هل تحتاج وكالتك إلى تقارير مخصصة؟ إليك كيفية اكتشاف ذلك

عندما تبدو التقارير وكأنها أداة فظة ونادرًا ما تقدم الرؤى التي تحتاجها ، يمكن أن يصبح التمرين بأكمله نقطة إحباط. إذا كنت تريد سكينًا حادًا يصلح بشكل مباشر إلى النقطة المهمة ، فلن يفيدك إعداد التقارير خارج الصندوق. أنت بحاجة إلى تقارير مخصصة.

جزء من السبب الذي يجعل الإبلاغ مؤلمًا للغاية للوكالات هو أنه قد لا يبدو هادفًا. نحن جميعًا مضغوطون بشكل لا يصدق للوقت ، لذلك نحتاج حقًا إلى رؤية القيمة المضافة في أنشطتنا من أجل تبريرها.

لا تمنحك حلول إعداد التقارير الجاهزة تحكمًا دقيقًا في البيانات والتقارير الخاصة بك ، لذا فإن استخدامها محدود للغاية. وإذا كانت كل تقاريرنا هي بيانات عامة سطحية ، وقياس المقاييس التي لا تعني الكثير لأعمالنا ، فإن الوقت الذي نقضيه في إنتاج هذه التقارير لا يستغرق وقتًا طويلاً. ولنكن صادقين ، من يريد حقًا قضاء وقته في العمل على تقارير غير مفيدة؟

لكن التقارير المخصصة ليست فقط قادرة على أن تكون أكثر دقة ومخصصة للأعمال. إنها أيضًا طريقة أسرع وأكثر بساطة للحصول على الأفكار التي تبحث عنها.

إعداد التقارير المخصصة: ما هو ولماذا تحتاجها

بدلاً من تصور نقاط البيانات القياسية والثابتة ، تتيح لك التقارير المخصصة اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد رؤيتها وكيف تريد تقديمها. ستتيح لك أداة إعداد التقارير المفصلة إنشاء لوحات معلومات خاصة بك ، خاصة بالمعلومات الأكثر أهمية بالنسبة لك.

البديل هو إعداد التقارير الثابتة والمبتكرة باستخدام أدوات لا توفر لك خيارات تخصيص شاملة. والحق يقال ، هناك الكثير من أدوات ذكاء الأعمال المبتكرة التي تقوم بعمل رائع في إبراز الرؤى الأساسية. غالبًا ما تكون هذه تحليلات وصفية - تعرض لك الأرقام التي تحدد الحقائق الأساسية لما حدث: كم عدد الفتحات الفريدة التي حصلت عليها رسالة بريد إلكتروني ، على سبيل المثال ، أو عدد الساعات التي قضاها شخص ما في مهمة ما.

وقد يعمل هذا الحل القياسي بشكل جيد مع عنصر واحد من عملياتك ، مثل مراقبة حركة مرور الويب. ولكن عندما يتعلق الأمر بالصواميل والمسامير الحقيقية لوظائف وكالتك - قدرة الموارد ، وربحية مشاريعك - من غير المرجح أن تلتقط مجموعة محددة مسبقًا من لوحات المعلومات الفوارق الدقيقة لما يحدث. ولن يكونوا قادرين على تجاوز الوصف.

تعد أداة إعداد التقارير المخصصة هي الطريقة الوحيدة للحصول على صورة أكثر دقة ، والوصول إلى الرؤى التي تساعدك في معرفة سبب ظهور الاتجاه كما هو ، واقتراح الخطوات التالية. تكمن القوة الحقيقية في التحليلات المفصلة في حقيقة أنها يمكن أن تكون تشخيصية وتعليمية.

تطور احتياجات التقارير الخاصة بك

عندما تنشئ وكالة لأول مرة ، من غير المحتمل أن تحتاج إلى تحليلات متقدمة ومخصصة ، ولن يكون لديك على الأرجح البيانات اللازمة لجعلها جديرة بالاهتمام. يعد الحصول على أقصى استفادة من برامج ذكاء الأعمال المخصصة عملية طموحة وطويلة الأجل تتطلب شراءًا بالجملة من الوكالة.

إذا كنت تبدأ بفريق صغير جدًا ، فمن المحتمل أن تتمكن من التعامل مع جداول البيانات في الغالب. سيكون الاستثمار في إعداد التقارير المخصصة أمرًا مبالغًا فيه إذا كان كل ما تفعله هو إدارة جداول ومشروعات عدد من الأشخاص.

إذا كنت ستستخدم فقط عددًا قليلاً من ميزاته ووظائفه ، فلا معنى لاستخدام أداة قوية. لن تقوم بتوظيف فريق إزالة كامل لمجرد مساعدتك في نقل أثاث مكتبك المنزلي ، بعد كل شيء. إنه سيناريو مشابه. فقط لن يكون له معنى من حيث الحجم.

ولكن ، مع تطورك كوكالة ، لا سيما في حجم موظفيك وتعقيد المشاريع التي تقوم بها ، ستتغير احتياجات إعداد التقارير الخاصة بك. نراه طوال الوقت في تنبؤات. تأتي إلينا الوكالات متوسطة الحجم بعد عامين من رحلتها وهي تشعر بالإرهاق التام: كل ما نجح عندما كان فريقًا مكونًا من عشرة أو اثني عشر عامًا أصبح الآن هشًا للغاية. بدأ الافتقار إلى الرقابة والتقارير الذكية الآن في الإضرار بأعمالهم.

يعد الترحيل إلى حل إدارة المشروع الذي يوحد الموارد وجدولة الكل في مكان واحد الخطوة الأولى لتحقيق الاستقرار. يخرج خطر الحجز المزدوج لأي مورد ؛ يمكنك أن ترى من هو أكثر أو غير مستغل ؛ يمكنك معرفة ما إذا كان الوقت الذي يتم تتبعه مقابل مهمة ما هو في الواقع ما كنت تتوقعه.

ومع ذلك ، بمجرد أن يتم تسجيل بيانات المشروع والموارد الخاصة بك بدقة في مكان واحد ، فإن هذا يفتح عالمًا من الاحتمالات. لديك كل ما تحتاجه للحصول على الأفكار التي من شأنها أن تغذي القرارات الإستراتيجية. طالما يمكنك الحصول على الرؤى ذات الصلة من البيانات ، يمكنك البدء في تقديم اقتراحات بناءً على النتائج المتوقعة.

هذا هو المكان الذي تظهر فيه التقارير المخصصة والمفصلة في الصورة.

كيف تتحقق عندما تحتاج وكالتك إلى تقارير مخصصة

تنمو كل وكالة وتتطور بمعدل مختلف ، ولذلك لا يكفي أن تقول ببساطة إنه يجب عليك اعتماد التقارير المخصصة عندما تصل إلى عدد تعسفي من الموظفين ، أو إذا تم إنشاؤها لفترة زمنية عشوائية.

بدلاً من ذلك ، من الأفضل لك البحث عن موضوعات واتجاهات معينة في عملياتك والتي قد تشير إلى الحاجة إلى حل إعداد تقارير أكثر دقة وفعالية. لقد حددنا بعضًا من الأشياء الكبيرة التي يجب البحث عنها:

يستغرق إعداد التقارير باستخدام أدواتك الحالية وقتًا طويلاً

كم ساعة في الأسبوع تقضيها في سد الثغرات التي خلفتها أدوات إعداد التقارير الحالية الجاهزة؟ نظرًا لأن أدوات إعداد التقارير القياسية تجيب فقط على الأسئلة المحددة مسبقًا ، فإن تجاوز هذه الأسئلة قد يعني الاضطرار إلى البحث عن حل في جدول بيانات. لكن هذا يستغرق وقتًا طويلاً ومحفوفًا بالمخاطر. ماذا يحدث عندما يذهب الشخص الوحيد الذي يعرف كيفية استخدام جدول البيانات غير المرغوب فيه لقضاء عطلة أو ينتقل إلى العمل في مكان آخر؟

علاوة على ذلك ، فإن البعض منا ليس كذلك بالأرقام والأرقام. لا يمتلك كل شخص المهارات أو الرغبة (ناهيك عن الوقت) لقضاء نصف يومه في معالجة مجموعات البيانات ، وارتجال الحل.

إذا أصبحت التقارير مضيعة للوقت مؤلمًا وغير عملي ، فقد يكون الوقت قد حان للحصول على شيء أكثر تفصيلاً للقيام بالأعباء الثقيلة نيابةً عنك.

هوامش ربحك مؤلمة ، لكنك لا تعرف السبب

لن يمنحك النظر إلى ميزانيتك العمومية وحدها نظرة ثاقبة عن سبب ظهور الأرقام بالطريقة التي تظهر بها. ولكن من أكثر الجوانب المفيدة للتقارير والتحليلات المفصلة أنها تشخيصية. يمكن أن تساعدك حقًا على فهم نقاط الضعف في نهجك ومساعدتك على اكتشاف أوجه القصور ، مثل انخفاض الفواتير للمشاريع والإفراط في خدمة الخدم.

تريد الانتقال من "رد الفعل" إلى "الاستباقي" بشأن المستقبل

يمكن أن يشعر ضغط "الآن" بالارتباك في حياة الوكالة. مع المواعيد النهائية المستمرة والتسليمات في الأفق الفوري ، قد يكون من الصعب العثور على مساحة للتنفس للرجوع إلى الوراء لفترة كافية لإلقاء نظرة جادة على المستقبل.

لكن إيجاد مساحة للتفكير طويل الأمد أمر ضروري إذا كنت تريد أن تنمو بشكل مطرد ومستدام. إذا كنت في المرحلة في رحلة وكالتك حيث تكون كل شيء وملتزمًا ببناء أكبر ما يمكنك الحصول عليه ، فيجب أن تكون إستراتيجيًا.

نظرًا لأن التقارير المخصصة يمكن أن تظهر تنبؤات للأداء المستقبلي ، فمن الطبيعي أن تساعدك على التخطيط للمستقبل. يمكن أن يساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة تؤدي إلى نمو مطرد ، بدلاً من قول "نعم" لكل شيء ، والإفراط في ذلك ، والمخاطرة بالإرهاق.

هل تريد تحديد ما إذا كانت التقارير المخصصة مناسبة لوكالتك؟ لقد ارتبطنا بتمويل الوكالة والعمليات تؤدي إلى استكشاف ذلك بالضبط! شاهد ندوة الويب الخاصة بنا للاستفادة من التجارب المباشرة لتنفيذ التقارير المخصصة في وكالة إبداعية.