Eine Einführung in das Personalmanagement

Es ist keine leichte Aufgabe, Ihre Mitarbeiter engagiert und einsatzbereit zu halten. Sie sagen, dass ein fauler Apfel wirklich den ganzen Haufen verderben kann – und es ist wahr. Eine schlechte Einstellung kann Ihr Unternehmen wertvolle Produktivität am Arbeitsplatz kosten, ganz zu schweigen von fast 20 Prozent des Gehalts im Durchschnitt. Und das sind nur einige Gründe, warum Workforce Management so wichtig ist.

Egal, ob Sie in der IT, im Baugewerbe oder im Einzelhandel tätig sind, die Beherrschung der Grundlagen des Workforce Managements kann Ihnen immens zugute kommen.

Was ist Workforce-Management?

Workforce Management ist der Prozess der bestmöglichen Personalplanung, um sicherzustellen, dass Ihre Belegschaft auf dem produktivsten Niveau arbeitet. Es ist weniger ein singulärer Managementstil als vielmehr eine unternehmensweite Prozess- oder Teammanagement-Softwarelösung, die von oben nach unten implementiert wird.

Kennen Sie bestimmte Mitarbeiter, die Morgenmenschen sind? Planen Sie sie so ein, dass sie mit Kunden für Schichten sprechen, die morgens als erstes anfallen? Haben Sie bestimmte kreative Mitarbeiter, die in der Nachmittags- oder Spätschicht am produktivsten sind? Planen Sie sie während ihrer optimal produktiven Stunden ein.

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Nicht alle arbeiten gleich: Das Workforce Management will sich diese Tatsache zunutze machen und Ihre Mitarbeiter effizienter und engagierter machen. Dies reduziert die Verschwendung und hält die Leistung Ihres Unternehmens im Gleichgewicht mit den Gemeinkosten

Neben der Optimierung von Personaleinsatzplänen und Zeitmanagementplänen umfasst ein großartiges Workforce-Management-System auch Personalprognosen, -überwachung und -analysen. Unter Berücksichtigung von Angebot (Ihrer Belegschaft) und Nachfrage (Zeitplan) kann Ihre Belegschaft eingeplant und den entsprechenden Aufgaben zugewiesen werden. Von dort aus können sie auf Effizienz analysiert und für ihre Arbeit angemessen entlohnt werden.

Was sind die Vorteile von Workforce Management?

Workforce Management ist einer dieser Prozesse, der nicht nur darauf abzielt, Ihre Mitarbeiter effizienter zu machen, sondern auch darauf abzielt, den Mitarbeitern zu nutzen, indem sie an den Prozessen arbeiten, für die sie am besten geeignet sind. Dies wiederum dient dazu, den Kundenservice zu verbessern und die Leistung und den Gewinn auf ganzer Linie zu steigern. Nennen Sie es eine Win-Win-Win-Situation.

Der Prozess gewann in den 1980er und 1990er Jahren mit dem Aufkommen von Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen an Popularität und sah große Vorteile aus seinem Einsatz in Branchen wie Gesundheitswesen, Fertigung, Einzelhandel und mehr.

Aber es gibt einen neuen Vorteil für das Workforce Management: Während wir in die Ära der Gig Economy eintreten, geraten viele Teilzeitbeschäftigte unter finanziellen Stress, da sie entweder keine Vollzeitstelle finden oder ihre Stunden gekürzt werden. In der Gig Economy werden Arbeiter als unabhängige Auftragnehmer eingestellt, die nach Projekt und nicht nach Stunden oder Gehalt bezahlt werden.

Viele Arbeitnehmer in der Gig Economy haben oft viele verschiedene Jobs gleichzeitig zu bewältigen, was ihre finanzielle Sicherheit stark belasten kann. Unter finanziellem Druck leidet auch die Produktivität. Für Unternehmen, die Workforce Management einsetzen, kann dies dazu beitragen, die Belastung der Mitarbeiter zu verringern, die versuchen, mehrere Arbeitsbelastungen auszugleichen, indem sie ihnen helfen, ihre Zeitpläne im Voraus zu planen, so wie Sie Ihre planen. Je mehr Sie ihnen helfen können, vorausschauend zu planen und finanzielle Unsicherheiten zu mindern, desto produktiver werden Ihre Mitarbeiter sein.

Arten von Workforce-Management-Systemen

Workforce-Management-Softwarelösungen können vor Ort installiert, in der Cloud gehostet oder über Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt werden.

Die meiste Zeit wird das Personalmanagement mit Tabellenkalkulationen abgewickelt. Es gibt jedoch eine wachsende Zahl von Lösungen, die auf ihre Branchen zugeschnitten sind, wie z. B. Customer Relationship Management (CRM)-Tools, ERP-Systeme und Projektmanagement-Tools.

Darüber hinaus werden viele Projektmanager Workforce Management und Projektmanagement über eine Anwendung integrieren, die dabei hilft, Aufgaben an ihre jeweiligen Verantwortlichen zu planen, Ressourcen zu überwachen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verfolgen, die Projektkosten zu analysieren und über Statusaktualisierungen zu berichten. Dies wird als Project Workforce Management bezeichnet. Und es hilft nicht nur dabei, die Zeit Ihrer Mitarbeiter für Projekte zu verwenden, sondern kombiniert auch die oben aufgeführten zusätzlichen Elemente und macht es zu einem Kraftpaket eines Prozesses.

Workforce-Management-Tools

So wie großartiges Projektmanagement zum Erfolg eines Projekts führt, führt großartige Workforce-Management-Software zum Erfolg aller Mitarbeiter.

Die Säule, auf der das Workforce Management basiert, ist die richtige Planung. Der ursprüngliche Algorithmus, der von Agner Krarup Erland erfunden wurde, hat sich dahingehend weiterentwickelt, dass er eine umfangreichere Zustandsverwaltung umfasst, wie z. B. Verfügbarkeiten, Budgets, staatliche und bundesstaatliche Beschränkungen, Löhne, Fähigkeiten, Freizeit und Urlaub. Ein Workforce-Management-Tool, das all dies beinhaltet, ist eine gute Investition für Ihr Unternehmen.

Zeiterfassung

Jede Methode, bei der Sie sich auf Tabellenkalkulationen verlassen müssen, um Ihre Mitarbeiter im Auge zu behalten, ist eine Methode, die ein zu hohes Risiko menschlicher Fehler beinhaltet. Aus diesem Grund ist es wichtig sicherzustellen, dass das Workforce-Management-Tool, in das Sie investieren, ein Zeiterfassungselement enthält. Eine gute Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihnen, die erfasste Zeit entsprechend dem Projektstatus anzuzeigen, Berichte herunterzuladen, Stundenzettel online einzureichen und den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen.

Planung und Zusammenarbeit mit Ihrer Belegschaft

Da keine zwei Arbeitskräfte gleich sind, ist es wichtig, dass Ihre Software ein Personalplanungselement enthält. Das bedeutet teamspezifische Pläne für IT & Software, Konstruktion, Marketing. Ein Personalplanungstool, das sein Geld wert ist, ermöglicht es Ihnen, Projekte zu planen, Probleme zu verfolgen, mit Teams zusammenzuarbeiten und Risiken zu überwachen.

Planung

Mit einem geeigneten Projektplanungstool können Sie Ihre Projekte vollständig online einsehen, sodass Ihr Team Änderungen an seinen Zeitplänen in Echtzeit sehen kann, unabhängig davon, wo es sich befindet. Dies sollte es Ihren Mitarbeitern auch ermöglichen, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, welche Ergebnisse wann benötigt werden – und ihnen so besser helfen, ihre Aufgaben im Voraus zu priorisieren.

Überwachung & Berichterstattung

Abgesehen von der Zeiterfassung ist eines der größten Elemente des Personalmanagements die Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt Ihrer Belegschaft. Ohne das zusätzliche Element der Analyse der Leistung Ihrer Belegschaft wissen Sie nicht, wie oder wann Sie auf den optimalsten Zeitplan umstellen müssen. Stellen Sie bei jedem Workforce-Management-Tool sicher, dass es Überwachungs- und Berichtselemente enthält, damit Sie sehen können, ob Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen oder pünktlich sind.

Wie ProjectManager Ihnen helfen kann, die Belegschaft zu verwalten

Ihre Mitarbeiter sind ein Schlüsselelement für den Erfolg eines jeden Projekts. Sie zu managen ist eine Aufgabe, die nicht nur Detailgenauigkeit, sondern auch ein gewisses Maß an Diplomatie und Fingerspitzengefühl erfordert. Mit ProjectManager können Sie mit unseren Online-Gantt-Diagrammen Ihre gesamte Belegschaft und ihre Aufgaben planen. Fügen Sie neue Aufgaben und Fälligkeitsdaten hinzu oder verknüpfen Sie Aufgaben miteinander, um die Zeit Ihrer Mitarbeiter besser zu optimieren.

Ihre Mitarbeiter können auch Kommentare oder Dateien direkt an Projektaufgaben anhängen, sodass Sie unabhängig von Ihrem Status zusammenarbeiten können.

ProjectManager verfügt auch über Tools zur Ressourcenverwaltung, mit denen Sie die geleisteten Arbeitsstunden in Ihrem Team ausgleichen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass niemand für ein Projekt über- oder unterbesetzt ist.

Sie können auch Vorräte und Ausrüstung kategorisieren und alles verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihr Team so effizient wie möglich ist.

Überlassen Sie die Planung und Ressourcenverwaltung bei der Personalplanung nicht dem Zufall. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie besser verfolgen können, welcher Mitarbeiter welcher Aufgabe zugewiesen ist, und Ressourcen für zukünftige Projekte vorausplanen, damit Sie nichts verpassen. Sehen Sie, wie ProjectManager Ihnen helfen kann, Ihre Mitarbeiter besser zu verwalten, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion starten.