كيفية إدارة اجتماع التخطيط (قائمة مرجعية متضمنة)

الاجتماعات - يمكن أن يكون هناك عدد كبير جدًا. تُعقد الاجتماعات أحيانًا لمناقشة موعد الاجتماع: فقد يكون الأمر سخيفًا. ومع ذلك ، فإن الاجتماعات ليست قطعة أثرية عديمة الفائدة من الماضي التجاري. هم وسيلة مهمة للاتصال. هذا هو السبب في أن اجتماع التخطيط في إدارة المشروع هو المفتاح لبدء مشروع ناجح.

مثل أي اجتماع ، هناك إرشادات يجب اتباعها. يجب أن يكون هناك جدول أعمال ، ويجب أن يكون الأشخاص الذين يحتاجون إلى الحضور فقط حاضرين. إذا لم يكن الأمر كذلك ، حسنًا ، لهذا السبب اكتسبت الاجتماعات اسمًا سيئًا. كلما كنت أكثر استعدادًا ، زادت إنتاجية الاجتماع وزادت كفاءة تخطيط مشروعك.

لهذا السبب قمنا بتقسيم اجتماع التخطيط الجيد إلى العناصر الأساسية التي يجب تضمينها لجعله شاملاً ومفيدًا. لقد قمنا أيضًا بتضمين قائمة تحقق يمكنك استخدامها للتأكد من أنك لم تهمل أي شيء في اجتماعك.

ما هو الغرض من اجتماع التخطيط؟

السبب الواضح لعقد اجتماع تخطيط هو إنشاء خطة والحصول على موافقة من الفريق. إنها الخطوة الأولى في تطوير خطة وتتطلب الإجابة على أسئلة معينة ، مثل كيف نحقق هذا الهدف؟ ماذا نعرف عنه بالفعل؟ من سيكون مسؤولاً عن ماذا؟

عند اكتمال اجتماع التخطيط ، يجب أن يكون هناك عدد قليل من الإنجازات ، مثل مخطط تقريبي للخطة التي تم رسمها بسرعة بعد الإجابة على الأسئلة أعلاه. يجب أن يكون هناك أيضًا بعض الوضوح حول من سيفعل وماذا في المشروع.

لن يضر إذا كان بإمكانك البدء في تحديد التبعيات والموارد التي ستحتاج إليها والتي لا تملكها بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون لديك أسئلة تحتاج إلى إجابة أو تتطلب مزيدًا من التحقيق والبحث.

يجب أيضًا إنشاء فهم عام لنطاق الخطة. يجب أن يكون لدى كل شخص حاضر فكرة جيدة عن الخطة. احصل على تعليقات للتأكد من أن هذه المعلمات كانت واضحة في اجتماع التخطيط ، وإذا لم تكن كذلك ، فقم بتشجيع الأسئلة من المجموعة حتى يتم طرحها. يتضمن ذلك كيفية تنسيق الأفراد مع الآخرين في الفريق.

العناصر الرئيسية لاجتماع التخطيط

اجتماع التخطيط جيد فقط مثل أجزائه. هذه الأجزاء هي ما عليك الاستعداد حتى قبل الاتصال بالاجتماع. أنت تريد أن يكون كل ما تبذلونه من البط في صف واحد ، إذا جاز التعبير ، حتى ينطلق الاجتماع دون أي عوائق وتكون الخطة ومسؤوليات الفريق محددة جيدًا. لذلك ، سترغب في التأكد من معالجة كل عنصر من العناصر أدناه.

الرؤية والأهداف والأهداف

قبل أن يكون لديك خطة ، يجب أن يكون لديك هدف. بمعنى آخر ، ما هي الأهداف والغايات التي تريد تحقيقها. لمعرفة ذلك يتطلب أن تسأل نفسك أسئلة بسيطة ولكنها مهمة ، مثل ما الذي تحاول القيام به وما هي المشاكل التي تحاول حلها؟

ستحدد الإجابة على هذه الأسئلة الرؤية ، والتي تعد بمثابة عامل نزل مهم يجب اتباعه عند تنفيذ الخطة. سيعطي هذا أيضًا أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق منحدرًا للانضمام إلى المشروع. يؤدي هذا إلى إنشاء حالة عمل ، ومواءمة المشروع مع أهداف العمل العامة للمؤسسة وتحديد فوائد المشروع.

عوامل النجاح الحاسمة

بمجرد أن يكون لديك رؤية وأهداف وغايات ، ستحتاج إلى تأهيل تلك الرؤية والأهداف والغايات. ماذا يعني ذلك؟

وفقًا لد. رونالد دانيال ، الذي طور المفهوم لأول مرة ، فإن "العدد المحدود من المجالات التي تظهر فيها النتائج ، إذا كانت مرضية ، ستضمن أداءً تنافسيًا ناجحًا للمؤسسة. إنها المجالات الرئيسية القليلة التي يجب أن تسير فيها الأمور بشكل صحيح حتى تزدهر الأعمال. إذا كانت النتائج في هذه المجالات غير كافية ، فإن جهود المنظمة لهذه الفترة ستكون أقل من المطلوب ".

بمعنى آخر ، ما هي الأشياء التي لا يمكنك أن تفشل في القيام بها. يجب تحديد هذه المكونات الأساسية لخطتك وواضحة للجميع. وتشمل هذه المواد القابلة للتسليم للمشروع ، والميزانية والجدول الزمني المتفق عليهما ، وما إلى ذلك.

يعني وجود عوامل النجاح الحاسمة أنه يمكنك تحديد أولويات ليس فقط عملية التخطيط ولكن تنفيذ المشروع. ستعرف من هم القادة ، وأين تضع مواردك وكيف تعدل خطتك للتأكد من أن عوامل النجاح الحاسمة هذه محمية دائمًا.

مؤشرات الأداء الرئيسية

مؤشر الأداء الرئيسي أو KPI هو شيء ذو قيمة قابلة للقياس. إنه يوضح مدى فعالية المشروع في العمل على تحقيق أهدافه التجارية الرئيسية. إنها طريقة لتقييم النجاح ، ولكن من أجل القيام بذلك ، يجب عليك أولاً تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع.

لذلك ، يجب أن يتناول اجتماع التخطيط مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع ، وبشكل أكثر تحديدًا ، ما يتحمله كل فرد في فريق المشروع من أجل تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية هذه. بدون تحديد هدف للوصول إليه وشرح ذلك للفريق ، بالإضافة إلى دورهم في الوصول إلى هذا الهدف ، من غير المرجح أن ينجح المشروع. هذا هو السبب في أنه جزء أساسي من اجتماع التخطيط.

القضايا الرئيسية

ثم هناك القضايا الرئيسية: الأشياء الأكثر إلحاحًا والتي يجب معالجتها على الفور. قبل المضي قدمًا في المشروع أو حتى التخطيط ، هناك عقبات محتملة يجب إزالتها. هذا هو الوقت الذي يتم فيه تحديد هويتهم ، ويتم اتخاذ قرار بشأن القرار ومن سيقود هذه التهمة.

الموضوعات ذات الصلة: قالب تتبع المشكلات المجاني لبرنامج Excel

سيوفر الوصول إلى هذه النقاط مخططًا أساسيًا لاجتماع تخطيط ليوم واحد. بالطبع ، يمكنك وقد تحتاج إلى تخصيص المزيد من الوقت للتخطيط ، لكن ذلك يعتمد على حجم فريقك أكثر من المشروع. بغض النظر عن حجم فريقك أو صغر حجمه ، من أجل جعل اجتماع التخطيط أكثر إنتاجية ، ستحتاج إلى تضمينهم قبل الاجتماع والحصول على أفكارهم وتعليقاتهم.

يحول ProjectManager اجتماع التخطيط إلى خطة

لقد قابلت ، لقد حددت المشروع والآن يأتي وضع خطة حقيقية لدمج كل ما تحدثت عنه. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه ProjectManager. ProjectManager هو برنامج تخطيط مشروع عبر الإنترنت يمكنه مساعدتك في تخطيط وجدولة وإدارة المشاريع من البداية إلى النهاية.

واردات سهلة

لديك رؤية وأهداف وغايات ، ولكن كيف يمكنك تقسيمها إلى خطوات تؤدي إلى النتيجة النهائية للمشروع؟ حسنًا ، في البداية ، استخدم هيكل تقسيم العمل ، والذي سيساعدك على العودة من نهاية المشروع إلى جميع المهام الضرورية للوصول إلى هناك. هذا هو في الأساس إنشاء قائمة مهام يمكن تحميلها بعد ذلك إلى ProjectManager وسيتم فتحها كمشروع جديد.

تعيين التبعيات والمواعيد النهائية والمعالم

لا يمكن إكمال جميع المهام في وقت واحد ، ولا يمكن أن يبدأ بعضها حتى ينتهي الآخرون ، لذا فأنت بحاجة إلى تنظيمها. يبسط ProjectManager هذه العملية. أضف مدد المهام وقم بملء مخطط زمني على أداة مخطط جانت.

يمكنك الآن ربط المهام التابعة وتعيين المعالم لتقسيم المشروع إلى مراحل وحتى البدء في تعيين أعضاء الفريق جميعًا من جانت.

أدوات إدارة المهام لإدارة العمل

بمجرد دعوة أحد أعضاء الفريق إلى ProjectManager ، يمكن تعيين المهام إليه. يمكن أن يكون للمهام توجيهات من المدير وقوائم المهام وتتضمن مرفقات ملفات وصورة غير محدودة. لكن هذه مجرد البداية.

يعمل الأشخاص المختلفون الذين يعملون في المشروع بطرق مختلفة ، وهذا هو السبب في أن ProjectManager لديه طرق عرض متعددة للمشروع. قد يفضل أعضاء الفريق قائمة المهام أو حتى طريقة عرض التقويم.

بمجرد أن يبدأوا في تنفيذ المهام ، قد يكون من الصعب التركيز على الأولويات والتحكم في سير العمل. تحافظ طريقة عرض كانبان على عمل أعضاء الفريق في تلك الوظائف التي لديهم الموارد والقدرة على إنجازها. يحصل المدراء على الشفافية في دورة الإنتاج أيضًا.

بالطبع ، يكون أعضاء الفريق أكثر إنتاجية عندما يعملون معًا ، ولهذا السبب يعزز ProjectManager التعاون. يمكن التعليق على المهام ويمكن وضع علامة على أعضاء الفريق الآخرين الذين لم يتم تعيينهم لهذه المهمة وإحضارهم إلى المحادثة.

تتبع الخطة والإبلاغ عنها

يرغب المديرون في تتبع تقدم الفريق ويمكنهم القيام بذلك على مستوى عالٍ باستخدام لوحة معلومات في الوقت الفعلي أو التعمق في البيانات بنقرة واحدة لإعداد التقارير. مدير المشروع هو الأداة المثالية لتحويل الخطط إلى واقع ويجب أن يكون على جدول أعمال كل اجتماع تخطيطي.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة يساعد في تخطيط مشروعك ثم تنفيذه. تجعل طرق عرض المشروع المتعددة منه أداة مرنة للجميع في الفريق من المديرين إلى الفرق وأصحاب المصلحة ، الذين يحبون التقارير الواضحة والسهلة. جرّب ProjectManager في المرة التالية التي تخطط فيها لمشروع باستخدام هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.