チームの生産性を阻害する 5 つの要因とその克服方法

公開: 2022-08-23

チームの生産性は、ビジネスにおいて最も重要な要素の 1 つであり、順調に進むことは全員の責任です。生産性がなければ、プロジェクトは締め切りに間に合わず、チームは結果への対処に追われます。これらの問題は、物事を円滑に進めるためのプロジェクト管理オフィスが不足しているため、さらに悪化する可能性があります。

気が散る職場は、チームの生産性よりもはるかに大きな代償を払う可能性があります。それは、企業の収益損失に何十億ドルも費やす可能性があります。 Salary.com と America Online の調査によると、従業員は 1 日 8 時間の労働時間あたり平均 1.86 時間を仕事以外のことに費やしており、米国の雇用主は毎年推定 5,440 億ドルの生産性の損失を被っています。

チームの生産性に問題がある場合は、多くの潜在的な阻害要因とそれらを修正する方法を検討してください。

1. 技術的な問題

テクノロジーは、従業員が仕事をより効率的かつ効果的に行うのに役立つべきであり、仕事を難しくするものではありません。しかし、新しい研究では、テクノロジーが実際に後者を行っていることがわかりました。 Udemy の 2018 Workplace Distraction Report によると、調査対象の従業員の 33% が、テクノロジーと接続の問題が、職場で最も一般的な気晴らしと生産性の低下要因であると述べています。

チームメンバーが、プロジェクト管理とコラボレーションのための効果的なツールを持っていることを確認してください。これらのツールを学習して活用するためのリソースと共に、実際に仕事をうまく行うのに役立ちます。テクノロジーがチームの生産性を妨げているかどうかを判断する簡単な方法は、質問することです。

何が助けになり、何が問題になっているのかを確認するアンケートを送信し、返された情報に基づいて調整を行います。高レベルの問題に気を取られて、生産性を犠牲にしている可能性のある日常の時間の無駄遣いを忘れがちです。

2. コラボレーションがうまくいかない

チームの生産性が低下すると、作業の大部分を自分で引き受けるか、他の人のために仕事のたるみを取り戻さなければならない場合があります。これは仕事の一部のように感じるかもしれませんが、そうである必要はありません。

チームとして作業する場合、プロジェクトがスムーズに進行できるように、チームメンバー間でワークロードのバランスを取ることが重要です。 Hubgets の CEO である Bogdan Carstoiu 氏は次のように述べています。すべてを自分で処理することは、特にプロジェクトが困難な状況にある場合、すぐに圧倒される可能性があります。プロセスに他の人を巻き込んで共同作業にすると、責任を共有でき、作業量を分割できます。」

コラボレーションによって生産性の問題が軽減され、より優れたリーダーになることができます。これをチームの文化に浸透させることで、プロジェクトを順調に進めることができ、予算超過や怒っている上層部のリーダーシップを回避できます。

Carstoiu 氏は次のように続けています。彼らの力を結集することで、プロジェクトマネージャーは課題に直面しやすくなると同時に、プロジェクトに最適な労働力を確実に割り当てることができます。」

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3. 不要な会議

会議はコミュニケーションに有益ですが、あらゆる場所のビジネスの主要な生産性の阻害要因にもなっています。さまざまな業界の上級管理職 182 人を対象とした調査では、次のような結果が得られました。

65% は、会議が仕事を完了するのを妨げていると述べています
71% が、会議は非生産的かつ非効率的だと考えています
64% は、会議が彼らの深い思考を妨げていると言っています
62% は、会議は実際にはチームの結束を強めるものではないと考えています

非生産的な会議と、チームのコラボレーションとつながりを確保することのバランスを見つけるのは難しい場合があります。これらの簡単なヒントを使用して、両方を最大限に活用してください。

チームメンバーが特定の時間と場所で会う必要なく、締め切りと目標に向けた進捗状況を報告できるコラボレーションソフトウェアに投資します。
重要なタスクを完了するために 1 日を通して気が散らない時間に専念できるように、チームメンバーがカレンダーに「立ち入り禁止」のフォーカスタイムをスケジュールすることを奨励します。時間ブロックは、これらのスケジュールを維持するのに役立ちます。
会議ごとに時間制限を設定します。会議が終了した場合、出席者は退出できます。これにより、誰もが軌道に乗ることができます。

4.組織の欠如

古い電子メールやコンピュータードライブを検索して重要なドキュメントを探すことほど、イライラして時間のかかるものはありません。チームは、フォルダーやよく使用するドキュメントにすばやく簡単にアクセスできる必要があります。

Box や Google Drive などのクラウドベースのファイリングシステムは、ドキュメントを整理しておくために重要です。ドキュメントとフォルダの命名規則が単純で分かりやすいものであることを確認して、これをさらに一歩進めてください。フォルダを見つけることができるのは素晴らしいことですが、それが何であるかがわからない場合は、それを見つけることができるという価値が失われます。

チームが自分に合ったプロセスを開発し、それを一緒に実装できるようにします。これにより、フォルダーへの追加やドキュメントへのアクセスが最も多いのは彼らである可能性が高いため、組織の所有権を取得することが奨励されます。リーダーとして、これにより 1 つの余分なことが取り除かれるため、可能な限り生産的になることに集中することもできます。

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5. トレーニングが不十分

トレーニングは、職場の生産性を向上させる効果的な方法であることが証明されています。前述の Udemy の調査によると、回答者の 70% が、トレーニングが気を散らすものを遮断して集中力を高めるのに役立つことに同意しています。

適切なトレーニングは、従業員が仕事を遂行するために必要なツールを提供するだけでなく、自信を築き、生産性を高めるのにも役立ちます。チームのトレーニングに投資する場合は、オンライン学習とオフライン学習を組み合わせた混合学習スタイルを検討してください。人材獲得の専門家である Lisa Burke は、Develop Intelligence の記事で次のように説明しています。

「この方法論は、差別的な学習を提供するために教室環境で最初に使用されましたが、原則が企業のトレーニングのニーズに広く適用できるため、過去数年間でビジネス部門で大きな支持を得ています. すべての業界で最適なトレーニング方法になるでしょう。」

このタイプのトレーニングでは、オンラインコースを使用して、従業員が対面または個別に最適な形式で学習できます。オンラインコンポーネントを使用すると、従業員は対面での学習に多くの時間を費やすのではなく、時間の許す限り学習モジュールを実行して生産性を最大限に高めることもできます。

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最も効果的であるためには、従業員が生産性に関して最もトレーニングを利用できる場所を見つけ、それらのニーズに合わせたコースを開発します。これは自分で行うことも、コンサルタントを雇って行うこともできます。最終的に、完了したプロジェクトの ROI をチームのスキルアップに費やされた金額と関連付けることができれば、その価値は明らかです。

生産性の阻害要因を克服する

プロジェクト管理では、生産性が重要です。これらのアイデアを使用して、チームの作業を遅らせている原因と、予算を守り、期限を守るために改善する方法を見つけてください。さまざまな問題に対処している可能性がありますが、問題が特定されると、問題の修正に取り組み、より生産的なチームになることができます。

模範を示すことが重要であることを忘れないでください。会議を開催するだけでなく、チームが目標を達成できていないすべての点について概説してください。これらのプラクティスを日常生活に取り入れてください。あなたがどれほど生産的であるかを他の人に見てもらい、あなたをエミュレートしようとします. 自分が説いたことを実践することは、変革をもたらすリーダーになるための第一歩です。これは、おそらくチームの生産性にとって最も効果的なリーダーシップのスタイルです。

これらの生産性のヒントのほとんどを実装できる 1 つのツールはありますか? はい。 ProjectManager は、オンラインタスクリスト、かんばんボード、ガントチャートを通じてコラボレーションを促進するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。チームメンバーは、チャットやその他のチャネルを通じて対話し、アクセス可能な 1 つの場所にあるクラウドにプロジェクトファイルを保存できます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、当社のソフトウェアがチームの生産性にどのように役立つかを確認してください。