Benötigt Ihre Agentur benutzerdefinierte Berichte? So finden Sie es heraus

Wenn sich die Berichterstattung wie ein stumpfes Werkzeug anfühlt, das selten die benötigten Erkenntnisse liefert, kann die ganze Übung zu einem Punkt der Frustration werden. Wenn Sie ein scharfes Messer wollen, das direkt auf den Punkt schneidet, reicht eine vorkonfigurierte Berichterstattung nicht aus. Sie benötigen benutzerdefinierte Berichte.

Ein Teil des Grundes, warum die Berichterstattung für Agenturen so schmerzhaft sein kann, liegt darin, dass sie sich möglicherweise nicht zielführend anfühlt. Wir alle stehen unter enormem Zeitdruck, also müssen wir wirklich den Mehrwert unserer Aktivitäten sehen, um sie zu rechtfertigen.

Out-of-the-Box-Berichtslösungen geben Ihnen keine feinkörnige Kontrolle über Ihre Daten und Berichte, sodass ihre Verwendung ziemlich begrenzt ist. Und wenn unsere Berichte nur allgemeine Daten an die Oberfläche bringen und Metriken messen, die für unser Geschäft nicht viel bedeuten, ist die Zeit, die wir für die Erstellung dieser Berichte aufwenden, nicht gut investierte Zeit. Und seien wir mal ehrlich, wer möchte schon seine Zeit damit verbringen, an unnützen Berichten zu arbeiten?

Aber benutzerdefinierte Berichte können nicht nur genauer und unternehmensspezifischer sein. Es ist auch eine schnellere und optimierte Möglichkeit, die gewünschten Einblicke zu erhalten.

Benutzerdefinierte Berichterstattung: Was ist das und warum brauchen Sie es?

Anstatt standardmäßige, feste Datenpunkte zu visualisieren, können Sie mit benutzerdefinierten Berichten auswählen, welche KPIs Sie sehen möchten und wie sie dargestellt werden sollen. Mit einem maßgeschneiderten Berichtstool können Sie Ihre eigenen Dashboards erstellen, die speziell auf die für Sie wichtigsten Informationen zugeschnitten sind.

Die Alternative ist ein sofort einsatzbereites, festes Reporting mit Tools, die Ihnen keine umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten bieten. Und um ehrlich zu sein, es gibt viele sofort einsatzbereite BI-Tools, die hervorragende Arbeit leisten, um grundlegende Erkenntnisse zu gewinnen. Dabei handelt es sich oft um deskriptive Analysen, die Ihnen die Zahlen zeigen, die die grundlegenden Fakten dessen definieren, was passiert ist: wie viele eindeutige Öffnungen eine E-Mail zum Beispiel hatte oder wie viele Stunden jemand mit einer Aufgabe verbracht hat.

Und diese Standardlösung kann für ein Element Ihres Betriebs perfekt funktionieren, z. B. die Überwachung des Webverkehrs. Aber wenn es um die wirklichen Grundlagen der Funktionen Ihrer Agentur geht – Ressourcenkapazität, Rentabilität Ihrer Projekte – ist es unwahrscheinlich, dass ein vordefinierter Satz von Dashboards die Nuancen dessen, was vor sich geht, wirklich erfasst. Sie werden auch nicht über das Beschreibende hinausgehen können.

Ein benutzerdefiniertes Berichtstool ist die einzige Möglichkeit, sich ein genaueres Bild zu machen, auf Erkenntnisse zuzugreifen, die Ihnen helfen, herauszufinden, warum ein Trend so aussieht, wie er aussieht, und nächste Schritte vorzuschlagen. Die wahre Stärke der maßgeschneiderten Analytik liegt in der Tatsache, dass sie diagnostisch und präskriptiv sein kann.

Die Entwicklung Ihrer Reporting-Anforderungen

Wenn Sie zum ersten Mal eine Agentur gründen, benötigen Sie wahrscheinlich keine fortschrittlichen, maßgeschneiderten Analysen, und Sie werden wahrscheinlich auch nicht über die Daten verfügen, die erforderlich sind, damit sich dies lohnt. Das Beste aus maßgeschneiderter Business-Intelligence-Software herauszuholen, ist ein ehrgeiziger, langfristiger Prozess, der eine umfassende Zustimmung der Agentur erfordert.

Wenn Sie mit einem ziemlich kleinen Team anfangen, können Sie wahrscheinlich größtenteils mit Tabellenkalkulationen auskommen. Die Investition in benutzerdefinierte Berichte wäre einfach übertrieben, wenn Sie nur die Zeitpläne und Projekte einiger weniger Leute verwalten.

Wenn Sie nur eine Handvoll seiner Features und Funktionen nutzen, macht es keinen Sinn, ein leistungsstarkes Tool zu verwenden. Sie würden schließlich kein ganzes Umzugsteam einstellen, nur um Ihnen zu helfen, Ihre Home-Office-Möbel zu verschieben. Es ist ein ähnliches Szenario. Es würde nur in Bezug auf die Größe keinen Sinn machen.

Aber wenn Sie sich als Agentur weiterentwickeln, insbesondere in Bezug auf die Größe Ihres Personals und die Komplexität der Projekte, die Sie übernehmen, werden sich Ihre Anforderungen an die Berichterstattung ändern. Wir sehen es die ganze Zeit bei Forecast. Mittelständische Agenturen, die ein paar Jahre auf dem Weg sind, kommen zu uns und fühlen sich völlig erschöpft: Was als Team von zehn oder zwölf Personen funktioniert hat, ist jetzt einfach zu schwach. Der Mangel an Aufsicht und intelligenter Berichterstattung beginnt nun, ihrem Geschäft zu schaden.

Die Migration zu einer Projektmanagementlösung, die Ressourcenbeschaffung und Terminplanung an einem Ort vereint, ist der erste Schritt zur Stabilität. Das Risiko, Ressourcen doppelt zu buchen, geht aus dem Fenster; Sie können sehen, wer über- oder unterlastet ist; Sie können sehen, ob die für eine Aufgabe erfasste Zeit tatsächlich der erwarteten Zeit entspricht.

Sobald Ihre Projekt- und Ressourcendaten jedoch tatsächlich an einem Ort genau erfasst werden, eröffnet dies eine Welt voller Möglichkeiten. Sie haben alles, was Sie brauchen, um die Erkenntnisse zu gewinnen, die strategische Entscheidungen vorantreiben. Solange Sie die relevanten Erkenntnisse aus den Daten gewinnen können, können Sie damit beginnen, Vorschläge auf der Grundlage vorhergesagter Ergebnisse zu machen.

Hier kommt maßgeschneidertes, benutzerdefiniertes Reporting ins Spiel.

So erkennen Sie, wann Ihre Agentur benutzerdefinierte Berichte benötigt

Jede Agentur wächst und entwickelt sich mit einer anderen Geschwindigkeit, und daher reicht es nicht aus, einfach zu sagen, dass Sie benutzerdefinierte Berichte einführen sollten, wenn Sie eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern getroffen haben oder für eine beliebige Zeit eingerichtet wurden.

Stattdessen sollten Sie besser nach bestimmten Themen und Trends in Ihrem Betrieb Ausschau halten, die möglicherweise auf die Notwendigkeit einer fein abgestimmten, effektiveren Berichtslösung hinweisen. Wir haben einige der Großen aufgelistet, auf die Sie achten sollten:

Die Berichterstellung mit Ihren aktuellen Tools dauert zu lange

Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie damit, die Lücken zu schließen, die Ihre aktuellen, sofort einsatzbereiten Berichtstools hinterlassen haben? Da Standard-Berichterstellungstools nur vordefinierte Fragen beantworten, kann es bedeuten, dass Sie über diese Fragen hinausgehen und eine Lösung in einer Tabelle zusammenstellen müssen. Dies ist jedoch sowohl zeitaufwändig als auch riskant. Was passiert, wenn die einzige Person, die sich mit der klobigen Tabellenkalkulation auskennt, in den Urlaub fährt oder woanders zur Arbeit wechselt?

Außerdem stehen einige von uns einfach nicht so auf Zahlen und Zahlen. Nicht jeder hat die Fähigkeiten oder den Wunsch (geschweige denn die Zeit), den halben Tag damit zu verbringen, Datensätze zu manipulieren und eine Lösung zu improvisieren.

Wenn die Berichterstattung zu einem schmerzhaften, undurchführbaren Zeitfresser wird, ist es möglicherweise an der Zeit, etwas Maßgeschneiderteres zu besorgen, das die schwere Arbeit für Sie erledigt.

Ihre Gewinnspannen schmerzen, aber Sie wissen nicht warum

Ein Blick auf Ihre Bilanz allein wird Ihnen nicht viel Aufschluss darüber geben, warum die Zahlen so aussehen, wie sie aussehen. Aber einer der nützlichsten Aspekte von maßgeschneiderten Berichten und Analysen ist, dass sie diagnostisch sind. Es kann Ihnen helfen, die Schwächen Ihres Ansatzes wirklich zu verstehen und Ineffizienzen zu erkennen, wie z. B. zu geringe Abrechnungen für Projekte und zu viele Retainer.

Sie möchten in Bezug auf die Zukunft von „reaktiv“ zu „proaktiv“ übergehen

Der Druck des „Jetzt“ kann sich im Agenturalltag überwältigend anfühlen. Bei konstanten Fristen und Ergebnissen in unmittelbarer Nähe kann es schwierig sein, die Atempause zu finden, um lange genug zurückzutreten, um einen ernsthaften Blick in die Zukunft zu werfen.

Doch Raum für langfristiges Denken zu finden, ist eine Notwendigkeit, wenn man stetig und nachhaltig wachsen will. Wenn Sie sich in der Phase Ihrer Agenturreise befinden, in der Sie alles geben und sich verpflichten, so groß wie möglich zu bauen, müssen Sie strategisch vorgehen.

Da benutzerdefinierte Berichte Vorhersagen für die zukünftige Leistung liefern können, eignet sie sich natürlich, um Ihnen bei der Planung für die Zukunft zu helfen. Es kann Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zu stetigem Wachstum führen, anstatt zu allem „Ja“ zu sagen, es zu übertreiben und Erschöpfung zu riskieren.

Möchten Sie feststellen, ob benutzerdefinierte Berichte für Ihre Agentur geeignet sind? Wir haben uns mit Finanz- und Betriebsleitern von Agenturen in Verbindung gesetzt, um genau das zu erkunden! Sehen Sie sich unser Webinar an, um auf Erfahrungen aus erster Hand bei der Implementierung benutzerdefinierter Berichte in einer Kreativagentur zurückzugreifen.