7 نصائح لاجتماع افتراضي سلس

الاجتماعات الافتراضية شائعة في عالمنا المتصل رقميًا. سواء تم استخدامها لربط فرق من بلدان مختلفة أو لجلب الموظفين الذين يعملون من المنزل معًا لإجراء مكالمة جماعية ، يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية حاسمة لنجاح الشركة.

مثل الساعة ، يبدو أن كل اجتماع افتراضي تقريبًا يواجه نوعًا من المشاكل. تشمل الامتناع الشائعة: "ما هو رمز الدخول إلى مكالمة الفيديو هذه" أو "هل الميكروفون يعمل؟"

لمساعدتك في تجنب المشكلات الشائعة ولضمان تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الافتراضية ، قمنا بتجميع سبع نصائح لمساعدتك أنت وفريقك. ولكن قبل أن ندخل في النصائح ، دعنا نلقي نظرة سريعة على ماهية الاجتماع الافتراضي ، ولماذا قد تختار الاجتماع الافتراضي مع فريقك.

ما هو الاجتماع الافتراضي؟

الاجتماع الافتراضي هو تجمع للأشخاص الموزعين ، والذي يستخدم التكنولوجيا لربط المشاركين بدلاً من مكان الاجتماع الفعلي. تستخدم الاجتماعات الافتراضية أدوات رقمية مثل مؤتمرات الفيديو أو برامج إدارة المشاريع أو برامج الدردشة لتوصيل الأشخاص حتى يتمكنوا من التواصل والعمل معًا في الوقت الفعلي.

ستعقد الاجتماعات الافتراضية إما بدافع الملاءمة أو بدافع الضرورة. في بعض الأحيان ، تجد الفرق أنه من الأسهل الانتقال إلى اجتماع افتراضي بدلاً من تعطيل يومهم من خلال مغادرة مكاتبهم والاجتماع معًا. في هذه الحالات ، تضيع الاجتماعات الافتراضية وقتًا أقل وتسمح للموظفين بالحفاظ على مستويات أعلى من الإنتاجية.

وأحيانًا تكون الاجتماعات الافتراضية هي الطريقة الوحيدة للتواصل مع فريقك. يمكن أن يكون هذا بسبب توزيع القوى العاملة أو لأن شركتك لديها موظفين عن بعد. في هذه الحالات ، يجتمع الموظفون معًا تقريبًا للبقاء متزامنين مع بعضهم البعض. تتيح الاجتماعات الافتراضية حتى للفرق مع الموظفين في مناطق زمنية مختلفة الاتصال ببعضها البعض بسلاسة ، وهو ما لن يكون ممكنًا بخلاف ذلك.

نصائح لاجتماع افتراضي ناجح

يعتمد نجاح اجتماعك الافتراضي على أشياء كثيرة. قد يكون بعضها خارج عن إرادتك ، مثل اتصالك بالإنترنت. إذا كان الاتصال لديك ضعيفًا ، فسيكون اجتماعك. لذلك ، هناك مشكلات أساسية في خطوط الأنابيب يجب حلها أولاً. بمجرد أن تصبح جاهزًا للقاء فعليًا ، تأكد من اتباع هذه الخطوات.

1. حدد برنامج الاجتماع الافتراضي المناسب

أول وأهم قرار يجب اتخاذه عند تنظيم اجتماع افتراضي هو الإجابة على السؤال: "كيف سنلتقي؟" يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية بسيطة مثل مكالمة هاتفية جماعية ، أو معقدة مثل جلسة عمل مع شاشة مشتركة.

لذلك ، سوف تحتاج إلى اختيار تقنية تسمح لفريقك بالالتقاء. يجب أن يوفر لك جميع الأدوات اللازمة لتحقيق أهداف اجتماعك.

هناك العديد من الطرق لاستضافة اجتماع افتراضي ، ولكن إليك بعض أكثر منصات الاجتماعات الافتراضية شيوعًا المستخدمة اليوم:

• منصات الدردشة المرئية مثل Zoom أو Facetime أو Google Hangouts
• برامج الدردشة مثل Slack أو Skype
• برامج إدارة المشاريع التعاونية مثل ProjectManager

عند اختيار برنامج اجتماع افتراضي ، قد يكون من المغري استخدام أداة مجانية ، ولكن من المهم ألا تقطع الأمور هنا. ستؤثر المنصة التي تختارها على كيفية تواصل فريقك والإنتاجية التي تنتج عن اجتماعاتك.

الموضوعات ذات الصلة: إدارة المشاريع الافتراضية: الفوائد والتحديات والأدوات

على سبيل المثال ، جربت العديد من الفرق مؤتمرات الفيديو مع الإصدار المجاني من Zoom ، لتعلم لاحقًا أن المكالمات محدودة المدة ومحدودة بالمشاركين وغير مؤمنة بكلمة مرور (مما أدى إلى قصص عن بعض الزائرين المحرجين الذين ينزلون عشوائيًا إلى الاجتماعات) . يمكن أن تؤدي هذه القيود إلى الصداع وضياع الوقت ، لذلك من الأفضل أن تدفع مقابل أداة ستكون جزءًا لا يتجزأ من فريقك.

2. اختبار جميع أعضاء الفريق قبل الانضمام

من المهم أن يقوم جميع المشاركين في الاجتماع الافتراضي القادم بالتسجيل في البرنامج الذي سيتم استخدامه وتثبيته واختباره مسبقًا. إحدى المشكلات الرئيسية التي تظهر كثيرًا في الاجتماعات الافتراضية هي المشكلات الفنية.

إذا لم يتمكن أحد أعضاء الفريق من معرفة كيفية تسجيل الدخول ، أو كيفية تشغيل كاميرا الويب الخاصة به ، فقد يتأخر الاجتماع بأكمله. يمكن أن تؤدي هذه الفواق في التكنولوجيا إلى الإحباط بين أعضاء الفريق وخسائر في الإنتاجية. يجب أن يذهب كل شخص إلى اجتماعهم الافتراضي وهو يعلم بالضبط كيفية المشاركة بكفاءة.

3. إنشاء جدول أعمال

بالإضافة إلى الاجتماعات الافتراضية ، تنطبق هذه النصيحة أيضًا على الاجتماعات من أي نوع: قم دائمًا بإعداد جدول أعمال قبل الاجتماع. يجب أن يسرد جدول أعمالك البنود المحددة التي ستتم مناقشتها ، إلى جانب أي مخرجات يجب أن تخرج من الاجتماع. يجب أن تكون كل أجندة محددة زمنيًا ، ويجب مراقبة الوقت بعناية.

الموضوعات ذات الصلة: كيفية إدارة اجتماع التخطيط (قائمة التحقق متضمنة)

ليس هناك ما هو أسوأ من اجتماع مدته 30 دقيقة يستمر لمدة ساعتين ، خاصة عندما كان من الممكن اختتام الاجتماع في الدقائق الثلاثين الأصلية. تساعدك الأجندة على الالتزام بالخطة حتى لا يشعر أعضاء الفريق بالإحباط أو الإحباط بسبب الوقت الضائع. القاعدة الأساسية الجيدة للعيش بها هي: إذا لم يكن هناك جدول أعمال ، فلن يكون هناك اجتماع.

4. إرسال دعوة وجدول الأعمال

بمجرد إعداد جدول الأعمال ، من المهم إرسال جدول الأعمال مع دعوة إلى الحدث إلى جميع أعضاء الفريق الذين سيشاركون في الاجتماع الافتراضي. يجب أن يتم ذلك في وقت مبكر من وقت الاجتماع حتى يكون لأعضاء الفريق متسع من الوقت للتحضير.

أحد الاعتبارات المهمة عند إرسال دعوات حدث اجتماع افتراضي هو المناطق الزمنية لأعضاء الفريق. يمكن أن يصبح تنسيق الاجتماع أكثر صعوبة عند العمل مع فرق بعيدة موزعة عبر بلدان ومناطق زمنية مختلفة.

يعد هذا أيضًا اعتبارًا مهمًا عند مقابلة الموظفين الذين يعملون من المنزل ، حيث يمكن أن تكون جداولهم أقل صرامة من الموظفين داخل المكتب. يمكن أن تساعد سياسة العمل من المنزل الواضحة في ترسيخ الجداول الزمنية.

5. استخدام كسارات الجليد (عندما يكون ذلك مناسبا)

يمكن أن يكون بدء الاجتماعات الافتراضية أكثر صعوبة من الاجتماعات التقليدية لأن المشاركين عادة ما يستغرقون بضع دقائق للتدخل وإعداد التكنولوجيا الخاصة بهم. بدلاً من إضاعة الوقت الثمين في الدردشة خلال هذه الدقائق القليلة الأولى ، يمكنك تشغيل كاسحات الجليد لتشجيع الفريق على التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل.

أحبهم أو كرههم ، ولكن ثبت أن كاسحات الجليد تساعد في تماسك الفريق والعمل الجماعي. ومع ذلك ، بالنسبة لبعض الاجتماعات الافتراضية الأكثر جدية ، قد لا تكون كاسحات الجليد مناسبة. في هذه الحالات ، قد يكون من الأفضل المضي قدمًا وبدء الاجتماع في الوقت المدرج في دعوة الاجتماع.

6. التعاون

في جميع الاجتماعات ، هناك أشخاص سيتحدثون بفخر وأولئك الذين سيجلسون بسعادة في المقعد الخلفي للاستماع فقط. في الاجتماعات الشخصية ، من السهل قراءة القاعة وتشجيع أعضاء الفريق الأكثر هدوءًا على التحدث بصوت عالٍ ، من أجل استمرار التعاون الجماعي.

ومع ذلك ، قد يكون الأمر أكثر صعوبة في الاجتماعات الافتراضية. يجب أن تكون دائمًا على دراية بمن هو على المكالمة ، ومن قد يحتاج إلى بعض التشجيع للتحدث. انتبه أكثر لأعضاء اجتماعك الافتراضي الذين قد يحتاجون إلى بعض التشجيع للمشاركة. إذا كان ذلك ممكنًا ، فاحرص على توفير قائمة بجميع المشاركين في الاجتماع الافتراضي بحيث يمكنك الاتصال بأعضاء الفريق بسرعة حسب الحاجة.

7. إرسال ملاحظات ختامية

يأتي آخر شيء وربما أهم شيء يجب عليك فعله فور انتهاء اجتماعك الافتراضي. بمجرد انتهاء الاجتماع ، اجمع كل ملاحظاتك من الاجتماع وشاركها مع فريق المشاركين بأكمله.

هناك طريقة بسيطة للقيام بذلك وهي البدء بجدول أعمال الاجتماع الأصلي ، ثم إضافة ملاحظات لكل عنصر سطر. هل أنجزنا هذا البند؟ من المسؤول عن امتلاك متابعة البند؟

الموضوعات ذات الصلة: كيف تجعل اجتماعات إدارة مشروعك Zing

من المهم أن يخرج الفريق بأكمله من كل اجتماع افتراضي بعناصر عمل. إذا لم يأتي أي شيء عملي من اجتماعاتك ، فقد تحتاج إلى التفكير فيما إذا كان الاجتماع ضروريًا.

كيف يساعد ProjectManager الفرق الافتراضية

ProjectManager عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع والعمل عبر الإنترنت يسمح لأعضاء الفريق بالعمل معًا ، بغض النظر عن مكان تواجدهم. في بعض الأحيان يتم إنجاز الكثير من العمل ، حتى أن الاجتماعات الافتراضية ليست ضرورية!

تستخدم الفرق الافتراضية والفرق البعيدة والموظفون الذين يعملون من المنزل ProjectManager للتعاون في العمل معًا. من خلال طرق عرض متعددة للمشروع ، هناك أدوات لكل فريق على النظام الأساسي المستند إلى مجموعة النظراء.

التخطيط عبر الإنترنت

يمكن للمديرين إنشاء خطط مشاريع لفرقهم باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكنهم تعيين جميع مهام المشروع لأعضاء الفريق ، وسيتم إخطار كل عضو في الفريق في الوقت الفعلي بأنه قد تم تعيين عمل جديد لهم.

تعاون في الوقت الفعلي

يمكن للفرق أيضًا استخدام لوحات كانبان المرئية لإنشاء مهام سير عمل مشتركة بحيث يعرف كل عضو في الفريق بالضبط ما يعمل عليه باقي الفريق في جميع الأوقات. تعد هذه الرؤية أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الفريق ، خاصةً عندما لا يعمل الموظفون معًا وجهًا لوجه في المكتب.

تعتمد الآلاف من الفرق في جميع أنحاء العالم على ProjectManager للتعاون والبقاء منظمًا وإنجاز المزيد من العمل معًا. يحتوي ProjectManager على أدوات لجميع الفرق ، سواء في المكتب أو عن بُعد. يمكن للمديرين تعيين العمل وتتبع التقدم ، بينما يمكن للموظفين تنظيم جميع مهامهم في مكان واحد. جرب ProjectManager اليوم مجانًا مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.