مقدمة في إدارة القوى العاملة

حسنًا ، الحفاظ على مشاركة موظفيك وأداء مهامهم ليس بالمهمة السهلة. يقولون إن تفاحة واحدة سيئة يمكن أن تفسد المجموعة بأكملها - وهذا صحيح. يمكن أن يكلف التوظيف السيئ عملك إنتاجية قيمة في مكان العمل ، ناهيك عن 20 بالمائة تقريبًا من رواتبهم في المتوسط. وهذان فقط سببان وراء أهمية إدارة القوى العاملة.

سواء كنت تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات أو الإنشاءات أو البيع بالتجزئة ، فإن إتقان أساسيات إدارة القوى العاملة يمكن أن يفيدك بشكل كبير.

ما هي إدارة القوى العاملة؟

إدارة القوى العاملة هي عملية جدولة موظفيك بأفضل طريقة ممكنة لضمان أن القوى العاملة تعمل بأعلى مستوياتها إنتاجية. إنه أقل من أسلوب إدارة فردي وأكثر من عملية على مستوى الشركة أو حل برنامج إدارة الفريق الذي يتم تنفيذه من أعلى إلى أسفل.

تعرف بعض الموظفين الذين هم صباح الصباح؟ هل تريد جدولتها للتواصل مع العملاء من أجل المناوبات التي تكون أول شيء في الصباح؟ هل لديك بعض الموظفين المبدعين الأكثر إنتاجية في فترة ما بعد الظهر أو في وقت متأخر من المساء؟ قم بجدولتهم خلال ساعات عملهم الأكثر إنتاجية.

ذات صلة: قالب جدول العمل الأسبوعي المجاني

لا يعمل الجميع بالطريقة نفسها: تهدف إدارة القوى العاملة إلى الاستفادة من هذه الحقيقة ، وبالتالي تجعل موظفيك أكثر كفاءة وانخراطًا. هذا يقلل من الهدر ويحافظ على توازن إنتاج شركتك مقابل التكاليف العامة

بصرف النظر عن تحسين جداول الموظفين وخطة إدارة الوقت ، يشتمل نظام إدارة القوى العاملة الرائع أيضًا على التنبؤ بالقوى العاملة ومراقبتها وتحليلها. بالنظر إلى العرض (القوة العاملة الخاصة بك) مقابل الطلب (الجدول) ، يمكن جدولة القوى العاملة الخاصة بك وتعيين المهام المناسبة لها. من هناك ، يمكن تحليلها من حيث الكفاءة والتعويض عن عملهم بشكل مناسب.

ما هي فوائد إدارة القوى العاملة؟

إدارة القوى العاملة هي إحدى تلك العمليات التي لا تهدف فقط إلى جعل موظفيك أكثر كفاءة ، بل تهدف أيضًا إلى إفادة الموظف من خلال جعلهم يعملون في العمليات التي تناسبهم بشكل أفضل. في المقابل ، يعمل هذا على مساعدة خدمة العملاء بشكل أفضل ، وزيادة الإنتاج والأرباح في جميع المجالات. أطلق عليها اسمًا مربحًا للجانبين.

بدأت العملية تكتسب شعبية في الثمانينيات والتسعينيات مع ظهور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، حيث شهدت فوائد كبيرة من استخدامها في صناعات مثل الرعاية الصحية والتصنيع وتجارة التجزئة والمزيد.

ولكن هناك فائدة جديدة لإدارة القوى العاملة: مع دخولنا عصر اقتصاد الوظائف المؤقتة ، يتعرض العديد من العاملين بدوام جزئي لضغوط مالية لأنهم إما غير قادرين على العثور على عمل بدوام كامل أو يتم قطع ساعات عملهم. في اقتصاد العمل الحر ، يتم تعيين العمال كمقاولين مستقلين ، يدفع لهم المشروع أجورهم ، وليس بالساعة أو الراتب.

غالبًا ما يكون لدى العديد من العاملين في اقتصاد الوظائف المؤقتة العديد من الوظائف المختلفة لتحقيق التوازن في وقت واحد ، مما قد يضع الكثير من الضغط على يقينهم المالي. عندما يكون العمال تحت ضغوط مالية ، تتأثر الإنتاجية أيضًا. بالنسبة للشركات التي تستخدم إدارة القوى العاملة ، يمكن أن يساعد ذلك في تخفيف عبء العمال الذين يحاولون موازنة أعباء العمل المتعددة من خلال مساعدتهم على تخطيط جداولهم مسبقًا كما تخطط لجدولك. كلما تمكنت من مساعدتهم في التخطيط المسبق وتخفيف حالة عدم اليقين المالي ، زاد إنتاجية العاملين لديك.

أنواع أنظمة إدارة القوى العاملة

يمكن تثبيت حلول برامج إدارة القوى العاملة في الموقع ، أو استضافتها في السحابة ، أو عبر Software-as-a-Service (SaaS).

في معظم الأحيان ، يتم التعامل مع إدارة القوى العاملة باستخدام جداول البيانات. ومع ذلك ، هناك عدد متزايد من الحلول المصممة لتناسب صناعاتهم ، مثل أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأدوات إدارة المشاريع.

بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم العديد من مديري المشاريع بدمج إدارة القوى العاملة وإدارة المشروع من خلال تطبيق يساعد في جدولة المهام للمكلفين بكل منهم ، ومراقبة الموارد ، وتتبع وقت الموظف ، وتحليل تكاليف المشروع ، وإعداد تقرير عن تحديثات الحالة. وهذا ما يسمى إدارة القوى العاملة في المشروع. وأكثر من مجرد المساعدة في تخصيص وقت القوة العاملة لديك للمشاريع ، فهي تجمع أيضًا بين العناصر الإضافية المذكورة أعلاه ، مما يجعلها قوة عملية.

أدوات إدارة القوى العاملة

تمامًا كما تؤدي إدارة المشروع الرائعة إلى نجاح المشروع ، تؤدي برامج إدارة القوى العاملة الرائعة إلى نجاح جميع القوى العاملة.

الركيزة التي تستند إليها إدارة القوى العاملة هي الجدولة المناسبة. تطورت الخوارزمية الأصلية ، التي ابتكرها Agner Krarup Erland ، لتشمل إدارة أكثر ثراءً للدولة ، مثل التوفر والميزانيات وقيود القانون الفيدرالي والولاية والأجور والمهارات والإجازات والعطلات. تعد أداة إدارة القوى العاملة التي تتضمن كل هذا استثمارًا جيدًا لشركتك.

تتبع الوقت

أي طريقة تعتمد فيها على جداول البيانات لتتبع القوى العاملة لديك هي طريقة تنطوي على الكثير من مخاطر الخطأ البشري. لهذا السبب من المهم التأكد من أن أي أداة من أدوات إدارة القوى العاملة التي تستثمر فيها تتضمن عنصر تتبع الوقت. سيسمح لك برنامج تتبع الوقت المناسب بعرض الوقت المتعقب وفقًا لحالة المشروع وتنزيل التقارير وإرسال الجداول الزمنية عبر الإنترنت ومراقبة التقدم في الوقت الفعلي.

التخطيط والتعاون مع القوى العاملة لديك

نظرًا لعدم وجود قوتين عاملة متماثلتين ، فمن المهم أن يشتمل برنامجك على عنصر تخطيط للقوى العاملة. وهذا يعني خططًا خاصة بالفريق لتكنولوجيا المعلومات والبرمجيات والبناء والتسويق. ستمكّنك أداة تخطيط القوى العاملة التي تستحق كل هذا الجهد من تخطيط المشاريع وتتبع المشكلات والتعاون مع الفرق ومراقبة المخاطر.

الجدولة

باستخدام أداة جدولة المشروع المناسبة ، يمكنك الحصول على رؤية لمشاريعك عبر الإنترنت بالكامل ، لذلك بغض النظر عن مكان وجود فريقك ، يمكنهم رؤية التغييرات في جداولهم في الوقت الفعلي. يجب أن يمكّن هذا أيضًا القوى العاملة لديك من الحصول على رؤية أفضل للنتائج المطلوبة بالضبط ومتى - مساعدتهم بشكل أفضل على تحديد أولويات مهامهم مسبقًا.

المراقبة والإبلاغ

بصرف النظر عن تتبع الوقت ، فإن أحد أكبر عناصر إدارة القوى العاملة يتضمن المراقبة والإبلاغ عن تقدم القوى العاملة لديك. بدون العنصر الإضافي لتحليل أداء القوى العاملة لديك ، لن تعرف كيف ومتى يتم التركيز على الجدول الزمني الأمثل. بالنسبة لأية أداة لإدارة القوى العاملة ، تأكد من أنها تتضمن عنصر المراقبة والإبلاغ حتى تتمكن من معرفة ما إذا كنت متأخرًا عن الجدول الزمني ، أو في الوقت المناسب.

كيف يمكن أن يساعدك ProjectManager في إدارة القوى العاملة

القوة العاملة الخاصة بك هي عنصر أساسي لنجاح أي مشروع. إن إدارتها مهمة لا تتطلب فقط الاهتمام بالتفاصيل ، بل تتطلب أيضًا مستوى معينًا من الدبلوماسية والبراعة. مع ProjectManager ، تتيح لك مخططات جانت عبر الإنترنت جدولة القوى العاملة بالكامل ومهامها. أضف مهامًا وتواريخ استحقاق جديدة ، أو اربط المهام معًا لتحسين وقت موظفك بشكل أفضل.

يمكن لموظفيك أيضًا إرفاق تعليقات أو ملفات بمهام المشروع مباشرةً حتى تتمكن من التعاون بغض النظر عن حالتك.

يتميز ProjectManager أيضًا بأدوات إدارة الموارد التي تتيح لك موازنة ساعات العمل عبر فريقك. يساعدك هذا على التأكد من عدم وجود أي شخص أكثر من أو نقص التخصيص في المشروع.

يمكنك أيضًا تصنيف الإمدادات والمعدات - وتتبع كل ذلك - للتأكد من أن فريقك هو الأكثر كفاءة.

عند محاولة التخطيط للقوى العاملة لديك ، لا تترك الجدولة وإدارة الموارد للصدفة. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يساعدك على تتبع الموظف الذي تم تعيينه للمهمة بشكل أفضل والتخطيط للموارد المستقبلية للمشاريع المستقبلية حتى لا يفوتك أي شيء. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في إدارة القوى العاملة لديك بشكل أفضل من خلال بدء هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.