تقنيات إدارة الاتصالات يجب أن يعرفها كل PM

التواصل هو أساس كل علاقة أو صداقة أو شراكة جيدة. إنه أمر أساسي لطريقة عمل المشاريع أيضًا. بدون التواصل الجيد ، يمكن أن تصبح الأمور معقدة للغاية. تذكر رسم أبوت وكوستيلو القديم ، "من هو أولاً"؟ إنه توضيح دائم لانهيار الاتصال - تخيل الآن أن ذلك يحدث على مدى عام كامل من المشروع. مخيف!

حتى إذا كنت قد أنشأت خطة مشروع محكمة الإغلاق ، فلن تتجاوز المرحلة الأولى دون إدارة اتصالات مناسبة.

ما هي اتصالات المشروع؟

الاتصال بالمشروع هو عملية تحديد المعلومات الأساسية التي سيتم مشاركتها مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة خلال مشروع معين. وهذا يشمل إدراج أصحاب المصلحة وتحديد أعضاء الفريق الذين سيكونون على اتصالات المشروع. من الضروري تحديد كيفية تلقي مستلمي الاتصالات لتحديثات المشروع ، وتكرار تلقيهم لها ، بالإضافة إلى النقاط أثناء المشروع التي سيتلقونها.

أثناء قيامك بتطوير خطة مشروعك ، ستحتاج إلى إنشاء خطة اتصال تتماشى معها ، بحيث يكون لدى كل شخص السياق اللازم ويمكنه أداء وظيفته بفعالية في كل خطوة.

ستكون نقاط الاتصال الخاصة بك ، جنبًا إلى جنب مع قائمة جهات اتصال الاتصال الخاصة بك ، بين كل خطوة من هذه الخطوات حيث ستحتاج إلى الحصول على تعديلاتها وتعليقاتها وفي النهاية موافقاتها.

لماذا تعتبر إدارة الاتصالات مهمة؟

إدارة الاتصالات هي كل شيء. لا يمكنك فقط إنشاء خطة مشروع وآمل أن يلتزم الجميع بها. بمجرد إنشاء الخطة وإشراك الجميع ، يجب أن تكون أنت أو جهة اتصال رئيسية تقوم بتعيينها هي الشخص الذي يدير الخطة طوال المشروع بأكمله. على سبيل المثال ، يمكن لمدير المشروع إدارة التسليمات من جانب الوكالة ، ويمكن لمدير الحساب إدارة جميع الاتصالات من جانب العميل ، والعمل كفريق علامة لإنجاح المشروع.

لضمان إدارة اتصالات قوية طوال المشروع ، يجب إنشاء خطة لإدارة الاتصالات. فوائد خطة إدارة الاتصالات خمسة أضعاف:

• إطار عمل مكتوب يمكن لكل من العميل / أصحاب المصلحة / أعضاء الفريق الرجوع إليه. يمكن أن يساعد هذا في حالة وجود أي حاجة للوساطة - لديك دليل مكتوب يمكنك الرجوع إليه. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا للحسابات الدائنة الرجوع إليها في حالة وجود فجوات في الوقت الذي يتم تتبعه للمشروع.
• ستدير الخطة نفسها التوقعات من أصحاب المصلحة بعدم توقع مشروع منتهي قبل اختبار النواتج لضمان الجودة.
• تسمح النقاط التي يتم فيها مشاركة الاتصال لكل من أصحاب المصلحة بتقديم ملاحظات قيمة حول عملية المشروع وكذلك المنتج النهائي ، ومنح أعضاء الفريق فرصة لتبادل الأفكار معًا ، وسد الفجوة بين المجموعتين.
• يسمح لجميع المعنيين باكتشاف المخاطر والقضايا بشكل أفضل في وقت مبكر.
• فهو يساعد على التخلص من الحاجة إلى عقد اجتماعات غير ضرورية على الدفاتر ، مما يوفر الوقت والمال.

فهم السبب الذي يجعل إدارة الاتصالات تبدو وكأنها أمر مفروغ منه لأي مؤسسة. لكنك سوف تتفاجأ.

يتم إرسال 205.6 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، في جميع أنحاء العالم ، ومع ذلك يتم فتح ثلثها فقط في الواقع. بالإضافة إلى ذلك ، نشر موقع Inc.com مؤخرًا تقريرًا أظهر أن حواجز الاتصال عبر الشركات في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة تكلف الشركات 62.4 مليون دولار سنويًا ، في المتوسط ​​في الإنتاجية المفقودة. على الجانب الآخر ، أظهر نفس التقرير أن "الشركات التي لديها قادة يمتلكون مهارات اتصال فعالة أنتجت عائدًا أعلى بنسبة 47 بالمائة للمساهمين خلال فترة خمس سنوات".

يمكن تعزيز الاتصالات من خلال وجود أداة تعاون في المشروع عبر الإنترنت ، مثل ProjectManager. يتيح ProjectManager للمديرين طرح خطط المشروع ، ثم نشر المعلومات على أعضاء الفريق في الوقت المناسب للمهمة المناسبة. تسمح المهام بالتعليقات والمرفقات والارتباطات المضمنة والأوصاف وقوائم المهام والمزيد ، حتى يحصل الجميع على الاتجاهات بشكل صحيح في المرة الأولى.

نصائح وتقنيات لتحسين إدارة الاتصالات

لذا ، نحن الآن نفهم سبب أهمية إدارة الاتصالات. ولكن كيف نفعل ذلك بطريقة تقلل بشكل فعال من الوقت الضائع في الإنتاجية؟

فيما يلي بعض النصائح والتقنيات لضمان أداء خطة إدارة الاتصال الخاصة بك على المستويات المثلى.

• قم بتضمين وصف لطبيعة المشروع في خطتك الأصلية: امنح مشروعك خلفية تتضمن أهداف المنظمة قصيرة وطويلة المدى ، من هم أصحاب المصلحة ، من هم أعضاء فريقك ، مقدار الميزانية التي سيتم تضمينها ، ما هي الموارد التي تمتلكها سوف تحتاج ومقدار الوقت المتوقع أن يستغرقه المشروع. قم بتضمين الأهداف بالإضافة إلى رؤية المشروع للتأكد من أن الخلفية ليست مجرد مخطط تفصيلي ، ولكنها خطة قوية ومُطورة بالكامل ومتصلة بحيث يمكنك الحصول على قبول المشروع بشكل أفضل.
• تعيين مالك لعملية الاتصال : كما ذكرنا سابقًا ، عندما تكون وكالة تعمل مع عميل ، فإن مالك اتصالاتك سيكون عادةً مدير الحساب. إذا كان مشروعك داخليًا مع فريق أصحاب مصلحة أكثر مركزية ، فيمكن لمالك الاتصالات أن يكون نائب رئيس العمليات أو نائب رئيس التطوير أو حتى مدير المشروع نفسه.
• قم بتضمين عملية مراجعة: في أي نقطة سترسل الاتصالات؟ كم مرة؟ كم عدد المعالم التي سيتم تضمينها ، وما هي مجموعات البيانات اللازمة لمراجعة الأداء؟ سيضمن إعداد عملية مراجعة رسمية عدم تفويت أي شخص عندما يحين وقت تقييم المشروع.
• قم بإعداد نظام لتسليم الرسائل : هل تستخدم برنامج إدارة المشاريع أو Microsoft Excel؟ هل ستتواصل عبر Slack أو Skype أو مجرد البريد الإلكتروني؟ قم بتضمين كل هذا في خطتك حتى يعرف الجميع أفضل طريقة للتواصل.
• إدارة اجتماعاتك : هذه الأزواج جنبًا إلى جنب مع إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة. يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للوقت (وفي كثير من الأحيان ، يمكن قولها بشكل أفضل في رسالة بريد إلكتروني). تأكد من أن اجتماعاتك تشمل فقط أصحاب المصلحة الذين سيشاركون في عملية صنع القرار ثم قم بإنشاء جدول أعمال لكل اجتماع ليتبعه الجميع. سيساعد هذا المجموعة على الاستمرار في المهمة والموضوع.

تجنب إدارة الاتصالات

هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها لإدارة الاتصالات الجيدة أن تنقذ مشروعك من الكوارث وتحافظ على عمل كل شيء في المستويات المثلى. ولكن ماذا يحدث عندما تظهر القيادة (أو صاحب اتصالات المشروع) أساليب غير فعالة للتواصل؟ يمكن أن يقع مشروعك في خطر سريعًا.

إليك بعض أخطاء إدارة الاتصالات التي يجب تجنبها:

• لا تكن عدوانيًا سلبيًا: يجب أن يكون هذا واضحًا ، لكنك ستندهش. إن رفض التحدث مباشرة إلى زميل في العمل أو عضو في الفريق أو صاحب مصلحة يمكن أن يحد من تقدم المشروع بالكامل. يمكن أن يبدو العدوان السلبي أيضًا وكأن المرء يتجنب مهمة أو مشروعًا بسبب الأشخاص المعنيين. يمكن أن يكون العدوان السلبي في مكان العمل سببًا في عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وضياع الوقت الضائع وغير ذلك.
• لا تدير عملية المشروع بالتفصيل: الإدارة الجزئية تضر بأي بيئة عمل بطرق لا تعد ولا تحصى ؛ يزيد من المخاطر الصحية ، ويؤثر على معدل دوران الموظفين ، ويقلل من الإنتاجية ويبطئ تقدم المشروع. ثق بأعضاء فريقك وأصحاب المصلحة لديك لتقديم النتائج في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، وسترى نتيجة منتج أكثر سعادة وفعالية أيضًا.
• لا تعتمد على الاتصالات الإلكترونية: يمكن أن يضيع الكثير عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني. تفقد تعابير الوجه ونبرة الصوت ، وبالتالي يمكن أن تسيء فهم ما هو مطلوب. بالإضافة إلى ذلك ، بينما تؤدي الاجتماعات إلى إبطاء الإنتاجية في مكان العمل ، يمكن أن يكون لطوفان رسائل البريد الإلكتروني نفس التأثير. تذكر أن أفضل الطرق للتواصل ، خاصة خلال مراحل المشروع الرئيسية ، هي التواصل وجهًا لوجه.
• لا تنس توثيق كل شيء: الطريقة الوحيدة لمراجعة نجاح المشروع بشكل صحيح هي من خلال مراجعة البيانات عبر التوثيق. من خلال التوثيق ، يمكنك معرفة من قام بماذا ، والمهام التي تم تسليمها ومتى ، ومقدار التكلفة الإجمالية للمشروع.

ProjectManager يساعد في إدارة الاتصالات

إدارة الاتصالات ليست سهلة. القادة الأكثر فاعلية هم أشخاص ، ويعتمدون على وثائق محددة لاتخاذ قرارات مستنيرة ، ويفوضون كثيرًا ويتحدثون بأكبر قدر ممكن من الوضوح. يحتوي ProjectManager على الأدوات التي تحتاجها لجعل التواصل عبر مستويات متعددة أمرًا سهلاً وفعالاً ، بحيث لا يضيع الوقت ولا توجد كلمات مبهمة.

لم يكن التعاون مع أعضاء الفريق بهذه البساطة مع مخططات جانت القائمة على السحابة. قم بتعيين المهام وتواريخ استحقاقها ، واربطها بالتبعية وشاهدها كلها على شاشة واحدة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والشركاء تحميل المستندات والتسليمات والتعليق على أي مهمة في أي مرحلة من مراحل المشروع إذا اخترت ذلك.

يعد ProjectManager رائعًا للفرق التي تتطلع إلى التواصل بشكل أكثر فعالية. عندما يقوم أحد أعضاء الفريق بتحديث مهمة ما ، يتم إرسال الإعلامات إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. ليس ذلك فحسب ، بل إنه يجعل عملية المراجعة سهلة من خلال صفحة ملخص تتبع الأداء الكل في واحد. يمكن للفرق معرفة ما يعمل عليه الجميع وما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة.

إدارة الاتصالات طوال مدة المشروع ليست سهلة على الإطلاق. ولكن مع ProjectManager ، ستفتح برنامجًا حائزًا على جوائز يلتزم بمساعدة الفرق على التعاون بفعالية عبر منصات متعددة. اشترك اليوم في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.