verse desordenadas; además, puede arruinar la impresión general de su correo electrónico.

Creemos un hipervínculo. En primer lugar, agregaremos un bloque de texto con una invitación para agregar nuestro evento a un calendario. Usaremos un enlace de evento de Google Calendar y un archivo .ics creado con iCal Event Maker que está alojado en Google Drive.

Decide cómo agregar tu evento de calendario a los correos electrónicos según los dispositivos que usan tus suscriptores para abrir tus correos electrónicos. Puede guiar a sus destinatarios a sus calendarios en línea siguiendo su enlace, dejar que descarguen un archivo .ics para su evento o combinar ambos métodos. Esto depende totalmente de su elección y preferencias.

Bloque de botones

Los botones son la forma más sencilla de conseguir que un suscriptor agregue un recordatorio de evento a su calendario. El proceso es casi el mismo: solo tendrá que crear varios botones en lugar de un bloque de texto.

Para colocar varios botones en una fila horizontal, vaya al elemento "Agregar nueva sección" en el menú de la izquierda y elija la sección con la cantidad de columnas que necesita. Luego, arrastre y suelte el elemento requerido en cada columna vacía. En nuestro caso, es un botón. Asigne un nombre a sus botones y agregue los enlaces de eventos de su calendario.

Finalmente, personalice los botones: colores, fuentes, tamaños, alineaciones y contornos para que coincidan con la identidad de su marca.

Iconos personalizados

Si está familiarizado con la codificación de correo electrónico HTML y no tiene miedo de retocar el código fuente, puede crear iconos personalizados para diferentes calendarios que conduzcan a los enlaces de su evento. Nuestro equipo ha creado una plantilla de código: simplemente agregue los vínculos de su evento en lugar de los fragmentos de texto "Vínculo al calendario de Google", "Vínculo al archivo .ics" y "Vínculo al calendario de Outlook".

 <p>Add to your calendar:</p> <p> <p>Add to your calendar:</p> <p> <a href="Link to Google Calendar" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/google-calendar.png" alt="Google" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to Google Calendar" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/google-calendar.png" alt="Google" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to Google Calendar" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/google-calendar.png" alt="Google" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to .ics file" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/apple-calendar.png" alt="Apple" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to .ics file" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/apple-calendar.png" alt="Apple" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to .ics file" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/apple-calendar.png" alt="Apple" width="50" height="50" border="0" /> </a> <a href="Link to Outlook Calendar" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/outlook-calendar.png" alt="Outlook" width="50" height="50" border="0" /> </a> </p> <a href="Link to Outlook Calendar" target="_blank" rel="noopener"> <img src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/outlook-calendar.png" alt="Outlook" width="50" height="50" border="0" /> </a> </p>

Veamos cómo usar este código en nuestro generador de arrastrar y soltar.

Abra la plantilla de correo electrónico que necesita. Arrastre un nuevo elemento "Texto" desde el lado izquierdo y suéltelo donde lo necesite en la plantilla. Haga clic en el elemento y elija el icono "Código fuente" en el menú desplegable "Variables". Copie y pegue el fragmento de código con los enlaces de su evento de calendario en la ventana abierta. ¡Y eso es! Estás listo.

Así es como se ven los iconos de calendario personalizados en una plantilla de correo electrónico.

Resumiendo el vínculo "Agregar al calendario" para los correos electrónicos

Si organiza eventos para sus clientes, brindarles la posibilidad de agregar eventos a sus calendarios es una excelente manera de asegurarse de que los asistentes no se olviden de su evento entre la recepción de la invitación y el evento real.

Hay dos formas de agregar eventos de calendario directamente a su correo electrónico:

1. Cree un evento en su calendario en línea, genere un enlace de calendario y envíelo a sus suscriptores en su plantilla de correo electrónico. Este método es bastante simple, pero tendrá que generar enlaces de eventos individuales para cada aplicación de calendario, ya que no puede agregar un evento de Google Calendar a su Calendario de Outlook, por ejemplo.
2. Agregue un evento a su calendario y expórtelo como un archivo .ics. Este es un método más sólido, ya que estos archivos son compatibles con casi todos los servicios y aplicaciones. Sin embargo, no es tan cómodo para sus suscriptores, no todos están familiarizados con este formato de archivo o saben cómo importarlo a sus calendarios.

A menos que sepa qué tipo de calendario usan sus futuros registrantes, le recomendamos que incluya todas las invitaciones de calendario importantes en su correo electrónico, dando a los suscriptores una opción que les funcione. Puede agregar su invitación a un evento de calendario a una plantilla de correo electrónico usando:

• hipervínculos;
• botones;
• iconos personalizados.

Ahora que sabe cómo crear enlaces "Agregar al calendario" para correos electrónicos, puede integrarlos en sus campañas con nosotros aquí en SendPulse.