La tua agenzia ha bisogno di rapporti personalizzati? Ecco come scoprirlo

Quando la segnalazione sembra uno strumento schietto che raramente fornisce le informazioni di cui hai bisogno, l'intero esercizio può diventare un punto di frustrazione. Se vuoi un coltello affilato che tagli dritto al punto, i rapporti pronti all'uso non funzioneranno. Hai bisogno di rapporti personalizzati.

Parte del motivo per cui la segnalazione può essere così dolorosa per le agenzie è che potrebbe non sembrare intenzionale. Siamo tutti incredibilmente a corto di tempo, quindi abbiamo davvero bisogno di vedere il valore aggiunto nelle nostre attività per giustificarle.

Le soluzioni di reporting pronte all'uso non offrono un controllo granulare sui dati e sui rapporti, quindi il loro utilizzo è piuttosto limitato. E se tutti i nostri report fanno emergere dati generici, misurando metriche che non significano molto per la nostra attività, il tempo che dedichiamo alla produzione di tali report non è tempo ben speso. E, siamo onesti, chi vuole davvero dedicare il proprio tempo a lavorare su rapporti che non sono utili?

Ma i rapporti personalizzati non sono solo in grado di essere più accurati e specifici per l'azienda. È anche un modo più rapido e semplificato per ottenere le informazioni che cerchi.

Reportistica personalizzata: cos'è e perché ne hai bisogno

Invece di visualizzare punti dati standard e fissi, i rapporti personalizzati ti consentono di scegliere quali KPI vuoi vedere e come vuoi che vengano presentati. Uno strumento di reporting su misura ti consentirà di creare i tuoi dashboard, specifici per le informazioni che sono più importanti per te.

L'alternativa è la creazione di report pronti all'uso con strumenti che non offrono ampie opzioni di personalizzazione. E, a dire il vero, ci sono molti strumenti BI pronti all'uso che fanno un ottimo lavoro nel far emergere intuizioni di base. Si tratta spesso di analisi descrittive , che mostrano le cifre che definiscono i fatti di base di ciò che è accaduto: quante aperture uniche ha avuto un'e-mail, ad esempio, o quante ore qualcuno ha trascorso in un'attività.

E questa soluzione standard potrebbe funzionare perfettamente per un elemento delle tue operazioni, come il monitoraggio del traffico web. Ma quando si tratta dei veri dadi e bulloni delle funzioni della tua agenzia - capacità delle risorse, redditività dei tuoi progetti - è improbabile che un insieme predefinito di dashboard catturi davvero le sfumature di ciò che sta accadendo. Né potranno andare oltre il descrittivo.

Uno strumento di reporting personalizzato è l'unico modo per ottenere un quadro più accurato, accedere a informazioni dettagliate che ti aiutano a capire perché una tendenza ha l'aspetto che ha e suggerire i passaggi successivi. Il vero potere dell'analisi su misura sta nel fatto che può essere diagnostica e prescrittiva.

L'evoluzione delle tue esigenze di reporting

Quando crei un'agenzia per la prima volta, è improbabile che tu abbia bisogno di analisi avanzate e personalizzate e probabilmente non avrai i dati necessari per renderlo utile. Ottenere il massimo dal software di business intelligence su misura è un processo ambizioso a lungo termine che richiede il buy-in all'ingrosso da parte dell'agenzia.

Se stai iniziando con un team piuttosto piccolo, probabilmente puoi accontentarti di fogli di calcolo per la maggior parte. Investire in rapporti personalizzati sarebbe semplicemente eccessivo se tutto ciò che stai facendo è gestire i programmi e i progetti di un paio di persone.

Se hai intenzione di utilizzare solo una manciata delle sue caratteristiche e funzioni, non ha senso utilizzare uno strumento potente. Dopotutto, non assumeresti un'intera squadra di traslochi solo per aiutarti a spostare i mobili del tuo ufficio a casa. È uno scenario simile. Non avrebbe senso in termini di scala.

Tuttavia, man mano che evolvi come agenzia, in particolare per quanto riguarda le dimensioni del tuo staff e la complessità dei progetti che intraprendi, le tue esigenze di reporting cambieranno. Lo vediamo sempre su Forecast. Le agenzie di medie dimensioni dopo un paio d'anni del loro viaggio ci arrivano sentendosi completamente esauste: qualunque cosa funzionasse quando erano una squadra di dieci o dodici anni ora è troppo fragile. La mancanza di supervisione e reporting intelligente sta ora iniziando a danneggiare la loro attività.

Il primo passo verso la stabilità è la migrazione a una soluzione di gestione dei progetti che unisca risorse e pianificazione in un unico posto. Il rischio di doppia prenotazione di qualsiasi risorsa esce dalla finestra; puoi vedere chi è sovra o sottoutilizzato; puoi vedere se il tempo monitorato rispetto a un'attività è effettivamente quello che ti saresti aspettato.

Tuttavia, una volta che i dati del progetto e delle risorse vengono effettivamente registrati in modo accurato in un unico posto, si apre un mondo di possibilità. Hai tutto ciò di cui hai bisogno per ottenere gli insight che alimenteranno le decisioni strategiche. Finché puoi ottenere le informazioni pertinenti dai dati, puoi iniziare a fornire suggerimenti basati sui risultati previsti.

È qui che entra in gioco il reporting personalizzato e su misura.

Come capire quando la tua agenzia ha bisogno di rapporti personalizzati

Ogni agenzia cresce e si evolve a un ritmo diverso, quindi non è sufficiente dire semplicemente che dovresti adottare la reportistica personalizzata quando hai raggiunto un numero arbitrario di dipendenti o sei stato stabilito per un periodo di tempo arbitrario.

Invece, è meglio cercare determinati temi e tendenze nelle tue operazioni che potrebbero indicare la necessità di una soluzione di reporting più raffinata ed efficace. Abbiamo delineato alcuni dei più grandi a cui prestare attenzione:

La creazione di rapporti con i tuoi strumenti attuali richiede troppo tempo

Quante ore alla settimana dedichi a colmare le lacune lasciate dai tuoi attuali strumenti di reporting pronti all'uso? Dato che gli strumenti di reporting standard rispondono solo a domande predefinite, andare oltre queste domande può significare dover mettere insieme una soluzione in un foglio di calcolo. Ma questo è sia dispendioso in termini di tempo che rischioso. Cosa succede quando l'unica persona che sa come usare il foglio di calcolo goffo va in vacanza o si trasferisce a lavorare da qualche altra parte?

Inoltre, ad alcuni di noi non piacciono i numeri e le cifre. Non tutti hanno le capacità o il desiderio (per non parlare del tempo) per passare metà della giornata a manipolare set di dati, improvvisando una soluzione.

Se la segnalazione sta diventando una dolorosa e impraticabile perdita di tempo, potrebbe essere il momento di ottenere qualcosa di più personalizzato per fare il lavoro pesante per te.

I tuoi margini di profitto stanno soffrendo, ma non sai perché

Guardare il tuo bilancio da solo non ti darà molte informazioni sul perché le cifre abbiano l'aspetto che hanno. Ma uno degli aspetti più utili del reporting e dell'analisi su misura è che è diagnostico. Può aiutarti a capire veramente i punti deboli del tuo approccio e aiutarti a individuare le inefficienze, come la fatturazione insufficiente per i progetti e gli importi di manutenzione eccessiva.

Vuoi passare da "reattivo" a "proattivo" riguardo al futuro

La pressione dell'"adesso" può sembrare opprimente nella vita dell'agenzia. Con scadenze e risultati costanti all'orizzonte immediato, può essere difficile trovare il respiro per fare un passo indietro abbastanza a lungo da dare uno sguardo serio al futuro.

Ma trovare spazio per pensare a lungo termine è una necessità se vuoi crescere in modo costante e sostenibile. Se sei nella fase del tuo viaggio in agenzia in cui sei all-in e impegnato a costruire il più grande possibile, devi essere strategico.

Poiché i rapporti personalizzati possono far emergere previsioni per le prestazioni future, si presta naturalmente ad aiutarti a pianificare il futuro. Può aiutarti a fare scelte informate che porteranno a una crescita costante, piuttosto che dire "sì" a tutto, esagerare e rischiare l'esaurimento.

Vuoi identificare se i rapporti personalizzati sono adatti alla tua agenzia? Ci siamo collegati con le attività finanziarie e operative dell'agenzia per esplorare esattamente questo! Guarda il nostro webinar per attingere alle esperienze di prima mano nell'implementazione di report personalizzati in un'agenzia creativa.