إدارة الأزمات: كيفية القيادة أثناء الأزمة

تسير قيادة فريق أو مشروع أو منظمة في بعض الأحيان بشكل جيد - وأحيانًا لا تسير على ما يرام. تُظهر لك جينيفر بريدجز ، PMP ، تقنيات إدارة الأزمات لمساعدتك على القيادة بنجاح أثناء وقوع كارثة.

إليك لقطة شاشة للسبورة للرجوع إليها.

في المراجعة - إدارة الأزمات: كيفية القيادة أثناء الأزمة

لاحظت جينيفر أنه عندما تقود مشروعًا أو فريقًا أو منظمة ، فإن الأمور إما تسير على ما يرام أو سيئة. من النادر أن تهبط في المنتصف. وبالطبع ، من السهل القيادة عندما يكون كل شيء على ما يرام ؛ لكنها في أزمة عندما يتم تحديد المعنى الحقيقي للقيادة. الأزمة هي اختبار للقائد لمعرفة ما إذا كان بإمكانه تصعيد وتصحيح هذه الأخطاء. ما عليك سوى إلقاء نظرة على بعض أكثر اقتباسات القيادة إلهامًا ، ولا يتعلق أي منها بالقيادة عندما يتضخم كل شيء.

هناك طرق لا حصر لها يمكن أن تسوء الأمور مع فريق أو مشروع أو منظمة ، لكن جينيفر ركزت على أنواع الأزمات الشائعة وكيف يمكن للإدارة السليمة للأزمات أن تساعد.

إدارة الأزمات للفرق

أمثلة الأزمات التالية تؤثر على فرق العمل وإدارة عبء العمل. في مثالها الأول ، تذكرت جينيفر العمل مع أحد أعضاء الفريق المصاب بمرض خطير. احتاج الشخص إلى عملية زرع لكنه اضطر إلى الانتظار لمدة عامين حتى يتم العثور على متبرع ، ثم وضع عضو الفريق في إجازة إعاقة قصيرة الأجل. وكان عضو آخر في الفريق أصيب بأحد أقاربه في حادث سيارة. أدى ذلك إلى إبعاد عضو الفريق عن المشروع للتعامل مع حالة طوارئ عائلية. في كل حالة ، كان على جينيفر التغلب على نقص موارد المشروع.

ومع ذلك ، فإن أزمة أخرى تذكرتها جنيفر تضمنت مقاولًا منشقًا قام بإجراء تغييرات على موقع الإنتاج ولكنه كان في إجازة أثناء مرحلة التنفيذ ، مما تسبب في كل أنواع المشاكل. (لتجنب فعل ذلك مع فريقك ، تعلم كيفية الاستعداد لقضاء الإجازة حتى لا يحدث أي خطأ.)

إدارة الأزمات في المشاريع

ثم على جانب المشروع ، تذكرت جينيفر حالة واحدة كان أداء السوق فيها سيئًا. أدى ذلك إلى ارتفاع تكاليف العمل. كان عليها إجراء بعض التخفيضات في الميزانية ، لكنها أثرت أيضًا على الموارد البشرية. في مشروع مختلف ، أطلقت التكنولوجيا أزمة أخرى. أثرت على نطاق المشروع. لكن هذا ليس كل شيء. تجاوز المشروع ميزانيته بمئات الملايين من الدولارات ، وأثر أيضًا على مئات الأشخاص.

الموضوعات ذات الصلة: أساسيات إدارة تكلفة المشروع

ثم تذكرت جينيفر العمل في مشروع حيث اندمجت الشركة مع شركة أخرى لديها ثقافة مؤسسية مختلفة تمامًا. خلق هذا قدرًا كبيرًا من الضغط على الرئيس التنفيذي ، والذي يمكنك أن تتخيل أنه لم يكن جيدًا للمشروع. كما يمكنك أن تقول ، يمكن أن تؤدي قيود المشروع إلى حدوث أزمات في كل مرحلة من مراحل المشروع ، إذا لم تكن حريصًا.

استخدام إدارة الأزمات للتغلب على الأزمات

كل هذه المواقف ليست فريدة ويمكن أن تحدث لأي شخص. كيف يمكنك استخدام إدارة الأزمات لمواصلة التقدم ، والالتزام بالجدول الزمني ، والإنتاجية ، ووقف النزيف ، والحفاظ على تركيز فريقك؟

الجواب هو أنه يجب عليك التخطيط. في سيناريوهات أعضاء الفريق ، يجب أن تبذل قصارى جهدك لتحديد المخاطر قبل أن يبدأ المشروع. ابذل قصارى جهدك لتحديد المخاطر ، وقم بإنشاء خطة احتياطية للموارد لتحديد من يتدخل لالتقاط الركود من المورد المفقود ، واستخدم دائمًا ذكائك العاطفي للتعامل مع الموقف برحمة وتفهم وطمأنينة.

عندما يتعلق الأمر بالمشروعات ، يجب عليك أيضًا تقييم المخاطر وتحديد نقاط المشكلة المحتملة لتعرف كيف ستستجيب متى وإذا حدثت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في البدء في تتبع المخاطر ، فجرّب نموذج سجل المخاطر المجاني الخاص بنا. بالإضافة إلى تتبع المخاطر ، فإنه يساعد في إنشاء لوحة التحكم في التغيير التي تتخذ القرارات والموافقات خلال فترات التغيير في المشروع. تعرف أيضًا على فريقك ومن يمكنك الذهاب إليه لحل المشكلات الإبداعية أو العددية أو الهيكلية أو المتعلقة بالأشخاص.

نصيحة احترافية: من أجل القيادة أثناء الأزمات ، يجب أن تكون قادرًا على اكتشاف الأزمة قبل أن تؤثر على المشروع. تعرف على العلامات الحمراء للجدول الزمني والميزانية والأداء والنطاق والجودة ومخاطر الحوكمة.

خذها إلى أبعد من ذلك: في بعض الأحيان يكون من المستحيل التنبؤ بموعد حدوث أزمة. لهذا السبب من المهم جدًا أن يكون لديك خطة لاستمرارية الأعمال. تعرف على كيفية الحفاظ على استمرار عملك أو مشروعك في حالة وقوع كارثة.

شكرا للمشاهدة!

النسخ

نتحدث اليوم عن كيفية القيادة أثناء الأزمات. حسنًا ، لا يهم إذا كنت تقود فريقًا أو مشروعًا أو منظمة ، فغالبًا ما نجد أنفسنا أن الأمور يمكن أن تسير على ما يرام ، أو يمكن أن تكون الأمور في أزمة.

من النادر أن نجد أنفسنا وسط هؤلاء ، ولكن من الأسهل القيادة عندما تسير الأمور على ما يرام. وربما سمعت أن المقياس الحقيقي للقائد هو كيفية قيادته أثناء الأزمة.

لذا ، ما أريد أن أتحدث عنه اليوم هو نوعان مختلفان من الأزمات. إنها ليست النوع الوحيد من الأزمات التي تحدث ، لكنها أزمات شائعة.

أحدهما لأعضاء الفريق والآخر يتعلق بالمشروع. لذلك ، أتذكر في مشروع واحد على وجه التحديد ، كان لدينا عضو رئيسي في الفريق كان مستعدًا للتبرع بالكلى لأخت ، وكان في الواقع على قائمة المتبرعين لها لمدة عامين ولكن كان عليهم الانتظار حتى تكون الظروف مناسبة.

لذلك ، فجأة ، كانت الظروف مثالية ، واستدعوه للتبرع. لذلك ، لم يكن خارج المنزل فقط خلال الوقت للتبرع بالكلية ، ولكن كان لديه وقت للشفاء أيضًا ، لذلك كان خارجًا بسبب إعاقة قصيرة المدى.

والثاني هو أننا تعرضنا لحادث مأساوي وقع. لذلك ، كان على أحد أعضاء الفريق الرئيسيين ليس فقط رعاية عائلته ولكن أيضًا العديد من أفراد الأسرة.

وبعد ذلك أيضًا ، كان لدينا المقاول المنشق الذي وظفناه والذي اكتشفناه لاحقًا خلال عطلة نهاية الأسبوع للتنفيذ عندما كان في إجازة ، أنه كان يجري تغييرات متعددة على موقع الإنتاج لم يتم دمجها في آلة التطوير.

لذلك ، عندما قمنا بالترقية ، تم استبدال الإنتاج وكان هذا النظام معطلاً لمدة ثلاثة أيام. لذا ، ما كان علينا فعله هو إجراء بعض التغييرات والعمل معًا كفريق واحد للتخطيط لكيفية استمرار الأمور.

الآخر هو المشروع. لذلك ، أتذكر مشروعًا محددًا كان السوق فيه سيئًا حقًا. لذلك ، بسبب تغيرات السوق ، ارتفعت تكلفة المشروع بشكل كبير.

لذا ، ما حدث هو أننا اضطررنا إلى الدخول والبدء في خفض التكاليف ، ولكن ليس فقط التكلفة ، فقد أثر أيضًا على أعداد كبيرة من الموارد البشرية في مشروعنا.

ثم بالمثل ، تقنية أخرى ، تقنية جديدة ، برنامج جديد كنا نطبقه ، كان جديدًا جدًا لدرجة أننا اضطررنا إلى الاستمرار في تغيير النطاق. أتذكر كل الوقت الذي كان فيه الفريق في وضع الإغلاق لأن النطاق قد تغير.

لذلك ، كان علينا إعادة صياغة كل شيء وبسبب ذلك ، مرة أخرى ، لم يؤثر ذلك على المشروع فحسب ، بل زاد بمقدار 500 مليون دولار عن الميزانية التي أثرت على بعض وظائف 200 و 300 شخص.

ومن ثم تم دمج شركتين مع نوعين مختلفين من الثقافات في الشركة. لذلك ، تسبب ذلك في الكثير من الضغط على الرئيس التنفيذي للشركة التي تم دمجها ولكنها لم تكن اللاعب المسيطر.

لم يؤثر ذلك عليه فحسب ، فقد أصيب بالجنون بسبب كل الضغوط المختلفة ، ولكنه أضاف أيضًا الكثير من الضغط على جميع أعضاء الفريق في المنظمة.

إذن ماذا نفعل؟ كيف نفسر ذلك؟ إليك بعض الأسئلة التي نحتاج إلى التفكير فيها. كيف نمر بهذه الأشياء المختلفة للأزمة وكيف نحافظ على تقدم الأمور؟ كيف نوقف النزيف عندما تسوء الأمور حقًا؟

وكيف تحافظ على تركيز فريقك خلال هذه الأزمة؟ حسنًا ، هناك شيء واحد نريد فعله وهو التخطيط للمستقبل. في بعض الأحيان يمكننا ... هناك أمور مجهولة معروفة يمكننا التخطيط لها. يمكننا التفكير فيما يحدث إذا حدث شيء ما لبعض أعضاء فريقنا؟ ماذا يحدث عندما تتغير التكلفة أو النطاق ، كما تعلم؟

كما تعلم ، نحن بحاجة إلى التخطيط لذلك على أي حال. ولكن ماذا عن المجهول مع عمليات الاندماج التي تظهر فجأة أو يظهر المتبرع بالكلى ، مثل ، كيف تخطط لذلك؟

لذلك ، في حالة أعضاء الفريق ، نحتاج إلى تحديد السيناريوهات التي قد تحدث. نحتاج إلى إنشاء خطة نسخ احتياطي للموارد ، نحتاج إلى معرفة من سيتدخل ونحتاج أيضًا إلى أن نكون قادرين على استخدام الذكاء العاطفي خلال هذه الفترة الزمنية. نحن بحاجة إلى استخدام التعاطف والتفاهم والطمأنينة ليس فقط للأشخاص الذين تأثروا بشكل مباشر ولكن أيضًا لأعضاء الفريق.

ثم هنا في المشروع ، نحتاج إلى تحديد السيناريوهات. من الشائع أن تتأثر التكلفة والنطاق. ليس من الشائع عادةً أن يكون هناك اندماج أو استحواذ ، لكنك تريد إنشاء لوحة التحكم في التغيير وخطة التحكم في التغيير الخاصة بك. نحتاج إلى معرفة من يوافق على هذه التغييرات ، ومن يوافق على النطاق والجدول الزمني والميزانية.

نريد أيضًا أن نعرف أعضاء فريقنا ، ونريد أن نعرف من يمكننا الاتصال به إذا احتجنا ، مثل ، إلى حلول إبداعية ومبتكرة. من هم المفكرون المبدعون؟ من هم بناة علاقاتنا؟ من يمكنه مساعدتنا في إنشاء علاقات إستراتيجية يمكننا الاتصال بها؟

من هم الأشخاص الذين يمكنهم تحليل السيناريوهات المختلفة وتحليل التكلفة والعائد؟ ومن هم الأشخاص الذين يعرفون الهياكل والذين يمكنهم وضع إطار العمل والعمليات عندما تتغير الأشياء؟

ولكن هذه بعض الأشياء التي تأثرت أثناء الأزمة ، وإذا كنت بحاجة إلى أداة بها موارد إضافية يمكن أن تساعدك على القيادة بفعالية ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.