Czy Twoja agencja potrzebuje niestandardowych raportów? Oto jak się tego dowiedzieć

Kiedy raportowanie wydaje się być tępym narzędziem, które rzadko dostarcza potrzebnych informacji, całe ćwiczenie może stać się punktem frustracji. Jeśli chcesz ostrego noża, który tnie prosto do celu, gotowe raportowanie nie wystarczy. Potrzebujesz niestandardowych raportów.

Jednym z powodów, dla których zgłaszanie może być tak bolesne dla agencji, jest to, że może wydawać się niecelowe. Wszyscy jesteśmy pod presją czasu, więc naprawdę musimy zobaczyć wartość dodaną w naszych działaniach, aby je uzasadnić.

Gotowe rozwiązania do raportowania nie zapewniają szczegółowej kontroli nad danymi i raportowaniem, więc ich użycie jest dość ograniczone. A jeśli jedyne, co robią nasze raporty, to ujawnianie ogólnych danych i mierzenie wskaźników, które nie mają większego znaczenia dla naszej firmy, czas, który spędzamy na tworzeniu tych raportów, nie jest czasem dobrze spędzonym. I bądźmy szczerzy, kto naprawdę chce spędzać czas na pracy nad raportami, które nie są przydatne?

Ale raporty niestandardowe mogą być nie tylko dokładniejsze i bardziej specyficzne dla biznesu. Jest to również szybszy i sprawniejszy sposób uzyskiwania potrzebnych informacji.

Raportowanie niestandardowe: co to jest i dlaczego jest potrzebne

Zamiast wizualizować standardowe, stałe punkty danych, niestandardowe raportowanie pozwala wybrać, które KPI chcesz zobaczyć i jak chcesz je prezentować. Skrojone na miarę narzędzie do raportowania pozwoli Ci stworzyć własne dashboardy, specyficzne dla informacji, które są dla Ciebie najważniejsze.

Alternatywą jest gotowe, naprawione raportowanie z narzędziami, które nie oferują rozbudowanych opcji dostosowywania. I, prawdę mówiąc, istnieje wiele gotowych narzędzi BI, które świetnie sprawdzają się w dostarczaniu podstawowych spostrzeżeń. Są to często analizy opisowe – pokazujące liczby określające podstawowe fakty dotyczące tego, co się wydarzyło: na przykład ile unikalnych otwarć ma wiadomość e-mail lub ile godzin ktoś spędził na zadaniu.

A to standardowe rozwiązanie może doskonale sprawdzić się w jednym z elementów Twojej działalności, np. monitorowaniu ruchu w sieci. Ale jeśli chodzi o prawdziwe sedno funkcji Twojej agencji – pojemność zasobów, rentowność Twoich projektów – jest mało prawdopodobne, aby predefiniowany zestaw pulpitów nawigacyjnych naprawdę uchwycił niuanse tego, co się dzieje. Nie będą też w stanie wyjść poza opis.

Niestandardowe narzędzie do raportowania to jedyny sposób, aby uzyskać dokładniejszy obraz, uzyskać dostęp do informacji, które pomogą Ci zrozumieć, dlaczego trend wygląda tak, jak wygląda, i zasugerować kolejne kroki. Prawdziwa siła analityki na zamówienie polega na tym, że może ona mieć charakter diagnostyczny i nakazowy.

Ewolucja Twoich potrzeb sprawozdawczych

Kiedy po raz pierwszy zakładasz agencję, prawdopodobnie nie będziesz potrzebować zaawansowanych, szytych na miarę analiz i prawdopodobnie nie będziesz mieć danych niezbędnych do tego, aby było to opłacalne. Jak najlepsze wykorzystanie oprogramowania Business Intelligence na zamówienie to długofalowy proces, który ma aspiracje i wymaga hurtowego zakupu ze strony agencji.

Jeśli zaczynasz z dość małym zespołem, prawdopodobnie możesz w większości zadowolić się arkuszami kalkulacyjnymi. Inwestowanie w niestandardowe raportowanie byłoby po prostu przesadą, jeśli wszystko, co robisz, to zarządzanie harmonogramami i projektami kilku osób.

Jeśli zamierzasz korzystać tylko z kilku jego funkcji i funkcji, nie ma sensu używać potężnego narzędzia. W końcu nie zatrudniłbyś całego zespołu przeprowadzkowego tylko po to, by pomóc ci w przenoszeniu mebli do domowego biura. To podobny scenariusz. To po prostu nie miałoby sensu pod względem skali.

Jednak wraz z rozwojem agencji, zwłaszcza pod względem wielkości personelu i złożoności projektów, które podejmujesz, Twoje potrzeby w zakresie raportowania ulegną zmianie. Widzimy to cały czas w Forecast. Agencje średniej wielkości po kilku latach swojej podróży przychodzą do nas, czując się kompletnie oszołomiony: wszystko, co pracowało, gdy tworzyły zespół składający się z dziesięciu czy dwunastu osób, jest teraz po prostu zbyt słabe. Brak nadzoru i inteligentnego raportowania zaczyna teraz szkodzić ich biznesowi.

Migracja do rozwiązania do zarządzania projektami, które łączy zasoby i planowanie w jednym miejscu, to pierwszy krok do stabilności. Ryzyko podwójnej rezerwacji dowolnego zasobu wychodzi przez okno; możesz zobaczyć, kto jest nadużywany lub niewykorzystany; możesz sprawdzić, czy czas śledzony w odniesieniu do zadania jest rzeczywiście tym, czego byś się spodziewał.

Jednak gdy dane dotyczące projektu i zasobów są faktycznie dokładnie rejestrowane w jednym miejscu, otwiera to świat możliwości. Masz wszystko, czego potrzebujesz, aby wyciągnąć wnioski, które będą napędzać strategiczne decyzje. Dopóki możesz uzyskać odpowiednie informacje z danych, możesz zacząć przedstawiać sugestie na podstawie przewidywanych wyników.

W tym miejscu pojawia się szyte na miarę, niestandardowe raportowanie.

Jak stwierdzić, kiedy Twoja agencja potrzebuje niestandardowych raportów

Każda agencja rozwija się i ewoluuje w innym tempie, więc nie wystarczy po prostu powiedzieć, że powinieneś przyjąć niestandardowe raportowanie, gdy masz do czynienia z dowolną liczbą pracowników lub działasz na dowolny czas.

Zamiast tego lepiej jest poszukać pewnych motywów i trendów w swoich działaniach, które mogą wskazywać na potrzebę bardziej dopracowanego, efektywnego rozwiązania do raportowania. Nakreśliliśmy kilka z największych, na które należy zwrócić uwagę:

Raportowanie za pomocą obecnych narzędzi trwa zbyt długo

Ile godzin tygodniowo spędzasz na wypełnianiu luk pozostawionych przez Twoje obecne, nieszablonowe narzędzia do raportowania? Ponieważ standardowe narzędzia do raportowania odpowiadają tylko na wstępnie zdefiniowane pytania, wyjście poza te pytania może oznaczać konieczność łączenia rozwiązań w arkuszu kalkulacyjnym. Ale jest to zarówno czasochłonne, jak i ryzykowne. Co się dzieje, gdy jedyna osoba, która wie, jak korzystać z niezgrabnego arkusza kalkulacyjnego, wyjeżdża na wakacje lub przenosi się do pracy w inne miejsce?

Poza tym niektórzy z nas po prostu nie są tak w liczbach i liczbach. Nie każdy ma umiejętności lub chęć (nie mówiąc już o czasie), aby spędzać pół dnia na manipulowaniu zbiorami danych, improwizacji rozwiązania.

Jeśli zgłaszanie staje się bolesnym, niemożliwym do zrealizowania czasem marnotrawstwem, być może nadszedł czas, aby uzyskać coś bardziej szytego na miarę, aby wykonać za Ciebie ciężkie podnoszenie.

Twoje marże zyskują, ale nie wiesz dlaczego

Samo spojrzenie na bilans nie da ci zbyt wiele wglądu w to, dlaczego dane liczbowe wyglądają tak, jak wyglądają. Ale jednym z najbardziej przydatnych aspektów raportowania i analiz na zamówienie jest to, że ma ono charakter diagnostyczny. Pomoże ci to naprawdę zrozumieć słabości twojego podejścia i pomóc w wykryciu nieefektywności, takich jak zaniżanie rachunków za projekty i zawyżone koszty obsługi.

Chcesz przejść od „reaktywnych” do „proaktywnych” w kwestii przyszłości

Presja „teraz” może wydawać się przytłaczająca w życiu agencji. Przy ciągłych terminach i wynikach na najbliższym horyzoncie może być trudno znaleźć chwilę wytchnienia, aby zrobić krok w tył na tyle długo, aby poważnie spojrzeć w przyszłość.

Ale znalezienie przestrzeni do długoterminowego myślenia jest koniecznością, jeśli chcesz się rozwijać w sposób stabilny i zrównoważony. Jeśli jesteś na etapie podróży agencji, na którym jesteś all-in i zaangażowany w budowanie tak dużych, jak tylko możesz, musisz być strategiczny.

Ponieważ raporty niestandardowe mogą zawierać prognozy dotyczące przyszłych wyników, w naturalny sposób ułatwiają planowanie na przyszłość. Może pomóc w podejmowaniu świadomych wyborów, które doprowadzą do stałego wzrostu, zamiast mówić „tak” na wszystko, przesadzając i ryzykując wyczerpanie.

Chcesz sprawdzić, czy raporty niestandardowe są odpowiednie dla Twojej agencji? Połączyliśmy się z finansami agencji i prowadzimy operacje, aby dokładnie to zbadać! Obejrzyj nasze webinarium, aby czerpać z doświadczeń z pierwszej ręki wdrażania niestandardowych raportów w agencji kreatywnej.