Votre agence a-t-elle besoin de rapports personnalisés ? Voici comment le savoir

Lorsque le reporting ressemble à un outil contondant qui fournit rarement les informations dont vous avez besoin, l'ensemble de l'exercice peut devenir un point de frustration. Si vous voulez un couteau tranchant qui va droit au but, les rapports prêts à l'emploi ne suffiront pas. Vous avez besoin de rapports personnalisés.

Une partie de la raison pour laquelle les rapports peuvent être si pénibles pour les agences est qu'ils peuvent ne pas sembler utiles. Nous sommes tous incroyablement pressés par le temps, alors nous avons vraiment besoin de voir la valeur ajoutée de nos activités afin de les justifier.

Les solutions de création de rapports prêtes à l'emploi ne vous donnent pas un contrôle précis sur vos données et vos rapports, leur utilisation est donc assez limitée. Et si tous nos rapports ne font que mettre en évidence des données génériques, mesurant des métriques qui ne signifient pas grand-chose pour notre entreprise, le temps que nous passons à produire ces rapports n'est pas du temps bien dépensé. Et, soyons honnêtes, qui veut vraiment passer son temps à travailler sur des rapports inutiles ?

Mais les rapports personnalisés ne sont pas seulement capables d'être plus précis et spécifiques à l'entreprise. C'est également un moyen plus rapide et plus simple d'obtenir les informations que vous recherchez.

Rapports personnalisés : de quoi s'agit-il et pourquoi en avez-vous besoin ?

Plutôt que de visualiser des points de données fixes et standard, les rapports personnalisés vous permettent de choisir les KPI que vous souhaitez voir et la manière dont vous souhaitez qu'ils soient présentés. Un outil de reporting sur mesure vous permettra de créer vos propres tableaux de bord, spécifiques aux informations les plus importantes pour vous.

L'alternative est un reporting fixe prêt à l'emploi avec des outils qui ne vous offrent pas d'options de personnalisation étendues. Et, à vrai dire, il existe de nombreux outils de BI prêts à l'emploi qui font un excellent travail pour faire apparaître des informations de base. Ce sont souvent des analyses descriptives - vous montrant les chiffres définissant les faits de base de ce qui s'est passé : combien d'ouvertures uniques un e-mail a eu, par exemple, ou combien d'heures quelqu'un a passé sur une tâche.

Et cette solution standard peut parfaitement fonctionner pour un élément de vos opérations, comme la surveillance du trafic Web. Mais lorsqu'il s'agit des véritables rouages ​​des fonctions de votre agence - la capacité des ressources, la rentabilité de vos projets - un ensemble prédéfini de tableaux de bord a peu de chances de saisir vraiment la nuance de ce qui se passe. Ils ne pourront pas non plus aller au-delà du descriptif.

Un outil de création de rapports personnalisé est le seul moyen d'obtenir une image plus précise, d'accéder à des informations qui vous aident à comprendre pourquoi une tendance ressemble à ce qu'elle est et à suggérer les prochaines étapes. Le véritable pouvoir de l'analyse sur mesure réside dans le fait qu'elle peut être diagnostique et prescriptive.

L'évolution de vos besoins de reporting

Lorsque vous créez une agence pour la première fois, il est peu probable que vous ayez besoin d'analyses avancées et sur mesure, et vous n'aurez probablement pas non plus les données nécessaires pour que cela en vaille la peine. Tirer le meilleur parti d'un logiciel de veille économique sur mesure est un processus ambitieux à long terme qui nécessite une adhésion globale de la part de l'agence.

Si vous débutez avec une équipe assez petite, vous pouvez probablement vous contenter de feuilles de calcul pour la plupart. Investir dans des rapports personnalisés serait tout simplement exagéré si vous ne faites que gérer les horaires et les projets de quelques personnes.

Si vous n'utilisez qu'une poignée de ses caractéristiques et fonctions, cela n'a aucun sens d'utiliser un outil puissant. Après tout, vous n'embaucheriez pas toute une équipe de déménageurs juste pour vous aider à déplacer les meubles de votre bureau à domicile. C'est un scénario similaire. Cela n'aurait tout simplement pas de sens en termes d'échelle.

Mais, au fur et à mesure que vous évoluez en tant qu'agence, en particulier dans la taille de votre personnel et la complexité des projets que vous entreprenez, vos besoins en matière de rapports changeront. Nous le voyons tout le temps chez Forecast. Les agences de taille moyenne, quelques années après le début de leur parcours, nous arrivent complètement épuisées : tout ce qui fonctionnait lorsqu'elles étaient une équipe de dix ou douze personnes est maintenant tout simplement trop fragile. Le manque de surveillance et de rapports intelligents commence maintenant à nuire à leur entreprise.

La migration vers une solution de gestion de projet qui réunit les ressources et la planification en un seul endroit est la première étape vers la stabilité. Le risque de double réservation de toute ressource disparaît ; vous pouvez voir qui est surutilisé ou sous-utilisé ; vous pouvez voir si le temps suivi par rapport à une tâche correspond réellement à ce que vous auriez prévu.

Cependant, une fois que vos données de projet et de ressourcement sont réellement enregistrées avec précision au même endroit, cela ouvre un monde de possibilités. Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour extraire les informations qui alimenteront les décisions stratégiques. Tant que vous pouvez obtenir des informations pertinentes à partir des données, vous pouvez commencer à faire des suggestions basées sur les résultats prévus.

C'est là que les rapports personnalisés et sur mesure entrent en jeu.

Comment savoir quand votre agence a besoin de rapports personnalisés

Chaque agence grandit et évolue à un rythme différent, et il ne suffit donc pas simplement de dire que vous devez adopter des rapports personnalisés lorsque vous avez atteint un nombre arbitraire d'employés ou que vous avez été établi pour une durée arbitraire.

Au lieu de cela, vous feriez mieux de rechercher certains thèmes et tendances dans vos opérations qui pourraient indiquer le besoin d'une solution de reporting plus affinée et efficace. Nous avons décrit quelques-uns des plus importants à surveiller :

La création de rapports avec vos outils actuels prend trop de temps

Combien d'heures par semaine consacrez-vous à combler les lacunes laissées par vos outils de reporting prêts à l'emploi actuels ? Comme les outils de reporting standard ne répondent qu'à des questions prédéfinies, aller au-delà de ces questions peut signifier avoir à mélanger une solution dans une feuille de calcul. Mais c'est à la fois chronophage et risqué. Que se passe-t-il lorsque la seule personne qui sait utiliser la feuille de calcul maladroite part en vacances ou part travailler ailleurs ?

De plus, certains d'entre nous ne sont tout simplement pas si passionnés par les chiffres et les chiffres. Tout le monde n'a pas les compétences ou le désir (et encore moins le temps) de passer la moitié de sa journée à manipuler des ensembles de données, à improviser une solution.

Si les rapports deviennent une perte de temps douloureuse et irréalisable, il est peut-être temps d'obtenir quelque chose de plus sur mesure pour faire le gros du travail pour vous.

Vos marges bénéficiaires souffrent, mais vous ne savez pas pourquoi

Le simple fait de regarder votre bilan ne vous donnera pas beaucoup d'informations sur les raisons pour lesquelles les chiffres sont tels qu'ils sont. Mais l'un des aspects les plus utiles du reporting et de l'analyse sur mesure est qu'il s'agit d'un diagnostic. Cela peut vous aider à vraiment comprendre les faiblesses de votre approche et vous aider à repérer les inefficacités, telles que la sous-facturation des projets et la sur-réservation des services.

Vous souhaitez passer de « réactif » à « proactif » pour l'avenir

La pression du « maintenant » peut sembler écrasante dans la vie de l'agence. Avec des échéances constantes et des livrables à l'horizon immédiat, il peut être difficile de trouver le répit pour prendre du recul suffisamment longtemps pour se pencher sérieusement sur l'avenir.

Mais trouver de l'espace pour une réflexion à long terme est une nécessité si vous voulez croître de manière régulière et durable. Si vous êtes à l'étape de votre parcours d'agence où vous êtes à fond et déterminé à construire aussi gros que possible, vous devez être stratégique.

Comme les rapports personnalisés peuvent faire apparaître des prédictions pour les performances futures, ils se prêtent naturellement à vous aider à planifier l'avenir. Cela peut vous aider à faire des choix éclairés qui mèneront à une croissance régulière, plutôt que de dire "oui" à tout, d'en faire trop et de risquer l'épuisement.

Vous souhaitez déterminer si les rapports personnalisés conviennent à votre agence ? Nous avons contacté les responsables des finances et des opérations de l'agence pour explorer exactement cela ! Regardez notre webinaire pour tirer parti des expériences de première main de la mise en œuvre de rapports personnalisés dans une agence publicitaire.