Ajansınızın Özel Raporlamaya İhtiyacı Var mı? İşte Nasıl Öğrenilir

Raporlama, ihtiyacınız olan içgörüleri nadiren sağlayan künt bir araç gibi göründüğünde, tüm alıştırma bir hayal kırıklığı noktası olabilir. Doğrudan noktayı kesen keskin bir bıçak istiyorsanız, kullanıma hazır raporlama işe yaramaz. Özel raporlamaya ihtiyacınız var.

Raporlamanın ajanslar için bu kadar acı verici olmasının bir nedeni de, bunun bir amaç gibi gelmeyebileceğidir. Hepimiz zaman konusunda inanılmaz derecede baskılıyız, bu yüzden onları haklı çıkarmak için faaliyetlerimizdeki katma değeri gerçekten görmemiz gerekiyor.

Kullanıma hazır raporlama çözümleri, verileriniz ve raporlamanız üzerinde size ayrıntılı kontrol sağlamaz, bu nedenle kullanımları oldukça sınırlıdır. Ve tüm raporlarımız, işimiz için pek bir şey ifade etmeyen metrikleri ölçen yüzeysel genel verilerse, bu raporları üretmek için harcadığımız zaman, iyi harcanmış bir zaman değildir. Ve dürüst olalım, kim gerçekten yararlı olmayan raporlar üzerinde zamanını harcamak ister ki?

Ancak özel raporlama, yalnızca daha doğru ve işletmeye özgü olma yeteneğine sahip değildir. Ayrıca, peşinde olduğunuz içgörüleri elde etmenin daha hızlı ve daha akıcı bir yoludur.

Özel Raporlama: Nedir ve Neden İhtiyacınız Var?

Özel raporlama, standart, sabit veri noktalarını görselleştirmek yerine, görmek istediğiniz KPI'ları ve bunların nasıl sunulmasını istediğinizi seçmenize olanak tanır. Ismarlama bir raporlama aracı, sizin için en önemli olan bilgilere özel kendi gösterge tablolarınızı oluşturmanıza olanak tanır.

Alternatif, size kapsamlı özelleştirme seçenekleri sunmayan araçlarla kullanıma hazır, sabit raporlamadır. Ve gerçeği söylemek gerekirse, temel içgörüleri ortaya çıkarmak için harika bir iş çıkaran birçok kullanıma hazır BI aracı var. Bunlar genellikle tanımlayıcı analizlerdir - size ne olduğuna dair temel gerçekleri tanımlayan rakamları gösterir: örneğin, bir e-postanın kaç benzersiz açılışı olduğu veya birinin bir görev için kaç saat harcadığı.

Ve bu standart çözüm, web trafiğini izlemek gibi operasyonlarınızın bir unsuru için mükemmel bir şekilde çalışabilir. Ancak, ajansınızın işlevlerinin - kaynak kapasitesi, projelerinizin kârlılığı - temel noktalarına gelince, önceden tanımlanmış bir gösterge panosu kümesi, olup bitenlerin nüansını gerçekten yakalaması pek olası değildir. Ne de betimleyicinin ötesine geçemezler.

Özel bir raporlama aracı, daha doğru bir resim elde etmenin, bir trendin neden böyle göründüğünün en alt kısmına ulaşmanıza yardımcı olacak içgörülere erişmenin ve sonraki adımları önermenin tek yoludur. Ismarlama analitikteki gerçek güç, teşhis edici ve kuralcı olabilmesi gerçeğinde yatmaktadır.

Raporlama İhtiyaçlarınızın Gelişimi

İlk kez bir ajans kurduğunuzda, muhtemelen gelişmiş, ısmarlama analitiklere ihtiyacınız olmayacak ve muhtemelen onu değerli kılmak için gerekli verilere de sahip olmayacaksınız. Ismarlama iş zekası yazılımından en iyi şekilde yararlanmak, ajanstan toptan katılım gerektiren, hevesli, uzun vadeli bir süreçtir.

Oldukça küçük bir ekiple başlıyorsanız, muhtemelen çoğunlukla elektronik tablolarla idare edebilirsiniz. Yaptığınız tek şey birkaç kişinin programlarını ve projelerini yönetmekse, özel raporlamaya yatırım yapmak aşırıya kaçar.

Yalnızca bir avuç özellik ve işlevini kullanacaksanız, güçlü bir araç kullanmanın bir anlamı yoktur. Ne de olsa, ev ofis mobilyalarınızı değiştirmenize yardımcı olması için bütün bir taşınma ekibi tutmazsınız. Benzer bir senaryo. Sadece ölçek açısından mantıklı olmaz.

Ancak bir ajans olarak, özellikle de çalışanlarınızın büyüklüğü ve üstlendiğiniz projelerin karmaşıklığı açısından geliştikçe, raporlama ihtiyaçlarınız da değişecektir. Bunu Forecast'te her zaman görüyoruz. Orta ölçekli ajanslar, yolculuklarının birkaç yılında bize tamamen bitkin bir halde geldiler: on ya da on iki kişilik bir ekip olduklarında işe yarayan her şey artık çok zayıf. Gözetim ve akıllı raporlama eksikliği artık işlerine zarar vermeye başlıyor.

Kaynak bulma ve planlamayı tek bir yerde birleştiren bir proje yönetimi çözümüne geçiş, istikrarın ilk adımıdır. Herhangi bir kaynağa çifte rezervasyon yapma riski ortadan kalkar; kimin fazla veya az kullanıldığını görebilirsiniz; bir göreve göre izlenen zamanın aslında beklediğiniz gibi olup olmadığını görebilirsiniz.

Bununla birlikte, projeniz ve kaynak sağlama verileriniz aslında tek bir yerde doğru bir şekilde kaydedildiği zaman, bu bir olasılıklar dünyasının kapılarını açar. Stratejik kararları ateşleyecek içgörüleri elde etmek için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz. Verilerden ilgili içgörüleri elde edebildiğiniz sürece, tahmin edilen sonuçlara dayalı olarak önerilerde bulunmaya başlayabilirsiniz.

Ismarlama, özel raporlamanın resme girdiği yer burasıdır.

Ajansınızın Özel Raporlamaya İhtiyacı Olduğunda Nasıl Anlaşılır?

Her ajans farklı bir oranda büyür ve gelişir ve bu nedenle, rastgele sayıda çalışana ulaştığınızda veya keyfi bir süre için kurulmuş olduğunuzda özel raporlamayı benimsemeniz gerektiğini söylemek yeterli değildir.

Bunun yerine, operasyonlarınızda daha ince ayarlanmış, etkili bir raporlama çözümüne ihtiyaç olduğunu gösterebilecek belirli temalar ve eğilimler aramanız daha iyi olur. Dikkat edilmesi gereken büyük olanlardan birkaçını özetledik:

Mevcut araçlarınızla raporlama çok uzun sürüyor

Mevcut, kullanıma hazır raporlama araçlarınızın bıraktığı boşlukları doldurmak için haftada kaç saat harcıyorsunuz? Standart raporlama araçları yalnızca önceden tanımlanmış soruları yanıtladığından, bu soruların ötesine geçmek, bir elektronik tabloda bir çözümü karmakarışık hale getirmek anlamına gelebilir. Ancak bu hem zaman alıcı hem de risklidir. Tıknaz elektronik tabloyu kullanmayı bilen tek kişi tatile gittiğinde veya başka bir yerde çalışmaya devam ettiğinde ne olur?

Ayrıca, bazılarımız sayılara ve rakamlara pek meraklı değiliz. Herkes, gününün yarısını veri kümelerini manipüle ederek ve bir çözüm doğaçlama yaparak geçirme becerisine veya arzusuna (zaman bir yana) sahip değildir.

Raporlama sancılı, işe yaramaz bir zaman kaybı haline geliyorsa, sizin için ağır işleri yapacak daha ısmarlama bir şey almanın zamanı gelmiş olabilir.

Kâr marjlarınız zarar görüyor ama nedenini bilmiyorsunuz

Bilançonuza tek başına bakmak, rakamların neden böyle göründüğüne dair size fazla bir fikir vermeyecektir. Ancak ısmarlama raporlama ve analitiklerin en yararlı yönlerinden biri, teşhis edici olmasıdır. Yaklaşımınızdaki zayıflıkları gerçekten anlamanıza ve projeler için eksik faturalandırma ve fazla hizmet veren hizmetliler gibi verimsizlikleri tespit etmenize yardımcı olabilir.

Gelecek hakkında “reaktif”ten “proaktif”e geçmek istiyorsunuz.

Ajans yaşamında “şimdi”nin baskısı ezici gelebilir. Ufukta sabit teslim tarihleri ​​ve teslimatlar varken, geleceğe ciddi bir şekilde bakmak için yeterince uzun süre geri adım atacak nefes alma alanı bulmak zor olabilir.

Ancak, istikrarlı ve sürdürülebilir bir şekilde büyümek istiyorsanız, uzun vadeli düşünmeye yer bulmak bir zorunluluktur. Ajans yolculuğunuzda her şey dahil olduğunuz ve kendinizi olabildiğince büyük oluşturmaya kararlı olduğunuz bir aşamadaysanız, stratejik olmanız gerekir.

Özel raporlama, gelecekteki performans için tahminleri ortaya çıkarabildiğinden, doğal olarak gelecek için plan yapmanıza yardımcı olur. Her şeye “evet” demek, aşırıya kaçmak ve tükenme riskini almak yerine, istikrarlı bir büyüme sağlayacak bilinçli seçimler yapmanıza yardımcı olabilir.

Ajansınız için özel raporlamanın doğru olup olmadığını belirlemek ister misiniz? Ajans finansmanı ile bağlantı kurduk ve operasyonlar tam olarak bunu keşfetmeye yönlendiriyor! Bir kreatif ajansta özel raporlama uygulamasına ilişkin ilk elden deneyimlerden yararlanmak için web seminerimizi izleyin.