Нужна ли вашему агентству индивидуальная отчетность? Вот как узнать

Когда отчетность кажется грубым инструментом, который редко дает необходимую вам информацию, все упражнение может стать причиной разочарования. Если вам нужен острый нож, который режет прямо в точку, стандартные репортажи не подойдут. Вам нужна индивидуальная отчетность.

Одна из причин, по которой репортажи могут быть такими болезненными для агентств, заключается в том, что они могут казаться бесцельными. Мы все невероятно ограничены во времени, поэтому нам действительно нужно видеть добавленную стоимость в наших действиях, чтобы оправдать их.

Готовые решения для отчетности не дают вам детального контроля над вашими данными и отчетами, поэтому их использование довольно ограничено. И если все, что наши отчеты делают, — это отображение общих данных, измеряющих показатели, которые не имеют большого значения для нашего бизнеса, время, которое мы тратим на создание этих отчетов, потрачено не с пользой. И, давайте будем честными, кто действительно хочет тратить свое время на работу с бесполезными отчетами?

Но пользовательские отчеты могут быть не только более точными и специфичными для бизнеса. Кроме того, это более быстрый и удобный способ получить необходимую информацию.

Пользовательские отчеты: что это такое и зачем это нужно

Вместо того, чтобы визуализировать стандартные фиксированные точки данных, настраиваемые отчеты позволяют вам выбирать, какие ключевые показатели эффективности вы хотите видеть и как вы хотите их представлять. Индивидуальный инструмент отчетности позволит вам создавать свои собственные информационные панели, специально предназначенные для наиболее важной для вас информации.

Альтернативой являются стандартные, фиксированные отчеты с инструментами, которые не предлагают вам широкие возможности настройки. И, по правде говоря, существует множество готовых BI-инструментов, которые отлично справляются с поиском базовых идей. Часто это описательная аналитика, показывающая вам цифры, определяющие основные факты того, что произошло: например, сколько уникальных открытий электронной почты было или сколько часов кто-то потратил на задачу.

И это стандартное решение может отлично работать для одного элемента вашей деятельности, например, для мониторинга веб-трафика. Но когда дело доходит до основных функций вашего агентства — ресурсных возможностей, прибыльности ваших проектов — предопределенный набор информационных панелей вряд ли действительно уловит все нюансы происходящего. Они также не смогут выйти за пределы описательного.

Пользовательский инструмент отчетности — это единственный способ получить более точную картину, получить доступ к информации, которая поможет вам понять, почему тенденция выглядит именно так, как она есть, и предложить следующие шаги. Реальная сила индивидуальной аналитики заключается в том, что она может быть диагностической и предписывающей.

Эволюция ваших потребностей в отчетности

Когда вы впервые создаете агентство, вам вряд ли понадобится расширенная, специализированная аналитика, и у вас, вероятно, не будет данных, необходимых для того, чтобы сделать ее стоящей. Получение максимальной отдачи от сделанного на заказ программного обеспечения для бизнес-аналитики — амбициозный долгосрочный процесс, требующий оптовой поддержки со стороны агентства.

Если вы начинаете с довольно небольшой командой, вы, вероятно, по большей части сможете обойтись электронными таблицами. Инвестиции в настраиваемые отчеты были бы излишними, если все, что вы делаете, это управляете графиками и проектами нескольких людей.

Если вы собираетесь использовать только несколько его возможностей и функций, нет смысла использовать мощный инструмент. В конце концов, вы бы не наняли целую команду по переезду только для того, чтобы помочь вам переставить мебель в вашем домашнем офисе. Это аналогичный сценарий. Это просто не имело бы смысла с точки зрения масштаба.

Но по мере того, как вы развиваетесь как агентство, особенно в отношении численности вашего персонала и сложности проектов, за которые вы беретесь, ваши потребности в отчетности будут меняться. Мы видим это все время в прогнозе. Агентства среднего размера через пару лет своего пути приходят к нам, чувствуя себя совершенно измотанными: все, что работало, когда они были командой из десяти или двенадцати человек, теперь слишком хлипкое. Отсутствие надзора и разумной отчетности теперь начинает наносить ущерб их бизнесу.

Переход на решение для управления проектами, которое объединяет ресурсы и планирование в одном месте, — это первый шаг к стабильности. Риск двойного бронирования любого ресурса исчезает; вы можете увидеть, кто перегружен или недогружен; вы можете увидеть, действительно ли время, отслеженное для задачи, соответствует вашим ожиданиям.

Однако, как только ваш проект и данные о ресурсах действительно точно записываются в одном месте, это открывает целый мир возможностей. У вас есть все, что вам нужно для извлечения информации, которая будет способствовать принятию стратегических решений. Пока вы можете извлечь из данных соответствующую информацию, вы можете начать делать предложения, основанные на прогнозируемых результатах.

Именно здесь на помощь приходит индивидуализированная отчетность.

Как понять, что вашему агентству нужны специальные отчеты

Каждое агентство растет и развивается с разной скоростью, поэтому недостаточно просто сказать, что вы должны использовать индивидуальную отчетность, когда вы набрали произвольное количество сотрудников или были созданы в течение произвольного периода времени.

Вместо этого вам лучше искать определенные темы и тенденции в ваших операциях, которые могут указывать на необходимость более точно настроенного и эффективного решения для создания отчетов. Мы выделили несколько крупных из них, на которые стоит обратить внимание:

Создание отчетов с помощью ваших текущих инструментов занимает слишком много времени

Сколько часов в неделю вы тратите на заполнение пробелов, оставленных вашими текущими готовыми инструментами отчетности? Поскольку стандартные инструменты отчетности отвечают только на заранее заданные вопросы, выход за рамки этих вопросов может означать, что вам придется искать решение в электронной таблице. Но это и долго, и рискованно. Что происходит, когда единственный человек, умеющий пользоваться неуклюжей электронной таблицей, уходит в отпуск или переходит на работу в другое место?

Кроме того, некоторые из нас просто не разбираются в числах и цифрах. Не у всех есть навыки или желание (не говоря уже о времени) тратить полдня на манипулирование наборами данных, импровизируя решение.

Если отчетность становится болезненной, неработоспособной тратой времени, возможно, пришло время сделать что-то более индивидуальное, чтобы сделать тяжелую работу за вас.

Ваша прибыль страдает, но вы не знаете, почему

Глядя только на свой балансовый отчет, вы не сможете понять, почему цифры выглядят так, а не иначе. Но одним из самых полезных аспектов индивидуальных отчетов и аналитики является то, что они являются диагностическими. Это может помочь вам по-настоящему понять слабые стороны вашего подхода и выявить недостатки, такие как занижение счетов за проекты и чрезмерное обслуживание гонораров.

Вы хотите перейти от «реактивного» к «проактивному» в отношении будущего

Давление «сейчас» может ощущаться подавляющим в агентской жизни. С постоянными сроками и результатами на ближайшем горизонте может быть трудно найти передышку, чтобы отступить на достаточно долгое время, чтобы серьезно взглянуть в будущее.

Но найти пространство для долгосрочного мышления необходимо, если вы хотите стабильно и устойчиво расти. Если вы находитесь на той стадии своего агентского пути, когда вы полностью готовы к тому, чтобы стать настолько большим, насколько это возможно, вы должны быть стратегическими.

Поскольку пользовательские отчеты могут отображать прогнозы будущей производительности, они, естественно, помогают вам планировать будущее. Это может помочь вам сделать осознанный выбор, который приведет к устойчивому росту, а не говорить «да» всему, переусердствовать и рисковать истощением.

Хотите определить, подходят ли пользовательские отчеты для вашего агентства? Мы связались с финансовыми и операционными агентствами, чтобы изучить именно это! Посмотрите наш вебинар, чтобы узнать из первых рук о внедрении пользовательских отчетов в креативном агентстве.