كيفية عمل مخطط جانت في 5 خطوات

كانت مخططات جانت موجودة منذ فترة طويلة ، ولكن منذ انتقالها من التناظرية إلى الرقمية ، جعلت سهولة استخدامها عنصرًا أساسيًا في إدارة المشاريع.

ما هو مخطط جانت؟

مخطط جانت هو مخطط شريطي مكدس ينظم أنشطة عمل المشروع على مخطط زمني يوضح مدتها وتبعياتها ويسمح لمديري المشروع بتعيينها لأعضاء فريقهم. تعد مخططات جانت أداة مهمة لتخطيط المشروع وجدولته.

يوجد على يمين مخطط جانت قائمة بالمهام ، وعلى اليمين يوجد المخطط الزمني للمخطط الشريطي حيث يتم وضع هذه المهام وفقًا لوقت حدوثها في المشروع. يتم وضع كل مهمة بتاريخ بدء وتاريخ انتهاء. هذه هي مدة المهمة. إنه خطًا بيانيًا بين نقطتين.

يجعل هذا التخطيط من السهل على مديري المشاريع معرفة ماهية المهام ، ومتى يبدأ كل منها وينتهي والمدة التي يجب أن تستغرقها المهمة حتى تكتمل. يُظهر مخطط جانت أيضًا أماكن تداخل المهام ، ومقدارها ، بالإضافة إلى مدة المشروع بأكمله.

ما هو مخطط جانت المستخدم؟

مخططات جانت هي أدوات إدارة مشاريع متعددة الاستخدامات لها أغراض مختلفة. يتم استخدامها لتخطيط وجدولة ومراقبة المشاريع. أثناء مرحلة التخطيط ، تساعد مخططات جانت مديري المشاريع على تصور الجدول الزمني للمشروع حتى يتمكنوا من تحديد الموارد المطلوبة ومتى وكيفية تعيين عبء العمل وكذلك فهم أنشطة المسار الحرج للمشروع.

بعد ذلك ، بمجرد تضمين جميع أنشطة المشروع في مخطط جانت ، يصبح من الأسهل إنشاء جدول زمني دقيق للمشروع لتنفيذ خطة المشروع في الوقت المحدد. لذلك ، يوضح لك مخطط جانت المهام المطلوبة لإكمال المشروع ، والمدة التي سيستغرقها. ولكن كيف تصنع واحدًا لتخطيط وجدولة مشروع ناجح؟ فيما يلي الخطوات الخمس لإنشاء مخطط جانت.

خطوات عمل مخطط جانت

هناك عدة طرق لإنشاء مخطط جانت. إذا كنت تريد أن تكون مدير مشروع تقليدي ، يمكنك الحصول على ورقة وقلم رصاص. قد تكون هذه طريقة جيدة لبدء وضع خطتك معًا ، ولكنها ليست مجدية لإدارة مشروع ، بكل مشكلاته وتغييراته.

لتسهيل الأمور ، نقدم نموذجًا مجانيًا لمخطط جانت ، والذي يمنحك جدول بيانات Excel لملء الحقول. ولكن إذا احتفظت بجدولك الزمني في جدول بيانات ، فستكون هذه مشكلة. تم إنشاء Excel لجعل الجداول الزمنية سهلة ومرئية ، ولكنها ليست أداة لإدارة المشاريع. ما تحتاجه حقًا هو برنامج إدارة مشروع مزود بميزة Gantt chart Maker. نوصي بتحميل جدول البيانات إلى برنامج مخطط جانت عبر الإنترنت. يتم تفصيل فوائد ذلك أدناه.

ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليك متابعة خطوات جمع جميع بيانات التخطيط التي ستحتاج إليها لإنشاء مخطط جانت سواء اخترت قالب مخطط Excel Gantt أو برنامج مخطط Gantt. بمجرد متابعة الخطوات الخمس التالية ، خذ دقيقة للقراءة. سنشرح كيف أن وضع مخطط جانت الخاص بك عبر الإنترنت في برنامجنا يجعله مستندًا حيًا لا يخطط فقط لجدولك الزمني ، بل يساعدك في تنفيذه.

1. قم بعمل قائمة مهام

قبل أن تتمكن من تخطيط العمل ، يجب أن يكون لديك قائمة به. يجب أن تكون قائمة المهام هذه شاملة وكاملة لتكون فعالة. لذلك ، يُنصح باستخدام هيكل تنظيم العمل (WBS).

هذه الأداة ، مثل اسمها ، تقسم المشاريع الكبيرة والمعقدة (أو الصغيرة ، الأبسط) لتقسيم العمل إلى أنشطة فردية. يبدأ بالنتيجة النهائية وينتقل خطوة بخطوة إلى الوراء للحصول على الخطوات الأساسية اللازمة للوصول إلى نهاية المشروع.

أثناء قيامك بتجميع المهام ، لا يضر النظر إلى البيانات التاريخية للمشاريع ذات الصلة للحصول على فكرة عن مدتها. أيضًا ، التحدث إلى الأشخاص الذين مروا بمشروعات مماثلة ، سواء كانوا داخل فريقك أو خارجه ، يمكن أن يساعدك في الانتقال إلى الخطوة التالية.

ذات صلة: نموذج هيكل تنظيم العمل (WBS)

2. ما هي مواعيد بدء المهام وانتهائها؟

هذا عندما تأخذ المهام وتسلسلها عبر الجدول الزمني لمشروعك. من الممكن وحتى من المحتمل أن يتم تنفيذ بعض المهام في نفس الوقت ولكن من قبل أعضاء مختلفين في الفريق.

أثناء تحديد تاريخ البدء ، ستظهر مهامك على المخطط الزمني للمخطط الشريطي في ذلك التاريخ. ثم بالمعرفة التي اكتسبتها في الخطوة الأخيرة ، قم بعمل تقدير للوقت فيما يتعلق بموعد اكتمال المهمة. يؤدي هذا إلى إنشاء النقطتين والشريط بينهما ، مع تحديد الوقت الذي سيستغرقه تنفيذ المهمة على مدار المشروع بأكمله.

هذه هي الخطوة الأولى نحو إنشاء جدول زمني للمشروع. مدة المهام الخاصة بك هي الوقت بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. أنت الآن تطبخ بالغاز. لم يعد لديك مجرد قائمة مهام ، ولكن تمثيل مرئي لمشروعك تم وضعه عبر مخطط زمني. يوفر هذا مساعدة سريعة لتقدمك بمجرد تنفيذ المشروع.

3. أضف المعالم

أضف المعالم إلى مخطط جانت الخاص بك لتحديد اكتمال تسليمات المشروع أو مراحل العمل. بينما تريد جمع كل مهمة ، مهما كانت صغيرة ، فأنت لا تريد إهمال الصورة الكبيرة. تتيح لك مخططات جانت تقسيم المشروع إلى مراحل أو وضع علامة عند اكتمال قسم فريد كبير من المشروع.

من المفيد وجود معالم في المشروع. لا يقتصر الأمر على تعزيز الروح المعنوية لمعرفة أنك قد انتهيت من جزء كبير من المشروع ، ولكنه يحدد الأحداث الرئيسية ، ويتصرف مثل علامات الإرشاد على الطريق إلى وجهتك النهائية.

4. تحديد تبعيات المهام

بينما يمكن تنفيذ بعض المهام في نفس الوقت ، لا يمكن بدء مهام أخرى حتى تنتهي مهمة أخرى. هذه تسمى تبعيات المهام. إذا لم يتم التعرف عليهم ، فيمكنهم إنشاء اختناقات في سير عمل فريقك.

هناك أربعة أنواع من تبعيات المهام.

1. إنهاء لتبدأ: لا يمكن أن تبدأ المهمة حتى تنتهي المهمة قبل انتهائها.
2. البدء إلى البدء: لا يمكن أن تبدأ المهمة حتى تبدأ قبل أن تبدأ.
3. إنهاء حتى إنهاء: لا يمكن أن تنتهي المهمة قبل أن تنتهي قبل أن تنتهي.
4. البدء حتى النهاية: لا يمكن أن تنتهي المهمة قبل أن تبدأ.

بمجرد تحديد تبعيات المهام هذه ، قم بإنشائها على مخطط جانت الخاص بك عن طريق ربط المهام ذات الصلة. بهذه الطريقة ستتمكن بسهولة من معرفة المهام التي تعتمد على بعضها البعض.

5. ابدأ في التخصيص

بمجرد الانتهاء من المهام والمعالم الرئيسية والمدد والتبعيات على مخطط جانت الخاص بك ، يمكنك البدء في تعيين المهام. هذا هو المكان الذي تقدم فيه لأعضاء الفريق العمل. وهم الآن مسؤولون عن الوفاء بتاريخ استحقاق المهام التي تم تعيينهم لها.

يمكن لمديري المشاريع استخدام مخطط جانت لإنشاء جدول زمني للمشروع وكدليل مرئي لتتبع تقدم الفريق أثناء عمله من خلال مهامهم. ولكن هناك الكثير الذي يمكن أن يفعله مخطط جانت إذا كنت تعمل باستخدام برنامج إدارة مشروع فائق.

كيف يحجم ProjectManager عن مخطط جانت الخاص بك

سواء كنت قد استخدمت قالب مخطط جانت الخاص بنا أو قمت فقط بجمع قائمة مهام في جدول بيانات Excel أو Google Sheets ، يمكنك الانتقال بها إلى المستوى التالي عن طريق استيراد المستند إلى ProjectManager Gantt chart maker. يمكنك استيراد ملفات MS Project أو CSV أو Excel وتنتشر مهامك عبر مخطط زمني للمخطط الشريطي تلقائيًا.

يمكنك بعد ذلك انتقاء واختيار الأعمدة التي تريدها على الجانب الأيسر من أداة مخطط جانت. هناك ، يمكنك إضافة تاريخي البدء والانتهاء ، وتحديد المهام الفرعية وتقدير مدة كل نشاط. تتم إضافة المعالم بواسطة رموز الماس ويمكن ربط تبعيات المهام.

عندما يحين وقت تعيين المهام لأعضاء فريقك ، يمكنك القيام بذلك مباشرةً من أداة مخطط جانت الخاصة بنا. بعد ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق استخدام طريقة عرض مخطط جانت كنظام أساسي تعاوني عندما يقومون بتنفيذ المهام. نظرًا لأن ProjectManager عبارة عن برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة ، فيمكنهم الوصول إليه في أي مكان وفي أي وقت ، وهو أمر رائع للفرق الموزعة.

يمكن لأعضاء الفريق أيضًا التعليق على مستوى المهمة ، وإضافة المستندات حسب الحاجة. لدينا مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، حتى يتمكنوا من إرفاق أي صور أو عمليات تسليم ضرورية. إذا كان لدى أحد أعضاء الفريق سؤال لمدير المشروع أو لم يتم تعيين المهمة لعضو آخر في المشروع ، فيمكنهم @ وسيتم إخطار هذا الشخص عن طريق البريد الإلكتروني ، حتى يتمكنوا من الانضمام إلى المناقشة.

سهولة التحرير والأتمتة

شكوى واحدة حول مخططات جانت هي أنه من الصعب تعديلها. لكن ProjectManager يجعل تغيير مدد المهام وإضافة تبعيات المهام وتحديث مخطط جانت أمرًا سهلاً مثل السحب والإفلات. ما عليك سوى الحصول على تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء ونقلهما إلى المكان الذي تريده. انه من السهل.

يمكن أيضًا أتمتة مخطط جانت عبر الإنترنت ، لذلك إذا تأخرت مهمة ، فسيتم تعديل تواريخ المهمة التي تعتمد عليها لتجنب أي أخطاء في الجدولة. يمكن أتمتة إشعارات البريد الإلكتروني أيضًا لإبقاء مديري المشاريع وأعضاء الفريق محدثين عند اكتمال المهام. يفي ProjectManager بوعد مخططات جانت في إدارة المشاريع.

ما هي البرامج الأخرى المستخدمة لعمل مخطط جانت؟

اليوم ، يمكن لمديري المشاريع الوصول إلى قوالب مخططات جانت المختلفة وأدوات مخطط جانت وبرامج إدارة المشاريع. هذه هي الخيارات الأكثر شيوعًا.

مايكروسوفت اكسل

يمكنك إنشاء مخطط جانت الأساسي باستخدام جداول بيانات Excel والمخططات الشريطية. فيما يلي بعض إيجابيات وسلبيات استخدام Excel لإنشاء مخطط جانت:

الايجابيات:

• إنه حل غير مكلف إذا كان لديك ترخيص Microsoft Office.
• من المحتمل أن يكون أعضاء فريقك على دراية ببرنامج Microsoft Excel.
• توجد قوالب Excel لمخطط جانت يمكنك استخدامها عبر الويب.

سلبيات:

• Microsoft Excel ليس برنامجًا لإدارة المشاريع ، لذلك لا يحتوي على ميزات تكميلية أخرى مثل تتبع الوقت ، وإدارة عبء العمل ، وإدارة المهام ، وما إلى ذلك.
• إنه مستند ثابت يحتاج إلى التحديث يدويًا ويفتقر إلى الميزات المهمة مثل تحديد المسار الحرج ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتحديد تبعيات المهام ، من بين أمور أخرى.
• يحتاج كل عضو في الفريق يرغب في رؤية مخطط جانت إلى تنزيل ملف Excel ، واحد لكل تحديث.

مشروع ميكروسفت

Microsoft Project ، أو مشروع MS ، هو أداة لإدارة المشاريع تسمح لك بإنشاء مخططات جانت أفضل من جداول بيانات Excel. ومع ذلك ، فإن لها قيودًا أيضًا.

الايجابيات:

• لديها ميزات أخرى لإدارة المشاريع إلى جانب صانع مخطط جانت.
• يعد تحديث مخططات جانت لمشروع Microsoft أسهل من تحديث مخططات جانت في Excel.
• تحتوي مخططات جانت الخاصة بمشروع MS على ميزات أكثر من مخططات جانت في Excel.

سلبيات:

• إنه برنامج إدارة مشاريع باهظ الثمن ويصعب استخدامه.
• إنها ليست أداة مخططات جانت سحابية ، لذا فهي تتطلب منك تثبيتها على جهاز كمبيوتر كل عضو في الفريق.
• لا يعمل على أجهزة كمبيوتر Mac.

أوراق جوجل

تشترك مخططات جانت في جداول بيانات Google في بعض الإيجابيات والسلبيات التي ناقشناها أعلاه.

الايجابيات:

• إنها أداة عبر الإنترنت تسهل تعاون الفريق ومشاركة الملفات.
• يحتوي على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وسهل الاستخدام.
• يتيح لك إنشاء مخططات جانت الأساسية باستخدام جداول البيانات والمخططات الشريطية.

سلبيات:

• أوراق Google ليست أداة لإدارة المشاريع ، لذا فهي لا تحتوي على ميزات تكميلية أخرى مثل تتبع الوقت ، وإدارة عبء العمل ، وإدارة المهام ، وما إلى ذلك.
• تمامًا مثل Excel ، فهو يسمح لك فقط بإنشاء مخطط جانت بسيط يفتقر إلى ميزات مهمة مثل تحديد المسار الحرج ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتحديد تبعيات المهام ، من بين أمور أخرى.

كما ترى ، على الرغم من أن هذه هي أكثر الطرق شيوعًا لإنشاء مخطط جانت ، إلا أنها ليست الحل المثالي الذي يحتاجه مديرو المشروع. يحتوي ProjectManager على ميزات إدارة المشروع الصحيحة التي لا تسمح لك بإنشاء مخططات جانت فحسب ، بل تتيح لك أيضًا إدارة مشروعاتك من البداية إلى النهاية.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة. يوفر صانع مخططات جانت عبر الإنترنت لمديري المشاريع الأدوات للتحكم في الجدول الزمني وربط تبعيات المهام وتتبع التقدم من خلال إعداد التقارير المتكاملة. يحصل أعضاء الفريق على نظام أساسي تعاوني للعمل بشكل أكثر إنتاجية. هذا مجرد جانب واحد من جوانب برنامجنا ، والذي يحتوي أيضًا على طرق عرض كانبان والتقويم والقائمة. تعرف على كيف يمكننا مساعدتك في إدارة مشروعك التالي من خلال الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا.