Agenția dvs. are nevoie de raportări personalizate? Iată cum să afli

Când raportarea se simte ca un instrument clar care rareori oferă informațiile de care aveți nevoie, întregul exercițiu poate deveni un punct de frustrare. Dacă doriți un cuțit ascuțit, care să taie direct la obiect, raportarea ieșită din cutie nu va funcționa. Aveți nevoie de raportări personalizate.

O parte din motivul pentru care raportarea poate fi atât de dureroasă pentru agenții este că s-ar putea să nu pară intenționată. Cu toții suntem incredibil de presați de timp, așa că trebuie neapărat să vedem valoarea adăugată în activitățile noastre pentru a le justifica.

Soluțiile de raportare gata de fabricație nu vă oferă un control fin asupra datelor și raportării dvs., așa că utilizarea lor este destul de limitată. Și dacă toate rapoartele noastre sunt date generice de suprafață, care măsoară valori care nu înseamnă prea mult pentru afacerea noastră, timpul pe care îl petrecem producând acele rapoarte nu este timp petrecut bine. Și, să fim sinceri, cine își dorește cu adevărat să-și petreacă timpul lucrând la rapoarte care nu sunt utile?

Dar raportarea personalizată nu este doar capabilă să fie mai precisă și mai specifică afacerii. Este, de asemenea, o modalitate mai rapidă și mai eficientă de a obține informațiile pe care le căutați.

Raportare personalizată: ce este și de ce aveți nevoie de el

În loc să vizualizați puncte de date standard, fixe, raportarea personalizată vă permite să alegeți ce KPI doriți să vedeți și cum doriți să fie prezentate. Un instrument de raportare personalizat vă va permite să vă creați propriile tablouri de bord, specifice informațiilor care sunt cele mai importante pentru dvs.

Alternativa este raportarea ieșită din cutie, fixă, cu instrumente care nu vă oferă opțiuni extinse de personalizare. Și, adevărul să fie spus, există o mulțime de instrumente de BI ieșite din cutie care fac o treabă grozavă de a scoate la suprafață informații de bază. Acestea sunt adesea analize descriptive – care vă arată cifrele care definesc faptele de bază ale a ceea ce sa întâmplat: câte deschideri unice a avut un e-mail, de exemplu, sau câte ore petrecute cineva într-o sarcină.

Și această soluție standard poate funcționa perfect pentru un element al operațiunilor dvs., cum ar fi monitorizarea traficului web. Dar când vine vorba de elementele reale ale funcțiilor agenției tale – capacitatea de resurse, profitabilitatea proiectelor tale – este puțin probabil ca un set predefinit de tablouri de bord să surprindă cu adevărat nuanța a ceea ce se întâmplă. Nici nu vor putea trece dincolo de descriptiv.

Un instrument de raportare personalizat este singura modalitate de a obține o imagine mai precisă, de a accesa informații care vă ajută să aflați de ce o tendință arată așa cum arată și de a sugera pașii următori. Adevărata putere în analiza personalizată constă în faptul că poate fi diagnostică și prescriptivă.

Evoluția nevoilor dvs. de raportare

Când înființați pentru prima dată o agenție, este puțin probabil să aveți nevoie de analize avansate, personalizate și nici nu veți avea datele necesare pentru ca aceasta să merite. Obținerea la maximum de software-ul personalizat de business intelligence este un proces aspirațional, pe termen lung, care necesită acceptarea angro din partea agenției.

Dacă începeți cu o echipă destul de mică, probabil că vă puteți descurca cu foile de calcul în cea mai mare parte. Investiția în raportare personalizată ar fi exagerată dacă tot ceea ce faci este să gestionezi programele și proiectele câtorva oameni.

Dacă veți folosi doar o mână dintre caracteristicile și funcțiile sale, nu are sens să folosiți un instrument puternic. La urma urmei, nu ați angaja o întreagă echipă de mutari doar pentru a vă ajuta să vă schimbați mobilierul de birou. Este un scenariu similar. Pur și simplu nu ar avea sens în ceea ce privește scara.

Dar, pe măsură ce evoluați ca agenție, în special în ceea ce privește dimensiunea personalului dvs. și complexitatea proiectelor pe care le preluați, nevoile dvs. de raportare se vor schimba. O vedem tot timpul la Forecast. Agențiile de dimensiuni medii, la câțiva ani în călătoria lor, vin la noi simțindu-se complet slăbite: orice a funcționat când erau o echipă de zece sau doisprezece este acum prea slab. Lipsa de supraveghere și de raportare inteligentă începe acum să le afecteze afacerea.

Migrarea la o soluție de management de proiect care reunește resursele și programarea într-un singur loc este primul pas către stabilitate. Riscul rezervării duble a oricărei resurse iese pe fereastră; puteți vedea cine este supra sau subutilizat; puteți vedea dacă timpul urmărit în raport cu o sarcină este de fapt ceea ce ați fi anticipat.

Cu toate acestea, odată ce datele dvs. de proiect și de resurse sunt înregistrate cu exactitate într-un singur loc, acest lucru deschide o lume de posibilități. Aveți tot ce aveți nevoie pentru a obține informațiile care vor alimenta deciziile strategice. Atâta timp cât puteți obține informații relevante din date, puteți începe să faceți sugestii pe baza rezultatelor prognozate.

Aici intervine în imagine raportarea personalizată.

Cum să afli când agenția ta are nevoie de raportări personalizate

Fiecare agenție crește și evoluează într-un ritm diferit și, prin urmare, nu este suficient să spuneți pur și simplu că ar trebui să adoptați raportări personalizate atunci când ați atins un număr arbitrar de angajați sau ați fost stabilit pentru o perioadă de timp arbitrară.

În schimb, este mai bine să cauți anumite teme și tendințe în operațiunile tale care ar putea indica necesitatea unei soluții de raportare mai bine reglate și mai eficiente. Am evidențiat câteva dintre cele mai mari de care trebuie să fiți atenți:

Raportarea cu instrumentele dvs. actuale durează prea mult

Câte ore pe săptămână petreci pentru a umple golurile lăsate de instrumentele de raportare actuale? Întrucât instrumentele standard de raportare răspund doar la întrebări predefinite, a depăși aceste întrebări poate însemna a fi nevoie să amestecați o soluție într-o foaie de calcul. Dar acest lucru este atât consumator de timp, cât și riscant. Ce se întâmplă când singura persoană care știe să folosească foaia de calcul greoaie pleacă în vacanță sau se mută la muncă în altă parte?

În plus, unii dintre noi pur și simplu nu sunt atât de interesați de numere și cifre. Nu toată lumea are abilitățile sau dorința (darămite timpul) de a-și petrece jumătate din zi manipulând seturi de date, improvizând o soluție.

Dacă raportarea devine o pierdere de timp dureroasă, imposibil de realizat, ar putea fi timpul să obțineți ceva mai personalizat pentru a face munca grea pentru dvs.

Marjele tale de profit sunt afectate, dar nu știi de ce

Privind numai bilanțul dvs. nu vă va oferi prea multe informații despre motivul pentru care cifrele arată așa cum arată. Dar unul dintre cele mai utile aspecte ale raportării și analizei personalizate este că este diagnostic. Vă poate ajuta să înțelegeți cu adevărat punctele slabe ale abordării dvs. și să vă ajute să identificați ineficiențele, cum ar fi subfacturarea pentru proiecte și supraserviciile de reținere.

Vrei să treci de la „reactiv” la „proactiv” în ceea ce privește viitorul

Presiunea „acumului” poate fi copleșitoare în viața de agenție. Cu termene limită constante și livrări la orizont imediat, poate fi greu să găsești spațiul de respirație pentru a da un pas înapoi suficient de mult pentru a arunca o privire serioasă asupra viitorului.

Dar găsirea spațiului pentru gândirea pe termen lung este o necesitate dacă doriți să creșteți constant și sustenabil. Dacă sunteți în etapa din călătoria dvs. de agenție în care sunteți all-in și angajat să construiți cât mai mare posibil, trebuie să fiți strategic.

Deoarece raportarea personalizată poate scoate la iveală predicții pentru performanța viitoare, se pretează în mod natural să vă ajute să vă planificați viitorul. Vă poate ajuta să faceți alegeri în cunoștință de cauză care vor duce la o creștere constantă, mai degrabă decât să spuneți „da” la orice, să exagerați și să riscați să vă epuizați.

Doriți să identificați dacă raportarea personalizată este potrivită pentru agenția dvs.? Ne-am conectat cu agenții de finanțare și operațiuni pentru a explora exact asta! Urmăriți webinarul nostru pentru a vă baza experiențelor directe de implementare a raportării personalizate într-o agenție de creație.