如何通过 5 个步骤制作甘特图
已发表: 2022-08-23甘特图已经存在了很长时间，但是自从它们从模拟迁移到数字之后，它们的易用性使它们成为项目管理的主要内容。
什么是甘特图？
甘特图是一个堆积条形图，它在时间线上组织项目的工作活动，显示它们的持续时间、依赖关系，并允许项目经理将它们分配给他们的团队成员。 甘特图是重要的项目计划和调度工具。
甘特图的左侧是任务列表，右侧是条形图时间线，这些任务根据它们在项目中发生的时间放置在其中。 每个任务都有一个开始日期和一个结束日期。 这就是任务的持续时间。 它在图形上是两点之间的一条线。
这种布局使项目经理可以轻松查看任务是什么，每个任务何时开始和结束，以及任务需要多长时间才能完成。 甘特图还显示了任务重叠的位置、重叠程度以及整个项目的持续时间。
甘特图有什么用？
甘特图是具有多种用途的多功能项目管理工具。 它们用于计划、安排和监控项目。 在规划阶段，甘特图帮助项目经理可视化项目时间表，以便他们可以定义何时需要哪些资源，如何分配工作量，并了解项目的关键路径活动是什么。
然后，一旦所有项目活动都包含在甘特图中，就更容易创建准确的项目进度表以按时执行项目计划。 因此，甘特图显示了完成项目需要哪些任务，以及它们需要多长时间。 但是，您如何规划和安排一个成功的项目呢？ 以下是制作甘特图的五个步骤。
制作甘特图的步骤
有几种方法可以制作甘特图。 如果你想成为一个传统的项目经理，你可以拿出纸和铅笔。 这可能是开始制定计划的好方法，但对于管理项目及其所有问题和变化是不可行的。
为了让事情变得更容易，我们提供了一个免费的甘特图模板，它为您提供了一个 Excel 电子表格来填写字段。 但是，如果您将日程安排在电子表格上，那将是一个问题。 创建 Excel 是为了制作简单直观的时间表，但它不是项目管理工具。 您真正需要的是具有甘特图制作功能的项目管理软件。 我们建议将电子表格上传到我们的在线甘特图软件。 其好处详述如下。
也就是说，无论您选择 Excel 甘特图模板还是甘特图软件，您仍然必须完成收集制作甘特图所需的所有计划数据的步骤。 完成以下五个步骤后，请花点时间继续阅读。 我们将解释如何将您的甘特图在线放入我们的软件中，使其成为一个活的文档，不仅可以计划您的日程安排，还可以帮助您执行它。
1.制作任务清单
在你可以绘制出工作之前，你必须有一个清单。 此任务列表必须彻底和完整才能有效。 因此，建议您使用工作分解结构 (WBS)。
这个工具，就像它的名字一样，将更大的、复杂的（或小的、更简单的）项目分解成单独的活动。 它从最终的可交付成果开始，然后逐步倒退，以获得完成项目所需的基本步骤。
当您收集任务时，回顾相关项目的历史数据以了解它们的持续时间并没有什么坏处。 此外，与经历过类似项目的人交谈，无论他们是团队内部还是外部，都可以帮助您进入下一步。
相关：工作分解结构 (WBS) 模板
2. 任务的开始日期和结束日期是什么？
这是您接受任务并在项目时间表上对它们进行排序的时候。 某些任务可能会同时由不同的团队成员执行，甚至是可能的。
当您确定开始日期时，您的任务将显示在该日期的条形图时间线上。 然后根据您在最后一步中获得的知识，对任务完成的时间进行估计。 这将创建两个点和它们之间的条，标记在整个项目过程中完成任务所需的时间。
这是为项目制定计划的第一步。 任务的持续时间是开始日期和结束日期之间的时间。 现在你正在用煤气做饭。 您不再只有一个任务列表，而是在时间线上布置的项目的可视化表示。 一旦您执行项目，这将为您的进度提供一目了然的帮助。
3. 添加里程碑
将里程碑添加到甘特图以标记项目可交付成果或工作阶段的完成。 当您想收集每一项任务时，无论多么微小，您都不想忽视大局。 甘特图允许您将项目分成几个阶段或在项目的一个大的独特部分完成时进行标记。
在项目中有里程碑是有帮助的。 看到你已经完成了大部分项目，不仅鼓舞士气，而且描绘了关键事件，就像通往最终目的地的路线上的路标一样。
4. 识别任务依赖
虽然某些任务可以同时执行，但其他任务在另一个完成之前无法启动。 这些称为任务依赖项。 如果它们未被识别，它们可能会在您的团队的工作流程中造成瓶颈。
有四种类型的任务依赖关系。
- 完成到开始：任务在完成之前无法开始。
- 从头开始：任务要到开始前的任务才能开始。
- 完成到完成：任务不能在它结束之前结束。
- 开始到结束：任务不能在开始之前结束。
一旦确定了这些任务依赖关系，通过链接相关任务在甘特图上创建它们。 这样一来，您就可以轻松查看哪些任务相互依赖。
5. 开始分配
在甘特图上确定任务、里程碑、持续时间和依赖关系后，您就可以开始分配任务了。 这是你给团队成员工作的地方。 他们现在负责按时完成分配给他们的任务。
项目经理可以使用甘特图来创建项目进度表，并作为视觉指南来跟踪团队在完成任务时的进度。 但是，如果您使用的是高级项目管理软件，甘特图可以做的更多。
ProjectManager 如何超大您的甘特图
无论您是使用我们的甘特图模板还是只是在 Excel 或 Google 表格电子表格中收集了任务列表，您都可以通过将文档导入 ProjectManager 甘特图制作器来将其提升到一个新的水平。 您可以导入 MS Project、CSV 或 Excel 文件，您的任务会自动分布在条形图时间线上。
然后，您可以在甘特图工具的左侧选择您想要的列。 在那里，您可以添加开始和结束日期、识别子任务并估计每个活动的持续时间。 里程碑由菱形符号添加，并且可以链接任务依赖关系。
当需要将任务分配给您的团队成员时，您可以直接从我们的甘特图工具中执行此操作。 然后团队成员可以在执行任务时将甘特图视图用作协作平台。 因为 ProjectManager 是一个基于云的项目管理软件，他们可以随时随地访问它，这对于分布式团队来说非常有用。
团队成员还可以在任务级别发表评论，根据需要添加文档。 我们有无限的文件存储空间，因此他们可以附加任何必要的图像或交接文件。 如果团队成员对项目经理或其他未分配任务的项目成员有疑问，他们可以@他们，该人将收到电子邮件通知，因此他们可以加入讨论。
轻松编辑和自动化
关于甘特图的一个抱怨是它们难以编辑。 但 ProjectManager 使更改任务持续时间、添加任务依赖项和更新甘特图变得像拖放一样简单。 只需抓住您的开始日期和结束日期并将其移动到您想要的位置。 就这么容易。
在线甘特图也可以自动化，所以如果一个任务被延迟，依赖它的任务的日期将被调整以避免任何调度错误。 电子邮件通知也可以自动化，以便在任务完成时让项目经理和团队成员保持最新状态。 ProjectManager 实现了甘特图在项目管理中的承诺。
制作甘特图还有哪些软件？
如今，项目经理可以访问不同的甘特图模板、甘特图工具和项目管理软件。 这些是最常见的选择。
微软Excel
您可以使用 Excel 电子表格和条形图创建基本的甘特图。 以下是使用 Excel 创建甘特图的一些优缺点：
优点：
- 如果您有 Microsoft Office 许可证，这是一个廉价的解决方案。
- 您的团队成员可能熟悉 Microsoft Excel。
- 您可以在整个网络中使用甘特图 Excel 模板。
缺点：
- Microsoft Excel 不是项目管理软件，因此它没有其他补充功能，例如时间跟踪、工作量管理、任务管理等。
- 它是一个需要手动更新的静态文档，缺少重要的功能，例如识别关键路径、为团队成员分配任务、识别任务依赖关系等。
- 每个想要查看甘特图的团队成员都需要下载一个 Excel 文件，每次更新一个文件。
微软项目
Microsoft Project 或 MS 项目是一种项目管理工具，可让您创建比 Excel 电子表格更好的甘特图。 但是，它也有局限性。
优点：
- 除了甘特图制作器之外，它还具有其他项目管理功能。
- Microsoft 项目甘特图比 Excel 甘特图更容易更新。
- MS 项目甘特图比 Excel 甘特图具有更多功能。
缺点：
- 这是一个昂贵且难以使用的项目管理软件。
- 它不是基于云的甘特图工具，因此需要您将其安装在每个团队成员的计算机上。
- 不适用于 Mac 电脑。
谷歌表格
谷歌表格甘特图分享了我们上面讨论的一些优点和缺点。
优点：
- 它是一种促进团队协作和文件共享的在线工具。
- 它具有友好的用户界面，并且易于使用。
- 允许您使用其电子表格和条形图创建基本的甘特图。
缺点：
- Google 表格不是项目管理工具，因此它没有其他补充功能，例如时间跟踪、工作量管理、任务管理等。
- 就像 Excel 一样，它只允许您创建一个简单的甘特图，缺少重要的功能，例如识别关键路径、将任务分配给团队成员、识别任务依赖关系等。
如您所见，尽管这些是创建甘特图的最常用方法，但它们并不是项目经理需要的理想解决方案。 ProjectManager 具有正确的项目管理功能，不仅可以让您创建甘特图，还可以从头到尾管理您的项目。
ProjectManager 是基于云的项目管理软件。 我们的在线甘特图制作工具为项目经理提供了控制进度、链接任务依赖关系并通过集成报告跟踪进度的工具。 团队成员获得了一个协作平台，可以更高效地工作。 这只是我们软件的一个方面，它还具有看板、日历和列表视图。 了解我们如何利用我们的 30 天免费试用版帮助您管理下一个项目。