Sua agência precisa de relatórios personalizados? Veja como descobrir

Quando os relatórios parecem uma ferramenta grosseira que raramente fornece os insights de que você precisa, todo o exercício pode se tornar um ponto de frustração. Se você quiser uma faca afiada que corte direto ao ponto, relatórios prontos para uso não funcionarão. Você precisa de relatórios personalizados.

Parte da razão pela qual os relatórios podem ser tão dolorosos para as agências é que podem não parecer propositais. Estamos todos incrivelmente pressionados pelo tempo, então realmente precisamos ver o valor agregado em nossas atividades para justificá-las.

As soluções de relatórios prontas para uso não oferecem controle refinado sobre seus dados e relatórios, portanto, seu uso é bastante limitado. E se tudo o que nossos relatórios fazem é trazer à tona dados genéricos, medindo métricas que não significam muito para nossos negócios, o tempo que gastamos produzindo esses relatórios não é um tempo bem gasto. E, sejamos honestos, quem realmente quer gastar seu tempo trabalhando em relatórios que não são úteis?

Mas os relatórios personalizados não são apenas mais precisos e específicos para os negócios. Também é uma maneira mais rápida e simplificada de obter os insights que você procura.

Relatórios personalizados: o que é e por que você precisa

Em vez de visualizar pontos de dados fixos padrão, os relatórios personalizados permitem que você escolha quais KPIs deseja ver e como deseja que sejam apresentados. Uma ferramenta de relatórios sob medida permitirá que você crie seus próprios painéis, específicos para as informações mais importantes para você.

A alternativa é a geração de relatórios fixos prontos para uso com ferramentas que não oferecem amplas opções de personalização. E, verdade seja dita, existem muitas ferramentas de BI prontas para uso que fazem um ótimo trabalho ao trazer à tona insights básicos. Geralmente, são análises descritivas – mostrando os números que definem os fatos básicos do que aconteceu: quantas aberturas exclusivas um email teve, por exemplo, ou quantas horas alguém gastou em uma tarefa.

E essa solução padrão pode funcionar perfeitamente bem para um elemento de suas operações, como monitorar o tráfego da web. Mas quando se trata dos detalhes reais das funções de sua agência – capacidade de recursos, lucratividade de seus projetos – é improvável que um conjunto predefinido de painéis capture realmente as nuances do que está acontecendo. Nem poderão ir além do descritivo.

Uma ferramenta de relatório personalizada é a única maneira de obter uma imagem mais precisa, acessar insights que o ajudam a entender por que uma tendência tem a aparência e sugerir as próximas etapas. O verdadeiro poder da análise sob medida reside no fato de que ela pode ser diagnóstica e prescritiva.

A evolução de suas necessidades de relatórios

Quando você estabelece uma agência pela primeira vez, é improvável que você precise de análises avançadas e personalizadas, e nem terá os dados necessários para fazer valer a pena. Tirar o máximo proveito do software de inteligência de negócios sob medida é um processo ambicioso e de longo prazo que requer a adesão por atacado da agência.

Se você está começando com uma equipe bem pequena, provavelmente pode se contentar com planilhas na maior parte. Investir em relatórios personalizados seria um exagero se tudo o que você está fazendo é gerenciar os cronogramas e projetos de algumas pessoas.

Se você vai usar apenas um punhado de seus recursos e funções, não faz sentido usar uma ferramenta poderosa. Afinal, você não contrataria uma equipe inteira de mudanças apenas para ajudá-lo a mudar a mobília do seu escritório em casa. É um cenário semelhante. Simplesmente não faria sentido em termos de escala.

Mas, à medida que você evolui como agência, principalmente no tamanho de sua equipe e na complexidade dos projetos que assume, suas necessidades de relatórios mudam. Vemos isso o tempo todo no Forecast. Agências de médio porte com alguns anos de jornada chegam até nós sentindo-se completamente esgotadas: o que quer que funcionasse quando eram uma equipe de dez ou doze agora é muito frágil. A falta de supervisão e relatórios inteligentes está começando a prejudicar seus negócios.

Migrar para uma solução de gerenciamento de projetos que une recursos e agendamento em um só lugar é o primeiro passo para a estabilidade. O risco de reserva dupla de qualquer recurso sai pela janela; você pode ver quem está super ou subutilizado; você pode ver se o tempo rastreado em relação a uma tarefa é realmente o que você teria previsto.

No entanto, uma vez que seus dados de projeto e recursos estejam realmente sendo registrados com precisão em um só lugar, isso abre um mundo de possibilidades. Você tem tudo o que precisa para extrair os insights que alimentarão as decisões estratégicas. Contanto que você consiga obter os insights relevantes dos dados, poderá começar a fazer sugestões com base nos resultados previstos.

É aqui que os relatórios personalizados e sob medida entram em cena.

Como saber quando sua agência precisa de relatórios personalizados

Cada agência cresce e evolui em um ritmo diferente, e por isso não basta dizer que você deve adotar relatórios personalizados quando tiver atingido um número arbitrário de funcionários ou estabelecido por um período arbitrário de tempo.

Em vez disso, é melhor procurar determinados temas e tendências em suas operações que possam indicar a necessidade de uma solução de relatórios mais ajustada e eficaz. Descrevemos alguns dos grandes a serem observados:

A geração de relatórios com suas ferramentas atuais demora muito

Quantas horas por semana você gasta para preencher as lacunas deixadas por suas ferramentas de relatórios atuais e prontas para uso? Como as ferramentas de relatório padrão apenas respondem a perguntas predefinidas, ir além dessas perguntas pode significar ter que misturar uma solução em uma planilha. Mas isso é demorado e arriscado. O que acontece quando a única pessoa que sabe usar a planilha desajeitada sai de férias ou vai trabalhar em outro lugar?

Além disso, alguns de nós simplesmente não gostam de números e figuras. Nem todo mundo tem as habilidades ou o desejo (muito menos o tempo) de passar metade do dia manipulando conjuntos de dados, improvisando uma solução.

Se a reportagem está se tornando uma perda de tempo dolorosa e impraticável, talvez seja hora de obter algo mais personalizado para fazer o trabalho pesado para você.

Suas margens de lucro estão doendo, mas você não sabe por quê

Olhar apenas para o seu balanço patrimonial não lhe dará muitas informações sobre por que os números têm a aparência que têm. Mas um dos aspectos mais úteis dos relatórios e análises sob medida é que eles são diagnósticos. Ele pode ajudá-lo a entender verdadeiramente os pontos fracos de sua abordagem e a identificar ineficiências, como faturamento insuficiente para projetos e retentores de serviços em excesso.

Você quer passar de “reativo” para “proativo” sobre o futuro

A pressão do “agora” pode parecer esmagadora na vida da agência. Com prazos e entregas constantes no horizonte imediato, pode ser difícil encontrar espaço para respirar para voltar atrás por tempo suficiente para dar uma olhada séria no futuro.

Mas encontrar espaço para o pensamento de longo prazo é uma necessidade se você deseja crescer de forma constante e sustentável. Se você está no estágio de sua jornada de agência em que está empenhado e comprometido em construir o máximo possível, precisa ser estratégico.

Como os relatórios personalizados podem apresentar previsões para o desempenho futuro, eles naturalmente se prestam a ajudá-lo a planejar o futuro. Pode ajudá-lo a fazer escolhas informadas que levarão a um crescimento constante, em vez de dizer “sim” a tudo, exagerar e arriscar a exaustão.

Quer identificar se os relatórios personalizados são adequados para sua agência? Nós nos conectamos com os leads de finanças e operações da agência para explorar exatamente isso! Assista ao nosso webinar para aproveitar experiências em primeira mão de implementação de relatórios personalizados em uma agência de criação.