الصفحة الرئيسية
صاحب المصلحة هو فرد أو مجموعة أو منظمة تتأثر بنتيجة مشروع أو مشروع تجاري. أصحاب المصلحة في المشروع ، كما يوحي الاسم ، لديهم مصلحة في نجاح المشروع ، ويمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين للمنظمة التي ترعى المشروع.
يمكن أن يكون لعلاقات أصحاب المصلحة تأثير إيجابي أو سلبي على دورة حياة مشروعك ، لذلك ستحتاج إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة لتلبية متطلباتهم.
يعد تتبع أصحاب المصلحة الرئيسيين باستخدام برنامج إدارة المشاريع طريقة رائعة للبقاء على اطلاع دائم بالأمور وضمان أن يظل أصحاب المصلحة في المشروع راضين ومنتجين.
من يمكن أن يكون صاحب المشروع؟ هذه قائمة طويلة. بعض الأمثلة هي كالتالي.
هناك نوعان رئيسيان من أصحاب المصلحة في المشروع: داخلي وخارجي. دعونا نرى كيف تختلف عن بعضها البعض وكيف تعمل عملية إدارة أصحاب المصلحة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.
صاحب المصلحة الداخلي هو شخص ترتبط مصلحته في المشروع ارتباطًا مباشرًا بكونه جزءًا من المنظمة التي تدير هذا المشروع. يريد أصحاب المصلحة الداخليون تحقيق أهداف العمل والأهداف الاستراتيجية للمشروع. يمكن أن يكونوا مديري المشروع أو أعضاء الفريق أو الرعاة أو المالكين أو حتى المستثمرين في المنظمة.
أصحاب المصلحة الخارجيون هم أولئك الذين لا يرتبطون مباشرة بالمنظمة ، لكنهم مهمون للعمل أو يتأثرون بالمشروع إلى حد ما. هم عادة جزء من سلسلة التوريد أو الدائنين أو المجموعات العامة.
ذات صلة: نموذج تحليل أصحاب المصلحة
إدارة أصحاب المصلحة هي عملية إدارة المشروع التي تتكون من إدارة توقعات ومتطلبات جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المشاركين في المشروع.
للقيام بذلك ، يحتاج مديرو المشروع إلى إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة ، وهي وثيقة مهمة لإدارة المشروع تشرح استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة التي سيتم تطبيقها أثناء المشروع.
بالإضافة إلى ذلك ، يستخدم مديرو المشاريع الأدوات والتقنيات مثل تقارير حالة المشروع لتسهيل عملية إدارة أصحاب المصلحة من خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
وتجدر الإشارة إلى أن مصطلح إدارة أصحاب المصلحة لا يقتصر على إدارة المشروع ، ولكن يمكن أن يرتبط أيضًا بإدارة الأعمال. تعد إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة مهمة بالنسبة للشركات الصغيرة كما هي بالنسبة للشركات الكبيرة والشركات متوسطة الحجم وحتى المنظمات غير الهادفة للربح.
وبالمثل ، يمكن لفرق إدارة المشروع والشركات من أي حجم الاستفادة من استخدام برنامج تخطيط المشروع مثل ProjectManager لإدارة أصحاب المصلحة. ذلك لأن ProjectManager يقدم أدوات تخطيط قوية مثل مخططات جانت ولوحات كانبان والتقويمات وقوائم المهام.
نصيحة احترافية: يشير معهد إدارة المشروع (PMI) إلى إدارة أصحاب المصلحة على أنها "مجال معرفة إدارة المشروع".
يحتوي ProjectManager على أدوات إدارة علاقات أصحاب المصلحة وميزات تعاون الفريق — تعرف على المزيد.
كما هو مذكور أعلاه ، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة إدارة مشروع تحدد أصحاب المصلحة في المشروع والاستراتيجيات التي ستستخدمها للتواصل معهم وتلبية متطلباتهم.
تتضمن خطة إدارة أصحاب المصلحة عادة العناصر التالية.
على الرغم من أن كل نهج إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن يكون مختلفًا اعتمادًا على احتياجات مشروعك أو عملك ، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات لإدارة علاقات أصحاب المصلحة.
اتبع هذه الخطوات الخمس للتأكد من تغطية جميع القواعد الخاصة بك في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
تتمثل الخطوة الأولى لأي خطة جيدة لإدارة أصحاب المصلحة في تحديد أصحاب المصلحة بشكل صحيح. حدد أصحاب المصلحة الفرديين الرئيسيين ومجموعات أصحاب المصلحة لمشروعك أو عملك. يمكن أن تساعدك نظرية أصحاب المصلحة على فهم أفضل لأصحاب المصلحة وكيف يتأثرون بمشروعك.
لاحظ أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيكون لهم تأثير أكبر على المشروع ، وفي أي مرحلة يصبح تأثيرهم أقل أو أكبر. يمكنك استخدام مخطط البصل لعملية تحديد أولويات أصحاب المصلحة. راقب دائمًا علاقات أصحاب المصلحة الرئيسيين حيث يمكن أن يكون لها أكبر تأثير في مشروعك أو عملك.
قد يكون العمل مع أصحاب المصلحة الجدد أمرًا صعبًا في البداية. إن معرفة أصحاب المصلحة هو مفتاح الإدارة الفعالة للعلاقة مع أصحاب المصلحة. لهذا السبب ، يُنصح بإجراء مقابلة مع أصحاب المصلحة في المشروع ، وإليك بعض الأمثلة.
شبكة مصالح الطاقة أو مصفوفة اهتمامات المشروع عبارة عن مخطط يسمح لك بتحديد مستوى القوة والاهتمام الذي يبديه أصحاب المصلحة في المشروع. إنها أداة إدارة مشروع مفيدة للغاية لتحليل أصحاب المصلحة.
يمكنك تحديد مجموعات أصحاب المصلحة الأربعة هذه باستخدام هذه الأداة. تم سردها حسب الأهمية.
حدد بوضوح المراحل التي سيشارك فيها كل صاحب مصلحة ، والجداول الزمنية التي تتطلب ملاحظاتهم. قم بإنشاء خطة اتصال مع أصحاب المصلحة أو أصحاب المصلحة لتحديد كيفية إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة. كما هو الحال دائمًا ، تحلى بالواقعية والشفافية والصدق في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع.
ربما يكون تحديد وإدارة التوقعات هو أهم جانب في أي خطة لإدارة أصحاب المصلحة. يتم استثمار أصحاب المصلحة في المشروع وسيكون لديهم الكثير من الآراء حول كيفية المضي قدمًا ، سواء كانت جيدة أو سيئة. لمعرفة المزيد حول كيفية إدارة علاقات أصحاب المصلحة ، قمنا بتضمين مقطع فيديو تعليمي أدناه.
تحليل أصحاب المصلحة ليس خطوة واحدة بل سلسلة من الخطوات ، وتحديد أصحاب المصلحة ، وتحديد أصحاب المصلحة وتحديد أولويات أصحاب المصلحة. بعبارات بسيطة ، يمكن تعريف تحليل أصحاب المصلحة على أنه عملية فهم أصحاب المصلحة في مشروعك ، وما هو مستوى تأثيرهم ومشاركتهم ، وأهميتهم لمشروعك أو عملك.
تحديد أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في عملية تحليل أصحاب المصلحة وهو أساس خطة إدارة أصحاب المصلحة. كما يوحي اسمها ، تتمثل هذه العملية في تحديد جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. سيتم لاحقًا تحليل أصحاب المصلحة هؤلاء وتحديد أولوياتهم وإشراكهم.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب على مديري المشروع مراعاتها أثناء عملية تحديد أصحاب المصلحة:
الآن بعد أن حددت جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، حان الوقت لتحديد مستوى اهتمامهم وسلطتهم أو تأثيرهم على المشروع. هذه خطوة مهمة في عملية إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة ، لأن هذا هو الوقت الذي ستحصل فيه على المعلومات اللازمة لتحديد أولويات أصحاب المصلحة.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء شبكة مصالح طاقة أو مصفوفة مصالح طاقة. جرب قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني من ProjectManager.
بمجرد الحصول على قائمة شاملة ، يمكنك البدء في تحديد أولويات أصحاب المصلحة في المشروع من خلال أهميتهم للمشروع. حدد من بينهم أكثر تأثير على المشروع ومن هم المتأثرون به.
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين ، سيكون من الأسهل مراقبتهم وتحديد أفضل استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة لإرضائهم.
أخيرًا ، من خلال المعلومات التي تم إنشاؤها في خريطة أصحاب المصلحة ، يمكنك معرفة كيفية إشراك أصحاب المصلحة. هذه هي العملية التي تقرر من خلالها كيفية التواصل والتفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
يؤدي هذا إلى خطة اتصال مع أصحاب المصلحة تحدد القنوات وتواتر الاتصالات بينك وبين كل صاحب مشروع. يمكنك استخدام نموذج خطة الاتصال الخاص بنا للبدء.
يمكن أن يكون تحليل أصحاب المصلحة وإدارة أصحاب المصلحة والتواصل مع أصحاب المصلحة أمرًا معقدًا. إنه أشبه بمشروع مطعوم بالمشروع الحالي ، مما يجعل الأمور أكثر صعوبة. لحسن الحظ ، يمكنك استخدام أدوات برامج إدارة المشاريع لمساعدتك في عملية إدارة أصحاب المصلحة. ProjectManager هي أداة لإدارة المشاريع حائزة على جوائز تنظم مشاريعك وفرقك وأصحاب المصلحة لمساعدتك على العمل بكفاءة أكبر.
تبدأ إدارة أصحاب المصلحة بجدول زمني لالتقاط الأنشطة وتوفير مساحة يمكن للجميع من خلالها إضافة مدخلاتهم.
استخدم مخطط جانت التفاعلي لتقديم خطة المشروع والجدول الزمني لأصحاب المصلحة. يمكن مشاركتها بسهولة وتعمل كمنصة تعاونية يمكن تضمينها فيها.
الجدول هو مجرد فكرة مجردة حتى يتم تنفيذه. هذا يتطلب مشاركة الفريق. لا يحتاج أصحاب المصلحة إلى المشاركة في هذه التفاصيل ، ولكن يجب أن يكونوا قادرين على عرضها.
يهتم أصحاب المصلحة جدًا بكيفية تقدم المشروع. لا يحتاجون منك أن تدخلهم في الأعشاب ، لكن الضربات العريضة مهمة.
اجعل أصحاب المصلحة سعداء عن طريق الحفاظ على إنتاجية فرقك. تريد أن تكون قادرًا على مراقبة عبء العمل الخاص بهم وتعديله حسب الضرورة لمنعهم من الإرهاق.
يعد تحديث أصحاب المصلحة هو حجر الزاوية في إدارة أصحاب المصلحة. أنت بحاجة إلى أداة تمنحك المرونة لمشاركة البيانات مع أصحاب المصلحة بالطريقة التي يريدون الحصول عليها.
لا يشارك أصحاب المصلحة فقط في المشاريع الفردية ، بل يمكن استثمارهم في برنامج من المشاريع ذات التفكير المماثل أو حتى في محفظة. أنت بحاجة إلى أداة إدارة مشروع يمكنها التوسع.
تتبع المشاريع أو البرامج أو حافظة باستخدام الأدوات التي تقدم نظرة عامة على جميع المشاريع في صفحة واحدة. هناك أيضًا لوحة معلومات للمحفظة وخريطة طريق لمواءمة محفظتك مع الأهداف الإستراتيجية.
لمزيد من الموارد حول أصحاب المصلحة في المشروع وإدارة أصحاب المصلحة ، قمنا بتجميع قائمة من الروابط لاستكشافها وإرشادك بشكل أكبر حول إدارة أصحاب المصلحة.
كما هو مذكور أعلاه ، تعد إدارة علاقات أصحاب المصلحة مهمة بالنسبة للشركات الصغيرة كما هي بالنسبة للشركات الكبيرة والشركات متوسطة الحجم وحتى المنظمات غير الهادفة للربح. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في تحسين مشاركة أصحاب المصلحة لديك من خلال الاستفادة من هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.
ابدأ الإصدار التجريبي المجاني