Überwindung eines Mangels an Projektressourcen

Ressourcen sind begrenzt, aber Ihre Fähigkeit, sie zu verwalten, um die Anforderungen Ihres Projekts zu erfüllen, ist es nicht. Eine der vielen Herausforderungen, vor denen Projektmanager stehen, besteht darin, ihr Projekt ohne ausreichende Ressourcen zu einem erfolgreichen Ende zu führen. Die gute Nachricht: Es gibt Möglichkeiten, wie Sie die vorhandenen Ressourcen in Ihrem Projekt einsetzen können. Die bessere Nachricht: Wir sagen Ihnen, wie es geht.

PM-Herausforderungen: Mangel an Projektressourcen

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie feststellen, dass Ihre Ressourcen nicht das abdecken, was Sie in Ihrem Projekt geplant haben, ist, den Kontext zu identifizieren. Ressourcen können alles sein, von Materialien bis hin zu Personal, und die Situation, die Sie dazu gebracht hat, Ihre Ressourcen bis zum Zerreißen zu strapazieren, kann viele Ursachen haben.

• Neue Technologie : Möglicherweise arbeiten Sie an einem Softwareprogramm, das fortgeschrittener ist als Ihre Unterstützungsfähigkeit, oder Ihr Team hat noch nicht die Fähigkeiten entwickelt, um es richtig zu verwenden.
• Projekte mit höherer Priorität: Es könnte ein anderes Projekt geben, das mit Ihrem kombiniert wird, und einige Ihrer Ressourcen werden von Ihrer Arbeit zu einem anderen gezogen.
• Unvorhergesehene Ereignisse: Sie können sich auf Risiken vorbereiten und für Ungewissheit planen, aber Menschen werden krank, nehmen sich ungeplante Auszeiten und nicht-menschliche Ressourcen können plötzlich Versorgungsprobleme haben.
• Schlechte Planung: Manchmal ist es so einfach wie mangelnde Planung, weshalb eine gründliche Planung vor der Ausführung eines Projekts so wichtig ist.

Wenn das Problem geringfügig ist, können Sie eine schnelle Lösung anwenden, indem Sie sich Ihren Projektplan und Ihre Aufgabenlisten ansehen und nachsehen, ob es irgendwelche Verschiebungen gibt, die mehr Zeit zur Verfügung stellen. Aber hier sprechen wir über größere Ressourcenknappheit.

Was tun Sie, um einen Mangel an Projektressourcen zu überwinden? Wir schlagen einen zweistufigen Prozess vor, um Ihr Ressourcenmanagement zu unterstützen.

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1. Identifizieren Sie die Situation und ihre Auswirkungen

Einige der möglichen Ursachen für den Mangel an Ressourcen. Sobald Sie den Grund ermittelt haben, besteht der nächste Teil darin, herauszufinden, welche Auswirkungen das auf das Projekt hat. Ohne dieses Wissen ist es unmöglich, das Problem zu lösen.

2. Nutzen Sie Ihr Change Control Board

Auch wenn es den Anschein haben mag, dass dies ein Problem ist, das Sie allein angehen sollten, ist es das nicht. Sie möchten die Hilfe des Change Control Boards in Anspruch nehmen. Übertragen Sie zunächst die Situation und die Auswirkungen auf Ihre Kosten, Zeit, Umfang und Qualität. Geben Sie dann mehrere Optionen an, die Sie zur Lösung des Problems haben, und hören Sie sich deren Empfehlungen an. Nachdem Sie sich für eine Vorgehensweise entschieden haben, helfen Sie, diese Entscheidung zu erleichtern, und passen Sie sie im Laufe der Lösung nach Bedarf an.

Selbst mit Hilfe des Change Control Boards können Sie sich möglicherweise nicht an den Bedarf an mehr Ressourcen anpassen. An diesem Punkt ist es ihre Entscheidung, mehr Ressourcen zuzuweisen und Ihnen zu ermöglichen, das Projekt neu zu planen.

Überwachung von Projektressourcen

Um einen Ressourcenengpass zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Projektressourcen während des gesamten Projekts überwachen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies in Ihrer Projektmanagement- oder Ressourcenverfolgungssoftware zu tun. Du kannst:

• Verfolgen Sie die Ressourcenverfügbarkeit
• Verwalten Sie die Workload-Zuordnung, um die stündliche Verfügbarkeit zu verfolgen
• Zeigen Sie Projektzeitpläne an, um den Aufgabenfortschritt zu überwachen
• Überwachen Sie die Ressourcenproduktivität auf Ihren Projekt-Dashboards.

Sie sind besser dran, wenn Ihre Projektmanagement-Software über all diese Ressourcenüberwachungsfunktionen verfügt. So werden Sie nicht durch Datenübertragungen zwischen zwei Systemen belastet und können Verfügbarkeit und Leistung in Echtzeit verfolgen.

ProjectManager verfügt beispielsweise über Echtzeit-Dashboards, die Ihnen genau zeigen, wie Ihre Ressourcen auf hohem Niveau arbeiten. Außerdem können Sie gleichzeitig andere wichtige Kennzahlen verfolgen. Willst du tiefer graben? Erstellen Sie Workload-Berichte mit einem Klick oder sehen Sie sich unser Workload-Diagramm an. Keine Projektmanagement-Software leistet mehr für das Ressourcenmanagement als ProjectManager. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

Erstellen Sie einen guten Ressourcenplan

Der beste Weg, um das Risiko zu verringern, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt abzuschließen, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Ressourcenplanung so gründlich wie möglich ist. Zu Beginn sollten Sie die Ressourcen, die Sie benötigen, gründlich auflisten, abschätzen, wie viele Sie benötigen, und sie so planen, dass sie Ihre Frist einhalten. Das bedeutet alle Menschen, Geräte und Materialien, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind.

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Nach dieser Liste folgt ein Zeitplan. Dies ist der Zeitrahmen, in dem die Ressourcen benötigt werden, um das Projekt abzuschließen. Sie sollten die Dauer ermitteln, die Sie für jede Ihrer Ressourcen benötigen, um deren Auswirkungen auf den Zeitplan zu verstehen.

Ihr Bedarf an einer bestimmten Ressource kann sich von Tag zu Tag dramatisch ändern; Daher möchten Sie das Mengenproblem angehen. Wie oft am Tag, in der Woche oder im Monat benötigen Sie diese Ressource beispielsweise? Dies wird Ihnen helfen, jeden noch so kleinen Nutzen aus diesen begrenzten Ressourcen herauszuholen.

Schließlich müssen Sie die Annahmen und Einschränkungen in Bezug auf Ihre Ressourcen identifizieren. Eine Annahme, wenn das, was Sie für wahr halten, und Einschränkungen der Zeitplan, die Kosten und die Kosten des Projekts sind. Ein starker Ressourcenmanagementplan wird die Menge Ihrer Ressourcen nicht ändern, aber ihre Verwendung erweitern, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.

Wie ProjectManager beim Ressourcenmanagement hilft

Ein Ressourcenmanagementplan ist wichtig, aber auch eine Projektmanagementsoftware, die über alle Funktionen verfügt, die Sie für die Implementierung benötigen. Ihr Zeitplan ist nur so gut wie Ihre Fähigkeit, ihn zu verfolgen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die Ihnen Echtzeitdaten liefert, um den Fortschritt Ihres Projekts und die Ressourcennutzung genau zu verfolgen.

Für die Ressourcen Ihres Teams können Sie deren stündliche und tägliche Verfügbarkeit verfolgen. Feiertage und Urlaubstage werden ebenfalls vermerkt, unabhängig davon, ob sie lokal oder international sind, was eine großartige Funktion für Projekte mit verteilten Teams ist. Sie können unser Ressourcenmanagement-Tool auch verwenden, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu überwachen und zu verwalten.

Auf diese Weise können Sie die Arbeitsbelastung schnell anpassen, wenn einer Ihrer Mitarbeiter überlastet ist und andere nicht arbeiten. Dies ist nicht nur fair und beugt Burnout vor, sondern ist auch eine effizientere und effektivere Art, Ihre Ressourcen zu verwalten.

Erfahren Sie mehr über die Überwindung eines Mangels an Projektressourcen

Sie können nie genug über die Verwaltung Ihrer Ressourcen wissen. Gute Projektmanager lassen sich nicht in Selbstzufriedenheit verfallen. Sehen Sie sich Jennifer Bridges, PMP, an, die ihr Fachwissen im Projektmanagement nutzt, um Sie durch ein kurzes Schulungsvideo zu führen, das Ihnen hilft, Ihre Ressourcen zu erweitern und die Projekterwartungen zu erfüllen.

Hier ist eine Aufnahme des Whiteboards als Referenz!

Transkription:

Willkommen bei der PM Challenges-Reihe. Heute sprechen wir konkret über die Überwindung fehlender Projektressourcen. Aber zuerst fragen manche Leute, oder sie fragen sich, wie ich überhaupt hierher gekommen bin? In welcher Situation befinde ich mich, dass ich überhaupt einen Mangel an Ressourcen habe?

Nun, ich denke, es ist wirklich wichtig, die Situation zu identifizieren, in der Sie sich befinden, denn es gibt verschiedene Gründe dafür, wie Sie dorthin gekommen sind, und Ansätze, wie Sie sie je nach Situation überwinden können.

Lassen Sie uns zunächst bedenken, dass es bei neuen, insbesondere aufkommenden Technologien manchmal schwierig ist, Ressourcen zu finden, die wissen, wie man diese Technologie programmiert oder unterstützt. Daher ist es manchmal schwierig, sie zu finden, und selbst wenn Sie dies tun, sind sie mit hohen Kosten verbunden.

Eine andere Situation könnte sein, dass in Ihrer Organisation ein Projekt mit höherer Priorität an Bord kommt und dann plötzlich einige Ihrer wichtigsten Ressourcen aus dem Projekt abgezogen werden.

Auch unvorhergesehene Ereignisse. Manchmal denken wir also vielleicht an Naturkatastrophen. Manchmal haben Leute Projekte, bei denen sie vielleicht gewerkschaftlich beschäftigt sind, also wenn es einen Streik gibt, der sich auf die Ressourcen auswirken kann.

Ich kenne auch einen Fall, den ich einmal hatte, da war ein Typ in meinem Team, der ein Organspender für seine Schwester war. Also hatten sie jahrelang darauf gewartet, und dann wurde er plötzlich mitten im kritischen Moment eines Projekts zum Spenderverfahren berufen. Also wurde er für eine beträchtliche Zeit abgezogen, also mussten wir seine Position besetzen.

Und dann gibt es auch noch die totale Armut wegen mangelnder Planung. Wenn diese Situationen eintreten, hat das natürlich Auswirkungen auf das Projekt. Sie wissen also, Projekte sind, die Komponenten des Projekts sind die Kosten, die Zeit, der Umfang und die Qualität. Sie müssen also einschätzen, wie sich diese Situation auf Ihr Projekt auswirkt. Schauen wir uns also ein paar Möglichkeiten an, wie Sie diese Situationen überwinden können.

Wenn es also ein kleiner Mangel an Ressourcen ist, können Sie sich zuerst Ihren Projektplan und Ihre Aufgabe ansehen und sehen, ob es vielleicht jemanden gibt, der ein wenig Zeit hat, der vielleicht für einen anderen einspringen könnte? Oder vielleicht, wissen Sie, gibt es etwas, das Sie neu arrangieren können, das unbedeutend ist. Aber dies, glaube ich, ist ein spezifischerer Mangel an Ressourcen, über den wir hier in dieser Whiteboard-Sitzung sprechen.

Identifizieren Sie also zunächst die Situation, in der Sie sich befinden, und die Auswirkungen. Und dann nutzen Sie Ihr Change Control Board. Manchmal versuchen einige Projektmanager, dieses Problem selbst zu beheben, und es ist wirklich die Entscheidung des Änderungskontrollausschusses, wie damit umzugehen ist. Wie machen wir das? Sie stellen Ihren Fall vor.

Sobald Sie diese Situation und die Auswirkungen gefunden haben, möchten Sie die Situation genau identifizieren und wie sie sich auf Ihre Kosten, die Zeit, den Umfang und die Qualität Ihres Projekts auswirkt. Und dann identifizieren Sie unsere Position, mehrere Optionen, die das Änderungskontrollgremium in Betracht ziehen kann.

Und dann machen Sie Ihre eigene Empfehlung, das bedeutet nicht, dass sie sie nehmen müssen, aber es lässt sie wissen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die Situation recherchiert haben, damit Sie ihnen eine Vorstellung davon geben können, welcher Weg das ist du empfiehlst.

Und dann die Entscheidung mit dem Change Control Board erleichtern. Und wenn sie Anleitung erhalten, können sie Sie haben, zum Beispiel, wenn es sich um eine neue Technologie handelt, können sie Sie bitten, zusätzliche Ressourcen für das Team zu beschaffen oder zu finden, die zusätzliche Kosten verursachen können, damit sie es genehmigen können.

Ist dies nicht der Fall, entscheiden sie möglicherweise: „Nun, wissen Sie, wir haben Schwierigkeiten, diese Ressourcen zu finden“, sodass sie möglicherweise einer Verlängerung oder Verzögerung Ihres Zeitplans zustimmen. Oder vielleicht entscheiden sie sich, nun, sie nehmen einen Teil des Umfangs des Projekts heraus.

Sie sind also diejenigen, die diese Entscheidungen letztendlich treffen und Ihnen die Genehmigungen erteilen können, damit Sie Ihr Projekt neu ausrichten können. Und dann gehst du zurück, und sobald die Entscheidung gefallen ist, passt du dich entsprechend an.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Ihnen helfen kann, Ihren Ressourcenmangel zu überwinden, dann melden Sie sich jetzt für unsere Software bei ProjectManager an.

(Dieser Beitrag wurde im Dezember 2019 aktualisiert)