كيفية تنفيذ خطة بنجاح

مرحلة التخطيط هي العمود الفقري الذي يعيق أي مشروع. توضح لك جينيفر بريدجز ، PMP ، كيفية تنفيذ خطة مشروعك وتنفيذها بشكل صحيح.

إليك لقطة شاشة للسبورة للرجوع إليها.

قيد المراجعة - كيفية تنفيذ الخطة بنجاح

التنفيذ هو فعل. لاحظت جينيفر أنه عند تنفيذ شيء ما ، فهذا يعني تنفيذه ، مثل خطة أو منتج. فعل تنفيذ خطة أمر أساسي في أي مشروع. إنه أحد الإجراءات الرئيسية التي يتحملها القائد أو مدير المشروع أو قائد الفريق.

الموضوعات ذات الصلة: أهم 10 مسؤوليات لإدارة المشروع

ومع ذلك ، عند تنفيذ خطة ، من النادر أن يسير كل شيء وفقًا لتلك الخطة. لذلك ، أرادت جينيفر تقديم بعض النصائح العملية للمساعدة في تنفيذ خطة المشروع بنجاح.

نصائح لتنفيذ الخطة

بادئ ذي بدء ، هناك الخطة. عند إعداد الخطة ، تأكد من أنها قابلة للتنفيذ بنجاح. يبدأ هذا بتوثيق شامل ، لماذا ، من ، ماذا ، متى وكيف. من المهم أن تستخدم برنامجًا قويًا لتخطيط المشاريع لمساعدتك في إنشاء أكثر الخطط شمولاً.

التالي هو تنفيذ الخطة. للقيام بذلك بنجاح ينطوي أيضا على اتصال واضح. يجب أن تكون هناك تحديثات للحالة واستجابة سريعة للمشكلات والمخاطر عند ظهورها في المشروع. سيساعد استخدام أدوات إدارة المشروع في ذلك. يمكنك إعداد التذكيرات ، والمشغلات ، والأتمتة ، وسير العمل ، والتنبيهات وجميع أنواع الأدوات الآلية للمساعدة في البقاء على رأس المشروع وعدم التأخر ، الأمر الذي سيخرجك عن المسار الصحيح.

عند مراقبة خطة للتأكد من أنها تسير كما هو مخطط لها ، يجب أن تكون الاتصالات مرة أخرى هي الأساس للبناء نحو النجاح. تتأكد المراقبة من أن المشروع يسير بشكل صحيح ، وأدوات مثل تقارير الحالة ومواكبة المشكلات والمخاطر والتغييرات في كيفية القيام بذلك.

ذات صلة: نموذج تقرير حالة المشروع لبرنامج Excel

هناك طرق للمساعدة أيضًا. تساعد معرفة التباين في التكاليف والجدول الزمني والنطاق والموارد في المراقبة. مرة أخرى ، سيؤدي إعداد التنبيهات أيضًا إلى التأكد من عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.

التلاعب بالقيود لزيادة السيطرة

أخيرًا ، هناك سيطرة. عند التحكم في خطة ما ، فأنت تقوم بإجراءات تصحيحية للعودة إلى المسار الصحيح. كما هو الحال دائمًا ، يبدأ ذلك بالاتصالات وتقارير الحالة وتحديد المشكلات والمخاطر والتغييرات وتتبعها.

يمكنك دائمًا العمل مع القيود المختلفة للمشروع لمساعدتك على العودة إلى المسار الصحيح. على سبيل المثال ، يمكنك تمديد أو تقصير الجدول الزمني للتعامل مع قيود الوقت. يمكنك أيضًا إضافة أو إعادة تخصيص الأشخاص إذا كنت تواجه مشكلة في الموارد. إذا كانت هذه هي التكاليف ، فيمكنك تقليل التكاليف. قد تضطر إلى الحصول على موافقة لزيادة الميزانية أو الحصول على المزيد من الموارد المالية أو الشراكة مع شخص ما. يمكن قص النطاق أو تأجيله أو الإضافة إليه وما إلى ذلك.

نصيحة احترافية: عند تنفيذ خطة ، فأنت تريد التأكد من أنها تعمل. لكن في بعض الأحيان تصطدم بجدار لا يمكن تسلقه. إذا واجهتك مشكلة ، فلن تنتهي إذا كنت قد وضعت خطة للطوارئ. لذلك ، احتفظ دائمًا بالخطة B في الدرج تحسبًا لذلك.

شكرا للمشاهدة!

النسخ

اليوم ، نتحدث عن كيفية تنفيذ خطة بنجاح. عندما نتحدث عن تنفيذ خطة ، فإننا نتحدث حقًا عن تنفيذ خطة أو إنتاج شيء مثل منتج العمل.

يعد تنفيذ الخطة أحد أكثر الإجراءات الأساسية التي يمكن أن يتخذها القائد أو مدير المشروع أو عضو الفريق ، وللتذكر عندما نتحدث عن مشروع ، نادرًا ما تسير الأمور وفقًا للخطة. لذا ، في جلسة السبورة البيضاء اليوم ، ما أريد أن أفعله هو تقديم بعض النصائح.

لذلك ، عندما نتحدث عن تنفيذ خطة ، فإننا لا نتحدث عن مجرد نفاد وتنفيذ خطة ، علينا التأكد من إنجاز بعض الأشياء قبل وأثناء تنفيذ الخطة.

فلنتحدث عن النصائح التي نريد أن نقدمها للتخطيط. نريد أن نتأكد من أننا نعد خطة يمكن تنفيذها بنجاح. ونريد أيضًا التحدث عن تنفيذ خطة بنجاح ، ما هي تلك الأشياء التي يتعين علينا القيام بها.

وبعد ذلك ، عندما نراقب ، نتحدث عن مراقبة الخطة للتأكد من أنها تسير كما هو مخطط لها. وبعد ذلك ، فإن التحكم هو التحكم في تنفيذ الإجراءات التصحيحية لإعادة الخطة إلى مسارها الصحيح. لذلك دعونا نلقي نظرة.

لذلك عندما نتحدث عن التخطيط ، نريد أن نتأكد من أننا نوثق الخطة. نريد أن ندرج لماذا نقوم بهذه الخطة؟ لماذا هو مهم جدا؟ من سيفعل ماذا ومتى وكيف؟

بعد ذلك ، بمجرد توثيق ذلك ، نريد أن نأخذه ونريد توصيله إلى كل من يحتاج إلى معرفته. أعضاء الفريق ، أصحاب المصلحة ، وربما حتى المجلس التنفيذي أو حتى شركائنا من البائعين. نريد تضمين من وكيفية الإخطار عندما لا تسير الأمور بالطريقة الصحيحة.

نريد أيضًا تحديث تلك الخطة على أساس منتظم ومتسق للتأكد من أنه يتم تحديثها عندما تتغير الأشياء.

لذلك ، عندما نتحدث عن تنفيذ الخطة ، نريد أيضًا أن نتأكد من أننا نتواصل باستمرار مع الحالة ، وأي مشكلات نراها ، وأي مخاطر قد نتوقعها والتي نحتاج إلى الاستعداد لها.

نريد أيضًا التأكد من استخدام الأدوات لأننا نريد إعداد تذكيرات لإعلام الأشخاص بموعد استحقاق الأشياء. نريد أيضًا أن نكون قادرين على إعداد بعض المشغلات ... بحيث تكون قائمة على الإجراء.

على سبيل المثال ، في حالة حدوث إجراء ما ، فإنه يؤدي إلى تشغيل إجراء آخر في سير العمل. نريد أيضًا إعداد الأتمتة وسير العمل والتنبيهات مرة أخرى.

لذلك ، عندما نراقب الخطة ، فإننا نتطلع مرة أخرى للتأكد من أنها تسير كما هو مخطط لها. لذلك نريد أن نتواصل ، مرة أخرى ، عن الحالة لإعلام الجميع بما يحتاج إلى معرفة أن كل شيء على المسار الصحيح أو أن شيئًا ما قد يتأخر.

نريد أيضًا الإبلاغ عن أي مشكلات جديدة أو مخاطر أو أي طلبات محتملة لإجراء تغييرات. نحن أيضًا ، مرة أخرى ، نريد استخدام الأدوات. وعندما نراقب ، نريد استخدام تلك الأدوات للإشارة إلى الفرق. ما هو تباين الجدول؟ هل نحن قبل الموعد المحدد؟ هل تأخرنا عن الجدول الزمني؟

نريد أيضًا أن ننظر إلى التكلفة والميزانيات. هل تجاوزنا الميزانية؟ هل نحن تحت الميزانية؟ نريد أيضًا أن ننظر إلى النطاق ، هل هذا يسير على الطريق الصحيح؟ هل أضفنا النطاق؟ هل نحن بحاجة إلى إخراج بعض؟ وكذلك الموارد. هل لدينا ما يكفي؟ هل نحن بحاجة لتكملة؟ ثم تنبيهات أيضًا.

ولكن عندما نتحدث عن الشاشة ، يرتكب بعض الأشخاص خطأ المراقبة فقط. لذلك يرون حدوث هذه الأشياء ، لكنهم لا يتخذون إجراءات تصحيحية. لذا فإن الجزء المتحكم هو بنفس الأهمية ، وهذان العنصران يعملان معًا جنبًا إلى جنب.

لذلك عندما نتحدث عن التحكم ، مرة أخرى ، نريد أن نبلغ حالة أي مشاكل ، ومخاطر ، وتغييرات ، ولكن هذه هي الأشياء التي نريد أن ننظر إليها أيضًا. نريد أن نتحكم في الوقت. هل نحن بحاجة لتمديد الجدول الزمني؟ هل نحن بحاجة إلى تقصير الجدول الزمني؟ الموارد ، هل نحتاج إلى إضافة موارد؟ هل نحتاج ربما إلى إعادة تخصيصها أم نحتاج إلى ترك بعضها؟

وبعد ذلك ، وفقًا للتكلفة ، نريد أن ننظر إلى هل نحتاج إلى تقليل التكلفة؟ هل نحن بحاجة إلى زيادة الميزانية؟ في بعض الحالات ، قد نحتاج إلى تمويل تكلفة جديدة ، أو قد نحتاج إلى إعداد خطة سداد ، أو قد نفكر أيضًا في الشراكة مع شريك استراتيجي آخر ، وربما ننشئ حصة عائدًا يمكن أن تفرغ بعض التكلفة ، ولكنها قادرة على ذلك لتقاسم بعض الإيرادات.

ومرة أخرى ، بالنظر إلى النطاق ، هل نقطع بعضًا من النطاق؟ هل نرجئها ربما إلى وقت لاحق؟ هل نحتاج إلى إضافة نطاق أم نحتاج إلى وضعه على مراحل؟

لذا كما ترى ، هناك ما هو أكثر بكثير من مجرد تنفيذ الخطة. لذلك إذا كنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدك في تنفيذ خطتك بنجاح ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.