كيف تصنع سير عمل كانبان مثاليًا لفريقك

لوحة كانبان سهلة الاستخدام ، لكنها يمكن أن تكون أداة قوية للفرق. تُنشئ لوحة كانبان سير عمل مرئيًا يوضح كيفية عمل الفريق معًا وكيفية إنتاج العمل. تساعد مهام سير العمل الفرق على تحسين الإنتاجية من خلال تقديم لمحة عن الكفاءة في كل مرحلة من مراحل المشروع.

تاريخيًا ، تم استخدام كانبان في فرق التصنيع والتطوير ، لكن المدراء في جميع الصناعات انضموا إلى المرح بعد رؤية مدى فائدة الأداة. في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية إعداد سير عمل كانبان احترافيًا سيعمل على العجائب لفريقك.

لماذا عمل سير عمل كانبان

عندما يتم تمثيل سير العمل بشكل مرئي على لوحة كانبان ، يمكن للفريق معرفة الكثير من المعلومات حول كيفية عملهم معًا. يمكن للفرق معرفة أي مراحل المشروع تتسم بالكفاءة ، وأين تحدث الاختناقات ، وما إذا كان أعضاء الفريق الآخرون قد يحتاجون إلى المساعدة من أجل إبقاء الأمور على المسار الصحيح.

تقدم مهام سير عمل كانبان لمحة عن العمل سهلة القراءة ، لذلك من الطبيعي أن يحبها المديرون. يمكن للمديرين مراقبة سير العمل في الوقت الفعلي لفهم إنتاجية فريقهم ، ومن ثم تحسين عمليات عملهم للمشاريع المستقبلية.

تعد تدفقات عمل Kanban مفيدة أيضًا في إبقاء أصحاب المصلحة في الحلقة. لن يضطر رئيسك لمطاردتك للحصول على تحديث للمشروع إذا كان بإمكانه ببساطة إلقاء نظرة على سير العمل ومعرفة ما يجري في المشروع بالضبط. يجعل برنامج إدارة سير العمل هذه العملية أسهل.

كيفية عمل سير عمل Kanban في 6 خطوات سهلة

لوحات كانبان بسيطة بشكل مخادع. إنها سهلة الإعداد ، لكن عليك أولاً أن تفهم الآليات. فيما يلي كيفية إنشاء سير عمل كانبان.

1. اشترك في أداة Kanban

تتمثل الخطوة الأولى في إجراء سير عملك في الاشتراك في برنامج كانبان. أدوات كانبان ProjectManager مجانية لمدة 30 يومًا ، لذا قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية. يمكنك تجربة الأدوات قبل الاضطرار إلى دفع أي أموال أو تقديم أي التزامات.

2. أضف أعضاء فريقك

بينما يمكن استخدام لوحات كانبان لإدارة عمل شخص واحد ، إلا أنها مفيدة جدًا عند استخدامها من قبل الفريق. بمجرد دخولك إلى برنامج كانبان ، يجب عليك دعوة جميع أعضاء فريقك حتى يتمكنوا من التعاون معك في مشروعاتك.

في هذه المرحلة ، يمكنك أيضًا دعوة أي أصحاب مصلحة ترغب في إطلاعهم. ومع ذلك ، قد ترغب في الانتظار حتى يتم إنشاء سير العمل الخاص بك بحيث يكون لديهم شيء ينظرون إليه عند تسجيل الدخول لأول مرة.

يسهل ProjectManager دعوة أشخاص جدد إلى مساحة العمل الخاصة بك في أي وقت ويقدم مستويات أذونات مختلفة لكل عضو جديد في الفريق. يمنحك هذا التحكم في من يرى ما يوجد داخل مساحة العمل.

3. قم بعمل مشروع كانبان جديد

بمجرد دعوة أعضاء فريقك إلى مساحة العمل ، ستحتاج إلى إنشاء مشروعك الأول لاستضافة سير العمل. انتقل إلى علامة "+" الخضراء الكبيرة في الزاوية اليمنى العليا من شاشتك وانقر عليها لإضافة مشروع جديد. امنح مشروعك الجديد اسمًا ، واختر من سيعمل في هذا المشروع وانقر على "إنشاء مشروع".

يمكن تعديل جميع تفاصيل مشروعك لاحقًا ، لذلك لا تقلق كثيرًا بشأن الحصول على هذا الكمال. الشيء الأكثر أهمية هو أن يتم إطلاق مشروع جديد حتى تتمكن من البدء في بناء سير العمل الخاص بك.

الموضوعات ذات الصلة: 4 ميزات لا غنى عنها لأداة كانبان

4. أضف جميع المهام الخاصة بك

الآن وقد تم إنشاء مشروعك الجديد ، انتقل إلى علامة التبويب "اللوحة" في القائمة للانتقال إلى عرض لوحة كانبان. هذا هو المكان الذي ستنشئ فيه سير عمل كانبان بالكامل.

في شاشة اللوحة الافتراضية ، سترى ثلاثة أعمدة تم إنشاؤها بالفعل من أجلك: المهام الواجبة ، والممارسة ، والمنجز.

• المهام الواجبة: سيستضيف هذا العمود جميع المهام التي يجب القيام بها لإكمال مشروعك.
• القيام: سيعرض هذا العمود جميع المهام التي يتم العمل عليها حاليًا.
• تم: سيعرض هذا العمود المهام المكتملة.

ابدأ بإضافة جميع مهام فريقك إلى "To-Do". امنح كل مهمة جديدة اسمًا وأنشئ بطاقة كانبان لها. في مثالنا ، سننشئ سير عمل كانبان لفريق التسويق الذي طُلب منه إضافة صفحتين جديدتين على الويب إلى موقع الشركة على الويب.

لقد أضفنا مهمتين تسمى "صفحة ويب جديدة 1" و "صفحة ويب جديدة 2" إلى عمود المهام الواجبة. يجب عليك بعد ذلك النقر فوق كل مهمة وإضافة المزيد من المعلومات حول هذه المهمة ، بحيث يكون لدى أعضاء الفريق جميع المعلومات التي يحتاجون إليها بمجرد بدء العمل. يمكنك إضافة وصف المهمة وتواريخ البدء وتواريخ الاستحقاق وإرفاق أي ملفات ضرورية.

5. عمل أعمدة مخصصة

الآن وقد تم إنشاء مهمة لكل جزء من المشروع ، يمكننا البدء في تخصيص الأعمدة لتناسب سير عمل فريقنا.

نحن نعلم أننا بحاجة إلى إنشاء صفحتين ويب جديدتين ، ولكن قول ذلك أسهل من فعله - فهناك العديد من الأشخاص المختلفين الذين سيشاركون في هذا المشروع. لذلك ، سننشئ أعمدة مخصصة لتمثيل كل مرحلة من مراحل عملية الإنشاء. المراحل المختلفة لإنشاء صفحة ويب هي كتابة المحتوى وتحريره وتصميمه ونشره والترويج له.

نظرًا لأن سير عمل كانبان هذا سيكون أكثر تعقيدًا من الأعمدة الثلاثة القياسية الموجودة حاليًا ، فسنقوم بتحديث الأعمدة. كانت الأعمدة القديمة

• لكى يفعل
• عمل
• فعله

ولكن بعد تخصيص مشروعنا ، تصبح الأعمدة الجديدة (من اليسار إلى اليمين)

• لكى يفعل
• كتابة وتحرير المحتوى
• تصميم
• ينشر
• يرقي

6. تعيين العمل

الآن بعد أن تم إنشاء مراحل المشروع وجاهزة للانطلاق ، يمكننا البدء في استخدام سير العمل. نظرًا لأن أول شيء مطلوب لإنشاء صفحة ويب هو المحتوى ، فسننقل "صفحة ويب جديدة 1" إلى عمود "المحتوى" ونخصص المهمة لكاتب المحتوى. بمجرد تعيين مهمة إلى أحد أعضاء الفريق ، سيتلقون إشعارًا بالبريد الإلكتروني لإعلامهم ببدء العمل.

سير عمل كانبان قيد التنفيذ الآن! بعد أن ينتهي كاتب المحتوى من عمله ، يمكنه إرفاق المحتوى بالمهمة ، ونقل المهمة إلى "التحرير" ، وإعادة تعيين المهمة إلى المحرر. بمجرد الانتهاء من التحرير ، يتم نقل المهمة إلى "التصميم" وما إلى ذلك حتى يتم الانتهاء من صفحة الويب.

ستتمكن من رؤية المهمة أثناء تدفقها خلال عملية الإنشاء ، ومن هنا جاء اسم "سير العمل".

أفضل الممارسات لمهام سير عمل كانبان

بمجرد تشغيل سير العمل ، من المهم مراقبته للتأكد من أن الأمور تسير بسلاسة. ستجد أحيانًا أنك بحاجة إلى إضافة عمود جديد إلى سير العمل إذا انخرط أشخاص جدد ، وأصبحت العملية أكثر تعقيدًا.

من المهم أيضًا الانتباه إلى الاختناقات في سير العمل. عنق الزجاجة هو المكان الذي يتعطل فيه المشروع ويتوقف عن المضي قدمًا.

لاستخدام مثالنا لسير العمل مرة أخرى ، ربما تلاحظ أنه من المقرر نشر صفحتي الويب الجديدتين في غضون ثلاثة أيام ، لكن كلاهما لا يزال موجودًا في عمود "التصميم". في هذه الحالة ، قد يكون مصممو الويب لديك مثقلين بالعمل ، لذلك قد ترغب في معرفة ما إذا كان بإمكان مصمم آخر المساعدة.

الموضوعات ذات الصلة: 12 نصيحة لتخصيص الموارد للمديرين

هذا هو السبب في أن مهام سير عمل كانبان مفيدة جدًا: يمكنها مساعدتك في اكتشاف المشكلات فور حدوثها ، ومنع المشكلات التي قد تتسبب في حدوث تأخيرات في إكمال المشروع.

يأخذ ProjectManager كانبان إلى أبعد من ذلك

يمكنك إنشاء جميع مهام سير عمل كانبان في ProjectManager للتعاون مع فريقك وإنجاز المزيد من العمل بكفاءة. تستخدم الآلاف من الفرق في جميع أنحاء العالم منصتنا بشكل يومي للبقاء منظمًا والقيام بأشياء مذهلة.

بالإضافة إلى لوحات كانبان ، يقدم ProjectManager أيضًا مجموعة كاملة من أدوات إدارة المشاريع المفيدة. يتضمن ذلك مخططات جانت لوضع خطط المشروع والجداول الزمنية لتتبع وقت العمل وتقارير المشروع لتحليل إنتاجية الفريق.

ProjectManager هي أداة حائزة على جوائز تنظم الفرق والمشاريع. يمنحك برنامجنا المستند إلى السحابة بيانات في الوقت الفعلي ، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أفضل وقيادة المشروع إلى نهاية ناجحة. جرب لوحات كانبان الخاصة بنا وشاهد كيف يمكننا تبسيط سير عملك من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.