5ステップでガントチャートを作成する方法

ガント チャートは昔からありましたが、アナログからデジタルに移行して以来、その使いやすさからプロジェクト管理の定番となっています。

ガント チャートとは

ガント チャートは積み上げ棒グラフであり、プロジェクトの作業活動をタイムラインで整理し、期間と依存関係を示し、プロジェクト マネージャーがそれらをチーム メンバーに割り当てることができるようにします。 ガント チャートは、重要なプロジェクト計画およびスケジューリング ツールです。

ガント ダイアグラムの左側にはタスクのリストがあり、右側には棒グラフのタイムラインがあり、プロジェクトでの発生時期に応じてタスクが配置されます。 各タスクには、開始日と終了日が設定されています。 それは、タスクの期間です。 これは、グラフィカルに 2 点間の線です。

このレイアウトにより、プロジェクト マネージャーは、タスクの内容、各タスクの開始時期と終了時期、およびタスクの完了にかかる時間を簡単に確認できます。 ガント チャートには、プロジェクト全体の期間だけでなく、タスクが重複している場所とその程度も表示されます。

ガント チャートの用途

ガント チャートは、さまざまな目的を持つ汎用性の高いプロジェクト管理ツールです。 これらは、プロジェクトの計画、スケジュール、および監視に使用されます。 計画段階で、ガント チャートは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトのタイムラインを視覚化するのに役立ちます。これにより、プロジェクト マネージャーは、いつどのリソースが必要か、どのようにワークロードを割り当てるかを定義し、プロジェクトのクリティカル パス アクティビティとは何かを理解することができます。

次に、すべてのプロジェクト活動がガント チャートに含まれると、正確なプロジェクト スケジュールを簡単に作成して、プロジェクト計画を時間どおりに実行できます。 そのため、ガント チャートは、プロジェクトを完了するために必要なタスクと、それらにかかる時間を示します。 しかし、成功するプロジェクトを計画およびスケジュールするにはどうすればよいでしょうか? ガント チャートを作成するには、次の 5 つの手順を実行します。

ガント チャートの作成手順

ガント チャートを作成するには、いくつかの方法があります。 従来のプロジェクト マネージャーになりたい場合は、紙と鉛筆を用意できます。 これは、計画をまとめ始めるには良い方法かもしれませんが、すべての問題や変更があるプロジェクトを管理するには現実的ではありません。

簡単にするために、フィールドに入力するための Excel スプレッドシートを提供する無料のガント チャート テンプレートを提供しています。 しかし、スプレッドシートでスケジュールを管理すると、問題が発生します。 Excel は簡単​​で視覚的なタイムラインを作成するために作成されましたが、プロジェクト管理ツールではありません。 本当に必要なのは、ガント チャート メーカー機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアです。 スプレッドシートをオンラインのガント チャート ソフトウェアにアップロードすることをお勧めします。 その利点を以下に詳しく説明します。

とはいえ、Excel ガント チャート テンプレートを選択するか、ガント チャート ソフトウェアを選択するかにかかわらず、ガント チャートを作成するために必要なすべての計画データを収集する手順を実行する必要があります。 次の 5 つの手順を実行したら、少し時間をとって読み進めてください。 ガント チャートを当社のソフトウェアにオンラインで配置すると、スケジュールを計画するだけでなく、それを実行するのに役立つ生きたドキュメントになる方法を説明します。

1.タスクリストを作る

作業を計画する前に、作業のリストを作成する必要があります。 このタスクのリストは、効果的であるために徹底的かつ完全でなければなりません。 したがって、作業分解図 (WBS) を使用することをお勧めします。

このツールは、その名前のように、大規模で複雑な (または小規模で単純な) プロジェクトを分解して、作業を個々のアクティビティに分割します。 最終的な成果物から始まり、プロジェクトの最後に到達するために必要な基本的な手順を取得するために、段階的に逆戻りします。

タスクを収集しているときに、関連するプロジェクトの履歴データを振り返って、それらの期間を把握することは問題ありません。 また、チームの内外を問わず、同様のプロジェクトを経験した人々と話すことは、次のステップに進む際に役立ちます。

関連:作業分解構造 (WBS) テンプレート

2. タスクの開始日と終了日は?

これは、タスクを取得して、プロジェクトのタイムラインに沿って順序付けするときです。 いくつかのタスクが同時に実行される可能性はありますが、異なるチーム メンバーによって実行される可能性さえあります。

開始日を決定すると、その日付の棒グラフのタイムラインにタスクが表示されます。 次に、最後のステップで得た知識を使用して、タスクがいつ完了するかを見積もってください。 これにより、2 つのポイントとそれらの間のバーが作成され、プロジェクト全体でタスクを実行するのにかかる時間が示されます。

これは、プロジェクトのスケジュールを作成するための最初のステップです。 タスクの期間は、開始日から終了日までの時間です。 今、あなたはガスで調理しています。 単なるタスク リストではなく、タイムライン上にレイアウトされたプロジェクトの視覚的表現が表示されます。 これにより、プロジェクトの実行後に進行状況が一目でわかります。

3. マイルストーンを追加する

ガント チャートにマイルストーンを追加して、プロジェクトの成果物または作業フェーズの完了をマークします。 どんなに小さなタスクでも、すべてのタスクを収集したい一方で、全体像を無視したくはありません。 ガント チャートを使用すると、プロジェクトを複数のフェーズに分割したり、プロジェクトの大きな固有セクションが完了したときにマークしたりできます。

プロジェクトにマイルストーンがあると便利です。 プロジェクトの大部分を完了したことを確認して士気を高めるだけでなく、重要なイベントの輪郭を描き、最終目的地への道しるべのように機能します.

4. タスクの依存関係を特定する

同時に実行できるタスクもあれば、別のタスクが完了するまで開始できないタスクもあります。 これらは、タスクの依存関係と呼ばれます。 それらが特定されていないと、チームのワークフローにボトルネックが生じる可能性があります。

タスクの依存関係には 4 つのタイプがあります。

1. 終了から開始:タスクは、終了する前のタスクまで開始できません。
2. 開始から開始:タスクは、開始する前のタスクまで開始できません。
3. 終了から終了:タスクは、終了する前のタスクより前に終了することはできません。
4. 開始から終了:タスクは、開始前のタスクよりも前に終了することはできません。

これらのタスクの依存関係が特定されたら、関連するタスクをリンクしてガント チャート上に作成します。 そうすれば、どのタスクが相互に依存しているかを簡単に確認できます。

5.割り当てを開始する

ガント チャートにタスク、マイルストーン、期間、依存関係を設定したら、タスクの割り当てを開始できます。 これは、チーム メンバーに作業を提供する場所です。 彼らは今、割り当てられたタスクの期日を満たす責任があります。

プロジェクト マネージャーは、ガント チャートを使用してプロジェクト スケジュールを作成し、チームの進捗状況を視覚的なガイドとして追跡して、割り当てを処理することができます。 しかし、優れたプロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合、ガント チャートでできることは他にもたくさんあります。

ProjectManager がガント チャートを拡大する方法

ガント チャート テンプレートを使用したことがある場合でも、Excel や Google スプレッドシートでタスク リストを収集しただけの場合でも、ドキュメントを ProjectManager ガント チャート メーカーにインポートすることで次のレベルに進むことができます。 MS Project、CSV、または Excel ファイルをインポートすると、タスクが棒グラフのタイムラインに自動的に分散されます。

その後、ガント チャート ツールの左側に表示する列を選択できます。 そこで、開始日と終了日を追加し、サブタスクを特定し、各アクティビティの期間を見積もることができます。 マイルストーンはひし形の記号で追加され、タスクの依存関係をリンクできます。

チーム メンバーにタスクを割り当てるときは、ガント チャート ツールから直接行うことができます。 その後、チーム メンバーはタスクを実行するときに、ガント チャート ビューをコラボレーション プラットフォームとして使用できます。 ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアであるため、いつでもどこでもアクセスでき、分散したチームに最適です。

チーム メンバーは、必要に応じてドキュメントを追加して、タスク レベルでコメントすることもできます。 無制限のファイル ストレージがあるため、必要な画像やハンドオフを添付できます。 チーム メンバーが、プロジェクト マネージャーまたはタスクが割り当てられていない別のプロジェクト メンバーに質問がある場合、@ を送信すると、そのメンバーにメールで通知されるため、ディスカッションに参加できます。

簡単な編集と自動化

ガント チャートに関する不満の 1 つは、編集が難しいことです。 しかし、ProjectManager を使用すると、タスクの期間の変更、タスクの依存関係の追加、ガント チャートの更新をドラッグ アンド ドロップと同じくらい簡単に行うことができます。 開始日と終了日を取得して、必要な場所に移動するだけです。 それはとても簡単です。

オンライン ガント チャートも自動化できるため、タスクが遅れた場合、それに依存するタスクの日付が調整され、スケジューリング ミスが回避されます。 電子メール通知も自動化して、タスクが完了したときにプロジェクト マネージャーとチーム メンバーを最新の状態に保つことができます。 ProjectManager は、プロジェクト管理におけるガント チャートの約束を果たします。

ガント チャートを作成するために使用される他のソフトウェアは何ですか?

現在、プロジェクト マネージャーは、さまざまなガント チャート テンプレート、ガント チャート ツール、およびプロジェクト管理ソフトウェアにアクセスできます。 これらは最も一般的な選択肢です。

マイクロソフトエクセル

Excel スプレッドシートと棒グラフを使用して、基本的なガント チャートを作成できます。 Excel を使用してガント チャートを作成する場合の長所と短所を次に示します。

長所：

• Microsoft Office ライセンスをお持ちの場合は、安価なソリューションです。
• あなたのチーム メンバーは、Microsoft Excel に精通している可能性があります。
• Web 全体で使用できるガント チャートの Excel テンプレートがあります。

短所：

• Microsoft Excel はプロジェクト管理ソフトウェアではないため、タイム トラッキング、ワークロード管理、タスク管理などの補完的な機能はありません。
• これは手動で更新する必要がある静的ドキュメントであり、クリティカル パスの特定、チーム メンバーへのタスクの割り当て、タスクの依存関係の特定などの重要な機能が欠けています。
• ガント チャートを表示したいすべてのチーム メンバーは、更新ごとに 1 つの Excel ファイルをダウンロードする必要があります。

マイクロソフト プロジェクト

Microsoft Project (MS プロジェクト) は、Excel スプレッドシートより優れたガント チャートを作成できるプロジェクト管理ツールです。 ただし、これにも制限があります。

長所：

• ガント チャート メーカー以外のプロジェクト管理機能もあります。
• Microsoft プロジェクトのガント チャートは、Excel のガント チャートよりも簡単に更新できます。
• MS プロジェクトのガント チャートには、Excel のガント チャートよりも多くの機能があります。

短所：

• 高価で使いにくいプロジェクト管理ソフトウェアです。
• これはクラウドベースのガント チャート ツールではないため、すべてのチーム メンバーのコンピューターにインストールする必要があります。
• Mac コンピュータでは動作しません。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートのガント チャートには、上記で説明した長所と短所がいくつかあります。

長所：

• チームのコラボレーションとファイル共有を容易にするオンライン ツールです。
• 使いやすいユーザー インターフェイスを備えており、簡単に使用できます。
• スプレッドシートと棒グラフを使用して、基本的なガント チャートを作成できます。

短所：

• Google スプレッドシートはプロジェクト管理ツールではないため、タイム トラッキング、ワークロード管理、タスク管理などの補完的な機能はありません。
• Excel と同じように、クリティカル パスの特定、チーム メンバーへのタスクの割り当て、タスクの依存関係の特定などの重要な機能を欠いている単純なガント チャートしか作成できません。

ご覧のとおり、これらはガント チャートを作成する最も一般的な方法ですが、プロジェクト マネージャーが必要とする理想的なソリューションではありません。 ProjectManager には、ガント チャートを作成できるだけでなく、プロジェクトを最初から最後まで管理できる適切なプロジェクト管理機能があります。

ProjectManager は、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のオンライン ガント チャート メーカーは、プロジェクト マネージャーに、スケジュールを管理し、タスクの依存関係をリンクし、統合されたレポートで進捗を追跡するためのツールを提供します。 チーム メンバーは、より生産的に作業するためのコラボレーション プラットフォームを利用できます。 これは、かんばん、カレンダー、およびリスト ビューを備えたソフトウェアの 1 つの側面にすぎません。 30 日間の無料試用版を利用して、次のプロジェクトの管理にどのように役立つかをご覧ください。